Cloudové úložiště pro malé firmy
Cloudové úložiště pro malé firmy
Protože lidé pracují na dálku více než kdy dřív, je důležité, aby měli přístup ke všem svým pracovním souborům kdykoli a kdekoli. Mnoho malých firem se obrací na zabezpečené cloudové úložiště, aby tuto potřebu naplnilo. Některé firmy si ale stále nejsou jisté, jak můžou využívat cloudové úložiště, jaké výhody nabízí nebo jaké možnosti zvolit.
Přečtěte si další informace o cloudovém úložišti pro malé firmy a o tom, která služba je pro vás nejvhodnější
Co je cloudové úložiště?
Cloudové úložiště je služba, která bezpečně ukládá dokumenty, tabulky, fotky a další soubory napříč různorodými systémy vzdáleného úložiště nebo datovými centry. Navíc umožňuje přístup k těmto souborům odkudkoli prostřednictvím počítače, telefonu, tabletu nebo internetového prohlížeče.
Cloudové úložiště pro firmy také nabízí škálovatelnost na vyžádání, což znamená, že podle potřeby můžete vertikálně navýšit nebo snížit kapacitu využití prostředků, což vám poskytne potenciální úspory nákladů, protože platíte jenom za to, co využijete.
Před dostupností cloudového úložiště většina firem a jejich zaměstnanci ukládali soubory a data na pevný disk počítače, externí disky nebo firemní server. V dnešním propojeném světě nabízí používání cloudového úložiště řadu výhod oproti místnímu úložišti. Uživatelé můžou vaše soubory například ukládat, přistupovat k nim, upravovat je a sdílet je z libovolného zařízení – ať už jsou v kanceláři, doma nebo na cestách – a navíc jsou soubory chráněny před náhodnou ztrátou a online hrozbami.
Jak bezpečné je cloudové úložiště?
Jedním z hlavních problémů při používání cloudového úložiště je zajištění bezpečnosti a zabezpečení vašich dat. Při zvažování bezpečného cloudového úložiště pro obchodní účely je důležité najít poskytovatele, který používá silné protokoly zabezpečení.
Nejlepší poskytovatelé cloudového úložiště například používají silné šifrovací algoritmy, aby zajistili ochranu vašich dat při přenosu i při nečinnosti. Využívají také opatření pro řízení přístupu, jako je dvojúrovňové ověřování, aby se zajistilo, že k vašim datům budou mít přístup jenom autorizovaní uživatelé. Mnoho poskytovatelů cloudového úložiště navíc ukládá kopie vašich dat na více fyzických umístěních, aby je ochránili před ztrátou nebo poškozením v důsledku selhání systému nebo přírodní katastrofy.
I když žádná cloudová služba není 100% bezpečná, cloudové úložiště se obecně považuje za velmi bezpečný způsob ukládání dat. Zabezpečené cloudové úložiště pro firmy:
- Zajišťuje zálohování všech souborů a dat.
- Zachovává ochranu důvěrných dat.
- Poskytuje pohodlný přístup k souborům odkudkoli díky připojení k internetu.
- Umožňuje bezpečné sdílení souborů s ostatními uživateli ve vaší organizaci prostřednictvím odkazu nebo sdílené složky.
Jak malé firmy využívají služby cloudového úložiště?
Existuje mnoho způsobů, jak používat cloudové služby pro malé firmy. Některé společnosti je používají k ukládání dokumentů a souborů, zatímco jiné je používají k ukládání zákaznických dat nebo inventáře. V každém případě firmy při zálohování a zotavení po havárii obecně spoléhají na cloudové úložiště.
Služby cloudového úložiště se snadno používají a často se integrují do programů, které firmy a jejich zaměstnanci denně používají. Jedním z nejběžnějších použití cloudového úložiště pro firmy je správa souborů. Cloudové úložiště se například používá k následujícímu:
- Ukládání souborů a přístup k nim. Ukládání souborů v cloudu je stejně bezpečné a bezproblémové jako jejich ukládání do počítače. Firmy využívají cloud k zajištění bezpečnosti a ochrany dat. Cloudové úložiště také zabraňuje hromadění souborů na stolních počítačích a pevných discích. Díky funkcím, jako je historie verzí, můžou členové týmu dokonce obnovit předchozí verzi souboru, pokud ho omylem odstraní nebo změní.
