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什麼是雲端 ERP?

了解雲端 企業資源規劃 (ERP) 系統的功能和優點、如何尋找及實作新的雲端 ERP 解決方案，以及這項技術的未來發展。
探索 AI 支援的雲端 ERP

什麼是雲端 ERP?

雲端 ERP 軟體可協助企業使用雲端式解決方案管理核心流程。與內部部署 ERP 不同，雲端 ERP 是託管在廠商的伺服器上，且可線上存取，因此不需要昂貴的硬體和 IT 維護費用。雲端 ERP 可提升效率、降低成本，並提供彈性、可擴縮性和實時資料存取。這可讓企業快速適應、做出明智的決策，並專注於成長，技術層面則交給專家去處理。

主要重點

  • 雲端 ERP 系統會將各種商務流程整合至統一的平台以簡化作業，導致提高生產力並減少手動工作量。
  • 雲端 ERP 解決方案能夠根據企業需求向上或向下調整資源，確保不同需求期間的最佳效能。
  • 雲端 ERP 可以消除內部部署基礎結構的需求並降低維護費用，隨著時間大幅節省成本。
  • 由於可以即時存取最新的資訊，人員可以做出更明智的決策，並更快速地回應市場變更。
  • 雲端 ERP 提供者會自動處理系統更新和安全性修補程式，提供最新的功能和保護，而不需要手動介入。

雲端 ERP 系統的主要功能

雲端 ERP 系統包含許多元素可協助企業最佳化其管理作業的方式。其中一些主要功能包括：
 
  • 即時資料存取。雲端 ERP 系統可即時存取資料，讓企業做出明智的決策，並快速回應不斷變更的市場情況。

  • 他整合功能。雲端 ERP 解決方案可連結整個企業的應用程式 (例如客戶關係管理和人力資源系統) 來整合資料，以建立整個企業的單一精確視圖。

  • 行動裝置協助工具。雲端 ERP 系統可以從任何具有網際網路連線的裝置存取，支持遠端工作和分散式小組模型。

  • 不同需求使用不同類型。雲端 ERP 解決方案的種類包括軟體即服務 (SaaS)、多租用戶和單一租用戶。 SaaS 解決方案會託管在廠商的伺服器上，並透過網際網路存取，有自動更新並降低 IT 負荷。多租用戶解決方案包含由多個客戶共用的基礎結構，其成本較低，但自訂選項也較少。單一租用戶解決方案則相反，它會為單一客戶提供專用的基礎結構以提升控制能力，但成本會較高。

傳統內部部署 ERP 系統與雲端

傳統內部部署 ERP 系統與雲端 ERP 系統之間有幾個主要差異，這會影響每種系統的基礎結構類型、成本、可擴縮性和維護。了解傳統型與雲端 ERP 系統之間的差異，可協助您針對最適合貴企業的解決方案類型，做出明智的決策。在做出決策時，預算、可擴縮性和 IT 資源可用性均是需要考慮的重要因素。

基礎結構
  • 內部部署 ERP 系統需要大量硬體和軟體投資，包括伺服器、儲存體和網路設備。這些系統在公司實體內部部署中託管和管理。

  • 雲端 ERP 系統託管於由第三方提供者管理的遠端伺服器上。您可以透過網際網路存取系統，現場硬體則不需要太强大。
成本
  • 內部部署 ERP 系統的硬體、軟體授權，以及實作前期成本很高，並需持續支付維護、升級和 IT 員工薪資等開支。

  • 雲端 ERP 系統通常採用訂閱型價格模型，以減少初始費用。成本會隨著時間分散，並會包含廠商提供的維護、更新及支援服務。
可擴縮性
  • 內部部署 ERP 系統需要額外的硬體和軟體投資才能進行擴展，這非常耗時且昂貴。向下調整可能會導致資源未充分利用。

  • 雲端 ERP 系統具有彈性和可擴縮性，讓您輕鬆向上或向下調整訂閱方案，以配合變更的需求，而不需要大量投資新的基礎結構。
維護
  • 內部部署 ERP 系統需要專用的 IT 人員來管理和維護系統，包括定期更新、安全性修補程式和疑難排解。

  • 雲端 ERP 系統包括服務提供者提供的維護與更新，減輕內部 IT 團隊的負擔。這可確保系統永遠保持最新狀態，使用最新的功能和安全性措施。
協助工具
  • 內部部署 ERP 系統通常會限制對站上位置的存取，或需要複雜的 VPN 設定才能進行遠端存取。

  • 雲端 ERP 系統可從任何地方使用網際網路連線存取，提供遠端工作與行動存取所需的彈性。
安全性
  • 內部部署 ERP 系統需要安全性與合規性才能在內部管理，對於沒有強式 IT 資源的企業來說，這是一項挑戰。

  • 雲端 ERP 系統常會提供進階的安全性功能和合規性認證，以確保資料保護和法規合規性。

為何要移轉至雲端 ERP?

