This is the Trace Id: 3271716868326974ae29a1c71f193411
Przejdź do głównej zawartości Zarządzanie zawartością Zarządzanie zasobami cyfrowymi Zarządzanie dokumentami Zarządzanie zawartością w organizacji Zarządzanie zawartością na dużą skalę Przechowywanie danych Centrum społeczności zarządzania zawartością Copilot dla Microsoft 365 SharePoint Archiwum Microsoft 365 Kopia zapasowa Microsoft 365 OneDrive Pomoc techniczna Więcej o platformie Microsoft 365
Kobieta trzymająca laptop

Przewodnik po zarządzaniu dokumentami

Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy duże przedsiębiorstwo, zarządzanie dokumentami jest niezbędne, aby zapobiec utracie ważnych plików i danych.
Odkryj zarządzanie zawartością

Dlaczego systemy zarządzania dokumentami są ważne

System zarządzania dokumentami (DMS) pomaga przechowywać, organizować i śledzić dokumenty cyfrowe oraz zarządzać nimi. To fundament działania firmy, który wpływa na wszystko — od produktywności po zgodność z przepisami.

Kluczowe wnioski

  • Zarządzanie dokumentami to proces przechowywania, organizowania i śledzenia zarówno dokumentów papierowych, jak i cyfrowych, oraz zarządzania nimi.
  • System zarządzania dokumentami (DMS) pozwala łatwo znaleźć najnowszą wersję pliku, bezpiecznie udostępniać dokumenty, sterować dostępem do ich wyświetlania i edytowania oraz utrzymywać dzienniki inspekcji.
  • Rozwiązania DMS, takie jak program SharePoint i usługa OneDrive na platformie Microsoft 365, mogą ułatwić usprawnianie przepływów pracy, zapewnianie lepszych zabezpieczeń dla dokumentów poufnych i ulepszanie zgodności z wymogami regulacyjnymi.

Co to jest zarządzanie dokumentami?

Zarządzanie dokumentami to proces przechowywania, organizowania i śledzenia zarówno dokumentów papierowych, jak i cyfrowych, oraz zarządzania nimi w celu unikania utraty plików, wdrażania kontroli wersji i nie tylko.

Zarządzanie dokumentami jest istotną częścią zarządzania zawartością w organizacji (ECM), gdy firmy skalują w górę liczbę tworzonych dokumentów.

Co to jest system zarządzania dokumentami (DMS)?

System zarządzania dokumentami (DMS) to scentralizowane, bezpieczne rozwiązanie z możliwością wyszukiwania do organizowania, śledzenia i aktualizowania dokumentów.

Możesz wyszukiwać według słów kluczowych, tagować pliki metadanymi i sterować tym, kto i co widzi. Wiele rozwiązań DMS integruje się również z narzędziami do zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM), aby organizować obrazy, filmy i inną zawartość multimedialną.

W firmach wspiera efektywność operacyjną i zgodność z przepisami, zapewniając bezpieczeństwo i aktualność dokumentów.

Jakie są najważniejsze funkcje systemu zarządzania dokumentami?

System zarządzania dokumentami oferuje następujące funkcje:
 
  • Przechwytywanie dokumentów: przesyłaj pliki bezpośrednio do systemu DMS, w tym zeskanowane dokumenty papierowe.
  • Przechowywanie i organizowanie: organizuj dokumenty w scentralizowanym repozytorium za pomocą tagowania metadanymi, indeksowania i spójnego nazewnictwa.
  • Pobieranie dokumentów: przeszukuj pliki według słów kluczowych, tagów, autora lub zawartości.
  • Zabezpieczenia i kontrola dostępu: monitoruj dostęp, ustawiaj uprawnienia i korzystaj z szyfrowania, aby chronić dane. 
  • Kontrola wersji: dbaj o aktualność dzięki najnowszym zmianom i zapewnij, że wszyscy pracują nad tym samym plikiem.
  • Automatyzacja przepływu pracy: skonfiguruj reguły, które automatycznie wysyłają dokumenty do przeglądu, zatwierdzenia lub archiwizacji.
  • Współpraca: umożliw zespołom wspólną edycję dokumentów w czasie rzeczywistym, dodawanie komentarzy i udostępnianie opinii.
Rozwiązania platformy Microsoft 365

Bezpieczne i wydajne rozwiązania DMS na dużą skalę

Platforma Microsoft 365 zapewnia wszystko, czego potrzebujesz do obsługi pełnego cyklu życia dokumentu. 

