This is the Trace Id: fb544778a9986831951c6be1f49ae4a7
Přeskočit na hlavní obsah Správa obsahu Správa digitálních prostředků Správa dokumentů Správa podnikového obsahu Správa obsahu ve velkém Uchovávání dat Komunitní centrum pro správu obsahu Copilot pro Microsoft 365 SharePoint Microsoft 365 Archive Microsoft 365 Backup OneDrive Podpora Více Microsoftu 365
Žena, která píše na interaktivní tabuli
Úvod

Strategie uchovávání dat pro posílení řízení

Zajistěte soulad s předpisy, chraňte klíčová data a zajistěte rychlou obnovu v případě jejich ztráty. Seznamte se s chytrými nástroji pro uchovávání dat, které můžete využít napříč celou organizací.
Prozkoumejte Microsoft 365 Archive Objevte Microsoft 365 Backup
Uchovávání dat je proces ukládání klíčových dat po stanovenou dobu, který je chrání před narušením zabezpečení a podporuje dodržování předpisů i kontinuitu podnikání.


Uchovávání dat pomáhá firmám zůstat v souladu s předpisy, řídit rizika a zvyšovat efektivitu provozu. Integruje se se správou podnikového obsahu (ECM) a systémy pro správu dokumentů (DMS), čímž optimalizuje ukládání a načítání dat.
  • Stanovte, jak dlouho data uchovávat, abyste zajistili dodržování předpisů a předešli zbytečným nákladům na ukládání.
  • Využívejte systémy, jako jsou ECM a DMS, k automatizaci správy dat, čímž usnadníte jejich uchovávání i načítání.
  • Pravidelně revidujte a aktualizujte své strategie uchovávání dat, aby odpovídaly novým předpisům a obchodním požadavkům.
  • Bezpečně likvidujte data, která již nejsou potřeba, abyste ochránili citlivé informace a snížili rizika.
  • Proškolte své zaměstnance v oblasti zásad uchovávání dat, aby každý znal svou roli při zajišťování zabezpečení a dodržování předpisů.
pozadí
Základy uchovávání dat

Osvojte si zásady uchovávání dat

Chraňte vaše data

Zajistěte, aby data byla zabezpečená, v souladu s předpisy a vždy dostupná. 
Žena, která sedí na židli a pracuje na přenosném počítači

Stanovte jasné zásady

Stanovte, jak dlouho data uchovávat a kdo k nim má přístup, může je upravovat nebo odstraňovat.
Muž, který sedí na židli a pracuje na přenosném počítači

Mějte jasno v tom, jaká je doba uchovávání dat

Zajistěte dodržování předpisů tím, že budete data uchovávat po dobu stanovenou zákonem.
žena používající telefon

Archivujte pro snadný a rychlý přístup

Ukládejte neaktivní data zabezpečeně, aby byla připravena pro audity nebo právní potřeby.
muž pracující na přenosném počítači

Odstraňujte data s jistotou

Bezpečně likvidujte zastaralá data, abyste zachovali zabezpečení.

Klíčové aspekty uchovávání dat

Ukládejte svá data chytře pro vyšší zabezpečení a lepší kontrolu


Efektivní uchovávání dat je zásadní součástí každé strategie správy dat v organizaci. Zajišťuje ochranu dat, soulad s předpisy a jejich snadnou dostupnost přesně v okamžiku potřeby.

Zásady uchovávání dat
Zásada uchovávání dat stanovuje pravidla, jak dlouho jsou data uchovávána a kdo k nim má přístup a může je upravovat nebo odstraňovat. Zahrnuje standardy metadat a schvalovací pracovní postupy a přiřazuje role týmům, jako je IT a dodržování předpisů. Monitorování a automatizace těchto zásad zajišťuje dodržování předpisů a snižuje rizika.

Doba uchovávání dat
Doba uchovávání stanovuje, jak dlouho musí být data uchovávána podle jejich citlivosti a právních požadavků. Správné nastavení doby uchovávání pomáhá firmám dodržovat předpisy, řídit rizika a zajistit dostupnost důležitých dat pro audity nebo právní potřeby.

Archivace dat
Archivace dat umožňuje dlouhodobé uložení informací s jednoduchým a rychlým přístupem. S využitím centralizovaných úložišť, jasného indexování a metadat získávají organizace rychlý a efektivní přístup k datům, kdykoli je potřeba, ať už pro účely auditu nebo z právních důvodů, s podporou řešení DMS nebo ECM.

