Vytvořte vizuální znázornění podnikového procesu nebo vývojový diagram procesu, který určuje budoucí události v pracovním postupu.
Jak může mapování procesů pomoct vaší firmě uspět
Co je mapování procesů?
Mapování procesů vám může pomoci vytvořit podnikový proces nebo diagram jeho průběhu, který určuje pořadí událostí v budoucím pracovním postupu a často má podobu vizuálního znázornění. Mapy procesů pak umožňují vedoucím a projektovým manažerům propojit týmy a pomoci lidem pochopit jejich úlohu v projektu i to, jak jejich práce ovlivňuje ostatní. Tím přispívají k úspěšnému výsledku.
Mapy procesů obvykle slouží k vymezení nového procesu nebo ke zlepšení stávajícího. Se softwarem pro mapování procesů může vizuální znázornění projektu vytvořit každý.
Přínosy mapování procesů
Když celý proces přehledně uvidíte a pochopíte od začátku do konce, rychle zjistíte, kde lze zvýšit efektivitu. Tento přehled je zásadní zejména v době po pandemii, kdy je schopnost pružně reagovat nezbytností. Vývojový diagram procesu vám navíc může pomoci:
- Zajistit dokumentaci procesů, dodržování předpisů a audit.
- Získat názorný přehled o projektu od začátku do konce.
- Sdílet podrobnosti názorně, aby byly okamžitě srozumitelné a daly se snadno předat vedení.
- Upozornit na složitá místa a nadbytečné činnosti i na možné problémy a jejich řešení.
- Uspořádat procesy do jednotlivých kroků podle snadno srozumitelného systému.
- Zjistit, jak jsou členové týmu vzájemně propojeni, a podpořit tak smysluplnější spolupráci.
- Poskytnout týmu společný základ pro kladení a zodpovídání strategičtějších otázek i pro informovanější rozhodování.
- Vytvořit knihovnu vývojových diagramů, které můžete využívat opakovaně a přizpůsobovat potřebám nových projektů.
- Poskytovat klientům lepší produkty a služby.
Způsoby využití mapování procesů
Ať už pracujete v průmyslovém provozu, kanceláři, skladu nebo zdravotnickém zařízení, mapování procesů pomůže vašemu týmu lépe pochopit, jak jeho práce souvisí s dalšími projekty. Každé malé firmě může zavedení mapování procesů pomoci okamžitě odhalit oblasti, které je třeba zlepšit, a určit, kdy řešit problémy související se zákazníky, výrobou nebo zásobami. V důsledku pandemie přešlo stále více lidí na hybridní práci a práci na dálku, a týmy proto potřebují snadno, rychle a efektivně získat přehled o tom, jak spolu projekty souvisejí.
Mapování procesů lze využít dvěma způsoby: k zachycení průběhu procesu a k mapování podnikového procesu. Seznamte se s oběma možnostmi, abyste mohli vybrat tu vhodnou pro svůj projekt.
Průběh procesu
Diagram průběhu procesu pomáhá podrobně zachytit vztahy mezi jednotlivými částmi projektu nebo odvětví. Pomůže vám stanovit standardy a postupy nebo může sloužit jako návod k plnění úkolů. Navíc pomáhá zajistit, aby týmy prováděly jednotlivé kroky pracovního postupu v předepsaném pořadí.
Diagramy průběhu procesu slouží k dokumentaci či zlepšování procesu nebo jednoduše k modelování nového. Pokud je vytváříte v softwaru pro mapování procesů, můžete do nich přidat symboly, které se po kliknutí rozbalí a zobrazí další podrobnosti o jednotlivých fázích procesu. Než tedy sestavíte pracovní postup nebo vývojový diagram podnikového procesu s jednotlivými úkoly, zvažte nejprve zachycení celého procesu ve vývojovém diagramu.
