ハイブリッド ワークへの新たな期待に Microsoft Teams と Microsoft 365 で応える 3 つの方法
5 年前、私たちは Microsoft Teams という胸躍る旅に出発しました。目指していたのは、コラボレーションとチームワークのためのハブを作ることです。職場でのビデオ会議は当たり前のものではありませんでしたが、当初から明らかだったのは、非同期と同期的のコラボレーションを 1 つの製品で組み合わせることによって他にはない機会、つまり他の人々と一緒に働き、学び、つながる方法を再考する機会が生まれることでした。
この節目を迎えるにあたり、これまで私たちに、最高の仕事をしようという意欲を与えてくださったお客様とパートナーの皆さまにお礼を申し上げます。病院から学校、非営利団体、そして民間大企業に至るまで、これほどまでに多くの方がそれぞれの目標達成に Teams をお使いになっていることに恐縮しています。
今日では、2.7 億人を超える人々が Teams をハイブリッド ワークに使用しています。組織の 50% 以上が Teams を標準としていることが、最近の Morgan Stanley による CIO (最高情報責任者) 対象の調査で判明しています1。リモート ワークからハイブリッド ワークへの移行に伴い、Teams Rooms のアクティブ デバイス数は前年比 2 倍以上に増加し、Teams 電話のアクティブ ユーザー数は 8,000 万近くに達しています。オフィスから現場担当者まで、Teams は働く人々すべてをサポートします。実際に、現場担当者による Teams の使用量は前年比で 2 倍となっています。
私たちの取り組みは、まだ終わることはありません。すべての組織が新しい働き方の世界で躍進していけるように、私たちはこれからもご意見を聞き、学び、イノベーションを続けていきます。本日公開する 2022 Work Trend Index での知見によれば、働き方と仕事への期待がたった 2 年でこれほど劇的に変化したことはかつてなく、したがって私たちのソリューションも進化が必要となっています。
本日発表する新しい製品イノベーションは、ハイブリッド ワークを work させる (効果を発揮させる) ことを目的とするものです。たとえば、より積極的に参加できる会議エクスペリエンス作りや、外部のパートナーや顧客とのコラボレーションの実現、働く人々が柔軟に思いどおりに働ける仕組み作りまで、これらの新しい機能とソリューションは、職場への人々の新たな期待に応えるものです。
詳しく見ていきましょう。
1. オフィス エクスペリエンスを再考する
ハイブリッドやリモートという働き方が 2 年続いた後でも、私たちのデータによればオフィスは依然として、従業員とマネージャーにとって重要な場所です。ただし、オフィスでの時間が通勤に見合うものにするためには、ビジネス リーダーが物理的スペースと文化的規範の両方を再考する必要があります。つまり、対面で集まるときは誰が、なぜ、どこで集まるかを明確にするということです。また、物理的スペースのデザインは、ハイブリッドのチームがつながりとエンゲージメントを感じられるようにする必要があります。
私たちの調査では、ハイブリッド ワークする従業員の 38% にとって自分の最大の難題はオフィスにいつ、なぜ出勤するかを知ることでしたが、誰がどこで仕事をするかについてチーム内の取り決めがある企業はわずか 28% でした。
チーム メンバーに合わせて出勤する時間を決めるのに役立つように、Outlook の機能が更新され、会議出席依頼への返信で自分が対面とバーチャルのどちらで参加する予定であるかを表明できるようになります。この新しい会議出席依頼返信オプションは、Outlook on the web でのパブリック プレビューを 2022 年第 2 四半期に開始する予定です。
ハイブリッド会議に会議室内から参加する人々のために、自分の存在感の確立を簡単に、しかも混乱を防ぎながらできるようにします。そのための新しい機能が Teams Rooms 用コンパニオン デバイスのエクスペリエンスに追加されます。現在では、Teams Rooms での会議に個人用デバイスから参加するときに、ハウリングを避けるため音声は自動的にオフになります。間もなく、ノート PC のビデオをオンにするよう促す機能が追加されます。これで、会議室内のどこにいるかにかかわらず、その人の姿がリモートの参加者にもはっきりと見えるようになります。混乱を防ぐために、その人の映像は会議室前面スクリーンには表示されず、会議室内でコンパニオン デバイスから参加している人々のギャラリー ビューにも表示されません。これらの機能強化の一般提供開始は 2022 年第 2 四半期を予定しています。詳細については、Tech Community のブログ「ハイブリッド エクスペリエンスを Microsoft Teams Rooms と Teams デバイスでレベルアップ」をご覧ください。