Likvidace dat
Po uplynutí doby uchovávání dat jejich zabezpečené odstranění zajistí, že zastaralý obsah bude bezpečně odebrán. Sladění záloh se zásadami uchovávání dat je zásadní pro to, aby citlivé informace nebyly uchovávány déle, než je nutné, čímž se zajišťuje dodržování předpisů a zabezpečení.
modré pozadí
Řešení

Řešení pro archivaci a zálohování dat

Microsoft 365 nabízí spolehlivá řešení pro ochranu a obnovu dat, včetně dlouhodobé archivace, zálohování dat a nástrojů pro spolupráci. 

Microsoft 365 Archive

Uchovávejte neaktivní data na SharePointu v nákladově efektivním úložišti málo používaných dat, které vyhovuje všem platným předpisům. Zajistěte dodržování předpisů a zároveň udržujte svá data zabezpečená a dostupná i do budoucna. 
Další informace

Microsoft 365 Backup

Chraňte svá data spolehlivým zálohovacím řešením, které umožní rychlou obnovu a zajistí kontinuitu podnikání i po ztrátě či poškození dat. 
Další informace

SharePoint v Microsoftu 365

Sdílejte, spravujte a snadno vyhledávejte obsah pomocí SharePointu, který je integrovaný s Microsoft 365 Backup a Microsoft 365 Archive a zajišťuje zabezpečený a snadno dostupný přístup k datům. 
Další informace

Proč je uchovávání dat klíčové pro podniky? 

Chraňte budoucnost svých dat


Uchovávání dat je klíčovou strategií pro dodržování předpisů, ochranu a efektivní provoz. Jasně definované zásady uchovávání dat pomáhají organizacím zajistit zabezpečení, rychle obnovit provoz a efektivně spravovat data.

Dodržování předpisů
Uchovávání dat zajišťuje, že vaše organizace splňuje právní požadavky vyplývající například ze zákona o odpovědnosti za přenos údajů o zdravotním pojištění (HIPAA), obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a zákona Sarbanes-Oxley (SOX). Uchováváním dat po předepsanou dobu a jejich zabezpečeným ukládáním zajistíte dodržování předpisů a vyhnete se nákladným sankcím.

Řízení rizik a ochrana dat
Správné strategie uchovávání vás chrání před ztrátou dat, ransomwarem a nechtěným odstraněním. Zálohovací řešení a jasně stanovené lhůty uchovávání umožňují rychlé zotavení z výpadků a zároveň udržují klíčová data v bezpečí.

Efektivní ukládání a vyhledávání obsahu
Jasně definované zásady uchovávání dat zefektivňují způsob ukládání, archivace a vyhledávání dat. Kategorizací dat a nastavením lhůt uchovávání šetříte čas i prostředky a zároveň zajišťujete rychlý přístup k důležitému obsahu.

Lepší řízení obsahu
Jasně definované zásady uchovávání dat zvyšují odpovědnost a vlastnictví. Jasně definované role a pracovní postupy zajišťují konzistentní správu a dohled, čímž přispívají k lepšímu zabezpečení a efektivnějšímu provozu.

Požadavky na dodržování předpisů týkající se uchovávání dat

Dodržujte právní normy a chraňte své podnikání
 

Soulad s předpisy je nezbytný pro správné ukládání, ochranu a likvidaci dat. Předpisy stanovují, jak dlouho musí být různé typy dat uchovávány, jak je chránit a kdy je bezpečně odstranit. Nedodržení těchto předpisů může vést k pokutám, poškození pověsti a bezpečnostním rizikům.