SharePoint

Ułatwia udostępnianie i znajdowanie dokumentów oraz zarządzanie nimi w całej organizacji. Możesz konfigurować witryny zespołu, organizować pliki przy użyciu metadanych i współpracować w czasie rzeczywistym.
Dowiedz się więcej

OneDrive

Uzyskuj dostęp do dokumentów i współpracuj nad nimi z dowolnego miejsca. To świetne rozwiązanie dla użytkowników indywidualnych i małych zespołów, które potrzebują elastyczności i bezpiecznego udostępniania.
Dowiedz się więcej

 Archiwum Microsoft 365

Przechowuj nieaktywną zawartość w sposób zgodny z przepisami i łatwy do zarządzania, jednocześnie zapewniając dostęp do danych historycznych.
Dowiedz się więcej

Jakie są korzyści z używania systemu zarządzania dokumentami?

Narzędzia takie jak SharePoint i OneDrive usprawniają zarządzanie dokumentami, jednocześnie zapewniając bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.

Wyższa efektywność
System DMS skraca czas poświęcany na wyszukiwanie plików i uzyskiwanie zatwierdzeń. Dzięki platformie Microsoft 365 zespoły mogą automatyzować przepływy pracy, tagować dokumenty metadanymi i uzyskiwać dostęp do wszystkiego z jednego miejsca.

Usprawniona współpraca
Zespoły mogą wspólnie edytować dokumenty, dodawać komentarze i śledzić zmiany w czasie rzeczywistym, co ogranicza liczbę błędów i pozwala realizować projekty zgodnie z planem.

Lepsze zabezpieczenia
Poufne pliki pozostają chronione dzięki wbudowanym zabezpieczeniom. Platforma Microsoft 365 obejmuje etykiety charakteru i dostęp warunkowy.

Ulepszona zgodność z przepisami
System DMS ułatwia utrzymywanie dzienników inspekcji, zasad przechowywania i bezpiecznego magazynu. Platforma Microsoft 365 obsługuje tworzenie kopii zapasowych zawartości oraz zarządzanie nimi, aby zapewnić, że dane są zgodne z przepisami i dostępne.
Proces

Proces zarządzania dokumentami w 6 krokach

Jak organizacje obsługują dokumenty od ich utworzenia po usunięcie.

Tworzenie i przechwytywanie dokumentu

Dokumenty są tworzone cyfrowo lub przechwytywane ze źródeł fizycznych poprzez skanowanie.

Organizowanie i pobieranie

Pliki są organizowanie przy użyciu tagów metadanych i spójnych konwencji nazewnictwa. Filtry i narzędzia wyszukiwania ułatwiają znajdowanie potrzebnych informacji.

Przechowywanie i zabezpieczenia

Dokumenty są przechowywane w scentralizowanym repozytorium, chronione przez szyfrowanie i mechanizmy kontroli dostępu. Dzienniki inspekcji śledzą, kto uzyskiwał dostęp do poszczególnych plików lub je edytował.

Uzyskiwanie dostępu, rozpowszechnianie i współpraca

Pliki są bezpiecznie udostępniane autoryzowanym użytkownikom. Zespoły mogą wspólnie edytować, komentować i śledzić zmiany w czasie rzeczywistym.

Kontrola wersji i zatwierdzanie

Zmiany są śledzone automatycznie, więc zawsze masz dostęp do najnowszej wersji. Dokumenty mogą być automatycznie kierowane do przeglądu i zatwierdzenia.

Przechowywanie, archiwizacja i usuwanie

Dokumenty są przechowywane przez wymagany czas zgodnie z zasadami prawnymi lub biznesowymi. Następnie są archiwizowane na potrzeby długoterminowego dostępu albo bezpiecznie usuwane.

