Cloudová úložiště pro malé firmy

Jedním ze základních nástrojů, které vzdálení pracovníci potřebují, je mít odkudkoli ke všem pracovním souborům. Mnohé malé firmy se k 
naplnění této potřeby rozhodly pro cloudové úložiště. Některé společnosti si však stále nejsou jisté, jak mohou cloudové úložiště používat nebo jaké možnosti zvolit.

Čtěte dál a zjistěte, zda by cloudové úložiště pro malé
firmy bylo pro vás tím pravým.

Co je cloudové úložiště pro malé firmy?

Pojem cloudové úložiště zní složitě. Lidé tento pojem používají
často, ale jen zřídka ho vysvětlí.

Cloudové úložiště je služba, která bezpečně
ukládá dokumenty, tabulky, fotografie a další soubory. Navíc umožňuje přístup
k takovým souborům odkudkoli prostřednictvím počítače, zařízení Mac, telefonu nebo internetového prohlížeče.

Před příchodem cloudových úložišť spousta
pracovníků ukládala soubory a data na pevný disk svého počítače, externí disky
nebo firemní server. V dnešním propojeném světě nabízí cloudové úložiště
oproti místnímu úložišti spoustu výhod. Můžete například ukládat, přistupovat, upravovat a sdílet
vaše soubory z jakéhokoli zařízení, odkudkoli a navíc soubory chránit,
aby se nešťastnou náhodou neztratily nebo nebyly vystaveny online hrozbě. A to je jen začátek výčtu.

Jak zaměstnanci používají
cloudové úložiště?

Používání služeb cloudového úložiště je snadné. Tyto služby jsou často
integrovány v programech, které zaměstnanci denně používají. Cloudové úložiště se používá k:

  • Ukládání a přístupu k souborům. Ukládání souborů v cloudu je stejně bezpečné a bezproblémové jako ukládání na vašem počítači. Zaměstnanci používají cloud, aby data zůstala v bezpečí a chráněna. Cloudové úložiště také zabraňuje hromadění souborů na stolních počítačích a pevných discích. Pokud členové týmu soubor omylem smažou nebo ho změní, mohou jeho předchozí verzi obnovit díky funkcím, jako je historie verzí.
  • Sdílení souborů. Služby cloudového úložiště umožňují členům týmu sdílet soubory s ostatními zaměstnanci nebo se zákazníky. Sdílení souborů umožňuje týmům sdílet odkaz na soubory prostřednictvím e-mailu, než aby museli posílat samotný soubor. Firmy se zejména nemusí obávat, že e-mail bude blokovat velikost souboru. Navíc použitím odkazů chráněných heslem týmy zajistí, že se citlivé soubory ocitnou ve správných rukách.
  • Uspořádání souborů. Systémy cloudového úložiště jsou často uživatelsky přívětivé. Členové týmu mohou vytvářet ve složkách podsložky a soubory organizovat. Vyhledávací lišty umožňují zaměstnancům okamžitě vyhledat soubory. Integrovaná umělá inteligence nyní zaměstnancům navrhuje soubory na základě toho, na čem oni a jejich spolupracovníci nedávno pracovali. Týmy mohou také vytvářet skupinové složky, takže každý člen týmu může prohlížet zásadní dokumenty a mít k nim přístup. Když mají členové týmu soubory připravené ke kontrole, mohou je do skupinových složek přidat.
  • Spolupráci na souborech. Zaměstnanci mohou společně upravovat dokumenty, tabulky a další soubory a přidávat k nim komentáře v reálném čase. Už nemusíte posílat několik verzí dokumentu tam a zpět. U systému cloudového úložiště je jen jeden dokument a jediný věrohodný zdroj. Majitelé souborů mohou navíc sledovat změny a jakékoli nežádoucí úpravy vrátit.
  • Zálohování souborů. Když zaměstnanci umístí soubory do cloudového úložiště, mohou klidně spát s vědomím, že jsou soubory zálohovány.
  • Ochraně souborů. Služby cloudového úložiště zahrnují několik funkcí ochrany souborů, jako je šifrování souborů, sledování podezřelých aktivit, detekce ransomwaru, skenování virů a sdílené odkazy sdílení chráněné heslem. Společně tyto funkce chrání vaše soubory před online hrozbami.

Proč
by každá malá firma měla mít cloudové úložiště?

