Διαχείριση εγγράφων: Δυνατότητες, πλεονεκτήματα και διαδικασία

Γιατί τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων έχουν σημασία

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) σάς βοηθά να αποθηκεύετε, να οργανώνετε, να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε ψηφιακά έγγραφα. Αποτελεί ακρογωνιαίο λίθο της επιχείρησης και επηρεάζει τα πάντα, από την παραγωγικότητα έως τη συμμόρφωση.

Βασικά συμπεράσματα

Η διαχείριση εγγράφων είναι η διαδικασία αποθήκευσης, οργάνωσης, παρακολούθησης και διαχείρισης τόσο έντυπων όσο και ψηφιακών εγγράφων.
Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) σάς επιτρέπει να βρίσκετε την πιο πρόσφατη έκδοση ενός αρχείου, να κοινοποιείτε έγγραφα με ασφάλεια, να ελέγχετε ποιος μπορεί να τα βλέπει ή να τα επεξεργάζεται και να διατηρείτε ίχνη ελέγχου.
Λύσεις DMS όπως το SharePoint και το OneDrive του Microsoft 365 μπορούν να βοηθήσουν τις ροές εργασίας να γίνουν πιο αποτελεσματικές, να παρέχουν καλύτερη ασφάλεια για ευαίσθητα έγγραφα και να βελτιώσουν τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς.

Τι είναι η διαχείριση εγγράφων;

Η διαχείριση εγγράφων είναι η διαδικασία αποθήκευσης, οργάνωσης, παρακολούθησης και διαχείρισης τόσο έντυπων όσο και ψηφιακών εγγράφων, ώστε να αποφεύγεται η απώλεια αρχείων, να εφαρμόζεται έλεγχος εκδόσεων και πολλά ακόμη.

Η διαχείριση εγγράφων αποτελεί βασικό μέρος της διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου (ECM), καθώς οι εταιρείες αυξάνουν τον όγκο των εγγράφων που δημιουργούν.

Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS);

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) είναι μια κεντρική, ασφαλής λύση με δυνατότητα αναζήτησης για την οργάνωση, την παρακολούθηση και την ενημέρωση εγγράφων.

Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση με λέξη-κλειδί, να προσθέτετε ετικέτες στα αρχεία με μετα-δεδομένα και να ελέγχετε ποιος βλέπει τι. Πολλές λύσεις DMS ενοποιούνται επίσης με εργαλεία διαχείρισης ψηφιακών πάγιων στοιχείων (DAM) για την οργάνωση εικόνων, βίντεο και άλλου περιεχομένου πολυμέσων.

Για τις επιχειρήσεις, συμβάλλει στην επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα και τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς, διατηρώντας τα έγγραφα ασφαλή και ενημερωμένα.

Ποιες είναι οι βασικές δυνατότητες ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων;

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων διαθέτει τις εξής δυνατότητες:

Καταγραφή εγγράφων: Ανεβάστε αρχεία απευθείας στο DMS, συμπεριλαμβανομένων σαρωμένων έντυπων εγγράφων.

Αποθήκευση και οργάνωση: Οργανώστε τα έγγραφα σε ένα κεντρικό αποθετήριο δεδομένων με χρήση ετικετών μετα-δεδομένων, δημιουργία ευρετηρίου και συνεπή ονοματοθεσία.

Ανάκτηση εγγράφων: Αναζητήστε αρχεία με λέξη-κλειδί, ετικέτα, συντάκτη ή περιεχόμενο.

Ασφάλεια και έλεγχος πρόσβασης: Παρακολουθήστε την πρόσβαση, ορίστε δικαιώματα και χρησιμοποιήστε κρυπτογράφηση για την προστασία των δεδομένων.

Έλεγχος εκδόσεων: Διατηρήστε τα πάντα ενημερωμένα με τις πιο πρόσφατες αλλαγές και βεβαιωθείτε ότι όλοι εργάζονται στο ίδιο αρχείο.

