Unified Communications as a Service

UCaaS è un modello di recapito cloud che riunisce le comunicazioni unificate (UC), come chat, condivisione di file, telefonia e strumenti per videoconferenze, in una singola interfaccia o piattaforma.

Con comunicazioni unificate e collaborazione, le aziende hanno un maggiore controllo sui loro flussi di lavoro e processi e i dipendenti hanno una connessione più efficiente. Inoltre, le soluzioni per comunicazioni unificate eliminano la necessità di usare più strumenti di comunicazione, migliorando così l'organizzazione, l'efficienza e la produttività dell'azienda. 

Con "Unified Communications" si indica una varietà di strumenti di comunicazione e produttività integrati in un'unica piattaforma. Strumenti comuni nelle piattaforme UC includono telefono VoIP, messaggistica istantanea, email, riunioni online, conferenze, calendari e pianificazione.

"As a Service" indica il modello di recapito utilizzato per software e servizi cloud.  

La differenza principale tra UC e UCaaS è semplicemente la posizione del provider dei servizi di comunicazioni unificate. UC è un termine generale che include UCaaS e può essere sia basato sul cloud che ospitato in locale. UCaaS è solo basato sul cloud.

Essendo basati sul cloud, i sistemi UCaaS in genere sono più facili da adattare e più convenienti rispetto ai tradizionali sistemi UC locali. Molte soluzioni UCaaS offrono un abbonamento mensile o annuale, con prezzi basati su servizi a più livelli e numero di utenti. Le piattaforme UC locali tradizionali, d'altra parte, richiedono un investimento iniziale maggiore, oltre ai costi relativi alla manutenzione e alle licenze.

La tecnologia UC usa una singola interfaccia per gestire le comunicazioni, consentendo ai team di cambiare facilmente canale: dai messaggi con i colleghi, alle chiamate con i clienti e alle videoconferenze con gli stakeholder. Anziché avere bisogno di più piattaforme o provider per diversi servizi, UCaaS semplifica gli innumerevoli strumenti di comunicazione che le aziende usano tutti i giorni in un'unica piattaforma, migliorando la collaborazione e la produttività.

UCaaS funziona tramite Internet, quindi i dipendenti possono accedere agli strumenti di cui hanno bisogno praticamente su qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento. Questo significa che i dipendenti possono lavorare in modo efficiente e rimanere connessi ovunque si trovino: in un ufficio, a casa o mentre sono in viaggio.

Anziché ospitare le piattaforme UC su una rete locale tradizionale, le soluzioni UCaaS sono ospitate in modo sicuro su Internet. Questo elimina la necessità di supporto tecnico e manutenzione in loco e rende la distribuzione delle soluzioni UC più veloce e più economica, un fattore particolarmente utile man mano che le aziende crescono o che le esigenze organizzative cambiano. Inoltre, le soluzioni UC basate sul cloud supportano meglio il personale mobile o ibrido, il che aiuta le aziende a risparmiare sui costi relativi agli uffici e ai viaggi.

Un sistema UCaaS consente alle aziende di migliorare l'efficienza e la produttività, oltre a fare in modo che i dipendenti siano connessi ovunque si trovino. Ecco alcune funzioni fondamentali di UCaaS:

• Chat: la messaggistica istantanea consente ai team dislocati in aree geografiche diverse di comunicare in tempo reale. La chat spesso include funzionalità come messaggi individuali e di gruppo, canali di team e progetto, oltre a funzionalità per la condivisione di file integrate per una comunicazione rapida e conveniente.
  
  
• Funzionalità vocali: i servizi telefonici come l'inoltro di chiamata, le riunioni telefoniche, le registrazioni delle chiamate e il routing delle chiamate avanzato aiutano le aziende a velocizzare il processo decisionale. In UCaaS, le funzionalità vocali sfruttano la tecnologia VoIP.
  
  
• Video: il video consente le riunioni online per i team, rendendo possibili le interazioni faccia a faccia anche in fusi orari diversi. Le funzionalità di collaborazione avanzata come la condivisione dello schermo, le registrazioni e la chat permettono ai team di sfruttare al meglio questo strumento essenziale.
  
  
• Collaborazione: le funzionalità di collaborazione come calendari e pianificazione, la condivisione di file e gli strumenti di gestione dei progetti aiutano i dipendenti a dedicarsi ad attività diverse e a rimanere allineati rispetto agli obiettivi.

