Vienotie sakari kā pakalpojums (Unified communications as a service — UCaaS)

UCaaS ir mākoņa piegādes modelis, kas vienotā interfeisā vai platformā apvieno vienotos sakarus (UC) — tērzēšanas, failu koplietošanas, telefonijas un videokonferenču rīkus.

Izmantojot vienotus sakarus un sadarbību, uzņēmumi iegūst lielāku kontroli pār savām darbplūsmām un procesiem un darbinieki saglabā labāku saikni. Vienoti sakaru risinājumi arī novērš nepieciešamību pārslēgties starp vairākiem saziņas rīkiem, uzlabojot darba vietas organizāciju, efektivitāti un produktivitāti. 

“Vienoti sakari” attiecas uz dažādiem saziņas un produktivitātes rīkiem, kas ir integrēti vienā platformā. UC platformās bieži izmantotie rīki ietver VoIP tālruni, tūlītējo ziņojumapmaiņu, e-pastu, tiešsaistes sapulces, konferences, kā arī kalendārus un plānošanu.

“Kā pakalpojums” attiecas uz mākoņpakalpojumu un programmatūras piegādes modeli.

Galvenā atšķirība starp UC un UCaaS ir tajā, kur tiek izvietots vienoto sakaru pakalpojumu sniedzējs. UC ir plašāks termins, kas ietver UCaaS, un tas var būt gan mākonī izvietots, gan lokāli izvietots. UCaaS ir tikai mākonī izvietots.

Tā kā UCaaS sistēmas ir mākonī izvietotas, tās parasti ir vieglāk mērogojamas un rentablākas nekā tradicionālās lokālās UC sistēmas. Daudzi UCaaS risinājumi darbojas ar ikmēneša vai gada abonementu, un to cenas ir atkarīgas no pakāpju pakalpojumiem un lietotāju skaita. No otras puses, tradicionālajām lokālajām UC platformām ir nepieciešami lielāki sākotnējie ieguldījumi, kā arī uzturēšanas un licencēšanas maksa.

CCaaS nozīmē “kontaktpersonu centrs kā pakalpojums”. Ja UCaaS ir kā digitāla biroja telefonu sistēma, kas ļauj darbiniekiem zvanīt, tērzēt un tikties neatkarīgi no atrašanās vietas, tad CCaaS ir mākoņrisinājums klientu apkalpošanas komandām, kas paredzēts lielu klientu zvanu, tērzēšanas sarunu un atbalsta biļešu apjomu pārvaldībai.

UC tehnoloģija sakaru pārvaldībai izmanto vienu interfeisu, kas ļauj komandām netraucēti pārslēgties starp kanāliem — no ziņojumapmaiņas ar kolēģiem vai zvanīšanu klientiem līdz videokonferencēm ar ieinteresētajām personām. Tā vietā, lai izmantotu vairākas platformas vai pakalpojumu sniedzējus dažādiem pakalpojumiem, UCaaS racionalizē daudzos saziņas rīkus, ko uzņēmumi izmanto katru dienu, vienā platformā, uzlabojot sadarbību un produktivitāti. 

Tā kā UCaaS darbojas, izmantojot internetu, darbinieki var piekļūt nepieciešamajiem rīkiem gandrīz jebkurā ierīcē un jebkurā laikā. Tas nozīmē, ka darbinieki var efektīvi strādāt un uzturēt saziņu neatkarīgi no atrašanās vietas — birojā, mājās vai ceļojuma laikā.

Tā vietā, lai UC platformas atrastos tradicionālajā lokālajā tīklā, UCaaS risinājumi tiek droši viesoti internetā. Tas novērš nepieciešamību pēc vietnes uzturēšanas un tehniskā atbalsta, kā arī ļauj UC risinājumus ieviest ātrāk un lētāk, kas ir īpaši noderīgi, jo uzņēmumi aug un organizācijas vajadzības mainās. UC risinājumi mākonī arī labāk atbalsta mobilos vai hibrīdos darbiniekus, kas palīdz uzņēmumiem ietaupīt gan biroja, gan ceļa izdevumus.

