Système de gestion des commandes (OMS)

Se perdre.
Se révéler inexactes ou incorrectes.
Ne pas être exécutées.
Prendre plus de temps que prévu pour être expédiées.

Si un client rencontre l’une des situations mentionnées ci-dessus à plusieurs reprises, ou même une seule fois, ce client peut entretenir une perception négative des opérations de votre entreprise, ce qui permet aux concurrents d’offrir plus facilement une meilleure expérience.

En bref, l’ajout d’un OMS à votre processus permet de :

Alignez les représentants commerciaux et les plateformes en ligne.
Assurer le suivi du succès des processus au moyen d’analyses de données.
Gérer des calendriers d’expédition complexes.
Coordonner les stocks avec les commandes disponibles sur plusieurs canaux.
Assurez l’exécution des commandes lorsque vous utilisez une logistique tierce.
Éliminer les erreurs humaines lors de saisies manuelles, ainsi que l’inefficacité et la répartition incohérente des ressources.

Dynamics 365 aide votre entreprise à remplir les commandes rapidement et efficacement

Optimisez et automatisez vos capacités d'exécution des commandes avec Dynamics 365 Intelligent Order Management, une solution qui s'intègre aux systèmes CRM et ERP existants pour vous faire gagner du temps et de l'argent dans la transformation de votre chaîne d'approvisionnement numérique.

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Répondez aux besoins des clients sur plusieurs canaux pour une expérience de commerce électronique fluide, en éliminant le temps consacré par votre équipe à l'exécution des commandes et à la formation de ses coéquipiers. Il offre également un aperçu de haut niveau des commandes, réduisant ainsi les erreurs et les fautes humaines, et regroupant toutes les données en temps réel dont vous aurez besoin en un seul endroit.
Éliminez les processus manuels.
Rapportez et prévoyez les besoins en stocks pour éviter les commandes excessives ou les ventes excessives. En cas de fluctuations inattendues de la demande, vous pourrez vous connecter à vos canaux d'inventaire pour mettre en œuvre une stratégie exécutée par le commerçant.
Intégrez les systèmes de l'entreprise tels que l' ERP, y compris les entrepôts, les équipes de service client et la comptabilité.
Prenez des commandes de plusieurs pays dans plusieurs types de devises. À mesure que le monde se mondialise, votre équipe doit être préparée pour pouvoir se développer facilement sur de nouveaux marchés.

Un OMS peut, entre autres, gérer les tâches suivantes :

Optimisation et automatisation de l’exécution des commandes.
Atténuation des interruptions de processus.
Gestion du cycle de vie des commandes.
Réponses à des modèles commerciaux en constante évolution.

Les avantages d'un OMS

Quelle que soit la taille de votre entreprise, la mise en œuvre d’un système de gestion des commandes peut améliorer vos opérations commerciales de haut en bas. Voici quelques-uns des nombreux avantages que présente l’ajout d’un OMS à votre entreprise.

Automatisation. Un système de gestion des commandes repose sur l’automatisation, depuis l’exploitation de votre boutique jusqu’à la livraison de votre produit. Cela vous permet d’économiser sur le travail manuel, contribuant ainsi à réduire les coûts de main-d’œuvre. Les fenêtres d'exécution devenant de plus en plus courtes, un OMS choisit l'entrepôt ou le lieu d'exécution, dicte l'ordre d'exécution et envoie une demande d'exécution à l'entrepôt afin que le personnel puisse se préparer à la commande.

