This is the Trace Id: f36bb8f38d2201a331f6d6dc949688a2
Přeskočit na hlavní obsah Správa obsahu Správa digitálních prostředků Správa dokumentů Správa podnikového obsahu Správa obsahu ve velkém Uchovávání dat Komunitní centrum pro správu obsahu Copilot pro Microsoft 365 SharePoint Microsoft 365 Archive Microsoft 365 Backup OneDrive Podpora Více Microsoftu 365
Žena, která drží notebook

Průvodce správou dokumentů

Ať už jste malá firma nebo velký podnik, správa dokumentů je nezbytná, aby se zabránilo ztrátám důležitých souborů a dat.
Prozkoumejte správu obsahu

Proč jsou systémy správy dokumentů důležité

Systém správy dokumentů (DMS) pomáhá ukládat, uspořádávat, sledovat a spravovat digitální dokumenty. Je základním pilířem podnikání a má vliv na vše od produktivity až po dodržování předpisů.

Hlavní poznatky

  • Správa dokumentů je proces ukládání, uspořádávání, sledování a správy papírových i digitálních dokumentů.
  • Systém správy dokumentů (DMS) vám umožní najít nejnovější verzi souboru, bezpečně sdílet dokumenty, řídit, kdo je může zobrazit nebo upravovat, a udržovat záznamy pro audit.
  • Systémy správy dokumentů (DMS), jako jsou SharePoint a OneDrive v Microsoft 365, pomáhají zefektivnit pracovní postupy, posilují zabezpečení citlivých dokumentů a zlepšují soulad s předpisy.

Co je to správa dokumentů?

Správa dokumentů je proces ukládání, uspořádávání, sledování a správy papírových i digitálních dokumentů, jehož cílem je zabránit ztrátě souborů, implementovat správu verzí a další.

Správa dokumentů je klíčovou součástí systému pro správu podnikového obsahu (ECM), protože firmy vytvářejí stále větší množství dokumentů.

Co je systém správy dokumentů (DMS)?

Systém správy dokumentů (DMS) je centralizované, prohledávatelné a bezpečné řešení pro uspořádání, sledování a aktualizaci dokumentů..

Můžete vyhledávat podle klíčového slova, označovat soubory metadaty a řídit, kdo k nim má přístup. Mnoho řešení systém správy dokumentů (DMS) se také integruje s nástroji pro správu digitálních prostředků (DAM) za účelem uspořádávání obrázků, videí a dalšího multimediálního obsahu.

Firmám pomáhá zvyšovat provozní efektivitu a zajišťovat dodržování předpisů tím, že zajišťuje bezpečnost a aktuálnost dokumentů.

Jaké jsou klíčové funkce systému správy dokumentů?

Systém správy dokumentů nabízí tyto funkce:
 
  • Digitalizace dokumentů: Nahrávejte soubory přímo do systému DMS, včetně naskenovaných papírových dokumentů.
  • Ukládání a uspořádání: Uspořádejte dokumenty v centrálním úložišti s využitím značek metadat, indexování a konzistentního pojmenování.
  • Vyhledávání dokumentů: Vyhledávejte soubory podle klíčového slova, značky, autora nebo obsahu.
  • Zabezpečení a řízení přístupu: Sledujte přístupy, nastavujte oprávnění a používejte šifrování k ochraně dat. 
  • Správa verzí: Udržujte dokumenty aktuální podle nejnovějších změn a zajistěte, aby všichni pracovali se stejným souborem.
  • Automatizace pracovních postupů: Nastavte pravidla, která automaticky odesílají dokumenty ke kontrole, schválení nebo archivaci.
  • Spolupráce: Umožněte týmům společně upravovat dokumenty v reálném čase, přidávat komentáře a sdílet zpětnou vazbu.
Řešení Microsoft 365

Bezpečná a efektivní řešení DMS ve velkém měřítku

Microsoft 365 vám nabízí vše, co potřebujete ke správě celého životního cyklu dokumentů. 

SharePoint

Usnadňuje sdílení, správu a vyhledávání dokumentů v rámci celé organizace. Můžete vytvářet týmové weby, uspořádávat soubory pomocí metadat a spolupracovat v reálném čase.
Další informace

OneDrive

Přistupujte k dokumentům a spolupracujte na nich odkudkoli. Je to skvělé řešení pro jednotlivce nebo malé týmy, které potřebují flexibilitu a zabezpečené sdílení.
Další informace

 Microsoft 365 Archive

Ukládejte neaktivní obsah způsobem, který je v souladu s předpisy, snadno se spravuje a zároveň zachovává přístup k historickým datům.
Další informace

Jaké jsou přínosy používání systému správy dokumentů?

Nástroje jako SharePoint a OneDrive zefektivňují správu dokumentů a zároveň zajišťují bezpečnost a soulad s předpisy.

Vyšší efektivita
Systém správy dokumentů výrazně zkracuje čas strávený hledáním souborů i zajišťováním schvalování. S Microsoftem 365 můžou týmy automatizovat pracovní postupy, označovat dokumenty metadaty a přistupovat ke všemu z jednoho místa.

Posílená spolupráce
Týmy můžou společně upravovat dokumenty, přidávat komentáře a sledovat změny v reálném čase – to snižuje chybovost a pomáhá zajistit, aby projekty postupovaly podle plánu.

Lepší zabezpečení
Citlivé soubory zůstávají chráněné díky integrovanému zabezpečení. Microsoft 365 zahrnuje popisky citlivosti a podmíněný přístup.

