E-mailový asistent s AI pro Outlook

E-mailový asistent s AI je nástroj, který lidem pomáhá spravovat jejich složky s doručenou poštou. Označuje se také jako AI generátor e-mailů a software pro automatizaci e-mailů. Dokáže organizovat zprávy, navrhovat odpovědi, určovat priority důležitých e-mailů, vytvářet koncepty e-mailů a dokonce automatizovat některé úkoly, například plánování schůzek.

Firmy i jednotlivci používají tento software k zefektivnění komunikace, minimalizaci zahlcení doručené pošty a zkrácení času stráveného opakovanými úkoly týkajícími se e-mailů.

V Outlooku je mnoho nástrojů na bázi umělé inteligence, včetně Microsoft Copilotu.

E-mailoví asistenti s AI pomáhají snížit časovou náročnost správy e-mailů a schůzek urychlením různých úkolů. Podívejte se na některé z hlavních způsobů, jak to software pro automatizaci e-mailů dělá.

Místo toho, abyste sami třídili desítky nových e-mailů, může za vás tuto práci dělat AI:

 

• Inteligentní třídění. Procházení nových e-mailů a jejich zařazování do kategorií, jako jsou například pracovní, osobní, propagační a cestovní e-maily, abyste rychle našli, co potřebujete.
• Vlastní složky. Automatické vytváření složek pro e-maily na základě vašich zvyklostí.
• Označování e-mailů. Označování e-mailů jako „Vysoká priorita“ nebo „Označit příznakem“ podle obsahu nebo odesílatele, abyste mohli úkoly snadněji prioritizovat.
• Filtrování nevyžádané pošty. Odfiltrování nevyžádané pošty nebo zpráv s nízkou prioritou, abyste strávili méně času odstraňováním rušivých zpráv.

E-maily od určitých osob – například od vašeho nadřízeného nebo učitele vašeho dítěte – je možné označovat jako vysoce prioritní.

Zbavte se starostí se správou kalendáře s pomocí AI, která vám pomůže automaticky plánovat, organizovat a sledovat schůzky a úkoly. Tady je přehled toho, co dokáže:

 

• Inteligentní plánování. Analýza vašeho kalendáře a poskytování návrhů nejvhodnějších časů pro schůzky pro všechny účastníky, abyste se vyhnuli konfliktům a zohlednila se různá časová pásma.
• Osvěžení paměti. Místo ručního procházení kalendáře a hledání nadcházející schůzky, o které víte, že je někdy naplánovaná, můžete požádat AI, aby ji našla za vás.
• Připomenutí. Udržujte si přehled a nechte si posílat připomenutí nadcházejících událostí a úkolů, než vám uniknou.

Můžete si například nastavit opakující se měsíční schůzku pomocí e-mailového asistenta s AI. Požádejte ho, aby rozeslal pozvánky, zvolil čas, který vyhovuje všem, a navrhl agendu.

E-mailoví asistenti s AI usnadňují psaní e-mailů a odpovídání na ně. Můžou za vás vytvářet úvodní koncepty a pomoct vám udržovat e-maily přehledné a profesionální. Všichni víme, že psaní e-mailů může být těžkopádné a dokonce nepohodlné, takže trocha pomoci může mít velký přínos. Tady se dozvíte, jak tito asistenti fungují a pomáhají zefektivnit každodenní komunikaci:

 

• Automatizované odpovědi. Na běžné dotazy, jako je například „Můžeme změnit termín?“, navrhuje AI rychlé a logické odpovědi, které můžete odesílat jedním kliknutím.
• Koncepty generované AI. E-mailového asistenta s AI můžete požádat, aby za vás napsal e-mail na základě kontextu konverzace – ať už jde o jednoduchou následnou zprávu nebo něco podrobnějšího – a ušetřil vám čas, který byste museli věnovat vytváření e-mailu od nuly.
• Elegantní texty. AI se zaměřuje na gramatiku a plynulost textu, aby vaše e-maily zněly svižně. Jděte ještě dál a požádejte AI, jaký tón byste chtěli použít pro nejvhodnější vyjádření.

Můžete například nechat AI navrhovat promyšlené odpovědi na děkovné zprávy a pozvánky na události.