Αυτοματοποίηση ροής εργασιών: Ορίστε κανόνες για την αυτόματη αποστολή εγγράφων για αναθεώρηση, έγκριση ή αρχειοθέτηση.

Συνεργασία: Δώστε στις ομάδες τη δυνατότητα να επεξεργάζονται από κοινού έγγραφα σε πραγματικό χρόνο, να αφήνουν σχόλια και να κοινοποιούν σχόλια.

Λύσεις Microsoft 365

Ασφαλείς και αποτελεσματικές λύσεις DMS σε μεγάλη κλίμακα

Το Microsoft 365 σάς παρέχει όλα όσα χρειάζεστε για να διαχειριστείτε ολόκληρο τον κύκλο ζωής των εγγράφων.

SharePoint

Διευκολύνει την κοινή χρήση, τη διαχείριση και την εύρεση εγγράφων σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε τοποθεσίες ομάδας, να οργανώσετε αρχεία με μετα-δεδομένα και να συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο.

OneDrive

Αποκτήστε πρόσβαση και συνεργαστείτε σε έγγραφα από οπουδήποτε. Είναι ιδανικό για μεμονωμένους χρήστες ή μικρές ομάδες που χρειάζονται ευελιξία και ασφαλή κοινή χρήση.

 Αρχειοθήκη Microsoft 365

Αποθηκεύστε ανενεργό περιεχόμενο με τρόπο που να είναι συμβατός και εύκολος στη διαχείριση, διατηρώντας παράλληλα τα δεδομένα ιστορικού προσβάσιμα.

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της χρήσης ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων;

Εργαλεία όπως το SharePoint και το OneDrive απλοποιούν τη διαχείριση εγγράφων, διατηρώντας τα πάντα ασφαλή και συμβατά.

Μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα
Ένα σύστημα DMS μειώνει τον χρόνο που δαπανάται για την αναζήτηση αρχείων και την επιδίωξη εγκρίσεων. Με το Microsoft 365, οι ομάδες μπορούν να αυτοματοποιούν ροές εργασιών, να προσθέτουν ετικέτες σε έγγραφα με μετα-δεδομένα και να έχουν πρόσβαση στα πάντα από ένα μέρος.

Βελτιωμένη συνεργασία
Οι ομάδες μπορούν να επεξεργάζονται από κοινού έγγραφα, να αφήνουν σχόλια και να παρακολουθούν αλλαγές σε πραγματικό χρόνο—μειώνοντας τα σφάλματα και διατηρώντας την πορεία των έργων βάσει προγράμματος.

Καλύτερη προστασία
Τα ευαίσθητα αρχεία παραμένουν προστατευμένα με ενσωματωμένη ασφάλεια. Το Microsoft 365 περιλαμβάνει ετικέτες ευαισθησίας και πρόσβαση υπό όρους.

Βελτιωμένη κανονιστική συμμόρφωση
Ένα σύστημα DMS βοηθά στη διατήρηση αρχείων καταγραφής ελέγχου, πολιτικών διατήρησης και ασφαλούς χώρου αποθήκευσης. Το Microsoft 365 υποστηρίζει τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας περιεχομένου και διαχείρισης, ώστε τα δεδομένα σας να παραμένουν σύμμορφα και προσβάσιμα.

Διεργασία

Η διαδικασία διαχείρισης εγγράφων σε 6 βήματα

Πώς διαχειρίζονται οι οργανισμοί τα έγγραφα, από τη δημιουργία έως την απόρριψή τους.

Δημιουργία και καταγραφή εγγράφων

Τα έγγραφα δημιουργούνται ψηφιακά ή ψηφιοποιούνται από φυσικές προελεύσεις μέσω σάρωσης.