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR)
  • Platí pro všechny organizace zpracovávající data občanů Evropské unie (EU). 
  • Osobní data musí být uchovávána pouze po dobu nezbytnou k původnímu účelu 
  • Organizace musí definovat a zdokumentovat doby uchovávání dat v jasné stanovené zásadě. 
  • Osobní údaje musí být zabezpečeně odstraněny, jakmile již nejsou potřeba. 
Kalifornský zákon o ochraně soukromí spotřebitelů (CCPA) / Kalifornský zákon o právech na ochranu soukromí (CPRA)
  • Platí podle zákonů státu Kalifornie. 
  • Organizace musí zveřejnit své zásady uchovávání dat a kategorie shromažďovaných osobních údajů. 
  • Spotřebitelé mají právo požadovat odstranění svých osobních údajů. 
  • Organizace musí vyřídit žádosti o odstranění v předepsaných lhůtách. 
Zákon o odpovědnosti za přenos údajů o zdravotním pojištění (HIPAA)
  • Platí podle federálních zákonů USA. 
  • Organizace ve zdravotnictví musí uchovávat zdravotnickou dokumentaci a chráněné zdravotní údaje (PHI) po dobu alespoň šesti let. 
  • Chráněné zdravotní údaje musí být bezpečně zlikvidovány, jakmile již nejsou potřeba. 
Zákon Sarbanes-Oxley
  • Platí podle federálních zákonů USA. 
  • Veřejné společnosti musí uchovávat finanční a účetní záznamy minimálně sedm let. 
  • Po uplynutí doby uchovávání musí být záznamy bezpečně zlikvidovány.
Zákon Federální obchodní komise (FTC Act)
  • Platí podle federálních zákonů USA. 
  • Údaje musí být uchovávány po "přiměřenou dobu", aby bylo možné naplnit zamýšlený účel. 
  • Údaje musí být bezpečně zlikvidovány, jakmile již nejsou potřeba.
Zákon o modernizaci finančního trhu (GLBA)
  • Platí podle federálních zákonů USA. 
  • Finanční instituce musí uchovávat záznamy (například informace o zákaznících) minimálně pět let. 
  • Instituce musí zajistit bezpečnou likvidaci zákaznických dat, jakmile již nejsou potřeba.
Úřad pro bezpečnost a ochranu zdraví při práci (OSHA)
  • Platí podle federálních zákonů USA. 
  • Záznamy musí obsahovat údaje o zaměstnancích, typu incidentu a poskytnuté péči. 
  • Zaměstnavatelé musí uchovávat záznamy o pracovních úrazech a nemocech minimálně pět let. 
  • Záznamy o expozici nebezpečným látkám (například azbestu nebo olovu) musí být uchovávány po dobu 30 let.
Zákon o ochraně osobních údajů a elektronických dokumentů (PIPEDA)
  • Platí pro organizace v soukromém sektoru v celé Kanadě (kromě provincií s obdobnými zákony). 
  • Jednotlivci mají právo získat přístup ke svým osobním údajům a požadovat jejich opravu. 
  • Osobní údaje musí být uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelů, pro které byly shromážděny. 
  • Organizace musí stanovit jasné zásady uchovávání dat a zabezpečeně odstranit osobní údaje, jakmile již nejsou potřeba.
 

Vytvořte si vlastní zásady uchovávání dat

  1. Audit dat jako první krok
    Identifikujte a klasifikujte data podle jejich typu a citlivosti.
  2. Stanovte doby uchovávání
    Zajistěte soulad s předpisy (například HIPAA nebo GDPR) a rozlišujte mezi krátkodobými a dlouhodobými potřebami.
  3. Nastavte pravidla pro ukládání i likvidaci dat
    Definujte postupy pro bezpečné ukládání, archivaci a odstraňování dat.
  4. Přiřaďte role
    Vyjasněte vlastnictví a odpovědnost napříč týmy.
  5. Školení a automatizace
    Vzdělávejte týmy a automatizujte vynucování zásad (například upozornění a plánované odstraňování).
  6. Monitorujte a optimalizujte výkon
    Pravidelně provádějte audity a aktualizujte zásady podle změn v předpisech a potřebách.
modré pozadí
Zásady uchovávání informací

Jak vytvořit a zavést zásadu uchovávání dat

Zavedení robustních zásad uchovávání dat je zásadní pro dodržování předpisů a zabezpečení dat. Postupujte podle těchto kroků, aby vaše organizace mohla řídit uchovávání, ukládání a likvidaci dat způsobem, který snižuje rizika a splňuje právní požadavky.

Krok 1: Proveďte audit stávajících dat

Identifikujte data, která vaše organizace uchovává, a klasifikujte je podle typu a citlivosti. To pomáhá prioritizovat data pro uchovávání a zajistit soulad s předpisy.