UCaaS sistēma palīdz uzņēmumiem uzlabot efektivitāti un produktivitāti, kā arī palīdz darbiniekiem uzturēt saziņu no jebkuras atrašanās vietas. UCaaS galvenās funkcijas:

• Tērzēšana: Tūlītējā ziņojumapmaiņa ļauj izkliedētām komandām sazināties reāllaikā. Tērzēšana bieži ietver tādas funkcijas kā individuāla un grupas ziņojumapmaiņa, komandas un projektu kanāli, kā arī iebūvētas failu koplietošanas iespējas, kas nodrošina ātru un ērtu saziņu.
  
  
• Balss: tādi tālruņa pakalpojumi kā zvanu pāradresācija, konferenču zvani, zvanu ieraksti un uzlabota zvanu maršrutēšana palīdz uzņēmumiem ātrāk pieņemt lēmumus. UCaaS balss iespējas darbojas, izmantojot VoIP tehnoloģiju.
  
  
• Video: video nodrošina komandu tiešsaistes sapulču rīkošanu, ļaujot komandām sazināties aci pret aci pat dažādās laika joslās. Uzlabotas sadarbības funkcijas, piemēram, ekrāna koplietošana, ieraksti un tērzēšana, palīdz komandām maksimāli izmantot šo svarīgo rīku.
  
  
• Sadarbība: tādas funkcijas kā kalendāri un plānošana, failu koplietošana un projektu pārvaldības rīki atvieglo darbinieku savstarpējo sadarbību un mērķu saskaņošanu.

Efektīva saziņa ir būtiska jebkura lieluma uzņēmumiem, jo īpaši tāpēc, ka arvien vairāk uzņēmumu pieņem pastāvīgu hibrīda un attālā darba modeli. Taču UCaaS palīdz ne tikai komandām virtuāli sadarboties, bet arī uzņēmumiem saglabāt konkurētspēju mainīgajos tirgos. 

UCaaS priekšrocības:

• Samazinātas izmaksas
  Tā kā UCaaS ir mākonī izvietots un darbojas ar vienu interfeisu, uzņēmumiem ir mazāki izdevumi par uzturēšanu, licenču maksām un sākotnējo instalēšanu. Uzņēmumi var ietaupīt arī biroja un ceļa izdevumus.
  
  
• Mērogojamība
  UCaaS risinājumi vienkāršo lietotāju uzņemšanu un atvieglo jaunu lietotāju pievienošanu, komandām pieaugot. UCaaS sistēmās būs pieejamas arī jaunākās tehnoloģijas, lai uzlabotu biznesa procesus, automātiski atjauninot sistēmas ar jauniem drošības līdzekļiem, rīkiem un programmām.
  
  
• Uzlabota produktivitāte
  Tā vietā, lai strādātu vairākās platformās, darbiniekiem viss nepieciešamais ir pieejams centralizētā vietā, kas uzlabo darbplūsmas efektivitāti un projektu pārvaldību. Tas palīdz komandām darboties ātrāk un uzlabot darba kvalitāti.
  
  
• Elastīgums
  Izmantojot dažādus saziņas rīkus vienā platformā, UCaaS palīdz uzņēmumiem ātri reaģēt un pielāgoties izmaiņām, kā arī ātrāk apmierināt klientu vajadzības. UCaaS arī ļauj darbiniekiem strādāt gandrīz no jebkuras vietas, izmantojot jebkuru ierīci ar uzticamu interneta savienojumu.

UCaaS uzņēmējdarbībai sniedz daudz priekšrocības, taču jāņem vērā arī daži trūkumi.

UCaaS priekšrocības:

• Ātrāka izvietošana.
  
  
• Lielāka darbinieku mobilitāte.
  
  
• Izmaksu ietaupījums.
  
  
• Labāka darbplūsmas efektivitāte.
  
  
• Vienmēr jaunākā tehnoloģija.

UCaaS trūkumi:

• Atkarība no spēcīga interneta savienojuma.
  