Οργάνωση και ανάκτηση

Τα αρχεία οργανώνονται με ετικέτες μετα-δεδομένων και συνεπείς κανόνες ονοματοθεσίας. Τα εργαλεία αναζήτησης και τα φίλτρα σας βοηθούν να βρίσκετε εύκολα ό,τι χρειάζεστε.

Αποθήκευση και ασφάλεια

Τα έγγραφα αποθηκεύονται σε ένα κεντρικό αποθετήριο δεδομένων, προστατευμένο με κρυπτογράφηση και ελέγχους πρόσβασης. Τα αρχεία καταγραφής ελέγχου παρακολουθούν ποιος είχε πρόσβαση ή επεξεργάστηκε κάθε αρχείο.

Πρόσβαση, διανομή και συνεργασία

Τα αρχεία κοινοποιούνται με ασφάλεια σε εξουσιοδοτημένους χρήστες. Οι ομάδες μπορούν να επεξεργάζονται από κοινού, να σχολιάζουν και να παρακολουθούν τις αλλαγές σε πραγματικό χρόνο.

Έλεγχος εκδόσεων και έγκριση

Οι αλλαγές παρακολουθούνται αυτόματα, ώστε να έχετε πάντα πρόσβαση στην πιο πρόσφατη έκδοση. Τα έγγραφα μπορούν να δρομολογούνται αυτόματα για έλεγχο και έγκριση.

Διατήρηση, αρχειοθέτηση και διαγραφή

Τα έγγραφα διατηρούνται για το απαιτούμενο χρονικό διάστημα, βάσει νομικών ή επιχειρηματικών πολιτικών. Στη συνέχεια, είτε αρχειοθετούνται για μακροπρόθεσμη πρόσβαση είτε διαγράφονται με ασφάλεια.

Ενοποίηση πολλών εφαρμογών σε μία πλατφόρμα

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων διατηρεί τα έγγραφά σας ενημερωμένα και ασφαλή. Και αν χρησιμοποιείτε ήδη εργαλεία της Microsoft όπως το SharePoint, το OneDrive ή το Teams, έχετε όλα όσα χρειάζεστε για τη διαχείριση περιεχομένου σε μεγάλη κλίμακα.

Ένας άντρας που φοράει γυαλιά και μπλε πουκάμισο κοιτάζει έναν φορητό υπολογιστή.

Ας αρχίσουμε

Microsoft SharePoint

Συνεργαστείτε και κοινοποιήστε έγγραφα με ασφάλεια σε ολόκληρη την επιχείρησή σας.

Μάθετε περισσότερα

Μια γυναίκα που φοράει γυαλιά και λευκό σακάκι εργάζεται σε έναν υπολογιστή.

Λύση

Διαχείριση περιεχομένου με το Microsoft 365

Δημιουργήστε, διαχειριστείτε και ασφαλίστε περιεχόμενο και δεδομένα με υπηρεσίες διαχείρισης περιεχομένου με τεχνολογία AI σε όλο το Microsoft 365.

Μάθετε περισσότερα

γυναίκες με γυαλιά που κοιτούν την οθόνη

Λύση

Σάρωση και αποθήκευση με το OneDrive

Αποφύγετε τον ογκώδη σαρωτή και μετατρέψτε τα έγγραφά σας, τις αποδείξεις, τους πίνακες και ακόμη και τα δελτία ταυτότητάς σας σε αρχεία PDF.

Μάθετε περισσότερα

Ένας άνδρας που φοράει γυαλιά και κοιτάζει έναν φορητό υπολογιστή.

Προϊόν

Αποκτήστε απόλυτη σιγουριά με το Αντίγραφο ασφαλείας του Microsoft 365

Μην περιορίζεστε στα αντίγραφα ασφαλείας—Διατηρήστε την επιχείρησή σας σε λειτουργία με γρήγορη ανάκτηση.

Μάθετε περισσότερα

Ένας άνδρας και μια γυναίκα που κοιτάζουν ένα tablet.

