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Teams
Eine Bildcollage mit Teams-Symbolen und Personen, die von verschiedenen Orten an Teams-Anrufen teilnehmen, z. B. einem Besprechungsraum, Schreibtisch oder auf einem Stuhl sitzend.

Hot Desking

Vereinfachen Sie Ihren Hybrid-Arbeitsalltag mit Hot Desking, wenn Sie im Büro sind.

Hybridarbeit mit Hot Desking vereinfachen

Machen Sie sich keine Gedanken mehr darüber, ob es im Büro einen freien Platz für Sie gibt.

Bequem zwischen Arbeitsbereichen wechseln

Wechseln Sie nahtlos zwischen Homeoffice und Büro – ohne kompliziertes technisches Setup.

Mit sicherem Gefühl in einem gemeinsamen Bereich arbeiten

Lehnen Sie sich entspannt zurück mit dem Wissen, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht auf gemeinsam genutzten Geräten gespeichert sind.

Alle Dateien griffbereit haben

Melden Sie sich einfach bei einem Teams-Gerät an, um da weiterzuarbeiten, wo Sie aufgehört haben.

Arbeitsbereich mit Hot Desking individuell gestalten

Erfahren Sie mehr über die Vorteile und Herausforderungen von Hot Desking.

  • Eine Person mit ohraufliegendem Kopfhörer, die von einem Schreibtisch an einem Teams-Anruf teilnimmt

    Arbeitsbereich nach Bedarf nutzen

    Lernen Sie einige der Vorteile von Hot Desking kennen.

     Ein Teams-Anzeigegerät, auf dem die Verfügbarkeit eines Hot Desks zu sehen ist

    Gebäudefläche verkleinern

    Sparen Sie Kosten und Bürofläche, indem Sie nicht mehr für jeden Mitarbeitenden einen eigenen Schreibtisch bereitstellen.

    Ein Mobiltelefon, das auf einem Schreibtisch aufgeladen wird

    Kommen und gehen, wann Sie wollen

    Arbeiten Sie von zu Hause, um die Zeit für das Pendeln zu sparen. Gleichzeitig können Sie persönlich im Büro sein, wann immer Sie möchten. 

    Eine Person, die einen Touchscreenmonitor in einem flexiblen, vorab gebuchten Arbeitsbereich nutzt, um Nachrichten und Warnungen in Teams anzuzeigen

    Arbeit flexibel gestalten

    Da Sie nicht an einen bestimmten Raum gebunden sind, können Sie an jedem Bürotag mit anderen Mitarbeitenden und Teams interagieren und zusammenarbeiten.

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  • Eine Person, die ein Teams-Anzeigegerät verwendet, um einen Platz in einem flexiblen Arbeitsbereich zu buchen

    Herausforderungen im Vorfeld meistern

    Obwohl Hot Desking viele Vorteile bietet, ist es wie jede Büroumgebung nicht ohne Nachteile.

    Eine Person, die in einem flexiblen Arbeitsbereich arbeitet und eine andere Person, die im Hintergrund vorbeigeht

    Begrenzt verfügbare flexible Schreibtische

    Wenn viele Hybridarbeitskräfte zur gleichen Zeit anwesend sein möchten, gibt es möglicherweise nicht genügend flexible Arbeitsplätze für alle.

    Eine Person, die sich über einen Touchscreenmonitor bei einem flexiblen Teams-Arbeitsbereich anmeldet

    Keine Personalisierung flexibler Arbeitsbereiche

    Für manche Menschen ist es wichtig, dass am Arbeitsplatz ein persönlicher Schreibtisch auf sie wartet.

    Eine Person, die ein Teams-Touchscreen-Display in einem flexiblen Arbeitsbereich nutzt, um eine Nummer zu wählen und einen Anruf zu tätigen

    Angst vor Veränderung überwinden

    Es ist ganz natürlich, Veränderungen zunächst skeptisch gegenüberzustehen. Aber wenn viele Menschen – vor allem Führungskräfte – den Wandel blockieren, kann dies negative Folgen haben.

