Hibridni rad je stigao. Da li ste spremni?

Microsoft veruje da je hibridni rad budućnost. Ubuduće će svakoj organizaciji biti potreban novi operativni model za hibridni rad – onaj koji se ne oslanja na stare norme, kao što je radni dan od 8 sati, od 9 do 17. Očekivanja zaposlenih su se nepovratno promenila, a preko 80 procenata menadžera kaže da očekuje fleksibilnije smernice za rad od kuće posle pandemije, dok više od 70 procenata zaposlenih tvrdi da planira da ih iskoristiti. Da bi se takmičili u ovom novom svetu, rukovodioci moraju da prihvate izuzetnu fleksibilnost u pogledu toga kada, gde i kako ljudi rade.

Svaki klijent sa kojima razgovaram želi da osnaži ljude za svet rada koji je dinamičan, fluidan i zasnovan na oblaku. Oni žele da pronađu načine da ljudi mogu da rade ne samo sa bilo kog mesta, već i bilo kada, pomoću rešenja koja omogućavaju sinhronu i asinhronu saradnju. To označava promenu „cele organizacije“. Od IT-a, preko ljudskih resursa i operacija, pa do marketinga i proizvodnje – ovo je razgovor koji zahteva da se rukovodioci u celoj organizaciji okupe kako bi redefinisali rad. 

Upoznajući se novim načinom rada, eksperimentišemo i razmenjujemo saznanja kako se rad razvija. Danas želim da podelim naš pristup osnaživanju zaposlenih širom sveta za fleksibilan rad. To je trodelna strategija: Prvo, kreirajte smernice da biste ljude osnažili za izuzetnu fleksibilnost. Drugo, redefinišite fizičke prostore. I treće, investirajte u tehnologije koje povezuju ljude bilo gde i bilo kada.

Hajde da sagledamo svaki deo.

Kreiranje smernica koje će ljude osnažiti za izuzetnu fleksibilnost

Izbori koje danas pravite uticaće na vašu organizaciju u nastupajućim godinama. Ovo je trenutak koji zahteva jasnu viziju. Potrebni su vam plan i smernice koji će vam omogućiti postizanje izuzetne fleksibilnosti. Ove odluke će uticati na sve, od načina na koji oblikujete kulturu, preko načina na koji privlačite i zadržavate talente, do načina na koji reagujete na promene u okruženju i buduće inovacije.

Mnoge organizacije su već istupile sa čvrstim stavovima o fleksibilnom radu. Twitter je objavio da njegovi radnici mogu da rade na daljinu „zauvek“. Dropbox je najavio da će u suštini eliminisati kancelarijski prostor za fokusirani rad transformišući fizičke lokacije za potrebe sastanaka i saradnje. Spotify se nada da će privući talente platama na nivou Njujorka i San Franciska za zaposlene koji rade na daljinu bilo gde na svetu. Zaposleni korporacije Microsoft sad mogu da rade od kućedo 50 procenata vremena. 

Osnaživanje ljudi za izuzetnu fleksibilnost počinje odgovaranjem na najvažnija pitanja: Ko će moći da radi na daljinu? Ko će morati da dolazi u kancelariju i na koliko vremena? Kada ljudi izvode fokusirani rad, gde će oni to obavljati? Šta je sa zajedničkim radom? U svetu u kojem su neprestani problemi deo nove normalnosti – sa prirodnim katastrofama, geopolitičkim događajima i globalnim zdravstvenim krizama – morate biti spremni da reagujete na iznenadne promene. Nove, fleksibilne smernice uzimaju u obzir odgovore na ova pitanja i kodifikuju ih, pružajući zaposlenima jasnoću i uputstva dok eksperimentišu. 

Redefinisanje fizičkih prostora

Kad utvrdite smernice za izuzetnu fleksibilnost, koristite ih da biste upravljali svojim pristupom fizičkom prostoru. Od sada se više nećemo oslanjati samo na fizičke prostore za saradnju, povezivanje i izgradnju društvenog kapitala. Međutim, prostor će i dalje biti važan. Mi smo društvena bića i želimo da se okupljamo, razmenjujemo ideje i doživljavamo energiju događaja na kojima smo lično prisutni. Ubuduće će kancelarijski prostor morati da povezuje fizičke i digitalne svetove i ispunjava jedinstvene potrebe svakog tima, kao i određenih uloga.

Namenski dizajn

Microsoft anketira zaposlene i razmatra sve, od društvenih grafikona do obrazaca saobraćaja zaposlenih, da bi razumeo kako da timove opremi prostorima koji su im potrebni znajući da će se te potrebe razvijati s vremenom. Prodajni timovi koji retko treba da dođu u kancelariju mogu da koriste hotelski model kako bi rezervisali radne stanice za jedan dan ili čas, dok timovima inženjera mogu biti potrebni namenski prostori za saradnju i radne stanice. Da bismo smestili daljinske radnike, istražujemo prostore za zajednički rad van lokacije preduzeća. Budući da znamo da će rad nastaviti da se razvija, ugrađujemo fleksibilnost u svaki prostor koji dizajniramo.