Krok 2: Definujte doby uchovávání

Stanovte doby uchovávání na základě právních požadavků (například HIPAA, SOX a GDPR). Jasně definujte krátkodobé a dlouhodobé potřeby, abyste předešli zbytečnému uchovávání dat. 

Krok 3: Stanovte postupy pro ukládání, archivaci a likvidaci dat

Nastavte bezpečné metody pro ukládání, archivaci a odstraňování dat. Zajistěte, aby systémy zálohování byly v souladu se zásadami odstraňování dat a chránily citlivé informace. 

Krok 4: Přiřaďte role a odpovědnosti

Ujasněte, kdo je zodpovědný za proces uchovávání dat napříč IT, týmy pro dodržování předpisů a obchodními týmy. Přiřaďte odpovědnost za vynucování zásad.

Krok 5: Proškolte týmy a integrujte procesy do pracovních postupů

Proškolte týmy v oblasti klasifikace, ukládání a likvidace dat. Automatizujte vynucování zásad pomocí upozornění a plánovaného odstraňování, aby byla zajištěna konzistence. 

Krok 6: Monitorujte, revidujte a zlepšujte procesy

Provádějte pravidelné audity a revize, aby zásady odpovídaly aktuálním předpisům. Aktualizujte zásady podle potřeby, abyste zajistili soulad s předpisy.

Budování silné strategie uchovávání dat pro lepší řízení dat

Stanovte pravidla, která pomáhají chránit vaše data


Účinná strategie uchovávání dat je zásadní pro dodržování předpisů, zajištění kontinuity podnikání, snížení rizik a úsporu nákladů. Zavedením jasných zásad a spolehlivých systémů mohou organizace efektivně spravovat data, dodržovat předpisy a snižovat provozní rizika.


Proč zavádět efektivní postupy uchovávání dat
  • Dodržování předpisů – zajišťuje dodržování předpisů, například podle HIPAA, GDPR a SOX. 
  • Kontinuita podnikání – chrání klíčová data a zajišťuje plynulý provoz během výpadků. 
  • Snížení rizik – minimalizuje riziko úniků a ztráty dat. 
  • Úspora nákladů – pomáhá vyhnout se zbytečným nákladům na ukládání a zpracování.
Klíčové prvky strategie uchovávání dat
  • Jasně definované zásady – stanovují, jak dlouho jsou data uchovávána, kdo je spravuje a jak jsou chráněna. 
  • Řízení – zavádí procesy pro řízení přístupu, audity a odpovědnost. 
  • Bezpečné ukládání a archivace – chrání data spolehlivými metodami v souladu s předpisy. 
  • Spolehlivé strategie zálohování – zajistěte rychlé obnovení dat v případě jejich ztráty nebo poškození.
S vývojem předpisů musí organizace pravidelně aktualizovat zásady uchovávání dat, aby mohly efektivně spravovat data ve velkém měřítku a dodržovaly příslušné předpisy. Proaktivní přístup zajistí, že vaše strategie zůstane účinná a plně v souladu s právními požadavky.

Zdroje informací

Žena, která používá přenosný počítač
Ukládání dat

Uchovávejte neaktivní data na SharePointu

Zajistěte, aby vaše data byla zabezpečená, snadno dostupná a v souladu s regulačními požadavky, a zároveň minimalizujte náklady.
  • Nákladově efektivní úložiště málo používaných dat pro neaktivní data
  • Dodržování regulačních standardů
  • Snadný přístup pro audity a blokování z právních důvodů
Další informace
Muž a žena, kteří spolu diskutují u přenosného počítače
Řešení

Řešení pro správu obsahu

Získejte komplexní řešení pro správu obsahu pro organizaci, ukládání a zabezpečení vašich obchodních dat.
Další informace
Muž a žena, kteří se dívají na tablet.
Blog

Správa digitálních prostředků

Seznamte se s tím, jak může správa digitálních prostředků pomoci vaší organizaci efektivněji ukládat a uspořádávat hodnotný obsah.
Přečíst si blog
Muž s nákupním seznamem
Blog

Cloudové úložiště pro malé firmy

Seznamte se s osvědčenými postupy pro cloudové úložiště, které mohou malým firmám pomoci snížit náklady a efektivně škálovat.
Přečíst si blog
Dvě ženy, které spolu diskutují
Blog

