Événements virtuels

Un événement virtuel est tout type d’événement organisé en ligne plutôt que dans un emplacement physique. Les gens peuvent le rejoindre depuis le confort de leur bureau, de leur domicile ou de tout autre endroit équipé d’une connexion Wi-Fi. Ils ont uniquement besoin d’un téléphone cellulaire, d’une tablette ou d’un ordinateur. Les particuliers, les groupes ou les entreprises peuvent organiser des événements de toute taille, qu’il s’agisse de petits événements intimes ou de grandes conférences très fréquentées.

Les huit événements virtuels les plus courants :

• Conférences

Tout comme une conférence sur site, les conférences virtuelles peuvent inclure des orateurs de marque, des possibilités de formation et de certification, des démonstrations de produits et des divertissements en direct dans leur ordre du jour.

• Webinaires

• Cours et classes pédagogiques

• Salons professionnels

Tout comme les salons professionnels classiques, les salons professionnels virtuels permettent aux entreprises et aux innovateurs de présenter leurs produits et services, mais avec la possibilité de toucher un public plus large, virtuellement.

• Salons de l’emploi

• Portes ouvertes dans l’immobilier

• Événements sociaux

• Événements hybrides

Quelle plateforme d’événements virtuels vous convient le mieux ? Il est facile de se sentir dépassé par tant de choix. Pour trouver celui qui vous convient le mieux, réfléchissez aux qualités spécifiques de votre événement et à ce que vous espérez accomplir : un webinaire a des priorités et des exigences différentes de celles d’une réunion de classe virtuelle, par exemple.

Lorsque vous recherchez une plateforme d’événement virtuel pour votre prochain événement, tenez compte de ces caractéristiques :

1. Nombre limite de participants

Ne laissez pas tomber vos invités potentiels avec une plateforme qui ne peut pas accueillir tous vos participants. Pour les événements de grande envergure, comme les conférences virtuelles et les salons professionnels, vous aurez besoin d’une plateforme capable de gérer un large public. Sachez que certaines plateformes offrent une limite plus élevée pour les participants qui ne sont qu’observateurs.

2. Caractéristiques de l’engagement

Même lors d’événements en présentiel, il est parfois difficile d’intéresser le public. Pour votre événement virtuel, vous voudrez une plateforme qui renforce la participation et l’engagement du public.

La conversation en direct est une fonction indispensable qui permet aux participants d’interagir et de partager des fichiers sans interrompre l’orateur. Elle est pratique également si vous rencontrez des problèmes techniques pendant l’événement. Les participants peuvent communiquer avec le groupe par chat lorsque l’audio n’est pas disponible.

Les sous-titres en direct sont très appréciés pour plus de clarté ou lorsque les participants ont besoin de désactiver le son. De nombreuses fonctionnalités de sous-titres en direct peuvent également être traduites dans plusieurs langues différentes. Le public peut s’impliquer davantage grâce à des Q&R en direct, qui permettent aux participants de rédiger des questions pendant l’événement ou à la discrétion du présentateur. Les orateurs peuvent ensuite répondre quand ils le souhaitent, en privé ou devant tous les participants.

3. Analyse avancée

L’analyse et les rapports sur les événements peuvent vous aider à mieux comprendre votre événement. Si vous organisez un webinaire, un salon professionnel ou une conférence, vous souhaiterez peut-être mesurer le succès de votre événement, découvrir des données marketing utiles ou recueillir d’autres informations pertinentes, telles que des données démographiques, l’intérêt et l’engagement des participants, etc. L’analyse et les rapports sur les événements peuvent répondre à cette demande.

4. Enregistrement des événements

La valeur de votre événement ne doit pas s’arrêter quand il prend fin. L’enregistrement de votre événement vous donne plus de possibilités d’élargir votre portée. Vous pouvez proposer l’enregistrement de l’événement à ceux qui n’ont pas pu y assister en direct, utiliser certains segments pour le marketing ou les médias sociaux, le proposer aux anciens participants pour qu’ils reviennent, ou le revoir pour vous-même afin de savoir ce qui a fonctionné et ce qui doit être amélioré.

5. Personnalisation de la marque

Si vous utilisez les événements virtuels pour développer votre entreprise, les possibilités de personnalisation constituent un élément que vous recherchez dans une plateforme d’événements virtuels. Les fonctions de personnalisation vous permettent de créer vos propres pages d’inscription et modèles d’e-mails sur lesquels vous pouvez apposer votre marque.

6. Gestion des événements

Les outils de gestion d’événements vous aident à planifier et à organiser votre événement et à créer une expérience unique avec facilité et efficacité.

Recherchez des fonctionnalités qui automatisent les tâches depuis la planification jusqu’à l’après-événement, comme l’inscription, les confirmations et suivis par e-mail, le traitement des paiements, le téléchargement des données des intervenants, la création des pages de l’événement, le suivi, les mesures, les rapports et les enquêtes. Plus vous pouvez automatiser le processus, le plus de temps vous pouvez consacrer à la réussite de l’événement.

Des fonctionnalités comme le salon permettent aux présentateurs et aux hôtes de s’organiser, de gérer les préparatifs de dernière minute en coulisses et de communiquer en privé pendant l’événement. D’autres contrôles de gestion des événements permettent aux présentateurs de choisir quand et quel contenu les participants peuvent visualiser et partager.