Obchodní proces
Obrázek s příkladem průběhu procesu
Obchodní proces
Microsoft 365 Copilot
Ušetřete čas a soustřeďte se na to nejdůležitější s pomocí AI v Microsoftu 365 pro firmy.
Mapování podnikových procesů zachycuje váš proces do detailu. Od začátku do konce ukazuje, co se musí odehrát, aby bylo dosaženo konečného cíle. Postup zahrnuje potřebné účastníky, jejich úkoly a termíny dokončení. Členům týmu objasňuje smysl jejich práce, dává jim důvod v ni věřit a přibližuje širší cíle. Ukazuje rozsah jejich role, proč jsou pro proces nepostradatelní a jak budou všichni členové týmu spolupracovat na dokončení projektu.
Stejně jako ostatní diagramy pro mapování procesů využívá i mapování podnikových procesů symboly, které označují jednotlivé kontaktní body v průběhu procesu a lze je rozbalit a zobrazit další informace.
Příklad diagramu podnikového procesu
Typy mapování procesů
Každá firma i každý projekt mají své specifické potřeby, takže používáním stejného typu vývojového diagramu procesu pro všechny projekty byste možnosti tohoto nástroje nevyužili naplno. Proto existuje několik typů mapování procesů pro specifičtější potřeby. Seznamte se s nimi a vyberte ten vhodný pro svůj projekt.
- Podrobné mapování procesů. Podrobné mapování procesů zachycuje i nejmenší detaily projektu v mapě procesu a nabízí technický pohled na přesné kroky včetně vstupů, výstupů, metrik a lidí potřebných k dokončení procesu. Omezte nejasnosti, znázorněte závislosti a připravte tým na zahájení projektu i na to, aby se nadále soustředil na to podstatné. Podrobné mapy procesů obvykle navazují na přehledovou, hlavní nebo primární mapu procesu.
- Mapování dokumentových procesů. Vymezuje vstupy a výstupy projektu. Když zachytíte informace potřebné v jednotlivých fázích i výstupy související s projektem, tedy hmotné položky nebo služby, lépe pochopíte potřeby svého týmu a získáte představu o konečných výsledcích. Doplněním podrobné mapy procesu o mapu dokumentového procesu získáte přehled o proměnných a rozhodnutích, které mohou ovlivnit vaši práci.
- Přehledové mapování procesů. Poskytuje přehled o procesech a cílech organizace. U jednotlivých projektů můžete určit, která oddělení a konkrétní role v nich musí být zastoupeny. Software pro mapování procesů umožňuje nastavit jednotlivá oddělení nebo role tak, aby se po kliknutí zobrazily podrobnější informace o potřebách projektu.
- Vykreslené mapování procesů. Zachycením současných i budoucích procesů získáte celkový přehled o fungování své organizace nebo projektu. Tento přehled vám může pomoci najít nové způsoby, jak zjednodušit práci, určit klíčové zainteresované strany a místa propojení, zlepšit pracovní vztahy a vytvořit proces, který využije čas a schopnosti vašeho týmu.
- Mapování procesů pomocí plaveckých drah / mapování křížových procesů. Určuje oddělení zapojená do projektu, rozděluje proces do jednotlivých kroků a přiřazuje zdroje správným lidem. Je to skvělý způsob, jak se na proces podívat z nové perspektivy, najít příležitosti ke zlepšení a přesně odhalit skutečné i možné nedostatky nebo překryvy v procesu, abyste s nimi mohli při plánování předem počítat.
- Mapování procesů v řetězci přidané hodnoty. Poskytuje členům týmu celkový přehled o projektu. Jde o jednoduchou mapu tvořenou nepropojenými rámečky, která umožňuje získat rychlý přehled o procesu. Díky ní zjistíte, které zainteresované strany do projektu zapojit, abyste porozuměli jeho průběhu.