Povezivanje fizičkog sa digitalnim

Važno je i da razmislite o prevazilaženju jaza između ličnog i udaljenog iskustva. Zajednički rad kada su svi u kancelariji prilično je jednostavan. Tokom proteklih 12 meseci shvatili smo kako se obavljaju zadaci kada su svi kod kuće. Izazov će biti haotično kombinovano okruženje – kada su neki ljudi fizički zajedno, a drugi se virtuelno pridružuju. 

Savremeni vrhunski sistem Microsoft Teams Rooms obuhvata kvalitetan zvuk i video da bi se svi dobro videli i čuli. Kamere u sobama za sastanke omogućavaju strimovanje videa visoke definicije i optimizuju prikaz tako što kadriraju osobe u prostoriji ili prate aktivnog govornika. Inteligentni zvučnici prepoznaju ko u prostoriji govori, a u transkriptima sastanaka prikazuju se imena i profili pojedinaca. Funkcije kao što su natpisi uživo, transkripcija uživo, dizanje ruke, reakcije i ćaskanje pojednostavljuju ljudima praćenje i omogućavaju neverbalno iznošenje mišljenja ili iznošenje mišljenja bez prekidanja govornika. Digitalne bele table, kojima je moguće pristupiti u sobi i kod kuće, podstiču saradnju i zajedničko stvaranje. Osobe na lokaciji mogu da crtaju direktno na uređaju Surface Hub ili sa svog telefona ili laptopa, a udaljeni učesnici mogu da crtaju na istom deljenom digitalnom platnu. Pored toga, kamere sa mogućnošću pametnog snimanja mogu snimati, fokusirati i poboljšavati slike i tekst na analognoj beloj tabli i menjati im veličinu da bi udaljeni učesnici mogli jasno da vide razmenu ideja u realnom vremenu, čak i kada neko stoji ispred bele table.

Sve ovo je dostupno već danas u okviru sistema Microsoft Teams Rooms, ali to je samo početak. Imamo viziju ne tako daleke budućnosti u kojoj će sastanci postati imerzivna iskustva koja nam omogućavaju da „budemo prisutni“ – sa bilo kog mesta i u bilo koje vreme. Naša vizija budućnosti obuhvata promene izgleda soba za sastanke uz više ekrana koji stvaraju dinamične prikaze učesnika, ćaskanje, bele table, sadržaj i beleške, kao i poboljšanja tehnologija u sobi uz koje učesnici na daljinu mogu lakše da prate tok sastanka i učestvuju u njemu. 

Investirajte u tehnologiju koja povezuje ljude – bilo gde i bilo kad

Osim fizičkih prostora, vaš plan za izuzetnu fleksibilnost trebalo bi da obuhvata tehnologiju koja omogućava timski rad i stvara novo digitalno iskustvo zaposlenih koje ih prati gde god pošli.

Kada je pandemija primorala ljude širom sveta da pređu na rad na daljinu, video konferencije su postale glavno sredstvo koje su ljudi koristili za povezivanje i nastavak rada. Tokom nekoliko meseci, zaposleni su učestvovali u 55 procenata više digitalnih sastanaka u odnosu na period pre pandemije bolesti COVID-19 i svi smo zbog toga bili pod stresom i preopterećeni. Video konferencije će uvek biti važne, ali one su samo jedno od sredstava i ne pružaju infrastrukturu za komunikaciju i saradnju potrebnu za hibridni rad. Microsoft Teams je jedino rešenje koje objedinjuje sastanke, ćaskanje, pozive i saradnju na jednom mestu, pri čemu je sve to integrisano sa aplikacijama sistema Office i alatkama za automatizaciju poslovnih procesa. Pored toga, omogućava saradnju između stručnjaka i radnika zaduženih za prvu interakciju sa klijentima i prirodno kombinuje sinhroni i asinhroni rad. To je jedina aplikacija koja omogućava sve to pružajući organizacioni sloj koji podržava tok rada u celoj organizaciji. 

U uslugu Teams prošle godine uveli smo više od 100 novih funkcija koje su sve napravljene uz uzimanje izuzetne fleksibilnosti u obzir, a planiramo i još mnogo drugih funkcija. Međutim, moramo još više da se potrudimo da bismo omogućili podršku za nove obrasce distribuiranog rada. Microsoft Viva je prva platforma za integrisano iskustvo zaposlenih osmišljena za hibridni rad. Teams i Viva zajedno pružaju tehnološku platformu koja će povezati vaše ljude i pomoći im da se snađu u novoj stvarnosti.

Rad se brzo razvija i više nema povratka na stanje pre pandemije. S obzirom na to da globalno počinje primena vakcinacije, rukovodiocima preduzeća širom sveta potreban je plan za novi operativni model – izuzetnu fleksibilnost. Iako i dalje svi učimo u hodu, jasno je da će svakoj organizaciji biti potrebne tri stvari: nove smernice, prenamenjeni fizički prostori i tehnologija koja sve to povezuje. Pred nama su izazovi, ali smo optimistični u pogledu stvaranja budućnosti koja omogućava ljudima da se povezuju sa bilo kog mesta i u bilo koje vreme uz svakodnevni maksimalni učinak.