移轉至新式雲端型 ERP 系統會為企業帶來許多好處。某些重要優點包括：
 
  • 節省成本： 消除對昂貴硬體的需求並減輕 IT 團隊的負擔可大幅節省成本。

  • 可擴縮性：雲端 ERP 系統具有高度可調整性，讓您能輕鬆根據需求新增或移除使用者和功能。這可簡化您的業務成長，並適應不斷變動的市場條件。

  • 改善的效率： 即時存取資料可協助整個組織做出明智的決策，並簡化營運，最終提升效率與生產力。

  • 增強的資料安全性：雲端 ERP 廠商通常會投入大量資金採取安全措施來保護其客戶的資料。這些投資可為您提供更大的安心，並降低資料外洩的風險。

如何將 ERP 移轉到雲端

移至雲端型 ERP 系統的流程可能較爲複雜，但遵循這些步驟有助於確保順利轉換。

  • 評估您目前的系統。評估您現有的 ERP 系統，找出任何痛點、效能差距、改善領域或自訂需求。評估您目前的流程是否符合您的長期商業目標。記錄所有目前與其他系統的整合，因為每個整合都需要進行移轉或重新設定。請務必在此流程初期與 IT、財務及營運的重要專案關係人互動，以全面瞭解您的需求。

  • 定義您的目標和需求。設定明確的移轉目標，例如改善可擴縮性、節省成本或增強的效能。然後識別雲端 ERP 解決方案所需的特性和功能，包括合規性、安全性和產業特定需求。

  • 選擇合適的雲端 ERP 解決方案。研究並評估符合您需求的雲端 ERP 解決方案。請務必確認每個平台與現有系統和整合的相容性，然後才選取適用於您企業的雲端 ERP 系統。

  • 規劃移轉。制定詳細的移轉計劃，概述移轉的步驟和時程表，以及移轉小組的角色與責任，其中應同時包含內部員工和外部合作夥伴。找出任何潛在風險，例如資料遺失或停機時間，並規劃必要的風險降低策略。

  • 準備資料進行移轉。封存過期或不必要的資料，然後清除並標準化剩餘的資料，以確保新系統的一致性和正確性。確保所有資料都符合相關法規或產業特定標準。自動化工具可協助簡化資料移轉，並降低手動錯誤的風險。

  • 執行新的系統。使用分階段的方法，先從一或兩個非關鍵流程開始，將中斷降至最低，再擴充到其他部門。與提供者密切合作，以快速解決任何問題，並監視移轉期間和之後的效能計量，以確保系統符合您的期望。

  • 訓練員工。提供角色特定的訓練，以確保您的員工熟悉新系統。建立易於存取的資源，例如使用者指南或教學課程，以持續參考。鼓勵意見反應，並立即解決使用者的疑慮。識別並訓練一組內部「超級使用者」，這些使用者可以在移轉後支援其團隊，這有助於推動系統的採用。

  • 測試和最佳化系統。進行完整的端對端測試，以確保工作流程、整合和報告如預期工作，且所有資料均已正確移轉。收集使用者的意見反應，並解決他們可能識別的任何問題。規劃定期審查，以確保系統隨著您的業務需求而演進。

  • 解除委任舊的 ERP 系統。維護任何公司保留原則的合規性，安全地封存日常作業不再需要的任何舊資料。重新導向資源以專注於最佳化新的雲端 ERP 系統。

  • 計劃持續支援和更新。與雲端 ERP 提供者建立支援計劃，讓更新、新功能和安全性修補程式保持最新狀態。定期審查流程與系統效能，培養持續改善的文化。監控您的關鍵計量以追蹤 ROI。

常見的雲端 ERP 移轉挑戰以及如何克服這些挑戰

雲端型 ERP 系統提供許多好處，但您也可能會在轉換和實作流程中面臨一些挑戰。一些最常見的挑戰包括：

  • 安全性與合規性風險。將敏感性商務資料移轉到雲端可能會引發有關資料外洩、法規合規性和維護隱私權標準的問題。選擇具有強式安全性通訊協定 (例如加密、多重要素驗證和合規性認證) 的 ERP 提供者可以減輕這個問題。

  • 整合問題。調整新的雲端 ERP 系統以符合您的需求，並將其與現有商務應用程式整合，可能相當耗時且複雜。請務必在評估流程期間考慮每個 ERP 提供者的彈性和預建整合，並盡可能限制自訂，以避免實作過程過於複雜並持續維護。

  • 抗拒變更。員工可能不想採用新系統，以及伴隨新系統的任何變更工作流程。儘早讓重要專案關係人參與以建立支持並優先解決疑慮，可讓轉換更輕鬆。清晰地傳達新系統的好處，以及全方位訓練和支援，均可讓使用者建立信賴感和興奮感。