- Sdílení souborů. Cloudové služby umožňují zaměstnancům sdílet soubory s ostatními členy týmu nebo se zákazníky. Sdílení souborů umožňuje týmům v organizaci sdílet odkazy na soubory prostřednictvím e-mailu místo odeslání samotného souboru. Firmy si proto nemusí dělat starosti, že by velikost souboru blokovala e-mail. Navíc díky odkazům chráněným hesly můžou týmy zajistit, aby se citlivé soubory dostaly do správných rukou.
- Uspořádání souborů. Systémy cloudového úložiště jsou často uživatelsky přívětivé. Členové týmu můžou ve složkách vytvářet složky pro uspořádání souborů. Vyhledávací panely umožňují zaměstnancům rychle vyhledávat soubory. Integrovaná umělá inteligence teď navrhuje zaměstnancům soubory na základě toho, na čem v poslední době pracovali jak oni, tak jejich členové týmu. Týmy můžou také vytvářet skupinové složky, aby si každý člen týmu mohl zobrazovat klíčové dokumenty a přistupovat k nim. Nakonec můžou členové týmu přidávat soubory do skupinových složek, až budou připravení ke kontrole.
- Spolupráce na souborech. Zaměstnanci můžou společně upravovat dokumenty, tabulky a další soubory a komentovat je v reálném čase. Už nemusíte posílat více verzí dokumentu tam a zpět. V systému cloudového úložiště je k dispozici jeden dokument a jediný zdroj pravdivých informací. Vlastníci souborů navíc můžou sledovat změny a odmítat všechny nežádoucí úpravy.
- Zálohování souborů. Po umístění souborů do cloudového úložiště můžou být všichni v organizaci v klidu, protože vědí, že důležité soubory, data a informace jsou zálohovány.
- Ochrana souborů. Služby cloudového úložiště zahrnují několik funkcí ochrany souborů, jako je šifrování souborů, monitorování podezřelých aktivit, detekce ransomwaru, vyhledávání virů a odkazy na sdílení chráněné heslem. Tyto funkce společně chrání soubory vaší firmy před online hrozbami.
Microsoft 365 Copilot
Ušetřete čas a soustřeďte se na to nejdůležitější s pomocí AI v Microsoftu 365 pro firmy.
Proč je cloudové úložiště pro malé firmy nutné?
Cloudové úložiště pro malé firmy je nezbytné pro zajištění produktivity a zabezpečení dat. Tady jsou některé z výhod:
- Umožňuje práci na dálku. 70 procent lidí po celém světě pracuje na dálku nejméně jednou týdně. Mnoho z těchto lidí pracuje pro malé firmy. Cloudové úložiště pro malé firmy umožňuje týmům ukládat soubory, přistupovat k nim, sdílet je a pracovat na nich bez ohledu na to, kde se nacházejí.
- Zvyšuje produktivitu. Malé firmy nemají času nazbyt. Cloudové úložiště je spolehlivé a vždy v provozu. Nevypne se kvůli aktualizacím, jako je tomu u místních serverů. Funkce pro spolupráci jsou nezbytné pro týmy pracující na dálku. Společné úpravy v reálném čase umožňují členům týmu pracovat, jako by byli ve stejné místnosti, i když jsou každý v jiné zemi.
- Snižuje náklady. Cloudové úložiště má obvykle pevný měsíční poplatek na zaměstnance v rozmezí 5-15 USD a často je součástí sady pro zvýšení produktivity. Porovnejte to s náklady na nákup, licencování, hostování, upgrade a údržbu serveru. A nezapomeňte, že budete muset server chránit před hackery a malwarovými útoky.
- Zvyšuje zabezpečení. 58 procent kybernetických útoků cílí na malé firmy. Cloudové služby pro malé firmy poskytují řešení. Většina z nich má robustní bezpečnostní opatření, která zastavují aktéry se zlými úmysly. Patří mezi ně šifrování souborů, monitorování neoprávněných vniknutí a dvojúrovňové ověřování. Hlavní platformy úložiště dokonce nabízejí detekci ransomwaru a obnovení. Cloudové úložiště poskytuje větší klid než desktopové nebo místní serverové úložiště.
