Trace Id is missing

AI generátor e-mailů: Transformujte proces psaní

Pište dokonalé e-maily rychleji s využitím Microsoft 365 Copilotu přímo v Outlooku.
Vytvořte si účet zdarma Prozkoumejte Copilot od Microsoftu
Žena pracuje na notebooku.

AI generátory e-mailů

AI generátory e-mailů usnadňují a urychlují psaní. Pomocí generátoru v aplikaci můžete s menší námahou vytvářet dokonalé koncepty nebo spravovat plnou schránku.

Poznatky

  • AI generátory e-mailů vám pomáhají psát rychleji a srozumitelněji, protože dokážou na základě jednoduchých výzev vytvářet dokonalé profesionální zprávy.
  • Funkce jako úpravy tónu a podpora při gramatice usnadňují zajistit sebevědomý projev, profesionální dojem a jasný branding pro každou cílovou skupinu.
  • Jde o zvlášť užitečné možnosti pro běžné úkoly, jako jsou navazující e-maily, žádosti o schůzky, poděkování nebo odpovědi na komplikované zprávy.
  • AI nástroje podporují rodilé mluvčí jiných jazyků než angličtiny, protože zlepšují srozumitelnost, formulace a tón formální komunikace.
  • Využívání AI zkracuje dobu trávenou prováděním opakujících se úkolů, takže se můžete věnovat práci, který vyžaduje lidský úsudek a osobní pozornost.
  • Microsoft Copilot v Outlooku nabízí integrovanou asistenci AI, která vám umožňuje psát koncepty, upravovat e-maily a zdokonalovat je, aniž byste museli přejít z poštovní schránky.
  • Psaní e-mailů s podporou AI si můžete vyzkoušet v rámci bezplatné zkušební verze Microsoftu 365, která u podporovaných plánů a oblastí zahrnuje přístup ke Copilotu.

AI generátory e-mailů

Vytvářejte e-maily rychleji, snadněji a profesionálněji díky AI generátoru e-mailů. Tvůrce v aplikaci vám pomůže vytvářet dokonalé zprávy s menším úsilím, ať už začínáte nový e-mail, nebo spravujete plnou poštovní schránku.

Co je AI generátor e-mailů?

AI generátor e-mailů využívá inteligenci AI asistenta pro psaní, který usnadňuje a urychluje psaní e-mailů, takže výrazně snižuje související stres. Zpracování přirozeného jazyka rozumí při kontrole napsaného textu, co chcete říct, a nabízí návrhy v reálném čase.
Generátor e-mailů vám pomáhá vytvářet dokonalé zprávy, přehledně organizovat poštovní schránku a šetřit čas při každodenním psaní e-mailů.

Výhody používání AI generátorů e-mailů

Ať už píšete rychlou navazující zprávu, nebo se snažíte uklidit plnou poštovní schránku, AI generátory e-mailů představují inteligentní asistenty, kteří vám šetří čas, abyste se mohli soustředit na práci, který vyžaduje lidský úsudek.

Překonání autorského bloku

Nejtěžší krok je často ten první. AI generátor e-mailů nabízí návrhy, které vám pomůžou s nápady. Může rychle vygenerovat finální koncept.
Je užitečný zvláště v následujících případech:
  • Nevíte, jak něco formulovat.
  • Chcete napsat zprávu, která se týká citlivé záležitosti nebo je velmi důležitá.
  • Chcete zapůsobit skvělým dojmem, ale nevíte, kde začít.

Úspora času a efektivita

Mezi jednu z nejpraktičtějších výhod používání AI tvůrce e-mailů patří skutečnost, že ušetříte čas, ale neobětujete kvalitu.
Pomůže vám to v následujících případech:
  • Spravujete velký objem e-mailů. 
  • Potřebujete reagovat rychle, ale promyšleně. 
  • Chcete zjednodušit rutinní komunikaci.

Konzistence při komunikaci

Konzistence je důležitá, a to zejména když týmy sdílejí zprávy jménem firmy nebo značky. AI generátor e-mailů pomáhá sjednotit tón, strukturu a styl, aby e-maily pro klienty, partnery nebo kolegy působily dokonalým a profesionálním dojmem.
Pomáhá organizaci v následujících oblastech:
  • Udržuje jednotný styl komunikace v různých odděleních.
  • Standardizuje běžné odpovědi nebo oslovování.
  • Vyhýbá se variacím, které vedou k nejasnostem nebo zmeškaným zprávám.

