Loista Microsoft Excelin kanssa Office 365:ssä

Tämän päivän blogin on kirjoittanut Jeremy, toinen kaksosista, joka osallistui Kaksoishaaste: Office 365 vastaan Office 2019 -kisailuun.

Kun Microsoft kutsui minut ja kaksoisveljeni Nathanin Redmondissa sijaitsevaan filmistudioonsa osallistumaan ”haasteeseen”, meillä ei ollut aavistustakaan, mikä meitä siellä odotti. Meille kerrottiin, että se olisi hauskaa ja meidän tarvitsi vain olla oma itsemme. Olemme aina valmiita tarttumaan haasteisiin, joten hyväksyimme tarjouksen. Saavuttuamme paikalle tajusimme, että kilpailisimme toisiamme vastaan, mutta aivan uudella tavalla.

Meille annettiin useita tehtäviä, jotka piti suorittaa Excelin eri versioiden avulla. Nathanilla oli Excel for Office 2019 ja minulla Excel for Office 365. Kumpikaan meistä ei edes tiennyt, että Excelistä oli eri versioita, eikä etenkään siitä, miten niitä voisi kilpailuttaa keskenään.

Kävi ilmi, että päihitin Nathanin kaikissa tehtävissä Excel for Office 365:n tekoälyn ja Tietotyypit-ominaisuuden ansiosta.

Olen siitä alkaen käyttänyt Excel for Office 365:tä aivan uusilla tavoilla. Olisi ollut harmi pitää nämä Microsoftilta oppimani kaikki uudet taidot itselläni,

joten tässä on pari suosikkiajansäästäjääni:

1. Tietotyypit Excelissä – Tämä on todella kätevä tutkimustyökalu. Käytin sitä kisailussa lisäämään pikapikaa Yhdysvaltojen 50 osavaltion pääkaupungit, väestöt ja suurimmat kaupungit (veljeni suu kerrassaan loksahti auki hämmästyksestä), ja käytin sitä nyt viimeksi osakesijoitusteni seurantaan. Näen nyt kaikkia positioitani koskevat tiedot yhdellä napsautuksella, ja pystyn tunnistamaan trendit ja (toivottavasti) tekemään parempia sijoituspäätöksiä. Ystäväni Microsoftissa kertoivat minulle, että jatkossa otetaan käyttöön muita tietotyyppejä, joten pysy kuulolla seuraavien uutuuksien varalta.

2. Ideat – Tunnista trendit, mallit ja poikkeavat arvot tietojoukossa sekä ymmärrä lukujasi parissa sekunnissa Ideat-ominaisuuden avulla. Aivan kuin dataguru katsoisi lukujasi ja antaisi ehdotuksia niiden merkityksestä – ja kaikki tämä ilman gurua! Ideat-ominaisuus näyttää myös graafisesti tietosi tietotyypille sopivimmassa kaaviossa tai graafisessa muodossa. Pääset Ideat-ominaisuuteen napsauttamalla valintanauhan salamapainikkeen kuvaketta oikeassa yläkulmassa Aloitus-välilehdestä.

3. Dynaamiset matriisit – Tämä ominaisuus on hieman monimutkaisempi, mutta se käsittelee jotakin, joka oli aiemmin todella monimutkaista, ja helpottaa sitä selvästi. Jos tietoja on vaikea suodattaa merkityksellisten tietojen saamiseksi, Dynaamiset matriisit -ominaisuus saa sinut tuntemaan itsesi tietojen pilkkomisen ammattilaiseksi. Voit suodattaa, lajitella tai korostaa tietoja ilman lukuisia mukautettuja kaavioita. Dynaamisten matriisien avulla mikä tahansa arvojoukon palauttava kaava ”täyttää” saumattomasti viereiset käyttämättömät solut, joten arvojoukkojen saaminen on yhtä helppoa kuin yhden solun käsitteleminen. Laskentataulukkoja on nyt helppo luoda monilla uusilla toiminnoilla, mikä olisi aiemmin ollut lähestulkoon mahdotonta. Microsoftin vanhempi ohjelmapäällikkö Joe McDaid osaa selittää tämän minua selvästi paremmin.

4. Ketjutetut kommentit – Pitkäaikaiset Excel-käyttäjät tietävät, miten tärkeä tämä ominaisuus oikein on. Aiemmin oli vaikeaa jättää kommentti työkirjan tiettyyn soluun. Voit nyt seurata helposti keskusteluja solun sisällöstä ja viestiä suoraan työtovereille @mainintojen ja sisäkkäisten vastausten avulla. Sisältöä voi myös yhdessä muokata reaaliajassa, joten useat henkilöt voivat käsitellä laskentataulukoita yhdessä paljon helpommin ja muokata niitä millä tahansa laitteella. Vaikka tämä onkin mainio toiminto Excelissä, voit käyttää sitä tarvittaessa myös Wordissa ja PowerPointissa.

5. Tulossa pian: Tiedon lisääminen kuvasta – Tämä on vain meidän kesken, mutta minun on pakko kertoa siitä. Sain Microsoftissa esimakua parhaillaan kehitettävästä ominaisuudesta, joka on tulossa pian (varhain keväällä 2019). Miten monta kertaa olet istunut kokouksessa ja joku on piirtänyt konseptin luonnoslehtiölle, joka on sitten täytynyt manuaalisesti luoda uudelleen Excelissä? Näitä tietoja ei tarvitse enää kirjoittaa uudelleen! Aivan niin, niitä ei tarvitse enää kirjoittaa uudelleen. Käytä vain Tiedon lisääminen kuvasta -ominaisuutta. Excel poimii kuvan sisällön ja muuntaa sen soluiksi. Napsauta. Poimi. Valmis!

Nämä ovat vain joitakin suosikkiominaisuuksistani Excel for Office 365:ssä. Jos haluat kokeilla niitä, mutta sinulla ei ole Office 365:tä, voit saada ilmaisen kokeiluversion ja kokeilla sitä.

Huomautus: Ideat-, Dynaamiset matriisit- ja Tiedon lisääminen kuvasta -ominaisuudet ovat saatavilla esikatselussa Office 365 -tilaajille, jotka ovat rekisteröityneet Office Insiders -ohjelmaan.