Datenverwaltung bei Microsoft

Microsoft verpflichtet sich in den Microsoft-Produktbedingungen zur Einhaltung bestimmter Prozesse für den Fall, dass Kunden die Nutzung eines Clouddiensts beenden oder ein Abonnement abläuft. Dazu gehört das Löschen von Kundendaten aus Systemen, die unter unserer Kontrolle stehen.

• Wenn Sie Ihr Cloudabonnement beenden oder Ihr Abonnement abläuft, speichert Microsoft Kundendaten (außer bei kostenlosen Testversionen) 90 Tage (der Aufbewahrungszeitraum) unter einem Konto mit eingeschränkter Funktionalität, damit Sie Zeit haben, die Daten zu extrahieren oder Ihr Abonnement zu verlängern. Während dieses Zeitraums erhalten Sie mehrere Benachrichtigungen von Microsoft, in denen Sie über die bevorstehende Löschung der Daten informiert werden.
• Nach dem 90-tägigen Aufbewahrungszeitraum deaktiviert Microsoft das Konto und löscht die Kundendaten, einschließlich aller zwischengespeicherten Daten und Sicherungskopien. Für die im Leistungsumfang enthaltenen Dienste erfolgt die Löschung innerhalb von 90 Tagen nach Ende des Aufbewahrungszeitraums. (Im Abschnitt "Bestimmungen zur Datenverarbeitung" unserer Microsoft-Produktbedingungen erfahren Sie, wie wir im Leistungsumfang enthaltene Dienste definieren.)

Wenn Kundendaten in mandantenfähigen Microsoft Business Cloud Services-Umgebungen gehostet werden, ergreifen wir sorgfältige Maßnahmen zur logischen Trennung von Kundendaten. So schließen wir die Vermischung von Kundendaten aus und verhindern, dass Kunden auf die gelöschten Daten anderer Kunden zugreifen.

Wenn ein zu Speicherzwecken genutztes Laufwerk aufgrund eines Hardwarefehlers ausfällt, werden enthaltene Daten gelöscht oder das Gerät unbrauchbar gemacht, bevor es von Microsoft zum Austausch oder zur Reparatur an den Hersteller zurückgegeben wird. Die Daten auf dem Laufwerk werden vollständig überschrieben, um sicherzustellen, dass sie unter keinen Umständen wiederherstellbar sind.

Wenn solche Geräte außer Betrieb genommen werden, werden enthaltene Daten gemäß NIST 800-88 (Guidelines for Media Sanitation) gelöscht oder das Gerät unbrauchbar gemacht.