Ajudar as pequenas empresas a protegerem o seu recurso mais valioso: os dados
Em todo o mundo, os empreendedores deparam-se com inúmeros desafios – desde atrair e reter talentos num mercado de trabalho restrito a alterações nas normas do local de trabalho – que tornam imperativo ter as ferramentas mais recentes disponíveis em qualquer dispositivo para enfrentar a concorrência. Ser mais eficiente permite-lhe dedicar mais tempo ao que faz melhor, bem como pode ajudá-lo a centrar o seu foco nos clientes e nos colaboradores. É aqui que a tecnologia e as ferramentas certas têm um papel crucial. Garantir que está a competir por talentos, que tem as ferramentas mais recentes e que proporciona a capacidade de trabalhar em qualquer lugar implica que tenha de encontrar novas formas de proteger os seus dados contra um número cada vez maior de ameaças.
Dado que o suporte do Windows 7 terminará a 14 de janeiro de 2020, seguido um pouco depois pelo Office 2010, torna-se fundamental garantir que possui a experiência mais produtiva e mais segura. O Microsoft 365 Empresas – que inclui o Office 365, o Windows 10 e as funcionalidades de segurança mais recentes – num dispositivo moderno garante a sua proteção em qualquer lugar.
Nesta National Small Business Week (Semana Nacional dedicada às Pequenas Empresas), vamos celebrar as pequenas empresas que utilizam o Microsoft 365 Empresas para expandir, competir e proporcionar uma experiência de cliente fantástica, ao mesmo tempo que desenvolvem um excelente trabalho em conjunto e de forma segura. Hoje, gostaria de partilhar três histórias de clientes que nos inspiraram e apresentar uma oferta para ajudá-lo a iniciar a sua própria transformação: 15% de desconto numa subscrição anual do Office 365 Empresas – Versão Premium, disponível de 5 de maio de 2019 a 11 de maio de 2019 nos EUA.
The PUR Company
Em 2010, Jay Klein, fundador e CEO da The PUR Company, andou de porta em porta a espalhar a notícia de que a PUR tinha desenvolvido uma pastilha elástica livre de aspartame. Foi este começo humilde que impulsionou uma empresa que atualmente regista vendas em mais de 50 países e conta com 50 000 lojas de retalho. Apesar do seu impacto a nível mundial, a empresa ainda tem muito para crescer, tendo 65 colaboradores espalhados pelo Canadá, EUA e Europa.
À medida que a empresa foi crescendo, também foram aumentando as preocupações face a questões de segurança dos dados, colaboração à distância e gestão de dispositivos móveis. A PUR escolheu o Microsoft 365 para ajudar a acompanhar a sua rápida expansão e o êxito alcançado pelos seus produtos.
Com a sua expansão, surgiu a necessidade de integrar e reter colaboradores. As ameaças de segurança não tardaram em surgir, desde phishing a outros atos mal intencionados. Os colaboradores situados noutros continentes precisavam de uma colaboração mais segura e imediata, bem como de canais de colaboração e comunicação fiáveis. Estes colaboradores precisavam de uma solução pronta a utilizar que não carecesse de manutenção no local, que pudesse crescer ao mesmo ritmo da empresa e que lhes proporcionasse capacidades de colaboração, mobilidade e segurança. A PUR encontrou a resposta a todas estas necessidades no Microsoft 365.
Agora, os colaboradores utilizam as funcionalidades de chat persistente e de partilha de documentos do Teams para melhorar a colaboração. Além disso, devido à utilização crescente de dispositivos móveis por parte da empresa, as funcionalidades de gestão flexível de dispositivos e aplicações tornaram-se mais importantes do que nunca. A PUR utiliza o Intune para conceder ou remover o acesso de dispositivos móveis aos dados da empresa, para manter a conformidade desses dispositivos com os protocolos de segurança da empresa e para gerir as aplicações para dispositivos móveis que os colaboradores utilizam. Ao adotar o Intune, a PUR também reduziu o tempo de configuração dos dispositivos de novos colaboradores de um dia de trabalho inteiro para menos de uma hora.
Embora os avanços alcançados pela The PUR Company nas áreas de comunicação, segurança, mobilidade e informações tenham sido substanciais, Cerys Cook, Vice-Presidente do Departamento de Pessoas e Cultura da PUR, considera o impacto humano a maior conquista da empresa. “De um ponto de vista da qualidade de vida e de uma perspetiva empresarial das taxas de retenção de colaboradores, sabemos que os nossos colaboradores sentem que, mais do que fazerem parte da equipa, são como uma família”, afirma Cook. “Isto significa muito para nós.”