- Poskytuje ochranu. I když cloudové úložiště není skutečným zálohovacím řešením pro všechny vaše systémy, odvádí skvělou práci při zálohování a ochraně důležitých informací společnosti, jako jsou soubory, finanční data a dokonce i data zaměstnanců a zákazníků.
Jak vyhodnotit potřeby cloudového úložiště pro malé firmy?
Pokud jde o cloudové úložiště pro malé firmy, musíte před výběrem služby zvážit několik klíčových faktorů. Nejprve je potřeba zvážit, kolik dat aktuálně máte a jak velký nárůst očekáváte. Zadruhé budete chtít přemýšlet o tom, kolik lidí potřebuje pravidelně přistupovat ke cloudovému systému úložiště a používat ho. A nakonec, náklady jsou vždy důležité, ale naštěstí existuje několik možností na trhu.
Jakmile budete mít informace a budete připraveni zvolit službu, hledejte tu , která nabízí:
- Silné zabezpečení. Hledejte cloudové úložiště s šifrováním při nečinnosti a při přenosu, vyhledáváním virů, historií verzí a volitelným dvojúrovňovým ověřováním při přihlašování. Ochrana před hackery a malwarem je zásadní. Kromě toho ověřte ovládací prvky rolí a oprávnění, které zajistí, aby členové týmu viděli jenom soubory, které jsou pro ně určené.
- Nástroje pro spolupráci. Zaměstnanci mohou pohodlně využívat cloudové úložiště k práci v kanceláři, na dálku i na cestách pomocí telefonu. Vaše služba úložiště by měla nabízet sdílení souborů, spolupráci v reálném čase a aplikaci, která umožňuje přístup k souborům a jejich úpravy kdekoli.
- Snadné použití. Vaše služba cloudového úložiště by se měla snadno používat. Pokud není intuitivní, vaši zaměstnanci se budou bránit jejímu používání.
- Nákladovou efektivitu. Většina poskytovatelů nabízí ceny v rozmezí 5-15 USD na zaměstnance za měsíc. Tyto náklady obvykle zahrnují nejen cloudové úložiště, ale také sadu aplikací, jako jsou e-mail, tabulky, zpracování textu, poznámky a aplikace pro chat/schůzky. Nezapomeňte tyto funkce zvážit při vyhodnocování cloudových služeb pro malou firmu.
Měli byste si pořídit osobní nebo firemní účet cloudového úložiště?
Jakmile se rozhodnete pro svého poskytovatele cloudového úložiště, budete si muset položit další důležitou otázku: měli byste získat osobní nebo firemní účet?
Lepší volbou je firemní účet, jako je OneDrive. Tyto účty nabízejí další možnosti, jako například:
- Správcovská kontrola
- Vylepšené funkce pro spolupráci
- Silnější zabezpečení
- Přidané nebo neomezené úložiště
- Upgradovaná podpora
Firemní účet vám bezpochyby pomůže využít cloudové úložiště na maximum a zajistí vám kapacitu úložiště, škálovatelnost a funkce potřebné pro vaše obchodní potřeby.
Prozkoumat další zdroje informací pro malé firmy
Paul Diamond je produktový marketingový manažer pro Microsoft OneDrive (pro spotřebitele a malé firmy). Pracoval v marketingu a elektronické komerci pro Amazon, T-Mobile, Groupon a Vistage International. Je také editorem knih: Fishing’s Greatest Misadventures, Surfing’s Greatest Misadventures a Cycling’s Greatest Misadventures vydaných nakladatelstvím Casagrande Press.
Začínáme s Microsoftem 365
Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.
Související obsah
Technologie pro firmy
Šest výhod generativní AI pro malé firmy
Firemní produktivita
Jak používat AI k produktivnější a efektivnější práci
Technologie pro firmy
AI a produktivita: Jak pomocí nástrojů AI zlepšovat možnosti zaměstnanců
Firemní produktivita
Průvodce agilním DevOps pro malé a střední firmy
Web Obchodní přehledy a nápady nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.
Sledujte Microsoft 365