คู่มือระบบการจัดการใบสั่ง

ประโยชน์ของ OMS

ไม่ว่าบริษัทของคุณจะมีขนาดเท่าใด การใช้ระบบการจัดการใบสั่งสามารถปรับปรุงการดำเนินธุรกิจของคุณจากบนลงล่างได้ ต่อไปนี้เป็นเพียงประโยชน์บางประการของการเพิ่ม OMS ไปยังธุรกิจ

กระบวนการแบบทีละขั้นตอนของ OMS

ระบบการจัดการใบสั่งส่วนใหญ่จะเป็นไปตามกระบวนการหกขั้นตอนเพื่อช่วยให้ดำเนินการและตอบสนองตามใบสั่งของลูกค้าได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว กระบวนการนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณจะตอบสนองทุกความต้องการของลูกค้า ในขณะเดียวกันก็มอบประสบการณ์ใช้งานส่วนบุคคลที่แพร่หลายให้กับลูกค้า หกขั้นตอนนั้นได้แก่:

1. การค้นพบ
   ขั้นตอนแรกของกระบวนการจัดการใบสั่งของคุณมาจากลูกค้า ไม่ว่าจะผ่านร้านค้าออนไลน์ เว็บไซต์ของบริษัทภายนอก หรือทางโทรศัพท์ ลูกค้าจะต้องวางผลิตภัณฑ์ในรถเข็นออนไลน์และปรับเปลี่ยนสินค้าคงคลังปัจจุบันของคุณทันที ระบบยังสามารถแจ้งเตือนคุณถ้าสินค้าอยู่ในรถเข็นหรือลูกค้าละทิ้งสินค้าแล้ว
2. การวางใบสั่ง
   หลังจากลูกค้าของคุณตัดสินใจซื้อผลิตภัณฑ์ OMS จะสื่อสารกับทีมฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายการเงินของคุณเพื่อยืนยันข้อมูลการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตและดำเนินการตามใบสั่ง หลังจากที่ใบสั่งได้รับอนุมัติแล้ว ใบสั่งดังกล่าวจะถูกส่งไปยังการเติมสินค้า
   
   ผู้ค้าส่งหรือผู้ขายแบบธุรกิจกับธุรกิจสามารถเลือกรูปแบบใบแจ้งหนี้ โดยเลือกรับใบเสนอราคาก่อนสำหรับการซื้อจำนวนมาก จากนั้นพวกเขาจึงส่งใบแจ้งหนี้อีกครั้งเพื่อให้ได้รับชำระตามกำหนดเวลาสิ้นสุดที่ระบุ
3. การเติมสินค้าตามใบสั่ง
   เมื่อใบสั่งมาถึงที่คลังสินค้า OMS ของคุณจะเลือกตัวเลือกที่ใกล้เคียงที่สุดหรือเข้าถึงได้มากที่สุดใกล้กับปลายทางใบสั่ง จากนั้นคำนวณค่าขนส่งและผู้ให้บริการขนส่งที่รวดเร็วที่สุด OMS อาจสามารถช่วยพิมพ์ป้ายการจัดส่ง บันทึกการจัดส่ง และใบเสร็จได้
4. การจัดการคลังสินค้า
   การมี SKU และบาร์โค้ดสำหรับสินค้าทุกรายการจะมีความสำคัญในขั้นตอนนี้ หากผลิตภัณฑ์มีทั้งสองอย่างนี้ ก็จะทำให้การเติมสินค้ามีความแม่นยำยิ่งขึ้นและทำให้คลังสินค้าของคุณสแกนและเพิ่มผลิตภัณฑ์ลงในใบสั่งได้ง่ายขึ้น การรับสินค้าจากคลังสินค้าของคุณประกอบไปด้วยสี่วิธีดังนี้:
   
   ใบสั่งเดียว จะมีการเบิกสินค้าจากใบสั่งเดียวและส่งไปยังสถานีบรรจุสินค้า
   
   การเบิกสินค้าแบบชุดงาน ผู้เบิกสินค้าจะได้รับการกำหนดใบสั่งหลายใบในหนึ่งรอบเพื่อดึงข้อมูลและนำกลับไปยังสถานีบรรจุ
   
   การเบิกสินค้าแบบแบ่งโซน ผู้เบิกสินค้าแต่ละคนจะได้รับโซนคลังสินค้าที่แต่งตั้ง และจะมีการเพิ่มสินค้าในโซนเหล่านั้นเข้าในใบสั่งเมื่อสินค้าผ่านแต่ละโซน
   
   การเบิกสินค้าแบบคลื่น โซนทั้งหมดจะถูกเบิกพร้อมกันและมาถึงจุดเดียวเพื่อรวมบัญชี
   
   หากสินค้าหมดสต็อก OMS ของคุณสามารถสื่อสารกับผู้จัดจำหน่ายและซัพพลายเออร์เพื่อส่งอุปทานเพิ่มเติมไปยังคลังสินค้าล่วงหน้าได้ การสร้างจุดสั่งซื้อใหม่ช่วยให้สินค้าคงคลังของคุณมีสต็อกอย่างสม่ำเสมอ ระบบจะวางใบสั่งใหม่โดยอัตโนมัติเมื่อถึงเกณฑ์ขั้นต่ำ พร้อมทั้งแจ้งเตือนผู้จัดการคลังสินค้าถึงความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นในการเติมสินค้า
   