デジタルと物理的という 2 つの職場環境の間にあるギャップを埋めるために、Teams Rooms にフロント ローという新しい会議レイアウトが導入されます。ハイブリッド会議専用に設計されたこのレイアウトでは、ビデオ ギャラリーが目の高さとなるように画面最下部に配置されるので、会議室内にいる人々がリモートの参加者と自然に、お互いの顔を見ながら会話できるようになり、双方が同じ物理的スペースにいるような感覚が生まれます。コンテンツが画面の中央に配置され、その周囲に会議の追加情報や参加者のセンチメント (チャット、挙手、ライブ リアクションなど) が表示されます。フロント ローは現在プレビューとして提供されており、本年中にさらに機能が拡張される予定です。Teams のフロント ローの詳細情報をご覧ください。
私たちは現在、ハイブリッド ワークのために作られた最新の Microsoft エクスペリエンス (Teams、Microsoft 365、Windows、Whiteboard) を Surface Hub 2S でも、つまり Microsoft Teams 認定済みのコラボレーション キャンバスと会議のデバイスでも実現するよう作業中です。現在では、リモートのチーム メンバーも会議室内でのやり取りをダイナミック ビューで見ることができます。これは AI 搭載の新しい Microsoft Surface Hub 2 スマート カメラで実現します。デバイス内蔵の自動フレーミング技術によって会議室のビューが動的に調整され、参加者が退室したときや、新たに入室したとき、あるいは誰かがディスプレイ上のコンテンツを操作しているときに、フレームが変更されます。Surface Hub 2 スマート カメラは既に提供を開始しています。詳細については、デバイスのブログをご覧ください。
自分の姿が他のメンバーから見え、声が聞こえることは、シームレスなコラボレーションができるインクルーシブな会議環境を作るうえで不可欠です。Teams Rooms 対応のタッチ対応ディスプレイ ソリューションが新たに Neat と Yealink から登場します。現在 Teams Rooms on Android の認定取得中で、発売は 2022 年第 2 四半期を予定しています。これらはオーディオ、ビデオ、タッチ ディスプレイ、コンピューティングを 1 台にまとめたデバイスであり、導入が簡単で、コラボレーションのエクスペリエンスをさらに拡大します。詳細については、新しい Tech Community のブログをご覧ください。
2. どの会議も価値あるものにする
私たちは、働き方の変化を理解するために数兆件ものデータ ポイントを収集しています。1 週間あたりの会議時間は 2020 年 3 月と比べて 250% 以上増加しました。同時に、より柔軟なコラボレーションのパターンが出現していますが、これは働く人々の一日の時間の使い方が変わったことを示しています。会議の時間は短くなり、臨時の会議が増えています。仕事を遂行するためのチャネルとして、チャットのような非同期型が使用されています。
私たちは、新しい働き方の実現に全力で取り組んでいます。たとえば、最高のプレゼンができるように力を与える、あるいは異なるタイム ゾーン間の非同期コラボレーションを実現することですが、私たちが目指しているのは、全員が積極的に参加できるエクスペリエンス作りです。それは会議を効率化するとともに、一人一人の仕事の成果を全員に確実に伝えるものとなります。
2021 年 9 月に発表した PowerPoint のカメオ機能で、Teams でプレゼンする人のカメラ フィードがそのプレゼンテーションに自然に統合されます。自分の姿をスライド上のどの場所に、どのように表示するかをカスタマイズできます。また、PowerPoint でのレイアウトを提案する "デザイナー" 機能で、最適な見え方を選ぶことができます。カメオ機能の一般提供開始は 2022 年第 2 四半期を予定しています。
最近リリースされたレコーディング スタジオは、PowerPoint でのプレゼンテーションを録画してオンデマンド ビデオとして配信する機能ですが、これでチーム メンバーそれぞれの都合の良いときにコンテンツを見てもらうことができます。PowerPoint レコーディング スタジオは既に一般提供を開始しています。
