Στρατηγικές διατήρησης δεδομένων για ενισχυμένη διαχείριση

• Καθορίστε τη διάρκεια διατήρησης των δεδομένων για να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση και να μειώσετε τα περιττά κόστη αποθήκευσης.
• Αξιοποιήστε συστήματα όπως τα ECM και DMS για να αυτοματοποιήσετε τη διαχείριση δεδομένων, απλοποιώντας τη διατήρηση και την ανάκτηση.
• Ελέγχετε και ενημερώνετε τακτικά τις στρατηγικές διατήρησης δεδομένων σας για να συμβαδίζετε με τους νέους κανόνες και τις επιχειρηματικές ανάγκες.
• Απορρίψτε με ασφάλεια τα δεδομένα όταν δεν είναι πλέον απαραίτητα, προκειμένου να προστατεύσετε ευαίσθητες πληροφορίες και να μειώσετε τον κίνδυνο.
• Εκπαιδεύστε το προσωπικό σας στις πολιτικές διατήρησης δεδομένων, ώστε όλοι να γνωρίζουν τον ρόλο τους στη διατήρηση της ασφάλειας και της συμμόρφωσης.

Συμμορφωθείτε με τα νομικά πρότυπα και προστατέψτε την επιχείρησή σας
 

• Ισχύει για κάθε οργανισμό που επεξεργάζεται δεδομένα πολιτών της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΕΕ). 
• Τα προσωπικά δεδομένα πρέπει να διατηρούνται μόνο για όσο διάστημα είναι απαραίτητο για τον αρχικό τους σκοπό. 
• Οι οργανισμοί οφείλουν να ορίζουν και να τεκμηριώνουν τις περιόδους διατήρησης σε μια σαφή πολιτική. 
• Τα προσωπικά δεδομένα πρέπει να διαγράφονται με ασφάλεια μόλις πάψουν να είναι απαραίτητα. 

• Ισχύει για το δίκαιο της πολιτείας της Καλιφόρνια. 
• Οι οργανισμοί πρέπει να δημοσιοποιούν τις πολιτικές διατήρησης δεδομένων και τις κατηγορίες προσωπικών δεδομένων που συλλέγουν. 
• Οι καταναλωτές έχουν το δικαίωμα να ζητούν τη διαγραφή των προσωπικών τους δεδομένων. 
• Οι οργανισμοί οφείλουν να ικανοποιούν τα αιτήματα διαγραφής εντός των προβλεπόμενων χρονικών πλαισίων. 

• Ισχύει για τη νομοθεσία των ΗΠΑ σε ομοσπονδιακό επίπεδο. 
• Οι οργανισμοί υγειονομικής περίθαλψης πρέπει να διατηρούν τα ιατρικά αρχεία και τις προστατευόμενες πληροφορίες υγείας (PHI) για τουλάχιστον έξι χρόνια. 
• Οι PHI πρέπει να απορρίπτονται με ασφάλεια μόλις πάψουν να είναι απαραίτητες. 

• Ισχύει για τη νομοθεσία των ΗΠΑ σε ομοσπονδιακό επίπεδο. 
• Οι δημόσιες εταιρείες πρέπει να διατηρούν οικονομικά και λογιστικά αρχεία για τουλάχιστον επτά χρόνια. 
• Τα αρχεία πρέπει να απορρίπτονται με ασφάλεια μετά τη λήξη της περιόδου διατήρησης.

• Ισχύει για τη νομοθεσία των ΗΠΑ σε ομοσπονδιακό επίπεδο. 
• Τα δεδομένα πρέπει να διατηρούνται για ένα "εύλογο χρονικό διάστημα" προκειμένου να εκπληρωθεί ο σκοπός για τον οποίο προορίζονται. 
• Τα δεδομένα πρέπει να απορρίπτονται με ασφάλεια μόλις πάψουν να είναι πλέον απαραίτητα.

• Ισχύει για τη νομοθεσία των ΗΠΑ σε ομοσπονδιακό επίπεδο. 
• Τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα πρέπει να διατηρούν αρχεία (όπως πληροφορίες πελατών) για τουλάχιστον πέντε χρόνια. 
• Τα ιδρύματα πρέπει να διασφαλίζουν την ασφαλή απόρριψη των δεδομένων των πελατών όταν δεν είναι πλέον απαραίτητα.

• Ισχύει για τη νομοθεσία των ΗΠΑ σε ομοσπονδιακό επίπεδο. 
• Τα αρχεία πρέπει να περιλαμβάνουν στοιχεία εργαζομένων, τύπο περιστατικού και την παρεχόμενη θεραπεία. 
• Οι εργοδότες οφείλουν να διατηρούν αρχεία τραυματισμών και ασθενειών στον χώρο εργασίας για τουλάχιστον πέντε χρόνια. 
• Τα αρχεία έκθεσης σε επικίνδυνες ουσίες (όπως αμίαντος ή μόλυβδος) πρέπει να διατηρούνται για 30 χρόνια.
  

• Ισχύει για οργανισμούς του ιδιωτικού τομέα σε όλο τον Καναδά (εκτός από επαρχίες με παρόμοιους νόμους). 
• Τα άτομα έχουν το δικαίωμα πρόσβασης στις προσωπικές τους πληροφορίες και το δικαίωμα να ζητούν διορθώσεις. 
• Τα προσωπικά δεδομένα πρέπει να διατηρούνται μόνο για το χρονικό διάστημα που είναι απαραίτητο για την εκπλήρωση των σκοπών για τους οποίους συλλέχθηκαν. 
• Οι οργανισμοί πρέπει να θεσπίζουν σαφείς πολιτικές διατήρησης και να απορρίπτουν με ασφάλεια τα προσωπικά δεδομένα όταν αυτά δεν είναι πλέον απαραίτητα.