  
• Ierobežoti ārkārtas zvani.
  
  
• Iespējamas sadarbspējas problēmas ar esošo aparatūru.

Katra organizācija var gūt labumu, pārejot uz UCaaS sistēmu, taču bailes no saziņas traucējumiem var atturēt uzņēmumus no pārejas. Lai pāreja notiktu raitāk un nodrošinātu uzņēmējdarbības nepārtrauktību, ņemiet vērā šādu paraugpraksi:

1. Pārbaudiet savu pašreizējo saziņas rīku grēdu.
   Pārejot no mantotas saziņas sistēmas uz UCaaS platformu, ir svarīgi identificēt visus pašreizējos saziņas rīkus, ko darbinieki izmanto dažādās komandās un nodaļās. Iespējams, atklāsiet, ka rīki pārklājas vai dažas funkcijas vispār neizmantojat, un tas palīdzēs pieņemt pamatotus lēmumus, pārejot uz jaunu UCaaS sistēmu.
   
   
2. Risku novērtēšana.
   UCaaS sistēmas parasti darbojas ar diferencētu pakalpojumu plānu, tāpēc ir ļoti svarīgi zināt, kādas funkcijas jums ir nepieciešamas un kādi ir pašreizējie trūkumi. Šis novērtēšanas periods ir arī iespēja apkopot atsauksmes no komandas dalībniekiem un uzzināt, kur varētu uzlabot darbplūsmas procesus.
   
   
3. Brīdiniet savu komandu un norādiet pārejas grafiku.
   Pārejot uz UCaaS sistēmu, pārliecinieties, ka jūsu komanda saprot pārejas grafiku. Vai tā būs pakāpeniska ieviešana vai tūlītēja pāreja? Darbinieku informētība palīdz nodrošināt, ka viņiem ir pietiekami daudz laika, lai dokumentētu procesus, un līdz minimumam samazina uzņēmējdarbības traucējumus.
   
   
4. Savlaicīga piekļuve mācību resursiem.
   Lai gan, pārejot no vienas saziņas sistēmas uz citu, var sagaidīt, ka jums nāksies mācīties, atbalsta un resursu nodrošināšana jau pašā sākumā palīdzēs šo procesu padarīt raitāku. Izmantojiet UCaaS pakalpojumu sniedzēja nodrošinātos mācību materiālus vai rīkojiet apmācības, lai nodrošinātu, ka darbiniekiem ir viss nepieciešamais pēc jaunās UCaaS sistēmas ieviešanas.

Ieguldījumi jaunā UCaaS platformā sniedz daudz priekšrocību gan jauniem, gan jau stabiliem uzņēmumiem, taču var būt sarežģīti salīdzināt pakalpojumu sniedzējus un izvēlēties savām vajadzībām atbilstošu UC nodrošinātāju. Lai atrastu savam uzņēmumam piemērotāko UC pakalpojumu sniedzēju, ņemiet vērā šādus kritērijus:

1. Klientu apkalpošana
   Vai UCaaS pakalpojumu sniedzējam vienmēr ir pieejams tērzēšanas vai tālruņa atbalsts? Vai tiks sniegta palīdzība sākotnējā ieviešanā vai UC migrācijā? Vai notiek komandas pievienošana vai tālāka apmācība? Svarīgs elements, kas jāņem vērā, meklējot labāko UC pakalpojumu sniedzēju, ir zināt, kāda palīdzība ir pieejama, ja nepieciešams novērst kādu problēmu.
   
   
2. Drošība
   Tā kā attāli un hibrīdi darbinieki strādā dažādos tīklos un ierīcēs, UCaaS pakalpojumu sniedzējam ir svarīgi meklēt visaptverošas drošības funkcijas. Pirms ieguldījuma veikšanas konsultējieties ar pārstāvi par UC pakalpojumu sniedzēja infrastruktūru ar datu šifrēšanu, draudu pārvaldību un piekļuves atļaujām un kontroli.
   