本日、カメオとレコーディング スタジオを一体化することを発表します。これで、プレゼンテーションをシームレスに作成できるようになります。自分の姿をカメオとしてスライドのどの場所に、どのように表示するかを決定したら、スライドについて話している自分の姿をレコーディング スタジオで録画します。メッセージを配信する準備ができたら、プレゼンテーションを Teams の中で PowerPoint Live を使用して共有します。これは、そのときに会議に出席しているかどうかを問わず行うことができます。カメオとレコーディング スタジオを一体化したエクスペリエンスの提供開始は 2022 年第 2 四半期を予定しています。
注目を集めることは簡単ではありません。これが特に難しくなるのは、印象に残るプレゼンテーションをしたいのに聴く人が目の前にはいないときです。Microsoft Teams のスピーチ コーチが 2022 年第 2 四半期に登場します。これは、AI を使用して発言者本人だけにガイダンスを提供する機能です。他の人の発言をさえぎっているときはそのことが通知され、聴く人の反応を確認するタイミングも教えてくれます。
発言者の言葉が持つインパクトが失われることなく伝わるようにするために、通訳サービスを発表します。これを利用するとライブ通訳者が発表者の発言内容を別の言語に、ほぼリアルタイムで翻訳することができます。会議開催者は通訳参加者リストから指名でき、最大 16 とおりの翻訳元/翻訳先言語の組み合わせから選ぶことができます。出席者が通訳の声を聞くときは、元の音声がバックグラウンドで、音量を下げて再生されます。通訳サービスの一般提供開始は 2022 年第 2 四半期を予定しています。
会議は多くの場合、コラボレーションのスペースとなり、チームでアイデアを出し合って問題を解決する場となります。Teams の中の Microsoft Whiteboard が進化して有益なビジュアル コラボレーション ワークスペースとなりました。ここにグループのメンバーが集まって、ハイブリッドのブレーンストーミングや学習を効果的に行うことができます。Teams でのビジュアル コラボレーションを実現する機能が豊富にそろっています。たとえば、コラボレーション カーソル、50 点を超える新しいテンプレート、状況に応じたリアクションなどがあり、Teams 会議の中で既存のボードを開いて外部の人々とコラボレーションすることも可能です。これらの機能の一般提供開始は 2022 年第 2 四半期を予定しています。
3. コラボレーションとコミュニケーションを、自分のやり方で
ハイブリッド ワーカーの 50% 以上が次の 1 年以内に完全リモートに移行したいと考えていることが、私たちのデータで明らかになっています。このように柔軟性と移動の自由が求められているなかで、オフィスの固定席で固定電話を使う時代は過去のものとなりました。
Teams 電話はまもなく、真のモバイルファースト エクスペリエンスの提供をオペレーター コネクト モバイルで開始します。これは BT、Rogers、Swisscom、Telia、Verizon をはじめとする世界有数の革新的な電気通信事業者とのパートナーシップで実現するものです。これを利用すると、ユーザーは 1 つの電話番号をオフィスの席での電話番号と携帯電話番号の両方の代わりに、どのネットワークやデバイスでも使うことができます。また、通話中に別のネットワークやデバイスに切り替えても中断は発生しません。つまり、たとえば外出中に使っていた携帯電話網のサービスからオフィスの Wi-Fi に切り替えるのと同じことができます。Teams 電話用オペレーター コネクト モバイルは、いくつかの通信事業パートナーとのプレビューを次の四半期に開始する予定です。詳細については、オペレーター コネクト モバイル発表のブログをご覧ください。
Teams Connect の目的は、シームレスで安全、使いやすいコラボレーションを組織の境界を越えて実現することです。メンバーそれぞれが自分の Teams 環境に留まりながら、全員が 1 つの大きなチームとして仕事をすることができます。2021 年の終わり頃に発表した Teams Connect 共有チャネルは、組織内外の人々が 1 つの共有ワークスペースでコラボレーションできるようにするのに役立ちます。たとえば、ある新製品の仕事をしているチームが Teams チャネルを外部のデザイン チームと共有して、組織横断の共同ワークスペースを作ることができます。全員でコミュニケーションを取り、会議のスケジュールを決定し、ファイルを共有し、アプリで共同作業することが、アカウントを切り替えなくてもできるようになります。Teams Connect の共有チャネルのプレビュー開始は 2022 年 3 月末を予定しています。共有チャネルの詳細と試用については、Microsoft Teams Connect 共有チャネルのブログをご覧ください。