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  • Eine Person, die über einen Touchscreenmonitor Teams-Chats anzeigt

    Pannen durch Vorausplanung vermeiden

    Verhindern Sie Hot-Desking-Probleme von vornherein mit ein wenig Planung. 

    Ein Monitor in einem flexiblen Arbeitsbereich, auf dem die Verfügbarkeit angezeigt wird

    Mit Hot-Desking-Software genügend Arbeitsplätze reservieren

    Eine zuverlässige Hot-Desking-Software bietet ein Buchungssystem, das die verfügbaren Arbeitsplätze anzeigt. Sie können für den ganzen Tag oder stundenweise reservieren und Details zur technologischen Ausstattung abrufen.

    Jemand berührt einen Touchscreenmonitor, um Kollegen ein Lob auszusprechen

    Führungskräfte überzeugen

    Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden umfassend darüber, warum Sie Hot Desking einführen und wie es den Arbeitsalltag erleichtern wird.

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Was ist Hot Desking?

"Hot Desking" bezeichnet die Reservierung flexibler Arbeitsbereiche in einem Büro, die keinem bestimmten Mitarbeitenden zugeteilt sind. Diese Räume sind die perfekte Lösung für Hybridarbeit, da sie Beschäftigten eine physische Umgebung bieten, wenn sie im Büro sind. Es handelt sich um den Gegenentwurf zum persönlichen Schreibtisch, der viel Platz benötigt und ungenutzt bleibt, wenn Beschäftigte aus der Ferne arbeiten.

Vor der Pandemie waren spezielle Minibüros für einzelne Mitarbeitende sehr beliebt. Andere Arbeitgeber entschieden sich für eine Mischung aus Büroboxen und Einzelbüros und wieder andere für Großraumbüros. Da viele Büros heute wieder zum Normalbetrieb zurückkehren, hat sich Hot Desking zu einer beliebten Option für Hybrid Worker entwickelt.

Menschen, die in flexiblen Arbeitsbereichen in einem Büro arbeiten

Wie funktioniert Hot Desking?

Hot Desking basiert auf einer bestimmten Hot-Desking-Software, über die Beschäftigte sehen können, welche flexiblen Schreibtische an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit im Büro verfügbar sind. Daraufhin können sie den gewünschten Arbeitsplatz für einen ganzen Tag oder stundenweise buchen, damit bei ihrer Ankunft alles bereitsteht. Je nach Ausstattung von Hot-Desking-Arbeitsbereichen (bzw. Hot-Desking-Büros) bringen die Mitarbeitenden ihren eigenen Laptop mit oder finden einen Computer am Schreibtisch vor. Über ihre persönlichen Anmeldeinformationen greifen sie dann auf Laufwerke, Dateien und Ordner des Unternehmens zu.

Die Auswirkungen von COVID-19 auf Hot Desking

Die COVID-19-Pandemie hat den Arbeitsalltag nachhaltig verändert. Plötzlich wollten Unternehmen herausfinden, wie sie Fernarbeit an ihre Bedürfnisse anpassen können. Während die Gesundheitsprobleme weltweit zurückgehen, wird klar, dass es keine Rückkehr zu den Präsenzbüros aus der Zeit vor der Pandemie geben wird. Laut dem 2022 Work Trend Index-Bericht ist dies auf mehrere Gründe zurückzuführen:

  • Die Ansprüche an Arbeit und die Bereitschaft, Kompromisse einzugehen, haben sich geändert: 53 Prozent der Beschäftigten stellen heute ihre Gesundheit und ihr Wohlfinden über die Arbeit, während 18 Prozent der Befragten im vergangenen Jahr ihre Arbeitsstelle kündigten.
  • Führungskräfte müssen sicherstellen, dass sich der Weg ins Büro lohnt: 38 Prozent der Hybridarbeitskräfte sehen die größte Herausforderung darin, zu erfahren, wann und warum sie ins Büro kommen sollen.
  • Das Anknüpfen an Arbeitsbeziehungen hat sich in der hybriden Welt gewandelt – Während die meisten Hybridarbeitskräfte Kontakte zum Team aufrechterhalten konnten (58 Prozent), spricht nur die Hälfte der Remotearbeitskräfte von einer stabilen Bindung an das Stammteam. Und noch weniger (42 Prozent) haben eine starke Bindung an Personen außerhalb ihres Teams.

