Les 5 outils de gestion de projet pour être plus efficace

Dans l’environnement stressant d’une entreprise en perpétuel mouvement, il est parfois difficile de gérer un projet. De nos jours, comme la plupart des employés, vous êtes souvent submergés de courriels, de réunions et de tâches urgentes qui vous empêchent de vous consacrer pleinement à vos projets. Heureusement, il existe des outils conçus pour vous faciliter la vie. Pour améliorer les chances de réussite de vos projets, qu’ils s’adressent à des clients ou à des acteurs internes, les cinq outils de gestion de projet suivants peuvent vous permettre d’économiser du temps, de l’argent et de l’énergie.

Diagrammes de Gantt et tableaux Scrum

Face à l’armada de mots qui assaillent constamment notre attention limitée, un simple visuel peut s’avérer très efficace dans le cadre de la planification de projet. Les diagrammes de Gantt affichent des barres horizontales pour représenter les différentes phases d’un projet et la progression de celui-ci. En un coup d’œil, vos collaborateurs identifieront les tâches en cours (ou à accomplir) et sauront quand intervenir. Ils évalueront également la durée de chaque phase.

De même, les tableaux Scrum sont très utiles pour gérer les projets aux délais moins stricts et impliquant plusieurs équipes. Le tableau affiche les différentes phases du projet (planification, exécution, etc.), avec des repères pour chaque équipe. Au fil de leur progression, les équipes peuvent déplacer leurs repères sur le tableau. Toutes les personnes impliquées bénéficient ainsi d’une vision globale du projet et de la place qu’elles occupent au sein de celui-ci.

Attribution de tâches

Le plus difficile n’est pas d’accepter une tâche, mais de se souvenir de l’accomplir, notamment lorsqu’un message isolé est éclipsé par une nouvelle requête. D’où l’utilité de se doter d’un outil d’attribution de tâches en ligne. Les personnes chargées de telle ou telle partie d’un projet (qu’il s’agisse de la création d’un logo ou du calcul des chiffres définitifs) peuvent se connecter à cet outil et identifier leur attribution exacte. En fonction de la configuration de leur compte, elles peuvent également recevoir des courriels de notification pour leur rappeler les échéances.

De leur côté, les chefs de projet peuvent superviser leur équipe et vérifier que toutes les tâches sont effectuées en temps et en heure sans avoir à parcourir de longues chaînes de courriels. Cela permet d’éviter les retards coûteux et les frustrations inutiles.

Répartition des ressources

Dans un environnement d’agences, une bonne répartition des ressources est essentielle. Les chefs de projet ont besoin d’un outil efficace pour planifier et superviser les heures de chacun des membres de leur équipe afin d’éviter les surcharges de travail, de respecter les délais et de satisfaire les clients. Mais cette forme d’organisation ne doit pas nécessairement se limiter au monde de la « création ». Ne serait-il pas utile, y compris au sein d’un siège social, d’avoir une vue d’ensemble des disponibilités des différents membres de l’équipe?

Consultez vos collaborateurs au préalable pour estimer (dans la mesure du possible) leurs disponibilités tout au long du projet. Demandez-leur de noter leurs dates de vacances ainsi que les jours où ils seront indisponibles pour cause de réunions ou d’autres engagements professionnels. Ces estimations vous permettront de concevoir des calendriers réalistes. Un outil de répartition des ressources en ligne permettra à tous les membres de votre équipe, vous compris, de comparer les heures de travail réelles avec les estimations, et de les ajuster en conséquence, pour améliorer les flux de travail futurs.

Outils de commentaires

Les outils de commentaires peuvent avoir différentes fonctions. Certaines personnes les utilisent pour effectuer des demandes de modification strictes et minutieuses, et d’autres pour faire part d’impressions et de réactions relativement vagues. Il peut arriver que différentes parties prenantes soumettent des avis divergents. Tout cela ne facilite pas la tâche de la personne chargée de donner suite à ces commentaires. Qui est-elle censée écouter?

Les outils de commentaires permettent aux parties prenantes de voter et de classer différentes versions de livrables. Il est ainsi plus facile pour le groupe concerné de suivre une direction cohérente et juste. Si l’opinion d’un individu doit avoir plus de poids (en raison de son expertise, par exemple), vous pouvez ajuster son vote afin qu’il compte pour deux voix.

Rapports prêts à l’emploi

Quel que soit le projet, les rapports d’avancement et les analyses rétrospectives sont déterminants, et ils ne doivent pas nécessairement prendre beaucoup de temps. Plutôt que de passer un temps précieux à créer un rapport personnalisé, choisissez une option prête à l’emploi. Il vous suffira d’entrer les chiffres pertinents et de laisser le programme générer la mise en forme et les visualisations de données appropriées.

Et vous pourrez ainsi commencer à planifier votre projet suivant sans perte de temps.

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