Meals on Wheels
Se você ou algum dos seus entes queridos já sofreu de mobilidade reduzida, decerto sabe o quão incapacitante este problema pode ser. A Meals on Wheels é uma organização sem fins lucrativos que, para além de fornecer produtos alimentares, pretende criar um contacto humano com os membros da sociedade que mais precisam.
Entregar refeições quentes a quem necessita pode não parecer complicado. No entanto, a simplicidade da missão da Meals on Wheels não faz transparecer as complexidades que as suas atividades envolvem: flutuações diárias no número de voluntários, um público-alvo em constante mudança e o elevado número de pessoas carenciadas.
Para além da gestão de uma lista de 2000 voluntários e dos seus horários exclusivos, a fim de maximizar a respetiva eficiência, a Meals on Wheels de Greenville County recebe regularmente dados confidenciais de diversas origens, que incluem desde informações de pagamento dos doadores a diagnósticos dos clientes. Garantir o acesso a estes dados e tomar medidas para proteger informações pessoais era uma das principais prioridades.
Para resolver a necessidade primordial de otimizar as entregas em primeiro lugar, a Meals on Wheels adotou o Microsoft Teams e o Microsoft SharePoint. O Teams permite que os voluntários e colaboradores comuniquem em qualquer lugar através de voz, vídeo ou chat. Agora, as alterações de percurso de última hora são fáceis de resolver e monitorizar e, no caso de um voluntário se perder ou esquecer do respetivo percurso, pode rapidamente pedir ajuda ou voltar a verificar os registos do dia.
Com as novas capacidades de colaboração delineadas, a Meals on Wheels de Greenville County pôde mudar o seu foco para o igualmente importante domínio da segurança. Um pormenor de especial interesse para a organização foi a gestão de dispositivos móveis. Cada um dos voluntários na Meals on Wheels precisava de aceder a dados confidenciais dos clientes para realizarem as respetivas entregas. Isto significa que um só dispositivo perdido ou extraviado poderia expor os dados pessoais de centenas de pessoas vulneráveis e confinadas à sua casa.
Felizmente, o Microsoft 365 inclui funcionalidades avançadas de gestão de dispositivos móveis, incluindo a opção de remover o acesso de um utilizador a dados confidenciais quando este tiver perdido o dispositivo. Desta forma, os dados confidenciais permanecem extremamente seguros onde quer que o dispositivo perdido se encontre.
John’s Crazy Socks
Quer goste ou não de cães da raça corgi, trocadilhos ou do escritor Edgar Allen Poe, irá encontrar meias coloridas para todos os gostos na John’s Crazy Socks, uma pequena empresa que expediu 43 000 encomendas para 44 países no seu primeiro ano. Quer os clientes escolham meias que brilham no escuro, que tenham cabelo de trol que pode pentear ou que chamem a atenção para deficiências como o autismo ou a síndrome de Down, se a encomenda for feita até às 15:00, os colaboradores da empresa enviam-na no próprio dia.
Gerir flutuações acentuadas no negócio e vender “Monday Madness Mystery Bags” de meias selecionadas aleatoriamente não são os únicos pormenores que a empresa tem de considerar. A John’s Crazy Socks precisava de novas ferramentas para gerir os respetivos dados e ajudar a sua equipa cada vez maior de colaboradores a manter-se ligada (a empresa passou de 4 a 35 colaboradores num espaço de 10 meses). Muitos dos colaboradores trabalhavam a tempo parcial para evitar o risco de perderem as prestações de invalidez e não tinham acesso imediato a computadores fora do trabalho. Na verdade, a maioria nunca teve um endereço de e-mail até então. A coordenação de turnos e a troca de informações sobre eventos com familiares e tutores era feita por telefone ou em documentos impressos.
Alguns colaboradores utilizam funcionalidades básicas, como e-mails e o armazenamento e a partilha de ficheiros, enquanto outros utilizam mais funcionalidades de colaboração, como o Skype para Empresas e o Teams. Para eles, a produtividade e a colaboração são também um sinónimo de segurança. Deste modo, não têm de lembrar-se de palavras-passe e nomes de utilizador para iniciarem sessão nas aplicações que utilizam diariamente. “O OneDrive funciona de forma totalmente integrada com as aplicações do Office que utilizamos diariamente e está incluído na nossa subscrição, o que o torna mais fácil de utilizar e mais económico do que uma solução de terceiros”, afirma o cofundador Mark Cronin.
Trabalhar como uma pequena empresa
Estas histórias deixam-me entusiasmado por descobrir o que todos podemos alcançar quando dispomos das ferramentas mais produtivas e seguras. Quer saber mais sobre as tendências e alguns dos melhores novos dispositivos existentes no mercado para pequenas empresas? Veja o novo segmento do programa Coffee Across America da National Small Business Week.