Hot Desking überwindet diese Probleme und Hindernisse auf überzeugende Weise, indem es Homeoffice und Büroarbeit in die richtige Balance bringt. Im Büro haben Mitarbeitende immer noch den Vorteil, ihre Kollegen persönlich zu sehen. Dies fördert die Bindung, das Vertrauen und die Teamarbeit. Genau diese Ziele lassen sich mit Hot Desking im Arbeitsalltag flexibel umsetzen.

Wenn es darum geht, die Beziehungen zwischen Kollegen zu stärken, kann Hot Desking ebenfalls eine große Hilfe sein. Auch wenn sich die Technologie für Onlinebesprechungen seit März 2020 enorm weiterentwickelt hat und zunehmend attraktiv wird, gibt es in manchen Situationen nichts Besseres als die persönliche Interaktion von Angesicht zu Angesicht. Im Hot-Desking-Büro haben Mitarbeitende immer noch den Vorteil, ihre Kollegen persönlich zu sehen. Dies fördert die Bindung, das Vertrauen und die Teamarbeit.

Zusätzliche Ressourcen zum Hot Desking

Vereinfachen Sie Ihren Arbeitsalltag mit Hot Desking und Teams.

Eine Person, die an einem Schreibtisch sitzt und per Laptop an einem Teams-Videochat teilnimmt

Microsoft Teams-Displays

Planen, verteilen und verwalten Sie Teams-Displays in Ihrem Unternehmen.

Eine Person an einem Schreibtisch, die ein Headset trägt

Wir stellen vor: Microsoft Teams-Displays

Beschleunigen Sie Arbeitsabläufe, und priorisieren Sie wichtige Aufgaben, indem Sie Teams-Displays für Hot Desking verwenden.

Fünf Personen, die an einem Team-Videochat teilnehmen, sind auf einem Bildschirm in einem Konferenzraum dargestellt.

Die Neuigkeiten in Microsoft Teams

Erfahren Sie, wie Hot Desking auf einem Teams-Display aussieht.

Häufig gestellte Fragen

  • "Hot Desking" bezeichnet die Reservierung flexibler Arbeitsbereiche in einem Büro, die keinem bestimmten Mitarbeitenden zugeteilt sind.

  • Hot Desking basiert auf einer bestimmten Hot-Desking-Software, über die Beschäftigte sehen können, welche flexiblen Schreibtische an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit im Büro verfügbar sind. Daraufhin können sie den gewünschten Arbeitsplatz für einen ganzen Tag oder stundenweise buchen, damit bei ihrer Ankunft alles bereitsteht.

  • Einer der größten Vorteile, die der Wechsel vom klassischen Büro zu einer Hot-Desking-Umgebung bietet, sind die Kosteneinsparungen. Hinzu kommen höhere Flexibilität und die Möglichkeit, an verschiedenen Orten zu arbeiten.

  • Hot Desking hat u. a. folgende Nachteile:

    • Nicht genügend flexible Arbeitsbereiche für Mitarbeitende, die zur gleichen Zeit anwesend sein wollen
    • Keine Personalisierung flexibler Arbeitsbereiche
    • Starre Unternehmenskultur, da die Führungsebene nicht vollständig überzeugt ist

  • Neben flexiblen Arbeitsbereichen benötigen Sie vor allem eine geeignete Hot-Desking-Software. Diese sollte möglichst folgende Funktionen enthalten:

    • Ein Buchungssystem, mit dem Mitarbeitende prüfen können, welche Workstations an einem bestimmten Tag verfügbar sind
    • Die Option, eine Workstation den ganzen Tag oder stundenweise zu buchen und die Reservierung künftig zu wiederholen
    • Angaben zur Technologie, die der Workstation zugrunde liegt
    • Ein Ort für Kontaktinformationen, über die Mitarbeitende die IT-Abteilung bei der Problembehandlung erreichen können

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