今注目されるニューノーマルの働き方とは? そのために必要な電話環境とは?

最近よく耳にするハイブリッドワークとは

最近、ハイブリッドワークという考え方が浸透してきています。ハイブリッドワークとはどのような働き方なのでしょうか。「ハイブリッド」だから、何か複数のものを組み合わせた働き方でしょうか。
その通りです。一般的にハイブリッドワークとは、オフィスでの勤務と、リモートワーク (テレワーク*1) を組み合わせた勤務形態のことを指します。リモートワークには、自宅のほかサテライトオフィス、時間単位で利用できるレンタルオフィスブースなども含まれます。またハイブリッドワークには、場所だけでなく時間に関しても、フルタイムに限らず 1 日数時間、または週に 3 日働くなどのこれまでの概念とは異なるワークスタイルを含むことがあります。このように複数の選択肢を提供することで、従業員は個人の好みや環境に応じて働き方を選べるようになります。

実は、日本でハイブリッドワークの考え方が注目され始めたのは、コロナ禍の前です。「働き方改革関連法」（正式名称：働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律）が公布されたのが 2018 年 7 月。労働人口の減少や正規雇用者と非正規雇用者の格差などが社会課題となり、その解決策の一つとして公布、施行されたものです。企業としては人材が不足する中、従業員にこれまでのような長時間労働を課せられなくなり、ますます業務の効率化が求められています。そして「働き方改革」を旗印に、ハイブリッドワークの考え方が注目されるようになったのです。

これに拍車をかけたのが、新型コロナウイルス感染症 (COVID‑19、以下コロナ) です。人混みを避けるためにステイホームが推奨されたことで、自宅などでも仕事ができる環境が重要になってきました。もちろん業種や職種によっては出勤しなければ仕事ができませんが、改めて「全員が出勤する必要があるのか」が問われました。

ここに興味深い調査結果があります。コロナ禍が始まったころ、経営層と従業員にリモートワーク (テレワーク) に対する意向を調査したものです。

【COVID-19収束後のテレワーク・在宅勤務継続意向】

左は 2020 年 3 月にガートナーから発表された調査結果*2です。250 人の CFO (最高財務責任者) へのアンケートで、実に 74% が何らかの形でテレワークを継続したいと答えています。
右は 2020 年 4 月、株式会社パーソル総合研究所が行った日本全国の就業者を対象とした調査 (第 2 回目)*3 のうち、テレワーク実施者 500 人の回答です。「テレワークを続けたい」が約 53%、20 代、30 代では 60% 以上が続けたいと回答しています。このように、企業 (経営層) でも、従業員でも、コロナ収束後のリモートワーク、在宅勤務継続の意向が高いことが分かります。

そこで気になるのが、リモートワークの生産性です。確かに従業員にとって、在宅勤務は通勤時間が不要で時間を有効に使えるというメリットがありますが、当然課題もあります。ハイブリッドワークを実践している当社マイクロソフト社内の調査結果をもとに、詳しく見ていきましょう。

*1：この記事では、「リモートワーク」「テレワーク」という言葉を、どちらも「オフィスから離れた場所で働くこと」という同義で使用しています。

*2：Shifting Some Employees to Remote Work Permanently | Gartner

*3：新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査 - パーソル総合研究所 (persol-group.co.jp)

【在宅勤務、あるいは、オフィス勤務を選択したマイクロソフトの従業員がその選択を行った理由】

データの詳細を見ると、従業員のその場所で働く理由が矛盾している状況が浮かび上がってきました。

• 「ワークライフバランス」を、オフィスに出社する理由とする人 (12％) もいれば、在宅勤務の理由とする人 (59％) もいる
• オンラインミーティングができれば在宅勤務が望ましいと答えた人 (23％) もいれば、チームコラボレーションは実際に集まって行うべきものだと考えている人 (70％) もいる
• ほとんどの時間オフィスで仕事する予定であると答えた従業員のうち、58％ が「集中して仕事できる」を理由に挙げ、ほとんどの時間在宅で仕事する予定であると答えた従業員でも、同じ58％ が「集中して仕事できる」を理由に挙げている