  • 停機時間和中斷。實作或移轉可能會導致營運暫時中斷，影響生產力和客戶服務。規劃在離峰期間實作系統，並使用分階段方法逐漸將重要功能轉換至新系統，可以將對業務的影響降至最低。

移轉至雲端 ERP 的企業實際結果

許多企業已成功移轉至雲端 ERP 解決方案，並體驗了許多好處。以下是一些案例：

  • GSE Environmental 因孤立的資料管理系統和過時的維護架構而面臨嚴重的效率降低和 IT 成本過高的問題。使用 Dynamics 365 移轉至雲端，公司便能集中其資料和簡化 IT 作業。這個轉換不僅減少其內部部署 IT 基礎結構，也允許 GSE 重新專注於 IT 生產力，將部門支出減少超過 70%。

  • 全球貨運領導者 Maersk 有五個已中斷連線的資料中心，這些資料中心已造成資料孤立和容量問題，從而限制員工存取重要的客戶資訊。為了解決這些挑戰，Maersk 使用 Microsoft Azure 將資料移轉至雲端，讓全球員工能夠順暢且安全地傳輸資料。移轉僅六個月就完成，是預計時間的一半，這讓 Maersk 將五間資料中心全部關閉，同時增強了資料的存取性和安全性。

  • Sonee Sports 是一家小型家庭經營的零售鏈，它的 ERP 系統因爲過時而產生不正確的資料，導致客戶流失率達到 10%。透過升級至 Dynamics 365、部署 Microsoft Power BI 進行分析，以及引進雲端式電子商務系統，Sonee Sports 的 IT 維護成本降低了 38%，客戶保留率則提升了超過 8%，從而獲得客戶行為與偏好的寶貴深入解析。
探索更多雲端 ERP 成功案例，如下所示。

雲端 ERP 的未來趨勢如何?

雲端 ERP 空間的趨勢與開發一直不斷演進，有些技術 (例如 AI) 更驅動了快速的變更。針對 ERP 的未來，要留意的一些關鍵趨勢包括：

  • AI 整合。AI 在雲端 ERP 系統中扮演的角色越來越重要，協助加強分析、自動化重複的工作，並提供預測性深入解析。AI 輔助功能可協助改善決策制定、提早識別趨勢，並主動解決供應鏈中斷等常見問題。

  • 進階分析和實時報告。更健全的分析功能具有即時資料視覺效果和自助報告工具，可允許企業深入了解其營運，並透過資料導向決策更快速地處理這些深入解析。

  • 與物聯網 (IoT) 整合。從連結的 IoT 裝置 (例如感測器、機械和車輛) 收集實時資料的雲端 ERP 系統，可協助企業更有效地監視營運、追蹤資產及最佳化流程。這些整合在增強供應鏈管理方面可能帶來特別大的轉變。

  • 模組化雲端 ERP 解決方案。模組化 ERP 解決方案讓企業僅採用自己所需的功能，或減慢轉換至新系統的速度。這可降低成本和複雜性，讓組織能夠根據自己的時程表調整功能。深入了解 Dynamics 365 的模組化 AI 支援雲端 ERP 解決方案。

  • 更關注永續性。某些雲端 ERP 平台現在納入可協助企業測量和管理其環境影響的工具，例如追蹤碳使用量或最佳化資源使用方式。這些平台可以提供支援公司永續性做法所需的資料。

  • 低程式碼和無程式碼工具。完全整合的低程式碼和無程式碼工具可以讓組織自訂工作流程、儀表板和整合，而不需要大量且昂貴的開發資源。有了這些工具，即使是非技術使用者也可以根據需求量身打造雲端 ERP 系統，減少對 IT 團隊的依賴。
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常見問題集

  • 雲端 ERP 系統是一種軟體，可讓企業使用雲端式解決方案管理和整合其核心企業流程。它會託管在廠商的伺服器上，並透過網際網路存取。
  • 雲端 ERP 的主要優點包括節省成本、可擴縮性、提升效率，以及增強的資料安全性。
  • 雲端 ERP 解決方案會託管在廠商的伺服器上，並透過網際網路存取，而內部部署 ERP 則安裝在公司的伺服器上，可透過公司網路存取。
  • 若要從 ERP 移轉至雲端，企業應評估其目前的系統、定義其目標和需求、選擇正確的雲端 ERP 解決方案、規劃移轉，以及準備移轉的資料。此時，企業可以先實作新系統、訓練員工，並測試和最佳化系統，再解除委任舊系統並規劃進行中的更新。深入了解雲端移轉。
  • 雲端 ERP 是一種軟體類型，可讓企業使用雲端式解決方案管理及整合其核心流程。它提供彈性、可擴縮性，並可即時存取資料。

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