   
3. Uzticamība
   Salīdzinot UC pakalpojumu sniedzējus, ņemiet vērā darbnespējas laika vēsturi vai palūdziet iepazīties ar dokumentāciju par pakalpojumu sniedzēja uzticamības rādītājiem. Darbnespējas laikam ir jābūt lielākam par 99 procentiem. Varat arī pārbaudīt UC pakalpojumu sniedzēju sociālo mediju lapas, lai noskaidrotu, vai nav vērojami pārtraukumi vai to vēsture.
   
   
4. Nemainīga lietotāju pieredze
   UCaaS sistēma atvieglo darbinieku darbu dažādās ierīcēs, tāpēc konsekventa UI un UX ir ļoti svarīga. Tas ietaupa laiku un ļauj darbiniekiem vieglāk orientēties un pārvaldīt saziņas rīkus, kurus viņi izmanto katru dienu. Tas arī atvieglo IT atbalsta sniegšanu nepieciešamības gadījumā.

COVID-19 pandēmijas dēļ UCaaS tehnoloģija daudziem uzņēmumiem ir kļuvusi par nepieciešamību — tā ļauj komandām strādāt attāli un saglabāt konkurētspēju pat neskaidrības apstākļos. Arī nākotnē UCaaS būs būtiska uzņēmumu digitālās transformācijas daļa, palīdzot komandām uzlabot iekšējos procesus, klientu iesaisti un pielāgoties jauniem tirgiem.

UCaaS tehnoloģija ir aktuāla, jo arvien vairāk uzņēmumu ievieš pastāvīgu hibrīda vai elastīgu darba modeli. Lai apmierinātu izplatīta darbaspēka vajadzības, UCaaS funkcijas strauji attīstās.

Par UCaaS platformu galveno aspektu ir kļuvuši, piemēram, klātbūtnes signāli, kas ļauj kolēģiem uzzināt, kad kāds ir prombūtnē, piedalās zvanā vai prezentācijā. Šie rīki arī mazina uzmanības novēršanu un palīdz darbiniekiem saglabāt darba un privātās dzīves līdzsvaru, norādot, kad kāds koncentrējas darbam vai paņēmis brīvu dienu. Ir attīstījušies arī UCaaS video un tērzēšanas komponenti, ieviešot jaunas reakcijas funkcijas, lai veicinātu dalību diskusijās un labāk iesaistītu auditoriju sapulcēs.

Attīstoties saziņas tehnoloģijām, arvien vairāk uzņēmumu izmanto UC platformas mākonī, lai nodrošinātu to jaunākās funkcijas un drošību. Citas tendences, kas nosaka uzņēmējdarbības saziņas tehnoloģiju nākotni:

Mākslīgais intelekts un mašīnmācīšanās tehnoloģijas — no tērzēšanas robotiem un viedajiem asistentiem līdz datu ieskatiem — turpinās attīstīties UC platformās. UCaaS jomā mākslīgais intelekts var palīdzēt uzlabot darbplūsmu, automatizējot procesus, uzlabot pieejamību, izmantojot teksta pārveidošanas iespējas, un palielināt efektivitāti, izmantojot inteliģentu plānošanu un ieteikumus.

UCaaS ir nepārprotams ieguvums darbinieku saziņai un saiknei, kā arī var uzlabot attiecības ar klientiem. Attīstoties uzņēmējdarbības tehnoloģijām, arvien vairāk UCaaS risinājumu nodrošina vienotu veidu, kā uzlabot klientu pieredzi, platformā integrējot kontaktu centrus vai klientu attiecību pārvaldības (CRM) rīkus.

Vairāk saziņas un sadarbības veidu nozīmē papildu ieejas punktus drošības apdraudējumiem. Attīstoties sakaru tehnoloģijām, UC platformas turpinās uzlabot savu infrastruktūru, lai ieviestu uzlabojumus draudu pārvaldības, šifrēšanas pakalpojumu un datu aizsardzības jomā. UCaaS var arī izstrādāt drošības papildinājumus, ņemot vērā konkrētas nozares, lai risinātu atbilstības vajadzības.