Teams 電話で電話の管理がラクに。オフィスのフリーアドレス化も推進

総務・管理編：従来型の電話環境の課題を Teams 電話で解決!

企業、組織には電話全体を管理している部門の方がいらっしゃいます。今回は「総務・管理編」と称して、電話網の設定、電話システムの運用などをされている総務部門や管理部門の方を想定してご説明します。
こういった部門の方は、従来の電話にどのような課題をお持ちで、Teams 電話でそれらをどのように解決できるか、一つずつ見ていきましょう。

電話の設定変更に時間・手間・コストがかかる!

PBX を利用した電話回線では、組織改編のたびに行う設定変更が負担ではないでしょうか。PBX ベンダーに工事の手配をするのに煩雑な作業が発生し、依頼してから工事をして設定完了まで 1 カ月程度かかるのが通常です。コロナ禍もあり、時代の変化に合わせて迅速に人員を再配置しても電話が使えるまでに時間がかかるのでは生産性も落ちてしまいます。また一般に、設定変更のたびにコストも発生します。

Teams 電話なら工事が不要。各種設定も管理者の方が Teams の管理者用メニューから簡単に変更いただけます。第 1 回のブログでもご説明したとおり、横河レンタ・リース様では数百回線をお一人で管理されているそうです。

PBXの保守、運用が大変!

皆様の会社には PBX が何台導入されているでしょうか。各拠点に大小さまざまな PBX があり、その維持管理の工数、コストが課題ではありませんか。日常的なメンテナンスのほか、今後も大きな組織改編や拠点のオープン / クローズ、オフィスの引っ越しがあれば、その都度、手間をかけ機器や工事のコストを払い続けなくてはなりません。

Teams 電話を導入すれば、PBX の管理は不要になります。運用負荷の軽減とともに、省スペース、省電力にもなります。

電話応対業務の可視化ができない!

従業員から電話の使用状況について質問が来たとき、あるいは人事考課のため電話応対の状況を知りたいとき、旧来の電話回線では得られる情報があまりなかったのではないでしょうか。Teams は、レポート機能が充実しており、管理者の方は電話応対について図のような情報を得ることができます。

これは、自動応答および通話キューの状況を可視化したレポートです。誰が長時間応対しているかなどが、グラフで一目でわかります。

オフィスのフリーアドレス化が進まないのはなぜ?

マイクロソフトコーポレーションの調査 The Work Trend Index  によると、ビジネスの意思決定者の 66％ が、「ハイブリッド作業環境に、より適切に対応するために物理的なスペースを再設計すること」を検討しています。もはや従業員の人数だけでオフィスを設計できません。人数とオフィスの面積は比例せず、「どのような働き方をするか」が非常に重要になってきています。

最近、ABW (Activity Based Working：アクティビティ ベースト ワーキング) という考え方が注目されています。ABW では、仕事を何種類かのアクティビティに分類して考えます。例えば、「複数人で打ち合わせをする」「集中して考える」「リラックスしてアイディアを出し合う」「作業する」のようなアクティビティに分けることが多いようです。当然、行うアクティビティの内容によって、最適な場所も変わってきます。大手事務機器メーカーの株式会社イトーキでは、ABW を「企業とワーカーの相互信頼に基づき、”自己裁量”を最大化することで、ワーカー自らが仕事の仕方を自律的にデザインする働き方戦略」と定義しています。最大限のパフォーマンスを出すために、その時々に適した働き方ができるように、フレキシブルに対応できるフリーアドレス制が必要なのです。