Łączenie wszystkiego

System zarządzania dokumentami pomaga utrzymać aktualność i bezpieczeństwo dokumentów. A jeśli już korzystasz z narzędzi firmy Microsoft, takich jak program SharePoint, usługa OneDrive lub usługa Teams, masz wszystko, czego potrzebujesz, do zarządzania zawartością na dużą skalę.
Mężczyzna w okularach i niebieskiej koszuli patrzy na laptop.
Wprowadzenie

Microsoft SharePoint

Bezpiecznie współpracuj i udostępniaj dokumenty w całej firmie.
Dowiedz się więcej
Kobieta w okularach i białej kurtce pracuje na komputerze.
Rozwiązanie

Zarządzanie zawartością przy użyciu platformy Microsoft 365

Twórz i zabezpieczaj zawartość oraz dane i zarządzaj nimi za pomocą obsługiwanych przez sztuczną inteligencję usług zarządzania zawartością na całej platformie Microsoft 365.
Dowiedz się więcej
kobiety w okularach patrzące na ekran
Rozwiązanie

Skanuj i zapisuj za pomocą usługi OneDrive

Zapomnij o nieporęcznym skanerze i przekształcaj dokumenty, przepisy, tablice, a nawet dowody tożsamości na pliki PDF.
Dowiedz się więcej
Mężczyzna w okularach patrzący na laptopa.
Produkt

Uzyskaj spokój ducha dzięki usłudze Kopia zapasowa Microsoft 365

Więcej niż kopie zapasowe — zapewniaj nieprzerwaną pracę firmy dzięki szybkiemu odzyskiwaniu.
Dowiedz się więcej
Mężczyzna i kobieta patrzący na tablet.
Blog

Przeczytaj o edytorach dokumentów

Odkryj, czym jest edytor dokumentów, i dowiedz się, jak wybrać odpowiedni do swoich potrzeb.
Dowiedz się więcej
Powrót do sekcji karty ZASOBY — Raporty badawcze

Często zadawane pytania

  • Elektroniczny system zarządzania dokumentami (DMS) to oprogramowanie, które pomaga przechowywać i organizować pliki cyfrowe, takie jak dokumenty programu Word, pliki PDF lub arkusze kalkulacyjne, oraz zarządzać nimi. Utrzymuje wszystko w jednym miejscu, ułatwia znajdowanie dokumentów i oferuje dodatkowe funkcje takie jak kontrola wersji, uprawnienia dostępu oraz dzienniki inspekcji.
  • Microsoft 365. Obejmuje narzędzia, takie jak program SharePoint i usługa OneDrive, które wspierają organizacje w przechowywaniu, organizowaniu, udostępnianiu i zabezpieczaniu dokumentów cyfrowych.
  • Zarządzanie dokumentami koncentruje się na wydajnym organizowaniu i przechowywaniu plików oraz uzyskiwaniu do nich dostępu w zespołach i systemach. Kontrola dokumentów zapewnia, że używane są wyłącznie zatwierdzone, aktualne wersje dokumentów, poprzez wymuszanie ścisłych uprawnień i śledzenie wersji.  
  • Microsoft 365. Obejmuje program SharePoint i usługę OneDrive, które pomagają zespołom bezpiecznie przechowywać i organizować dokumenty oraz współpracować nad nimi.
  • Zacznij od ustalenia potrzeb swojego zespołu — takich jak bezpieczne przechowywanie, kontrola wersji lub współpraca. Poszukaj rozwiązania, które integruje się z Twoimi istniejącymi narzędziami, obsługuje wymagania dotyczące zapewniania zgodności i skaluje się razem z Twoją działalnością. 

Obserwuj platformę Microsoft 365

Surface Pro Surface Laptop Poznaj Copilot Microsoft 365 Poznaj produkty Microsoft Profil konta Centrum pobierania Pomoc techniczna Microsoft Store Zwroty Śledzenie zamówienia Recykling Gwarancje handlowe Microsoft Education Urządzenia dla instytucji edukacyjnych Microsoft Teams dla Instytucji Edukacyjnych Microsoft 365 Education Office Education Szkolenia i możliwości rozwoju dla nauczycieli Oferty dla uczniów i rodziców Azure dla uczniów
Microsoft AI Rozwiązania zabezpieczające firmy Microsoft Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teams Deweloper Microsoft Microsoft Learn Pomoc techniczna do aplikacji z platformy handlowej opartych na AI Społeczność Microsoft Tech Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Firmy oprogramowania Visual Studio Praca Informacje o firmie Microsoft Aktualności Ochrona prywatności Inwestorzy
Polski (Polska) Zasady prywatności dotyczące zdrowia użytkowników Skontaktuj się z Microsoft Ochrona prywatności Zarządzaj plikami cookie Zasady użytkowania Znaki towarowe Informacje o naszych reklamach EU Compliance DoCs