U malých firem je cloudové úložiště zásadní pro produktivitu a zabezpečení souborů. Zde jsou některé z výhod cloudových úložišť:

  • Umožňují pracovat na dálku. Po celém světě nejméně jednou týdně pracuje na dálku zhruba sedmdesát procent lidí.. Spousta z nich pracuje pro malé firmy. Cloudové úložiště pro malé firmy umožňuje týmům ukládat, mít přístup, sdílet a pracovat na souborech naprosto odkudkoli.
  • Produktivita. Malé firmy nemají času nazbyt. Cloudové úložiště je spolehlivé a vždy funguje. Nevypne se kvůli aktualizacím, jako se třeba stává serverům na pracovišti. Funkce pro spolupráci jsou zase nezbytné pro vzdálené týmy. Společné úpravy v reálném čase umožňují členům týmu pracovat, jako by byli ve stejné místnosti, i když je od sebe dělí několik tisíc kilometrů.
  • Cenová efektivita. Za cloudové úložiště se obvykle účtuje pevný měsíční poplatek za zaměstnance v rozmezí 5–15 dolarů. Porovnejte to s výdaji na nákup, licencování, hostování, upgrade a údržbu serveru. A nezapomeňte, že budete muset server bránit před útoky hackerů a malwaru.
  • Zabezpečení. Padesát osm procent kybernetických útoků cílí na malé firmy. Služby cloudového úložiště nabízí řešení. Většina z nich má robustní bezpečnostní opatření, která zastaví všechny s nekalými úmysly. Patří sem šifrování souborů, sledování neoprávněného vniknutí a dvoufaktorové ověření. Špičkové platformy úložiště dokonce nabízejí detekci a obnovu po útoku ransomwaru. Cloudové úložiště vám zajistí klidnější spánek než úložiště na počítači nebo místním serveru.
  • Ochrana. I když cloudové úložiště nefunguje jako záloha pro všechny vaše systémy, odvádí skvělou práci při zálohování a ochraně všech souborů, které v něm máte uchované.

Jak
hodnotíte cloudové úložiště pro malé firmy?

Když se budete dívat po
službách cloudového úložiště, najdete na trhu
spoustu možností.

Vyberte službu, která nabízí:

  • Kvalitní zabezpečení. Poohlédněte se
    po cloudovém úložišti nabízejícím šifrování při uložení i při přenosu, skenování virů,
    historie verzí a přihlašování s volitelným dvoufaktorovým ověřováním.
    Zásadní je i ochrana proti hackerům a malwaru. Ověřte si, že nabízí správu rolí a oprávnění,
    které zajistí, že členové týmu budou moci prohlížet pouze soubory určené pro ně.
  • Nástroje pro spolupráci.
    Zaměstnanci rádi využívají cloudové úložiště pro práci v kanceláři, na dálku,
    i na cestách, kdy se k němu mohou připojit z telefonu. Vaše služba úložiště by měla nabízet sdílení souborů,
    spolupráci v reálném čase a aplikace, která vám odkudkoli umožní mít přístup k souborům
    a jejich úpravě.
  • Jednoduché použití.
    Služba cloudového úložiště by měla mít také jednoduché použití. Pokud služba není intuitivní, nebudou ji vaši zaměstnanci chtít používat.
  • Náklady. Většina poskytovatelů
    nabízí ceny v rozmezí od 5 do 12 dolarů za zaměstnance za měsíc. Tato cena obvykle
    zahrnuje nejen cloudové úložiště, ale také balíček aplikací, jako je e-mail, tabulky,
    textový editor, poznámky a aplikace pro chat/schůze.

Budete potřebovat
soukromé nebo firemní cloudové úložiště?

Při výběru poskytovatele
budete muset znát odpověď na ještě jednu otázku. Máte si pořídit soukromý nebo
firemní účet?

Firemní
účet je lepší volbou. To platí zejména, když provozujete malou
firmu. Tyto účty nabízejí doplňky jako:

  • Kontrolu
    správcem
  • Rozšířené funkce
    spolupráce
  • Lepší
    zabezpečení
  • Rozšíření kapacity
    nebo neomezenou kapacitu úložiště
  • Aktualizovanou
    podporu

Firemní účet vám dozajista pomůže využít cloudové úložiště na maximum.

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit hned
Související obsah
Technologie pro firmy

Cloudové úložiště versus místní servery: 9 věcí, byste měli mít na paměti

Další informace
Technologie pro firmy

Využijte bezplatné videokonference naplno

Další informace
Technologie pro firmy

Bezplatné sdílení obrazovky je snadné, ale používáte ho správně?

Další informace
Technologie pro firmy

Terapie na dálku jako jedna z možností pro pacienty, kteří potřebují pomoc

Další informace

Web Obchodní přehledy a nápady nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.