- Mapování hodnotového proudu (VSM). Znázorňuje, analyzuje a zlepšuje kroky potřebné k dodání produktu nebo služby a zároveň odhaluje a odstraňuje plýtvání. Mapování hodnotového proudu je klíčovou součástí štíhlé metodiky a zkoumá návaznost kroků procesu a tok informací od počátku až po dodání zákazníkovi. Obvykle ho využívají firmy, které vyrábějí hmotné zboží pro uživatele.
- Mapování činností v procesu. Zobrazuje činnosti, které v rámci procesu přidávají hodnotu, i ty, které ji nepřidávají. Tento nástroj pro mapování hodnotového proudu pomáhá přesně určit, kdy a kde tyto činnosti probíhají, a odhalit možnosti spolupráce mezi zainteresovanými stranami, které mohou přinést novou hodnotu.
Mapování procesu pracovního postupu
Pokud vytvoříte procesní diagram ve formátu toku, nebude obsahovat symboly jazyka UML (Unified Modeling Language). Místo nich bude využívat informativní značky nebo slova. Je to skvělé řešení pro komunikaci s lidmi, kteří symbolům UML nerozumějí nebo dávají přednost slovům před symboly.
Mapování podnikových procesů sice vyžaduje čas, ale vyplatí se. Když všem členům týmu představíte vizi, proces a jeho úkoly nebo jim jen pomůžete lépe porozumět fungování firmy, můžete jasně vymezit hranice, stanovit role a odpovědnosti a zajistit, aby každý včas dostal potřebné informace. A pokud si myslíte, že mapování procesů je vhodné pouze pro firmy, které vytvářejí hmotné výstupy, není tomu tak.
V roce 2018 zveřejnily americká Národní lékařská knihovna a Národní ústavy zdraví článek o významu mapování procesů ve zdravotnictví. Podle této zprávy mapování procesů pomohlo zdravotnickým pracovníkům:
- Získávat poznatky a dospět ke společnému chápání procesů
- Najít příležitosti ke zlepšení
- Zapojit zainteresované strany projektu
- Vymezit cíle projektu
- Monitorovat průběh projektu
- Získat jednoduchou metodu plánování
Vytvářejte diagramy pro mapování procesů, které zaujmou
Ať už tedy řídíte firmu zaměřenou na vývoj softwaru, zdravotnictví, stavebnictví nebo marketing, mapování procesů vám může pomoci pracovat chytřeji a držet se správného směru. Majitelům malých firem, kteří se přizpůsobují fungování ve světě po pandemii, pomáhá mapování procesů optimalizovat každý proces, strategii i úkol. Přináší tak vyšší efektivitu, nižší náklady, lepší rozhodování o podnikání a růst. Navíc může vašemu týmu pomoci spolupracovat na naplnění společné vize, aby každý mohl odvést maximum pro firmu i vaše klienty.
Microsoft Visio umožňuje vytvářet snadno přizpůsobitelné vizualizace, díky kterým můžete uspořádat data, zprostředkovat poznatky, prezentovat srozumitelné diagramy a vdechnout mapování procesů život. Další informace najdete v tomto průvodci, který vás krok za krokem provede tvorbou diagramů pomocí softwaru pro mapování procesů.
Tým Microsoftu 365 se zaměřuje na sdílení zdrojů informací, které vám pomůžou spustit, provozovat a rozvíjet vaše podnikání.
Začněte pracovat se sadou Visio
Díky sadě Visio můžete vizualizovat své nápady, informace a procesy a prezentovat je prakticky odkudkoli a z jakéhokoli zařízení.
Související obsah
Technologie pro firmy
Šest výhod generativní AI pro malé firmy
Firemní produktivita
Jak používat AI k produktivnější a efektivnější práci
Technologie pro firmy
AI a produktivita: Jak pomocí AI nástrojů rozšířit možnosti zaměstnanců
Firemní produktivita
Průvodce agilním DevOps pro malé a střední firmy
Web Obchodní přehledy a nápady nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.
Sledujte Microsoft 365