E-mailoví asistenti s AI vám nejen pomůžou kontrolovat doručenou poštu, ale také pracovat chytřeji. Díky tomu, že se postarají o opakující se úkoly a pomůžou vám se správou a prioritizováním e-mailů, budete mít více času věnovat se důležitějším věcem. Tady jsou způsoby, jak přinášejí hodnotu:

 

• Zvýšení produktivity. Místo toho, abyste trávili hodiny uspořádáváním e-mailů, odpovídáním na běžné dotazy a plánováním schůzek, můžete tyto úkoly nechat AI dělat automaticky.
• Chytřejší určování priorit. AI dokáže zvýrazňovat e-maily, které vyžadují vaši pozornost jako první, například žádosti s vysokou prioritou nebo důležité aktualizace, takže vám neuniknou důležité informace.
• Bezproblémová správa e-mailů: AI se postará o bezproblémové zpracování doručené pošty, ať už jde o přesouvání e-mailů do správných složek nebo o vytváření konceptů zpráv.

S rostoucí popularitou AI se zvyšují i obavy o zabezpečení AI a ochranu soukromí u dat. Nemusíte se obávat. Společnost Microsoft do řešení Copilot integrovala robustní opatření pro ochranu soukromí a zabezpečení.

Kontrola dat a ochrana soukromí. Copilot používá vámi poskytnuté informace pouze ke generování odpovědí a nepoužívá vaše data k trénování základních modelů AI. To znamená, že obsah vašich e-mailů, podrobnosti kalendáře a soubory zůstanou soukromé a nebudou se dále používat ke zlepšení AI.

Zabezpečené zpracování dat. Copilot šifruje všechna data při odesílání i při ukládání. V rámci opatření týkajících se zabezpečení jsou údaje osob a organizací uchovávány odděleně. Microsoft se také řídí globálními standardy pro zabezpečení dat, jako je Obecné nařízení o ochraně osobních údajů a pokyny organizace Mezinárodní organizace pro normalizaci (ISO) a komise IEC (International Electrotechnical Commission) pro ochranu soukromí v cloudu.

Transparentnost a dohled. Jednotlivci a správci rozhodují o tom, jak bude Copilot přistupovat k datům a jak je bude zpracovávat. Můžete například používat popisky citlivosti, abyste omezili, k čemu má Copilot přístup, a prohlížet si protokoly auditování a sledovat interakce s Copilotem pro zajištění transparentnosti a dodržování předpisů.

Další podrobnosti o ochraně soukromí v řešení Copilot pro organizace najdete na stránce Microsoft 365 Copilot – data, ochrana soukromí a zabezpečení. Pokud chcete zjistit další podrobnosti o ochraně soukromí v řešení Copilot pro jednotlivce, podívejte se na stránku Copilot v aplikacích Microsoftu 365 pro domácnosti: vaše data a soukromí. 

Copilot v Outlooku reaguje na výzvy v přirozeném jazyce a pomáhá s e-maily, plánováním a produktivitou. Tady je seznam některých věcí, o které můžete Copilot požádat. (Dostupné funkce v předplatném Microsoftu 365 pro firmy a Microsoftu 365 pro jednotlivce nebo rodiny se liší.)

• „Napiš e-mail s poděkováním týmu za jejich prezentaci.“
• „Poskytni tipy pro psaní e-mailové žádosti o návrh.“
• „Napiš koncept odpovědi na tento e-mail se souhlasem s navrženým časovým plánem.“

• „Přesuň všechny e-maily od [jméno] do složky Faktury."
• „Najdi poslední e-mail od [jméno] o zprávě o rozpočtu.“

• „Shrň toto e-mailové vlákno do klíčových bodů.“
• „Jaké jsou nejnovější informace o projektu [název projektu]?“

• „Naplánuj na příští týden 30minutovou schůzku s [jméno] a najdi nejlepší dostupný čas.“
• „Nastav opakující se měsíční schůzku projektového týmu.“
• „Kdy mám další schůzku s [jméno]?“

• „Zobraz e-maily a zprávy Teams, které mě tento týden @zmiňovaly.“
• „Najdi soubor, který mi minulý týden poslal(a) [jméno] na téma [téma].“

• „Nastav mi automatickou odpověď Mimo kancelář pro mou cestu plánovanou na [rozsah dat].“
• „Mám dnes v nepřečtených e-mailech nějaké úkoly?“

• „Přepiš tento e-mail tak, aby zněl profesionálněji.“
• „Zjednoduš tento e-mail pro širší cílovou skupinu.“