Parce que vous êtes en mesure de raccourcir le délai d’exécution, vous pourrez réaffecter les ressources utilisées pour vous concentrer sur des aspects plus complexes de votre entreprise qui contribuent à la croissance et à la satisfaction des clients. Cela augmentera également la sécurité des données, un élément important dans le monde de plus en plus numérisé d’aujourd’hui.
Moins d'erreurs humaines. Les erreurs humaines sont l'une des principales sources d'erreurs d'exécution dans les entrepôts et peuvent entraîner des problèmes importants. Quelle que soit la taille de l’erreur. En mettant en œuvre un système de gestion des commandes précis, les tâches sont traitées automatiquement. Un OMS peut effectuer un contrôle des stocks multicanal et une optimisation de l'entrepôt en envoyant des alertes sur tout, des niveaux de stock aux éventuels besoins de liquidation. Cela permet d’éviter les retards d’expédition, les frais de marché et les clients insatisfaits.
Rapports en temps réel. Le traitement des commandes prend du temps. Lors de la mise à jour de votre système, de nouvelles informations arrivent constamment. Et lorsque vous ajoutez ces éléments manuellement, vous ne disposez pas toujours des informations les plus récentes à portée de main. Un OMS peut fournir des données en temps réel sur les commandes, les stocks et les informations client. Ce type de données est un excellent complément à l'analyse de votre site Web, garantissant que vos stratégies marketing réussissent à attirer des clients à long terme.
Prévient les ruptures de stock en prévoyant les stocks. Si votre entreprise n'a pas accès à un logiciel de prévision et aux niveaux de stock, vous ne pourrez pas savoir quand réapprovisionner votre entrepôt. Cela entraîne deux gros problèmes : le surstockage et les ruptures de stock, ce qui signifie que vous avez soit de grandes quantités de stocks invendus dans un entrepôt, soit pas assez de stock pour répondre aux demandes. L’ajout d’un OMS résout les deux problèmes.

Vous pouvez mieux prévoir les saisons de pointe et de forte vente, les produits populaires et les tendances d'achat. Vous serez en mesure de déterminer précisément la quantité d’espace d’entrepôt dont vous aurez besoin pour vos produits, en disposant toujours de la bonne quantité de stock à tout moment.
Source unique de vérité. Votre tableau de bord OMS contiendra toutes les informations dont vous avez besoin pour suivre votre entreprise et vos ventes. En combinant la comptabilité, l’inventaire et les informations clients, vous serez en mesure d’élaborer de nouvelles stratégies de manière efficace.
Facilité d'évolution et opportunités multicanaux. À mesure que votre entreprise continue de croître, il est essentiel de disposer d'un système de gestion des commandes capable de croître en même temps que votre entreprise. En devenant une opération multicanal, vous devrez suivre les commandes à mesure que leur exécution devient compliquée : le trafic client circule via plusieurs canaux. Vous devrez suivre les commandes via une gamme de marchés et de sites Web. Un OMS peut centraliser ces commandes, suivre ses données, mettre à jour l'inventaire et l'acheminement des commandes.

Le processus étape par étape de l'OMS

La plupart des systèmes de gestion des commandes suivent un processus en six étapes pour aider à traiter et à exécuter avec précision et rapidité les commandes des clients. Ce processus vise à garantir que vous répondez à tous les besoins de vos clients tout en leur offrant une expérience utilisateur omniprésente mais personnelle. Les six étapes sont :

Découverte
La première étape de votre processus de gestion des commandes vient du client. Que ce soit via votre boutique en ligne, un site Web tiers ou par téléphone, le client placera votre produit dans un panier en ligne et ajustera immédiatement votre inventaire actuel. Le système peut également vous alerter si l'article est simplement dans le panier ou si le client l'a abandonné.
Passation de commande
Une fois que votre client décide d’acheter le produit, l’OMS communique avec votre équipe comptable ou financière pour vérifier les informations de paiement par carte de crédit et traiter la commande. Une fois la commande approuvée, elle sera acheminée vers l’exécution.

Les vendeurs en gros ou B2B peuvent choisir un modèle de facture et choisir de recevoir d'abord un devis pour les achats en gros. Ensuite, une facture leur est envoyée et doit être payée avant une date limite précise.
Exécution des commandes
Une fois la commande arrivée à l'entrepôt, votre OMS choisira l'option la plus proche ou la plus accessible à proximité de la destination de la commande, puis calculera les frais d'expédition et les transporteurs les plus rapides. Un OMS peut être en mesure d’aider à imprimer des étiquettes d’expédition, des bons de livraison et des reçus.
Gestion d'entrepôt
Avoir un SKU et un code-barres pour chaque article sera crucial à cette étape. Si un produit possède les deux, cela augmente la précision de l'exécution et permet à votre entrepôt de scanner plus facilement votre produit et de l'ajouter à la commande. Il existe quatre méthodes pour récupérer des articles dans votre entrepôt :

Commande unique. Les articles d’une seule commande sont prélevés et livrés à la station d’emballage.

