Strategie przechowywania danych umożliwiające ulepszone zarządzanie

• Określ, jak długo przechowywać dane, aby zapewnić zgodność z przepisami i uniknąć zbędnych kosztów magazynowania.
• Używaj systemów, takich jak ECM i DMS, do automatyzacji zarządzania danymi, co ułatwia ich przechowywanie i pobieranie.
• Regularnie sprawdzaj i aktualizuj strategie przechowywania danych, aby dostosować się do nowych reguł i potrzeb biznesowych.
• Bezpiecznie usuwaj dane, które nie są już potrzebne, aby chronić poufne informacje i ograniczyć ryzyko.
• Przeprowadzaj szkolenia dla pracowników z zasad przechowywania danych, aby każdy znał swoją rolę w utrzymywaniu bezpieczeństwa i zgodności.

Spełnianie norm prawnych i chronienie firmy
 

• Dotyczy każdej organizacji przetwarzającej dane obywateli Unii Europejskiej (UE). 
• Dane osobowe należy przechowywać tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji pierwotnego celu. 
• Organizacje muszą określić i udokumentować okresy przechowywania w jasnych zasadach. 
• Dane osobowe muszą zostać bezpiecznie usunięte, gdy nie są już potrzebne. 

• Dotyczy prawa stanu Kalifornia. 
• Organizacje muszą ujawniać swoje zasady przechowywania danych oraz kategorie zbieranych danych osobowych. 
• Konsumenci mają prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych. 
• Organizacje muszą realizować żądania usunięcia danych w określonych terminach. 

• Dotyczy prawa federalnego Stanów Zjednoczonych. 
• Placówki medyczne muszą przechowywać dokumentację medyczną oraz chronione informacje zdrowotne (PHI) przez co najmniej sześć lat. 
• Dane PHI muszą zostać bezpiecznie usunięte, gdy nie są już potrzebne. 

• Dotyczy prawa federalnego Stanów Zjednoczonych. 
• Spółki publiczne muszą przechowywać dokumentację finansową i księgową przez co najmniej siedem lat. 
• Dokumentacja musi zostać bezpiecznie usunięta po zakończeniu okresu przechowywania.

• Dotyczy prawa federalnego Stanów Zjednoczonych. 
• Dane muszą być przechowywane przez "rozsądny okres", aby spełnić ich zamierzony cel. 
• Dane muszą zostać bezpiecznie usunięte, gdy nie są już potrzebne.

• Dotyczy prawa federalnego Stanów Zjednoczonych. 
• Instytucje finansowe muszą przechowywać dokumentację (taką jak informacje o klientach) przez minimum pięć lat. 
• Instytucje muszą zapewnić bezpieczne usuwanie danych klientów, gdy nie są już potrzebne.

• Dotyczy prawa federalnego Stanów Zjednoczonych. 
• Dokumentacja musi zawierać dane pracowników, rodzaj zdarzenia oraz zastosowane leczenie. 
• Pracodawcy muszą przechowywać dokumentację dotyczącą urazów i chorób w miejscu pracy przez co najmniej pięć lat. 
• Dokumentacja dotycząca narażenia na substancje niebezpieczne (takie jak azbest czy ołów) musi być przechowywana przez 30 lat.
  

• Dotyczy organizacji sektora prywatnego w całej Kanadzie (z wyjątkiem prowincji posiadających podobne przepisy). 
• Osoby mają prawo do uzyskania dostępu do swoich danych osobowych oraz do żądania ich korekty. 
• Dane osobowe należy przechowywać wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane. 
• Organizacje muszą wprowadzić jasne zasady przechowywania danych oraz bezpiecznie usuwać dane osobowe, gdy nie są już wymagane.