Για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά το περιεχόμενο, πρέπει να εστιάσετε στην οργάνωση, την αποθήκευση, τον έλεγχο πρόσβασης, τη συνεργασία, τη συμμόρφωση και τη διατήρηση.
Οργάνωση ψηφιακού περιεχομένου Η διαχείριση ψηφιακών πάγιων στοιχείων περιλαμβάνει έγγραφα κειμένου, εικόνες, ήχο, βίντεο και πολυμέσα. Με καλή οργάνωση, οι ομάδες σας να μπορούν να βρίσκουν αυτό που χρειάζονται γρήγορα και λογικά για να εργάζονται πιο αποτελεσματικά.
- Χρησιμοποιήστε ετικέτες μετα-δεδομένων για να κάνετε τα αρχεία αναζητήσιμα.
- Δημιουργήστε δομές φακέλων που κατοπτρίζουν τον τρόπο εργασίας των ομάδων σας.
- Εφαρμόστε συνεπείς κανόνες ονοματοδοσίας.
Υπόθεση χρήσης: Μια ομάδα μάρκετινγκ πρέπει να βρει γρήγορα πάγια στοιχεία καμπάνιας. Με την Αναζήτηση της Microsoft, μπορούν να ανακτήσουν περιεχόμενο με ετικέτες σε SharePoint και OneDrive χρησιμοποιώντας λέξεις-κλειδιά, τύπους αρχείων ή συμβάλλοντες.
Χώρος αποθήκευσης και αντίγραφο ασφαλείας περιεχομένου
Το εταιρικό περιεχόμενο θα πρέπει να αποθηκεύεται με ασφάλεια και να δημιουργούνται τακτικά αντίγραφα ασφαλείας για προστασία από απώλεια δεδομένων ή ransomware. Ο χώρος αποθήκευσης είναι ο χώρος όπου φυλάσσεται το περιεχόμενο καθημερινά και τα αντίγραφα ασφαλείας δημιουργούνται για την περίπτωση που κάτι πάει στραβά.
- Επιλέξτε συστήματα δεδομένων cloud, εσωτερικής εγκατάστασης ή υβριδικά, ανάλογα με τις ανάγκες σας.
- Διαχωρίστε τον χώρο αποθήκευσης από το αντίγραφο ασφαλείας για να αποφύγετε μεμονωμένα σημεία αποτυχίας.
- Κάντε σχεδιασμό για αποκατάσταση καταστροφής και επιθέσεις ransomware
- Διασφαλίστε τη συνέχεια της επιχείρησης με μια διαδρομή για την αποκατάσταση της πρόσβασης και την απομακρυσμένη πρόσβαση.
Υπόθεση χρήσης: Μια νομική ομάδα κοινοποιεί ευαίσθητα αρχεία μέσω του OneDrive σε εξωτερικούς συμβούλους. Το Αντίγραφο ασφαλείας του Microsoft 365 διασφαλίζει τη δυνατότητα ανάκτησης αυτών των αρχείων σε περίπτωση τυχαίας διαγραφής ή επίθεσης.
Πολιτική διαχείρισης και διατήρησης περιεχομένου Η διαχείριση περιλαμβάνει δικαιώματα πρόσβασης και διασφαλίζει ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση ή να τροποποιούν το περιεχόμενο. Οι πολιτικές διατήρησης βοηθούν τους οργανισμούς να παραμένουν σύμμορφοι.
- Εκχωρήστε πρόσβαση με βάση τη λειτουργία της εργασίας για την προστασία ευαίσθητων πληροφοριών και τη μείωση του κινδύνου.
- Ορίστε περιόδους διατήρησης ανάλογα με τον τύπο περιεχομένου και τις νομικές ή επιχειρηματικές ανάγκες.
- Αυτοματοποιήστε την αρχειοθέτηση και την ασφαλή διαγραφή για να μειώσετε τη μη αυτόματη εργασία και να διασφαλίσετε τη συνέπεια.
Υπόθεση χρήσης: Μια ομάδα οικονομικών πρέπει να διατηρήσει φορολογικά έγγραφα για επτά χρόνια. Το Microsoft Purview εφαρμόζει μια ετικέτα διατήρησης και οι πολιτικές
διατήρησης δεδομένων διασφαλίζουν την αρχειοθέτηση και την απόρριψη.
Συνεργασία Οι ομάδες πρέπει να συνεργάζονται σε πραγματικό χρόνο, σε όλες τις τοποθεσίες, τις συσκευές και τις λύσεις προϊόντων.
- Ενεργοποιήστε τη σύνταξη από κοινού και τον έλεγχο εκδόσεων.
- Χρησιμοποιήστε ροές έγκρισης για έλεγχο εγγράφων.
- Συγκεντρώστε αρχεία έργων.
Υπόθεση χρήσης: Μια ομάδα προϊόντων συνεργάζεται σε σχέδια εκκίνησης στο SharePoint, χρησιμοποιώντας αυτοματοποιημένες ροές εργασίας για την ανάθεση εργασιών και την παρακολούθηση της προόδου.
Διανομή και διαχείριση Το περιεχόμενο πρέπει να κοινοποιείται με ασφάλεια και αποτελεσματικότητα σε ομάδες και εφαρμογές. Αυτό σημαίνει ότι υπάρχουν συστήματα για τη διαχείριση των ροών εργασίας και της ολοκλήρωσης
- Χρησιμοποιήστε ελέγχους πρόσβασης και δικαιώματα για ασφαλή κοινή χρήση, εσωτερικά και εξωτερικά.
- Ενσωματώστε περιεχόμενο σε προσαρμοσμένες εφαρμογές για διαχείριση αρχείων απευθείας στο Microsoft 365.
- Αυτοματοποιήστε τις ροές εργασίας διανομής, όπως τον τρόπο δρομολόγησης, έγκρισης και δημοσίευσης του περιεχομένου.
Υπόθεση χρήσης: Μια εταιρεία λογισμικού δημιουργεί μια εφαρμογή περιεχομένου που αποθηκεύει οδηγούς χρήστη στο Microsoft 365. Με το SharePoint Embedded, διαχειρίζονται δικαιώματα και ενημερώσεις χωρίς να απαιτείται η δημιουργία παρασκηνίου.
Αρχειοθέτηση και κατάργηση περιεχομένου
Η αρχειοθέτηση διατηρεί το περιεχόμενο για λόγους συμμόρφωσης ή ιστορικής αναφοράς. Η κατάργηση διασφαλίζει ότι το παρωχημένο περιεχόμενο δεν θα γεμίσει τα συστήματα ούτε θα δημιουργήσει κινδύνους.
- Αρχειοθετήστε περιεχόμενο με βάση τους κανόνες διατήρησης.
- Απορρίψτε το περιεχόμενο με ασφάλεια μετά το τέλος του κύκλου ζωής του.
- Διατηρήστε ίχνη ελέγχου για συμμόρφωση.
Υπόθεση χρήσης: Ένας πάροχος υγειονομικής περίθαλψης αρχειοθετεί τα αρχεία ασθενών χρησιμοποιώντας την Αρχειοθήκη Microsoft 365, διασφαλίζοντας μακροπρόθεσμη αποθήκευση και ασφαλή απόρριψη
Ακολουθήστε το Microsoft Copilot