Zlepšete srozumitelnost

AI generátory e-mailů usnadňují psaní tím, že vám pomáhají srozumitelně formulovat zprávu, zjednodušit tón a vyhnout se neohrabanému vyjadřování. Díky nim získáte jistotu, ať už sepisujete navazující zprávu o průběhu projektu, řešíte záležitosti v rámci služeb zákazníkům, nebo někoho oslovujete poprvé.
Jasná komunikace vám zajistí následující výhody: 
  • Méně nedorozumění nebo následných objasňování
  • Jistější rozhodování
  • Silnější a produktivnější vztahy

Funkce e-mailu Microsoftu 365 s AI

AI generátor e-malů Microsoft 365 Copilotu v Outlooku vám pomáhá vytvářet dokonalé profesionální zprávy. Je integrovaný přímo do poštovní schránky a navržený tak, aby podporoval přirozený projev, nikoli aby ho nahrazoval.

Následují příklady, jak vám může pomoct:

  Usnadníte si začátek díky inteligentním konceptům.
  • Rychle proměníte nápady na plnohodnotné e-maily. Stačí napsat pár slov nebo krátkou výzvu a AI z nich vytvoří správně strukturovaný koncept.
  • Překonáte autorský blok. Už se nemusíte bát, že se na začátku zaseknete. Umělá inteligence vás rozepíše.
  • Vylepšíte si gramatiku a zajistíte plynulost textu.Váš koncept bude od začátku působit srozumitelným a profesionálním dojmem.
Sladíte tón s konkrétním účelem zprávy.
  • Tón si zvolíte jedním kliknutím. Správný tón projevu nastavíte snadno, ať už chcete vyvolat formální, přátelský, přímý, či ohleduplný dojem.
  • Adaptujete se na jazyk čtenářů. Svůj styl můžete upravit tak, abyste vám snadno porozuměly různé cílové skupiny – od kolegů po poskytovatele služeb.
  • Zprávu budete odesílat s jistotou. Když tón zprávy odpovídá vašemu záměru, budete vědět, že zpráva vyzní přesně podle vašich představ.
Hladká integrace vám zajistí nerušenou práci.
  • Využijte tyto možnosti tam, kde už pracujete. E-mailový asistent s AI pro Outlook vám zajistí, že nebudete potřebovat žádné další aplikace ani nebudete muset přecházet jinam.
  • Můžete pracovat bez zbytečných složitostí. Můžete tvořit koncepty a upravovat a posílat e-maily, aniž byste se nechali vyrušovat.
  • Zachováte si standard a profesionalitu. Snadno si udržíte konzistentní a kvalitní projev ve všech zprávách.
Každou zprávu si můžete přizpůsobit podle sebe.
  • Můžete ji oživit osobním stylem. Koncept berte jako výchozí bod, který můžete upravit v souladu s vlastním osobitým vyjadřováním.
  • Nemusíte slevit z autentičnosti. Personalizace výrazně přispívá k upřímnému a přívětivému dojmu vašich zpráv.
  • Vybudujete si významnější vztahy. Přizpůsobení e-mailů pomáhá navázat lepší vztahy s jejich příjemci bez ohledu na to, jestli právě děkujete učiteli nebo kontaktujete kolegu.

Případy použití AI generátorů e-mailů

AI generátory e-mailů AI jsou užitečné, zvláště když chcete zapůsobit jasným, zdvořilým nebo profesionálním dojmem. Následuje několik příkladů, kdy můžete AI využít za účelem usnadnění komunikace.

Oslovování důležitých kontaktů

Bez ohledu na to, jestli žádáte učitele o schůzku, hlásíte problém s údržbou nebo žádáte společnost o zajištění podpory, můžete své e-maily vytvářet se správnou strukturou a stylem, aby byly snadno srozumitelné a působily požadovaným dojmem.
Vhodné případy využití:
  • Žádáte o dokumenty nebo schůzky.
  • Hlásíte problémy s údržbou.
  • Žádáte o objasnění v souvislosti s účty či fakturami, službami nebo školními akcemi.

Psaní formálních e-mailů v angličtině


Pokud angličtina není vaším mateřským jazykem, může být psaní formálních e-mailů náročné. AI generátor e-mailů dokáže upravit tón, navrhnout formulace a opravit gramatiku, takže vaše zpráva bude působit srozumitelně a přirozeně.
Praktické případy využití:
  • Komunikujete se zaměstnavateli, školami nebo úředníky.
  • Píšete e-maily s žádostmi o zaměstnání.
  • Posíláte zdvořilou žádost nebo navazující e-mail.