つまりある従業員はワークライフバランス、仕事への集中、会議などをオフィスに通勤する理由とし、別の従業員はそれらを在宅勤務の理由としているのです。正反対のワークスタイルで、同じ利益を求めているわけです。
このような現象を、サティア ナデラは「ハイブリッドパラドックス (Hybrid Paradox)」と呼んでいます。人々はどこにいても仕事ができる柔軟性を求めていますが、同時に人と人とのつながりをより強く求めており、万能なワークスタイルはありません。サティア ナデラはこのように言っています。

「従業員の期待は変化し続けているため、ハイブリッドワークには万能のアプローチが無いことを新しいデータは示しています。組織がこの複雑性を解決する唯一の方法は、人々の働き方、住む場所、ビジネスプロセスへの取り組み方といった事業モデル全体に柔軟性を取り入れることです。」

従業員が希望通りに働けるかの鍵は「柔軟性」

今後、このポジティブな感情を維持していくためには、柔軟性を提供し、すべての従業員が場所にかかわらず平等に働ける環境、制度を整備する必要があります。そのためには、新しいベストプラクティスを作り出し、新しいテクノロジーを取り入れることが重要です。

現在、これまでにない大規模な人材移動の時代ともいわれています。この時代にハイブリッドパラドックスを踏まえて、これまでの仕事のあり方を再定義する必要があるでしょう。様々なバックグラウンドや趣向を持つ従業員のニーズに応えるキーワードは、「柔軟性」です。働く場所、勤務時間、コミュニケーションの方法などに複数の選択肢を用意すること。簡単な挑戦ではありませんが、企業・組織にとっては、従業員の満足度を高める、さらには、業績を向上させる絶好の機会となり得ます。ほとんど前例がなく、当社もすべての答えを持っているわけではありませんが、多くの企業・組織で、ハイブリッドワークを適切に機能させるために、マイクロソフトがお役に立てればと思います。

【ハイブリッドワークという考え方】

コロナのパンデミックが 20 年前でなくて本当に良かったと思います。今では 1 人 1 台 (もしくはそれ以上) のスマートフォンが普及し、一般家庭でも高速のネットワークが利用できます。技術的には、社用メールをスマートフォンや個人の PC で使えるだけでなく、Teams のようなコミュニケーションツールが普及し、チームメンバーが物理的に離れていても、チャット、資料の共有、オンライン会議などができるようになりました。
コロナ禍で、請求書などの紙の書類をデジタル化した会社も多いのではないでしょうか。法的整備や電子証明書などの技術も後押しし、ここ2 年でペーパーレス化は急速に進んでいます。

このように柔軟な働き方、ハイブリッドワークを推進する環境はかなり整ってきています。

Teams で電話環境を再定義しませんか?

メールやチャットなどリモートワークに対応できる環境が整ってきていますが、電話はどうでしょう。出社しないと会社の電話に応対できないのではないでしょうか。その応対のために、輪番で社員が出社している企業も多いようです。

テクノロジーが進化しニューノーマルな働き方が求められる時代。今こそ長年変化していない古い電話環境を再定義してはいかがでしょうか。このようなお悩みはございませんか。

• オフィスに固定された電話機環境のため、出社しないと外線電話の受発信ができない
• 費用対効果を考えると、全員に会社支給の携帯電話を配れない
• ヘルプデスク、コールセンターや問い合わせ対応窓口の従業員は出社せざるを得ない
• コロナで分散出社している中、電話の取り次ぎ業務が負担
• PBX が老朽化している
• オフィスの専用電話機は古くて使いにくい
• コロナでオフィスの縮小や拠点閉鎖がある

Teams 電話ならこのような課題を解決できるかもしれません。

ハイブリッドワーク環境を Teams 電話で

Teams 電話とは、一言でいうと Teams 上で外線電話をする機能です。普段使っている固定電話の番号が Teams 上で使えるようになります。
Teams 上でチャットや資料編集の作業しながら、そのまま同じアプリで外線電話に出たり掛けたりできるだけでなく、Teams ならではの新しい電話機能も使えます。IT 管理者の方が管理しやすいのも特長のひとつ。今まで PBX 工事が必要だった電話設定が、ユーザー自身でできる点もご好評をいただいています。