Řízení dat pro podniky

Seznamte se s klíčovými koncepty a postupy řízení dat, které vám pomohou efektivně zabezpečit a spravovat podniková data.
Přečíst si blog
Zpět na oddíl DALŠÍ ZDROJE INFORMACÍ

Časté otázky

  • Zásady uchovávání dat představují soubor pravidel a pokynů, které určují, jak dlouho organizace data uchovává, jak je ukládá a kdy je odstraní nebo archivuje. Tato zásada pomáhá organizaci dodržovat právní požadavky a efektivně spravovat data tím, že uchovává jen nezbytné informace a bezpečně likviduje zastaralý či nadbytečný obsah.
  • Jakmile data dosáhnou konce své doby uchovávání, měla by být zabezpečeně odstraněna nebo archivována. Bezpečné odstranění zajišťuje, že citlivé informace nezůstávají přístupné, zatímco archivace slouží pro data, která je potřeba uchovat z důvodu dodržování předpisů nebo pro budoucí využití. Pravidelné audity a automatizované systémy pomáhají tyto postupy vynucovat a zajišťují, že žádná data nejsou uchovávána déle, než je nezbytné.
  • Zavedení zásad uchovávání dat za účelem dodržování právních předpisů:

    1. Proveďte audit stávajících dat – identifikujte a klasifikujte data podle typu a citlivosti.
    2. Stanovte doby uchovávání – slaďte lhůty uchovávání s příslušnými předpisy (například HIPAA, GDPR nebo SOX).
    3. Zaveďte postupy pro ukládání a odstraňování dat: Definujte zabezpečené způsoby ukládání, procesy archivace a postupy odstraňování. 
    4. Přiřaďte role a odpovědnosti – ujasněte vlastnictví napříč IT, týmy pro dodržování předpisů a obchodními týmy.
    5. Provádějte pravidelné revize – pravidelně auditujte a aktualizujte zásady, aby odpovídaly vyvíjejícím se předpisům.
  • Řízení obsahu označuje zásady a procesy, které určují, jak jsou data a obsah v rámci organizace spravovány, zpřístupňovány, ukládány a odstraňovány. Zajišťuje, že je obsah chráněn, v souladu s předpisy a dostupný, když je potřeba. Efektivní řízení zahrnuje jasné vymezení rolí, odpovědností a pracovních postupů pro bezpečnou správu dat.
  • Zálohování obsahu je proces vytváření a ukládání kopií dat, který je chrání před ztrátou nebo poškozením. Strategie zálohování zajišťují, že důležitý obsah lze obnovit v případě ztráty dat způsobené selháním systému, kybernetickými útoky (například ransomwarem) nebo neúmyslným odstraněním. Je to klíčová součást strategií uchovávání dat pro zajištění kontinuity podnikání. 
  • Archivace obsahu znamená ukládání neaktivních nebo starších dat, která se již aktivně nepoužívají, ale je nutné je uchovat z důvodu dodržování předpisů, právních požadavků nebo pro historické účely. Archivace zajišťuje, že jsou data bezpečně uložena a dostupná pro audity nebo blokování z právních důvodů, aniž by zbytečně zabírala místo v aktivních systémech. Často se provádí pomocí zabezpečených úložišť, například SharePointu nebo cloudových platforem, které splňují požadavky na dodržování předpisů.

Sledujte Microsoft 365

Prozkoumat Copilot Microsoft 365 Prohlédnout produkty Microsoft Profil účtu Centrum stahování Podpora pro Microsoft Store Vrácení Sledování objednávky Recyklace Commercial Warranties Microsoft Education Zařízení pro vzdělávání Microsoft Teams pro vzdělávání Microsoft 365 Education Office Education Vzdělávání a rozvoj pedagogů Azure pro studenty
Microsofts kunstige intelligens Microsoft Security Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teams Microsoft pro vývojáře Microsoft Learn Podpora aplikací s umělou inteligenci v obchodě Marketplace Odborná komunita Microsoft Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Softwarové společnosti Visual Studio Kariéra Novinky u společnosti Microsoft a ochrana osobních údajů Investoři
Čeština (Česko) Ochrana osobních údajů spotřebitele ve zdravotnictví Kontaktovat Microsoft Ochrana osobních údajů Spravovat soubory cookie Podmínky používání Ochranné známky O našich reklamách EU Compliance DoCs