Ιστολόγιο

Διαβάστε για τα προγράμματα επεξεργασίας εγγράφων

Ανακαλύψτε τι είναι ένα πρόγραμμα επεξεργασίας εγγράφων και πώς να επιλέξετε το κατάλληλο πρόγραμμα επεξεργασίας για τις δικές σας ανάγκες.

Μάθετε περισσότερα

Ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) είναι λογισμικό που σας βοηθά να αποθηκεύετε, να οργανώνετε και να διαχειρίζεστε ψηφιακά αρχεία, όπως έγγραφα Word, αρχεία PDF και υπολογιστικά φύλλα. Διατηρεί τα πάντα σε ένα σημείο, διευκολύνει την αναζήτηση εγγράφων και προσθέτει δυνατότητες όπως έλεγχο εκδόσεων, δικαιώματα πρόσβασης και ίχνη ελέγχου.
Microsoft 365. Περιλαμβάνει εργαλεία όπως το SharePoint και το OneDrive, τα οποία βοηθούν τους οργανισμούς να αποθηκεύουν, να οργανώνουν, να κοινοποιούν και να προστατεύουν ψηφιακά έγγραφα.
Η διαχείριση εγγράφων εστιάζει στην αποτελεσματική οργάνωση, αποθήκευση και πρόσβαση σε αρχεία σε όλες τις ομάδες και τα συστήματα. Ο έλεγχος εγγράφων διασφαλίζει ότι χρησιμοποιούνται μόνο εγκεκριμένες, ενημερωμένες εκδόσεις εγγράφων, επιβάλλοντας αυστηρά δικαιώματα πρόσβασης και παρακολούθηση εκδόσεων.
Microsoft 365. Περιλαμβάνει το SharePoint και το OneDrive, τα οποία βοηθούν τις ομάδες να αποθηκεύουν, να οργανώνουν και να συνεργάζονται σε έγγραφα με ασφάλεια.
Ξεκινήστε προσδιορίζοντας τις ανάγκες της ομάδας σας—όπως ασφαλή αποθήκευση, έλεγχο εκδόσεων ή συνεργασία. Αναζητήστε μια λύση που ενσωματώνεται με τα υπάρχοντα εργαλεία σας, υποστηρίζει τις απαιτήσεις συμμόρφωσης και κλιμακώνεται μαζί με την επιχείρησή σας.

Ένας οδηγός για τη διαχείριση εγγράφων

Γιατί τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων έχουν σημασία

Βασικά συμπεράσματα

Τι είναι η διαχείριση εγγράφων;

Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS);

Ποιες είναι οι βασικές δυνατότητες ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων;

Ασφαλείς και αποτελεσματικές λύσεις DMS σε μεγάλη κλίμακα

SharePoint

OneDrive

Αρχειοθήκη Microsoft 365

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της χρήσης ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων;

Η διαδικασία διαχείρισης εγγράφων σε 6 βήματα

Δημιουργία και καταγραφή εγγράφων

Οργάνωση και ανάκτηση

Αποθήκευση και ασφάλεια

Πρόσβαση, διανομή και συνεργασία

Έλεγχος εκδόσεων και έγκριση

Διατήρηση, αρχειοθέτηση και διαγραφή

Ενοποίηση πολλών εφαρμογών σε μία πλατφόρμα

Microsoft SharePoint

Διαχείριση περιεχομένου με το Microsoft 365

Σάρωση και αποθήκευση με το OneDrive

Αποκτήστε απόλυτη σιγουριά με το Αντίγραφο ασφαλείας του Microsoft 365

Διαβάστε για τα προγράμματα επεξεργασίας εγγράφων

Συνήθεις ερωτήσεις

Τι είναι ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων;

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ διαχείρισης εγγράφων και ελέγχου εγγράφων;

Ποιο εργαλείο χρησιμοποιείται συνήθως για τη διαχείριση εγγράφων;

Πώς μπορώ να επιλέξω το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων για τον οργανισμό μου;

Ακολουθήστε το Microsoft 365