Una comunicazione efficace è fondamentale per le aziende di qualsiasi dimensione, soprattutto mentre sempre più organizzazioni si adattano a un modello di lavoro remoto e ibrido permanente. Tuttavia, UCaaS aiuta i team fornendo loro ben più che una semplice collaborazione virtuale: permette alle aziende di rimanere competitive nei mercati in evoluzione.

Ecco alcuni vantaggi di UCaaS:

• Riduzione dei costi
  Poiché UCaaS si basa sul cloud e dispone di un'unica interfaccia, le aziende devono sostenere costi ridotti per la manutenzione, le licenze e l'installazione iniziale. Inoltre, le aziende possono risparmiare anche sulle spese per l'ufficio e i viaggi.
  
  
• Scalabilità
  Le soluzioni UCaaS semplificano l'onboarding e facilitano l'aggiunta di nuovi utenti man mano che i team crescono. Inoltre, i sistemi UCaaS dispongono delle più recenti tecnologie per migliorare i processi aziendali, con aggiornamenti automatici grazie a nuovi strumenti, app e funzionalità di sicurezza.
  
  
• Produttività aumentata
  Invece di lavorare su diverse piattaforme, i dipendenti hanno tutto il necessario in una posizione centralizzata, cosa che migliora l'efficienza dei flussi di lavoro e la gestione dei progetti. Questo aiuta i team a lavorare più velocemente e a migliorare la qualità del lavoro.
  
  
• Flessibilità
  Con una varietà di strumenti di comunicazione in un'unica piattaforma, UCaaS aiuta le aziende a rispondere e adattarsi ai cambiamenti velocemente, oltre a soddisfare le esigenze dei clienti in tempi più rapidi. Inoltre, UCaaS consente ai dipendenti di lavorare praticamente ovunque su qualsiasi dispositivo con una connessione Internet affidabile.

UCaaS offre molti vantaggi aziendali, ma ci sono anche degli svantaggi da considerare.

Ecco i vantaggi di UCaaS:

• Distribuzione più rapida.
  
  
• Maggiore mobilità per i dipendenti.
  
  
• Risparmio sui costi.
  
  
• Migliore efficienza dei flussi di lavoro.
  
  
• Tecnologia sempre aggiornata.

Ecco gli vantaggi di UCaaS:

• Dipendenza da una buona connessione Internet.
  
  
• Chiamate di emergenza limitate.
  
  
• Possibili problemi di interoperabilità con l'hardware esistente.

Ogni organizzazione può trarre vantaggio dall'adozione di un sistema UCaaS, ma la paura di interruzioni delle comunicazioni può spingere le aziende a non fare questa scelta. Ecco le procedure consigliate per rendere la transizione più semplice e garantire la continuità aziendale:

1. Controlla lo stack di strumenti di comunicazione attuale.
   Quando si passa da un sistema di comunicazione tradizionale a una piattaforma UCaaS, è importante identificare tutti gli strumenti di comunicazione attualmente usati dai dipendenti nei vari team e reparti. Si potrebbe scoprire che ci sono strumenti che si sovrappongono o che sono presenti funzionalità che non vengono mai usate; sapere questo può aiutare a prendere decisioni migliori nell'adozione di un nuovo sistema UCaaS.
   
   
2. Valuta le esigenze.
   I sistemi UCaaS in genere hanno un piano di servizi a più livelli, quindi sapere quali funzionalità sono necessarie e quali sono le attuali lacune è fondamentale. Questo periodo di valutazione è anche una possibilità per raccogliere feedback dai membri del team e capire in cosa possono essere migliorati i flussi di lavoro.
   
   
3. Avvisa il team e chiarisci le tempistiche della transizione.
   Nell'adozione di un sistema UCaaS, assicurati che il team conosca le tempistiche di questo passaggio. Sarà un'implementazione graduale o una transizione immediata? Coinvolgere i dipendenti aiuta a garantire che abbiano abbastanza tempo per documentare i processi e riduce al minimo l'interruzione delle attività.
   
   
4. Accedi alle risorse di apprendimento in anticipo.
   Potresti aspettarti una curva di apprendimento nel passaggio a nuovi sistemi di comunicazione, ma fornire supporto e risorse in anticipo dovrebbe rendere questo processo più semplice. Sfrutta i materiali di apprendimento forniti dal provider di servizi UCaaS oppure organizza un training per fare in modo che i dipendenti abbiano tutto il necessario dopo l'implementazione del nuovo sistema UCaaS.