Lepší dodržování předpisů
Systém správy dokumentů pomáhá udržovat záznamy pro audit, zásady uchovávání i zabezpečené úložiště. Microsoft 365 podporuje zálohování obsahu a správu dat, aby vaše informace zůstaly v souladu s předpisy a byly vždy dostupné.
Proces

Proces správy dokumentů v 6 krocích

Jak organizace spravují dokumenty od jejich vytvoření až po likvidaci.

Vytváření a digitalizace dokumentů

Dokumenty se vytvářejí digitálně nebo se získávají z fyzických zdrojů skenováním.

Uspořádávání a vyhledávání

Soubory jsou uspořádány pomocí značek metadat a jednotných konvencí pro pojmenování. Díky vyhledávacím nástrojům a filtrům snadno najdete, co potřebujete.

Ukládání a zabezpečení

Dokumenty jsou uloženy v centrálním úložišti s ochranou šifrováním a mechanismy řízení přístupu. Záznamy pro audit sledují, kdo ke každému souboru přistupoval nebo ho upravoval.

Přístup, distribuce a spolupráce

Soubory jsou sdíleny bezpečně s oprávněnými uživateli. Týmy můžou společně upravovat, přidávat komentáře a sledovat změny v reálném čase.

Správa verzí a schvalování

Změny se sledují automaticky, takže máte vždy přístup k nejnovější verzi. Dokumenty lze automaticky směrovat ke kontrole a schválení.

Uchovávání, archivace a likvidace

Dokumenty jsou uchovávány po dobu stanovenou zákonnými předpisy nebo firemními zásadami. Poté jsou buď archivovány pro dlouhodobý přístup, nebo bezpečně odstraněny.

Vše na jednom místě

Systém správy dokumentů udržuje vaše dokumenty aktuální a zabezpečené. A pokud už používáte nástroje Microsoftu, jako je SharePoint, OneDrive nebo Teams, máte k dispozici vše, co potřebujete ke správě obsahu ve velkém měřítku.
Muž v brýlích a modré košili, který se dívá na notebook.
Začít

Microsoft SharePoint

Bezpečně spolupracujte a sdílejte dokumenty napříč celou firmou.
Další informace
Žena v brýlích a bílé bundě, která pracuje na počítači.
Řešení

Správa obsahu pomocí Microsoftu 365

Vytvářejte, spravujte a zabezpečte obsah a data pomocí služeb pro správu obsahu využívajících umělou inteligenci v celém Microsoftu 365.
Další informace
ženy s brýlemi dívající se na obrazovku
Řešení

Skenujte a ukládejte s OneDrivem

Dokumenty, účtenky, tabule, a dokonce i doklady totožnosti můžete převádět na soubory PDF – aniž byste se museli trápit s objemným skenerem.
Další informace
Muž v brýlích, který se dívá na přenosný počítač.
Produkt

Získejte klid s řešením Microsoft 365 Backup

Nad rámec zálohování – zajistěte provozuschopnost firmy pomocí rychlého obnovení.
Další informace
Muž a žena, kteří se dívají na tablet.
Blog

Informace o editorech dokumentů

Zjistěte, co je to editor dokumentů, a dozvíte se, jak vybrat ten správný editor pro vaše konkrétní potřeby.
Další informace
Zpět na ZDROJE INFORMACÍ – oddíl karty Výzkumné studie

Časté otázky

  • Elektronický systém správy dokumentů (DMS) je software, který pomáhá ukládat, uspořádávat a spravovat digitální soubory, jako jsou dokumenty aplikace Word, soubory PDF a tabulky. Uchovává vše na jednom místě, usnadňuje vyhledávání dokumentů a přidává funkce, jako je správa verzí, oprávnění k přístupu a záznamy pro audit.
  • Microsoft 365. Zahrnuje nástroje, jako jsou SharePoint a OneDrive, které organizacím pomáhají ukládat, uspořádávat, sdílet a zabezpečovat digitální dokumenty.
  • Správa dokumentů se zaměřuje na efektivní uspořádání, ukládání a přístup k souborům napříč týmy i systémy. Řízení dokumentů zajišťuje, že se používají pouze schválené a aktuální verze dokumentů, a to díky přísnému řízení oprávnění a sledování verzí.  
  • Microsoft 365. Zahrnuje SharePoint a OneDrive, které týmům pomáhají bezpečně ukládat a uspořádávat dokumenty a spolupracovat na nich.
  • Začněte tím, že zjistíte, co váš tým potřebuje – například zabezpečené úložiště, správu verzí nebo možnosti spolupráce. Hledejte řešení, které se integruje s vašimi stávajícími nástroji, splňuje požadavky na dodržování předpisů a je schopné růst spolu s vaší firmou. 

Sledujte Microsoft 365

Prozkoumat Copilot Microsoft 365 Prohlédnout produkty Microsoft Profil účtu Centrum stahování Podpora pro Microsoft Store Vrácení Sledování objednávky Recyklace Commercial Warranties Microsoft Education Zařízení pro vzdělávání Microsoft Teams pro vzdělávání Microsoft 365 Education Office Education Vzdělávání a rozvoj pedagogů Azure pro studenty
Microsofts kunstige intelligens Microsoft Security Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teams Microsoft pro vývojáře Microsoft Learn Podpora aplikací s umělou inteligenci v obchodě Marketplace Odborná komunita Microsoft Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Softwarové společnosti Visual Studio Kariéra Novinky u společnosti Microsoft a ochrana osobních údajů Investoři
Čeština (Česko) Ochrana osobních údajů spotřebitele ve zdravotnictví Kontaktovat Microsoft Ochrana osobních údajů Spravovat soubory cookie Podmínky používání Ochranné známky O našich reklamách EU Compliance DoCs