Préparation de commandes par lots. Un préparateur de commandes se voit attribuer un certain nombre de commandes en une seule tournée à prélever et à ramener au poste d'emballage.

Sélection de zone. Chaque préparateur de commandes se voit attribuer une zone d'entrepôt désignée et les articles de ces zones sont ajoutés à une commande au fur et à mesure de leur passage dans chacune d'elles.

Cueillette de vagues. Toutes les zones sont prélevées simultanément et rassemblées en un seul endroit pour être consolidées.

Si un article est en rupture de stock, votre OMS peut communiquer avec vos vendeurs et fournisseurs pour envoyer à l'avance un réapprovisionnement à l'entrepôt. La création d'un point de commande permet de maintenir votre inventaire constamment approvisionné. Il placera automatiquement une nouvelle commande d’achat lorsqu’il atteindra le seuil bas tout en alertant les responsables de l’entrepôt du retard possible dans l’exécution.

La commande est également envoyée à votre service comptabilité ou alerte votre logiciel de comptabilité du nouvel achat. Une solution de gestion financière solide facilite les audits mensuels et de fin d’année, les impôts et bien plus encore.
Expédition
Une fois la commande sélectionnée parmi les produits de votre entrepôt, votre équipe d'emballage récupérera les articles de votre entrepôt et les scannera à des fins d'inventaire. Ensuite, ils choisiront, emballeront et expédieront votre produit à partir des détails fournis par votre OMS. Trois éléments à prendre en compte lors de vos efforts d’emballage sont :

Précision de la commande. Assurez-vous que chaque élément est dans le bon ordre.

Taille de la boîte. Prévoyez d’intégrer les dimensions dans vos prix. Disposer de trois à cinq tailles de boîtes standard permet de réduire les coûts sans trop compliquer votre processus.

L'emballage approprié. Certains matériaux d’emballage peuvent offrir une meilleure protection à votre produit, mais peuvent coûter plus cher. Choisissez le bon type de véhicule, à la fois économique et garantissant un voyage en toute sécurité.

Suivi. Votre OMS peut également envoyer au client une notification indiquant que son produit a été expédié et les heures d'arrivée estimées. Vous et le client pouvez suivre le produit depuis son expédition initiale dans votre entrepôt jusqu'à sa destination.
Suivi après-vente

Une fois que le produit a quitté votre entrepôt et après l'heure indiquée après l'arrivée de l'expédition, l'OMS doit automatiquement envoyer un courriel au client lui demandant d'évaluer le produit et de s'assurer que tout ce qui figure dans sa commande a été reçu. Ce suivi devrait également comporter des instructions détaillées sur la manière de contacter le service client.

Si vous avez un client insatisfait, une politique de retour et de remboursement efficace ainsi que des instructions doivent être faciles à trouver et à suivre. Un OMS peut traiter rapidement une demande de remboursement et communiquer avec l'équipe comptable pour traiter le remboursement. Votre OMS peut également se connecter à votre fournisseur de déclarations pour garantir que toutes vos données sont exactes et mises à jour.

Il existe également des cas où votre OMS peut signaler des commandes spéciales, qu'il s'agisse de remplacements de retour, de cadeaux de remerciement ou de commandes VIP. Lorsque ces commandes sont traitées via le système, votre OMS peut les marquer avec un code unique, permettant à votre équipe de fidélisation de la clientèle d'en assurer personnellement l'exactitude.