創造とコラボレーションを効果的に行うには、分散している情報、ドキュメント、チームをひとつにまとめる手段が必要です。2022 年 1 月に発表された Teams チャットでの Loop コンポーネントを利用すると、新しい方法でアイデア創出、創造、意思決定を一緒に行うことができます。本日、Outlook メールでの Loop コンポーネントを発表します。これで、ブレーンストーミング、アクション アイテムの実行、チームの最新ステータス情報の受け取りを、コンテキストやアプリの切り替えなしでできるようになります。1 つのコンポーネントの更新を同時に、Teams と Outlook のどちらでも行うことができます。Outlook で最新の Loop コンポーネントにアクセスするには、サインアップして Office Insider に参加してください。
私たちのデータが示しているように、ポジティブな文化は従業員が会社に求めるもののランキングで第 1 位に挙げられており、メンタル ヘルスとウェルビーイングの福利厚生がそれに続いています。新しい働き方の世界では、テクノロジによって会社文化をデジタルで現実化することが求められます。
本日発表する新機能、インスピレーション ライブラリは現在プレビューとして提供中であり、Teams の中の Viva インサイト アプリを通して利用できます。このインスピレーション ライブラリとは、インサイトをアクションに変えるために、キュレーションされたコンテンツとベスト プラクティスを Harvard Business Review や Thrive などの一流の提供元からお届けするものです。Viva インサイトによって提示される生産性とウェルビーイングに関するインサイトが、プレミアム コンテンツでさらに拡張されます。そのねらいは、より良い従業員エクスペリエンスを推進し、エンゲージメントを促進することです。インスピレーション ライブラリ プレビューのロールアウトは、Microsoft 365 ユーザー (Microsoft Viva インサイト アプリを Teams で使用していること) を対象として 2022 年 3 月中に開始する予定です。また、サポートされる 11 の言語での全世界での提供を 2022 年 4 月末までに開始する予定です。Viva インサイト アプリを Teams 内にピン留め表示する方法の説明と、インスピレーション ライブラリの詳細情報をご覧ください。
最後に、リモート/ハイブリッド ワーク共通の課題の 1 つとしてソーシャル キャピタル (社会的資本)、つまり人と組織が成功を続けていくためのリレーションシップのネットワークを維持することが挙げられます。友情と人間関係を作ることは、ハイブリッド ワーク環境では簡単ではありませんが、私たちは皆さまが自分自身を表現するのに役立つツール作りに力を入れており、しかもそれを楽しくできるようにしたいと考えています。
現在では、Teams での会話で自分の個性を表現するための新しい Fluent 絵文字を利用できます。生き生きとした楽しいスタイルの、1800 点を超える 3 次元絵文字でメッセージに感情表現と遊び心を取り入れることができます。カテゴリを選択してから、スキン トーン セレクターで気分にぴったりの絵文字を選びます。Fluent 絵文字は現在プレビューとして提供中です。
今後の展望
働き方に関して多くのことが変化しましたが、それでも変わらないものが 1 つあります。それは、人が中心ということです。人を支える Microsoft Teams のようなテクノロジを利用すると、ハイブリッド ワークの効果を発揮させることができます。すべての人、そしてすべてのものをひとつに集めることができるからです。
改めて、この 5 年間私たちとともに一歩一歩を進んできてくださったお客様とパートナーの皆さまにお礼を申し上げます。記念として、Teams の新しいカスタム背景をご用意しています。また、コミュニティのブログでは Teams 実現の台裏を紹介しています。
1Weiss, K., Baer, J., and Huang, B. (2021 年 10 月 5 日). CIO Survey Takeaways- Further Solidifying the Leadership Position. (p3). Morgan Stanley Research.