しかし、オフィスをなかなかフリーアドレス化できない現実もあります。

フリーアドレスのメリット

まずはフリーアドレスのメリットを挙げてみましょう。固定席を設けず、好きな場所で仕事をするフリーアドレスにはさまざまなメリットがあります。

• コミュニケーションの活性化
  必要に応じてチームで集まって、作業したりアイディアを出したりすることができます
• 業務の効率化
  静かな場所でじっくり考えたり、広い場所で資料を広げたりできます
• オフィスの美化と物理的セキュリティの強化
  私物はロッカーにしまうので、オフィスがすっきりし、盗難や紛失のリスクも減少します
• ペーパーレス化の推進
  紙を置く場所が減るため従業員の意識が変わり、ペーパーレス化が加速します
• オフィス スペースの有効利用
  オフィスに出社している従業員の分だけスペースを確保して無駄なスペースをなくします

このようにオフィスのフリーアドレス化には多くのメリットがありますが、一方で導入しても問題なく運用できるか疑問を持つ方も多いようです。以下 3 種類の疑問についてお答えします。

目の前にいない部下をどうやって管理する?

フリーアドレス制導入を検討しているお客様からよく聞かれるのが、「部下や仕事仲間が目の前にいないため状況が分からず不安」という声です。確かに実際に目の前にいる状況とは異なりますが、それでも Teams のようなツールを使うことでかなりの部分を解決できます。

Teams のプレゼンス機能で在席しているか、応答可能かどうかが分かります。また、すぐにチャットや通話 (Teams電話) で連絡を取ったり、Teams 会議を開いて資料を画面で共有しながら説明をしたりすることもできます。また、Teams ではサードベンダーのアプリをアドイン機能として使うことができ、お客様のご要件に合わせてさまざまなアプリを付加することも可能です。例えば 「PHONE APPLI PEOPLE」 (旧称：連絡とれるくん) を使えば、在席状況のほか社内の専門家や社外のお客様の電話番号も Teams 上で一元管理することができます。

参考：「PHONE APPLI PEOPLE」のMicrosoft Teamsアプリ版をリリース | ニュース | 株式会社PHONE APPLI

固定電話番号や代表電話番号にかかってきた電話を誰が受ける?

Teams 電話を活用して BYOD の推進も可能

これまで述べてきた通り、オフィスのフリーアドレス化にはスマートフォンが欠かせません。しかし「全社員にスマートフォンを支給するのはコストがかかる」とお考えの方も多いことでしょう。お客様先などに訪問し移動の多い現場職の方ならともかく、基本的にほぼオフィスまたは自宅で仕事をする事務職の方には、社給のスマートフォンは不要と判断する組織もあります。

そこで、ペルソナ別にスマートフォンと Teams 電話の使い方をご提案します。

Teams 電話を活用した BYOD スマートフォン戦略のメリット

Teams 電話を活用した BYOD スマートフォン戦略にはさまざまなメリットがあります。

Teams 電話で総務・管理部門の負担を削減し、リモートワーク、オフィスのフリーアドレス化も実現できる環境へ

これまで見てきた通り、Teams 電話はオフィスのフリーアドレス化を推進します。通信料の削減、コミュニケーションツールの統合、PBX 更新・保守費用の削減といったメリットだけでなく、BYOD 戦略ならスマートフォンの機種代が不要で TCO 削減も可能。オフィスのフリーアドレス化、さらにはハイブリッドワークを成功させるためにも、ぜひ Teams 電話をご検討ください。

最後に、Teams 電話を導入してフリーアドレスを実現されている、横河レンタ・リース様の事例をご紹介します。
同社では Teams 電話でオフィスのフリーアドレス化も実現しつつ、「大幅なコストダウン」「円滑なテレワークの導入」「運用管理にかかる負担の大幅削減」に成功されています。
Microsoft Customer Story-PBX ベースの既存電話システムを Teams 電話 ＋ UniTalk へと移行、コスト削減とテレワーク対応に加え、柔軟な組織変革も容易に

ABWについて詳しくはこちらのウェビナーをご覧ください。
これからのオフィスの在り方を考える！ ハイブリッド ワークスタイル セミナー (microsoft.com)

次回は、Teams 電話の最新機能をご紹介します。

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