Virtuele evenementen

Een virtueel evenement is een soort event dat online plaatsvindt en niet op een fysieke locatie. Mensen kunnen deelnemen vanuit hun eigen kantoor, huis of een andere locatie met Wi-Fi. Ze hebben alleen een telefoon, tablet of computer nodig. Mensen, groepen of bedrijven kunnen een evenement van elke grootte organiseren—van kleine, intieme afspraken tot grote conferenties met veel deelnemers.

De acht meest voorkomende virtuele evenementen:

• Conferenties

Net als bij een conferentie op locatie kunnen virtuele conferenties bevatten: sleutelsprekers, kansen voor training en certificering, productdemo's en live-entertainment.

• Webinars

• Educatieve cursussen en lessen

• Vakbeurzen

Net als op traditionele vakbeurzen geven bij virtuele vakbeurzen bedrijven en vernieuwers de mogelijkheid om hun producten en diensten te demonstreren, maar dan met de potentie om virtueel een breder publiek te bereiken.

• Banenbeurzen

• Open Huizen

• Sociale evenementen

• Hybride evenementen

Welk platform voor virtuele evenementen is goed voor jou? Met zoveel keuzes is het makkelijk om overweldigd te raken. Denk om het platform dat het beste bij jou past te vinden aan de unieke kwaliteiten van jouw evenement en wat je hoopt te bereiken—een webinar heeft andere prioriteiten en vereisten dan bijvoorbeeld een virtuele klassenreünie.

Wanneer je aan het shoppen bent voor een platform voor virtuele evenementen, denk dan aan de volgende functies:

1. Maximum aantal deelnemers

Sluit geen potentiële gasten buiten met een platform dat niet voor al je deelnemers ruimte kan bieden. Voor evenementen op grote schaal zoals virtuele conferenties en vakbeurzen zal je een platform nodig hebben dat een groot publiek aankan. En let wel dat sommige platforms een hoger maximum bieden voor alleen-weergeven deelnemers.

2. Functies voor engagement

Zelfs in het echt kan het soms moeilijk zijn om een publiek te engageren. Voor je virtuele evenement zul je een platform willen dat publieksdeelname en -engagement versterkt.

Live chat is een onmisbare functie waarmee deelnemers kunnen communiceren en bestanden kunnen delen zonder de spreker te storen. Chat helpt ook als je tegen technische problemen aanloopt tijdens het evenement. Deelnemers kunnen door de chat met de groep communiceren als zij hun audio verliezen.

Liveondertitels zijn een favoriet voor toegevoegde duidelijkheid of wanneer het voor deelnemers nodig is de audio op stil te zetten. Veel functies voor liveondertitels bieden ook vertaling in verschillende talen. Je kunt ook je publiek verder betrekken met live Q&As, die deelnemers vragen laten stellen tijdens het evenement of wanneer het de presentator uitkomt. Sprekers kunnen dan antwoorden wanneer ze willen, privé of voor alle deelnemers zichtbaar.

3. Geavanceerde analyse

Evenementanalyse en -rapportage kunnen je inzichten geven over je evenement. Als je een webinar, vakbeurs of conferentie organiseert wil je misschien het succes van je evenement meten, helpende marketingdata ontdekken of andere inzichtvolle informatie verzamelen zoals demografie, interesses, engagement van deelnemers et cetera—rapportage en evenementanalyse kunnen je die informatie geven.

4. Evenement opnemen

De waarde van je evenement hoeft niet te eindigen wanneer het evenement voorbij is. Door je evenement op te nemen creëer je meer mogelijkheid om je bereik uit te breiden. Je kunt het opgenomen evenement aanbieden aan zij die niet live deel konden nemen, bepaalde segmenten gebruiken voor marketing of social media, delen aanbieden aan oude deelnemers zodat zij opnieuw kunnen kijken of zelf opnieuw bekijken wat er heeft gewerkt en waar verbetering nodig is.

5. Merkaanpassing

Als je virtuele evenementen gebruikt om je bedrijf op te bouwen, zul je aanpassingsfuncties zoeken in je virtuele evenementplatform. Aanpassingsfuncties helpen je bij het creëren van je eigen registratiepagina's en e-mailtemplates waarbij je je merk kunt weergeven.

6. Evenementbeheer

Evenementbeheerstools helpen je bij het plannen en organiseren van je evenement en het creëren van een unieke ervaring met gemak en efficiëntie.

Zoek functies die taken automatiseren van de planningsfase tot na het evenement zoals registratie, emailbevestigingen en -opvolgingen, betalingsverwerkingen, het uploaden van sprekersgegevens, het creëren van evenementspagina's, tracering, metrische gegevens, rapportages en enquêtes. Hoe meer je het proces kunt automatiseren, hoe meer je je kunt richten op het leveren van een succesvol evenement.

Kwaliteiten zoals de groene ruimte geven presentatoren de kans om te organiseren, achter de schermen last-minute voorbereidingen te treffen en privé te communiceren tijdens het evenement. Andere evenementbeheer-bediening geeft presentatoren de keuze wanneer en welke content deelnemers kunnen bekijken en delen.