   อีกทั้งจะมีการส่งใบสั่งไปยังแผนกบัญชีหรือแจ้งเตือนซอฟต์แวร์บัญชีของคุณเมื่อมีการซื้อใหม่ด้วย โซลูชันการจัดการทางการเงินที่มั่นคงช่วยให้การตรวจสอบรายเดือนและสิ้นปี ภาษี และอื่นๆ เป็นเรื่องง่าย
   
   
5. การจัดส่ง
   เมื่อเลือกใบสั่งจากผลิตภัณฑ์ในคลังสินค้าของคุณแล้ว ทีมจัดบรรจุภัณฑ์จะเรียกสินค้าจากคลังสินค้าและสแกนสินค้าเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บสินค้าคงคลัง จากนั้นพวกเขาจะเบิก บรรจุ และจัดส่งผลิตภัณฑ์ของคุณจากรายละเอียดที่ OMS ระบุไว้ สามสิ่งที่ควรพิจารณาในความพยายามในการบรรจุสินค้าของคุณมีดังนี้:
   
   ความถูกต้องของใบสั่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละรายการอยู่ในลำดับที่ถูกต้อง
   
   ขนาดกล่อง วางแผนเพื่อรวมมิติไว้ในราคาของคุณ การมีขนาดกล่องมาตรฐานสามถึงห้าขนาดช่วยให้ต้นทุนลดลงโดยไม่ทำให้กระบวนการของคุณซับซ้อนเกินไป
   
   บรรจุภัณฑ์ที่เหมาะสม วัสดุบรรจุภัณฑ์บางชนิดอาจมีการป้องกันที่ดีกว่าสำหรับผลิตภัณฑ์ของคุณ แต่อาจมีราคาสูงกว่า เลือกประเภทที่เหมาะสมที่คุ้มค่าและให้การเดินทางที่ปลอดภัย
   
   การติดตาม OMS ของคุณยังส่งการแจ้งเตือนให้ลูกค้าทราบว่าสินค้าของพวกเขาถูกจัดส่งแล้วและทราบเวลาที่คาดว่าสินค้าจะมาถึงโดยประมาณ คุณและลูกค้าสามารถติดตามสินค้าได้ตั้งแต่การจัดส่งครั้งแรกในคลังสินค้าของคุณไปยังปลายทาง
6. การติดตามผลหลังการขาย
   
   หลังจากที่ผลิตภัณฑ์ออกจากคลังสินค้าของคุณและเลยเวลาที่กำหนดหลังจากที่สินค้ามาถึงแล้ว OMS ควรส่งอีเมลไปยังลูกค้าโดยอัตโนมัติเพื่อขอให้ลูกค้าให้คะแนนผลิตภัณฑ์และตรวจสอบว่าได้รับทุกอย่างในใบสั่งแล้ว การติดตามผลนี้ควรมีคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับการติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าด้วย
   
   หากคุณมีลูกค้าที่ไม่พอใจ นโยบายและคำแนะนำในการคืนสินค้าและการคืนเงินที่มีประสิทธิภาพควรค้นหาและปฏิบัติตามได้ง่าย OMS สามารถดำเนินการตามคำขอคืนเงินและสื่อสารกับทีมงานฝ่ายบัญชีเพื่อดำเนินการขอคืนเงินได้อย่างรวดเร็ว OMS ยังสามารถเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการส่งคืนสินค้าเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดของคุณถูกต้องและอัปเดต

นอกจากนี้ ยังมีกรณีที่ OMS ของคุณสามารถตั้งค่าสถานะคำสั่งซื้อพิเศษได้ ไม่ว่าจะเป็นการคืนหรือเปลี่ยนสินค้า ของขวัญขอบคุณ หรือใบสั่งวีไอพี เมื่อใบสั่งเหล่านี้ได้รับการประมวลผลผ่านระบบ OMS ของคุณสามารถตั้งค่าสถานะด้วยรหัสที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งช่วยให้ทีมรักษาลูกค้าของคุณสามารถติดตามความถูกต้องเป็นการส่วนตัวได้

ความท้าทายของระบบการจัดการใบสั่ง

หากธุรกิจของคุณไม่ใหญ่เพียงพอหรือมีใบสั่งไม่เพียงพอที่จะรองรับการใช้งาน OMS การเพิ่มแพลตฟอร์มประเภทนี้อาจใช้เวลานานหรือแพงเกินไป ก่อนจะเพิ่มระบบนี้ลงในกระบวนการของคุณ การเรียนรู้เกี่ยวกับอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตอาจเป็นประโยชน์ต่อทีมและธุรกิจของคุณ ความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นภายในกระบวนการจัดการคำสั่งซื้อ ได้แก่:

การตัดสินใจเลือกใช้ OMS ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณต้องใช้เวลาและการยอมรับจากเพื่อนร่วมทีมหลายคน คุณจะต้องถามคำถามเพื่อค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเลือก OMS ที่เหมาะกับทุกคน