Défis des systèmes de gestion des commandes

Si votre entreprise n’est pas assez grande ou n’a pas suffisamment de commandes pour prendre en charge la mise en œuvre d’un OMS, l’ajout de ce type de plateforme pourrait s’avérer trop long ou coûteux. Avant d’ajouter ce système à votre processus, il pourrait être bénéfique pour votre équipe et votre entreprise de connaître les éventuels obstacles à venir. Voici quelques défis qui peuvent survenir au cours du processus de gestion des commandes :

Complications de mise en œuvre. L’ajout d’un nouveau système à votre processus, en plus des solutions existantes que vous avez déjà mises en œuvre, peut sembler compliqué et écrasant.
Prix Allant de quelques centaines à des milliers de dollars, il existe de nombreux systèmes de gestion des commandes parmi lesquels choisir, et cher ne signifie pas toujours le meilleur. Si votre entreprise ne peut pas se permettre un système ERP complet, concentrez-vous sur l’ajout d’un système d’exploitation plus robuste.
Faire le bon choix. Il existe tellement de systèmes de gestion des commandes disponibles qu'il peut être difficile de décider lequel répondra à tous vos besoins. En parcourant votre liste de contrôle et en plaçant vos éléments indispensables dans une hiérarchie avec vos éléments agréables à avoir, vous serez en mesure de voir quel OMS conviendrait le mieux à votre entreprise.

Choisir un OMS adapté à votre entreprise prend du temps et nécessite l’adhésion de nombreux membres de votre équipe. Afin de vous assurer de choisir un OMS qui convient à tout le monde, vous devrez poser des questions pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe.

Volume des commandes
Nombre de références
Logiciels ou matériels existants
Détails sur votre processus de formation et d'habilitation
Votre calendrier de transition de mise en œuvre

Enfin, évaluez et comparez. Vous pouvez avoir plusieurs fournisseurs sur votre liste avec différentes propositions. Vous devrez décider si votre OMS est une solution logicielle unique ou plusieurs outils et processus. Vous aurez également besoin d’un OMS qui connecte le commerce électronique au support client afin qu’ils puissent accéder à votre service client automatisé. Vous souhaiterez créer une expérience numérique unifiée sur une plateforme haut de gamme utilisant la dernière technologie. Voici quelques questions que vous pouvez vous poser avant de prendre votre décision : chaque système :

Élimine les processus manuels grâce à des flux de travail automatisés ?
Prend en charge plusieurs emplacements d’entrepôts ?
Fournit des actualisations de stocks en temps réel ?
Ajoute de nouvelles fonctionnalités ?
Fournit des rapports et des prévisions pour mieux identifier les problèmes et anticiper les changements ?
Gère les ventes avec différents canaux, devises et zones géographiques ?

Tirer le meilleur parti de votre nouveau logiciel est l’objectif ultime pour vous et votre équipe. Même si vous ne trouvez pas de solution unique de gestion des commandes qui réponde à tous vos critères, vous apprendrez ce dont vous avez besoin pour la durée de vie de votre entreprise. Choisir la meilleure solution OMS pour votre équipe vous aidera à faire passer l’exécution de vos commandes et vos opérations commerciales au niveau supérieur.

Choisir Dynamics 365 comme votre prochain OMS

Pour toute entreprise en expansion, la mise en œuvre d’un OMS qui s’intègre parfaitement à vos processus actuels est la prochaine étape pour développer et fidéliser votre clientèle.

Permettre aux clients de voir votre inventaire en temps réel et la possibilité de commander en toute sécurité via un processus de paiement sécurisé sont les éléments les plus cruciaux de votre commerce électronique. Un système de gestion des commandes rapide et fiable qui permet aux entreprises de vendre sur plusieurs canaux et de générer des commandes de vente automatiques devrait faire partie de toute stratégie de marketing et de vente. Le bon système de gestion des commandes peut vous aider à obtenir une expérience de commande et d’achat cohérente en orchestrant de manière proactive vos efforts d’exécution des commandes et en optimisant les flux de commandes.

Une solution comme Dynamics 365 Intelligent Order Management vous aidera à faire évoluer vos opérations en toute simplicité tout en obtenant des informations en temps réel qui vous aideront à gérer chaque aspect du cycle de vie de vos commandes. En offrant une plus grande flexibilité, une plus grande transparence et une livraison à temps avec votre prochain système de gestion des commandes, votre entreprise peut garantir une expérience client positive à chaque fois.

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