Promyšlené a jasné odpovědi

V případě citového vypětí může být obtížné najít správná slova. AI generátor e-mailů vám pomůže odpovědět na zprávu o citlivé záležitosti laskavě a zdvořile.
Efektivní případy využití:
  • Odpovídáte na stížnosti nebo připomínky.
  • Omlouváte se nebo vysvětlujete nedorozumění.
  • Berete na vědomí zpětnou vazbu nebo žádosti.

Podpora studentů při psaní e-mailů

Studenti by se určitě měli naučit, jak psát zdvořilé e-maily. Děti i náctiletí se můžou s malou asistencí naučit používat AI tvůrce e-mailů k tvorbě zdvořilých správně strukturovaných zpráv, které se vyznačují promyšleností.
Vhodné případy využití:
  • Žádáte o pomoc s úkoly nebo o jejich objasnění.
  • Žádáte o schůzku nebo o čas na rozhovor.
  • Děkujete učiteli nebo trenérovi za podporu.

Skutečný dopad psaní e-mailů pomocí AI

Následuje několik příkladů, jak různé obory využily AI generátory e-mailů k úspěšnému rozvoji.
 
  • Joos, společnost zabývající se řešeními pro nabíjení mobilních zařízení, rozšiřuje svou působnost mimo Spojené království a potřebuje komunikovat a spolupracovat v různých časových pásmech. Společnost Joos využívá Copilot v Outlooku a plánuje při expanzi do Severní Ameriky a Evropy využívat Copilot pro Microsoft 365.
    Zaměstnanci využívají funkci pro vytvoření konceptu e-mailu k rychlému a efektivnímu psaní e-mailů zákazníkům. Výhoda, kterou jim přináší e-mailové koučování, spočívá v tom, že dokážou zachovat přátelský a upřímný tón, i když pracují rychle. „Naši zákazníci díky integraci Copilotu těží z rychlejších odpovědí na e-maily a osobnější komunikace, protože Copilot nám umožňuje lépe porozumět potřebám našich zákazníků a předvídat je,“ říká Jeannette Ikonga, vedoucí pro úspěch klientů a možnosti zákazníků. „Nemusíme trávit tolik času přípravou, protože Copilot nám ho šetří.“
  • Sandvik Coromant, globální lídr v oblasti nástrojů na řezání kovů a řešení pro obrábění, sídlí v Sandvikenu ve Švédsku. Společnost využívá Copilot v Outlooku nejen k vytváření shrnutí e-mailů.
    Silvana Zafarana, specialistka na proces globálního prodeje, vysvětluje: „Největší přínos jsme zaznamenali v případech, kdy potřebujeme pochopit celou situaci zákazníka. Manažeři klientů díky veškerým informacím na bočním panelu v Outlooku ušetří několikrát denně tři minuty na transakci.“
  • First National Bank (FNB), člen největší finanční skupiny v Africe, poskytuje služby různorodému obyvatelstvu v Jižní Africe, kde se mluví 13 jazyky. Mnoho zaměstnanců mluví dobře anglicky, ale dělá jim potíže psát profesionální a promyšlené e-maily. Komunikace je pak časově náročnější a obtížnější.
    Společnost problém řeší pomocí Copilotu v Outlooku. „Někdy máme tolik práce, že odpovědi na e-maily zní odlidštěně a postrádají osobitost a empatii,“ vysvětluje Chris Prinsloo, vedoucí pro zajištění kompetentnosti a kvalifikace v FNB. Pokračuje: „Vzhledem k tomu, že Copilot do odpovědí takový lidský přístup konzistentně začleňuje, osvojujeme si ho a přirozeně na něj při psaní přecházíme. A tohoto zlepšení si všímají také zákazníci. Je to zvláštní. Báli jsme se, že nám stroje vezmou práci, ale tento nástroj s umělou inteligencí nás vlastně učí pracovat s větší empatií.“

Začínáme s Microsoft AI

Následující tipy vám pomůžou využít funkce e-mailu na maximum, ať už s Microsoft AI nebo generátorem e-mailů v Outlooku teprve začínáte, nebo chcete WriteNowAI v Outlooku jen vyzkoušet.