Investire in una nuova piattaforma UCaaS offre molti vantaggi per qualsiasi azienda, ma può essere difficile confrontare i vari provider di servizi UC e scegliere quello più adatto alle esigenze. Per trovare il miglior provider di servizi UC per la tua azienda, tieni presenti i criteri riportati di seguito:

1. Servizio clienti
   Il provider di servizi UC ha una chat in tempo reale o un supporto telefonico sempre disponibile? Ci sarà assistenza nell'implementazione iniziale o nella migrazione UC? Viene fornito un onboarding o un training continuo per il team? Saper che tipo di assistenza è disponibile se devi risolvere un problema è un elemento importante da considerare nella scelta del miglior provider di servizi UC.
   
   
2. Sicurezza
   Con dipendenti remoti e ibridi che lavorano su diverse reti e vari dispositivi, è importante cercare funzionalità di sicurezza complete in un provider di servizi UCaaS. Prima di investire, parla con un rappresentante dell'infrastruttura del provider di servizi UC con crittografia dei dati, gestione delle minacce e controlli e autorizzazioni di accesso.
   
   
3. Affidabilità
   Quando metti a confronto vari provider di servizi UC, considera la cronologia del tempo di attività oppure chiedi di vedere la documentazione relativa alle prestazioni dell'affidabilità del provider. La percentuale del tempo di attività deve essere superiore al 99%. Puoi anche consultare le pagine sui social media dei provider di servizi UC per vedere se c'è uno schema o una cronologia di interruzioni.
   
   
4. Esperienza utente coerente
   Un sistema UCaaS aiuta i dipendenti a lavorare su vari dispositivi, quindi avere un'interfaccia utente e un'esperienza utente coerenti è fondamentale. Questo consente di risparmiare tempo e rende più semplice per i dipendenti esplorare e gestire gli strumenti di comunicazione che usano tutti i giorni. Inoltre, semplifica il lavoro dell'IT per fornire supporto se necessario.

A causa della pandemia di COVID-19, la tecnologia UCaaS è diventata una necessità per molte aziende, consentendo ai team di lavorare da remoto e rimanere competitivi anche in periodi di incertezza. In futuro, UCaaS continuerà a essere una parte essenziale della trasformazione digitale delle aziende, aiutando i team a migliorare i processi interni, l'engagement dei clienti e ad adattarsi ai nuovi mercati.

La tecnologia UCaaS è ormai una realtà mentre sempre più aziende adottano un modello di lavoro flessibile o ibrido permanente. Per soddisfare le esigenze di un personale distribuito, le funzionalità di UCaaS si stanno evolvendo velocemente.

Ad esempio, un aspetto chiave delle piattaforme UCaaS è quello degli indicatori di presenza, che fanno sapere ai colleghi quando qualcuno è assente, al telefono o sta conducendo una presentazione. Questi strumenti eliminano anche le distrazioni e aiutano i dipendenti a mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata, indicando quando qualcuno è alle prese con attività urgenti, è occupato o ha finito la propria giornata lavorativa. Anche i componenti di chat e video di UCaaS sono migliorati, con nuove funzionalità di reazione per incoraggiare la partecipazione alle discussioni e per coinvolgere meglio i partecipanti nelle riunioni.

Man mano che la tecnologia di comunicazione si evolve, sempre più aziende stanno adottando piattaforme UC basate sul cloud per essere sempre aggiornate con le ultime funzionalità e misure di sicurezza. Altre tendenze che plasmano il futuro della tecnologia di comunicazione aziendale includono:

Le tecnologie basate su IA e apprendimento automatico, come chatbot, assistenti intelligenti e dati analitici, continueranno a evolversi nelle piattaforme UC. Nei sistemi UCaaS, l'IA può perfezionare i flussi di lavoro automatizzando i processi, migliorare l'accessibilità con funzionalità di riconoscimento vocale e ottimizzare l'efficienza con consigli e pianificazioni intelligenti.

I sistemi UCaaS sono la soluzione ideale per la comunicazione e la connessione dei dipendenti, ma possono migliorare anche le relazioni con i clienti. Man mano che le tecnologie aziendali si sviluppano, sempre più soluzioni UCaaS consentono di migliorare le esperienze dei clienti integrando centri di contatto o strumenti CRM (Customer Relationship Management) nella piattaforma.

Più modi per comunicare e collaborare si traducono in più punti di ingresso per le minacce alla sicurezza. Man mano che le tecnologie di comunicazione si evolvono, le piattaforme UC continuano a perfezionare la loro infrastruttura per apportare miglioramenti nella gestione delle minacce, nei servizi di crittografia e nella protezione dei dati. I sistemi UCaaS possono anche sviluppare componenti aggiuntivi per la sicurezza per soddisfare le esigenze di conformità di settori specifici.