Podrobné kroky umožňující přístup k nástroji a jeho používání

  • Otevřete Outlook a přihlaste se ke svému účtu v rámci Microsoftu 365.
  • Začněte psát nový e-mail kliknutím na možnost Nová zpráva.
  • Klikněte na možnost pro koncept pomocí AI a otevřete AI asistenta.
  • Zadejte krátkou výzvu (prompt), která popisuje vaši zprávu, jako například: Požádej o schůzku na příští týden.
  • Zkontrolujte a upravte koncept tak, aby odpovídal vašemu stylu.
  • Upravte tón (pokud je tato možnost k dispozici) tak, aby zpráva působila formálním, přátelským nebo přímým dojmem.
  • Až budete s výsledkem spokojeni, e-mail odešlete.

Vyzkoušejte bezplatnou zkušební verzi e-mailů s AI

Zjistěte více o Microsoft Copilotu a bezplatných zkušebních verzích, které jsou k dispozici v závislosti na konkrétním plánu a oblasti. Můžete si tak bez rizika vyzkoušet AI nástroje, seznámit se s hlavními funkcemi a zjistit, jak vyhovují vašim pracovním postupům.
AI generátor e-mailů zdarma můžete v rámci bezplatné zkušební verze využít v následujících případech:
  • Můžete rychleji vytvářet profesionální e-maily pouze pomocí výzvy (promtpu).
  • Můžete upravit tón a styl, aby vyhovoval cílové skupině.
  • Nástroj můžete používat přímo poštovní schránce – není nutné žádné další nastavení.

Jak se zaregistrovat a co očekávat

  • Přejděte na web Microsoftu 365 a vyhledejte nabídku bezplatné zkušební verze AI generátoru e-mailů (obvykle je k dispozici pro nové uživatele).
  • Vyberte plán, který zahrnuje Outlook i Copilot.
  • Přihlaste se nebo si vytvořte účet. Trvá to jen chvilku.
  • Otevřete Outlook a vyhledejte možnost pro koncept pomocí Copilotu nebo pro návrhy AI.
Vyzkoušejte si je tak, že napíšete skutečné e-maily, jako jsou navazující zprávy, žádosti nebo odpovědi. Tímto způsobe zjistíte, jak vyhovují vaší každodenní pracovní rutině.

Časté otázky

  • Microsoft často nabízí bezplatnou zkušební verzi, která během bezplatného zkušebního období zahrnuje přístup k nástrojům s AI pro produktivní práci, a to v závislosti na konkrétní oblasti a plánu.
  • Microsoft 365 Copilot se integroval přímo do Outlooku, takže pomáhá psát e-maily, navrhovat odpovědi a automatizovat úkoly, jako třeba plánování schůzek. Copilot generuje obsah e-mailů a uživatelé pak obvykle zprávy ručně kontrolují a odesílají. V ekosystému Microsoftu 365 to bez problémů funguje, takže je vše snadnější a není nutné přecházet mezi různými nástroji.
  • Začněte tak, že v Microsoftu 365 otevřete Outlook a vytvoříte novou zprávu. Klikněte na možnost pro "koncept pomocí Copilotu," pak zadejte stručnou výzvu, jako například: Potvrď schůzku. Copilot pro vás vygeneruje dokonalý koncept. Následně můžete zprávu zkontrolovat, přizpůsobit ji, upravit tón, pokud je to potřeba, a odeslat ji. Přitom vůbec nemusíte přecházet jinam.
  • S Copilotem v Outlooku získáte podporu umělé inteligenci při psaní nových e-mailů i odpovědí. Pomáhá vám rychle vytvářet promyšlené profesionální odpovědi s využitím chytrých návrhů na základě zprávy, která se vám doručila. Ušetříte čas a zároveň si zajistíte srozumitelné a věcné odpovědi dotažené k dokonalosti.
  • Integrovaný nástroj pro podpisy v Outlooku usnadňuje rychlé vytváření profesionálních podpisů e-mailů. Svůj podpis můžete přizpůsobit svým jménem, titulem, kontaktními informacemi a brandingem, aby odpovídal vašemu stylu nebo organizaci. Přispívá ke konzistentnímu, dokonalému a profesionálnímu dojmu vaší komunikace.
  • Seznamte se s několika rychlými tipy, které usnadňují používání generátoru e-mailů. Začněte tím, že zadáte několik klíčových myšlenek nebo stručnou výzvu popisující, co chcete říct. Umělá inteligence pak na základě zadaných informací vytvoří dokonalý koncept. Zprávu pak můžete zkontrolovat, přizpůsobit ji svému stylu a odeslat. Ušetříte čas i úsilí.

Sledujte Microsoft 365