Informazioni sulla contabilità dei progetti

Due persone che guardano un computer portatile, presumibilmente mentre parlano della contabilità dei progetti

Molte aziende finiscono per superare il budget destinato ai progetti a causa della cattiva comunicazione tra i team chiave e la leadership, con conseguenti ritardi e progetti incompleti. Per garantire che il tuo progetto sia in linea con le tempistiche e il budget tutto il ciclo di vita, dovrai tenere traccia di tutto ciò che è stato acquistato e pagato durante la sua durata. Promuovendo la contabilità di progetto, il tuo team terrà conto del tempo dedicato al progetto, indicherà chiaramente le operazioni correlate alla sua gestione e avrà la certezza di raggiungere tutti gli obiettivi aziendali a breve e lungo termine.

Che cos'è la contabilità dei progetti?

La contabilità dei progetti è una pratica di gestione fiscale che tiene traccia dei vantaggi e dei costi associati a un progetto. Nota anche come contabilità industriale di progetto, questo tipo di contabilità consente alle aziende di valutare gli impatti finanziari futuri di un progetto, così come di pianificare i progetti in modo tale che soddisfino i parametri del tuo obbligo.

La redditività di un'azienda dipende da una contabilità dei progetti accurata. Più la tua azienda cresce, più la contabilità dei progetti può essere uno strumento prezioso per una gestione efficace dei progetti, offrendo una visione dettagliata dell'avanzamento dei tuoi progetti.

Vantaggi della contabilità industriale dei progetti

Non importa quanto sia ridotto il tuo budget, aggiungere la contabilità dei progetti al tuo processo ha un enorme impatto sulle tue finanze sia interne che esterne. Implementare la contabilità dei progetti nel tuo flusso di lavoro giova alla tua azienda e semplifica le operazioni di gestione dei progetti.

I vantaggi includono:

Aggiornamenti in tempo reale sul processo e sulla redditività del progetto
Gestione finanziaria aziendale complessiva migliore
Visibilità sul budget di progetto
Migliore gestione del risorse
Informazioni dettagliate preziose per i progetti futuri

Questo tipo di contabilità aiuta te e il tuo team ad affrontare la gestione dei rischi e come allocare le risorse in modo efficiente per una gestione dei progetti complessivamente accurata.

Processo di contabilità dei progetti

Quando inizi un progetto, è meglio aggiungere la contabilità al processo il prima possibile per avere la certezza di raggiungere tutti gli obiettivi del progetto in modo tempestivo senza superare il budget. La contabilità di progetto può essere suddivisa in due tipi di progetto diversi: interno ed esterno. I progetti interni si concentrano sulle spese utilizzate per te e i tuoi team interni. Mentre i progetti esterni si basano sui dati finanziari basati sulle circostanze, come eventi o servizi eseguiti per il cliente.

Dopo aver deciso come classificare il progetto, i contabili dell'organizzazione prepareranno e suddivideranno il processo in sei aree:

Avvio. Scegli i responsabili per ogni attività, nonché quando e come allocare le risorse e il denaro per ognuna.
Budget. Conferma che il tuo budget sia suddiviso in categorie o gruppi. Ecco dove uno strumento come un software di automazione dei servizi professionali può offrire opportunità per automatizzare compiti amministrativi gravosi e definire il tuo budget iniziale.
Amministrazione. Elabora e registra le transazioni tenendo traccia di impegni finanziari e fatturazione e generando report sulla redditività del progetto.
Esecuzione. In questa fase del processo, i tuoi project manager assegnano costi, possibili ricavi e misurazioni relative al successo finanziario del tuo progetto. Avrai bisogno di questi indicatori di prestazioni chiave (KPI) per individuare dove hai fatto progressi e adattarti di conseguenza.
Manutenzione. Controlla e gestisci i dati che hai raccolto durante tutto il processo per garantire la realizzazione del progetto e delle attività, risolvendo possibili incongruenze finanziarie.
Analisi. Valuta i dati contabili che hai ricevuto regolarmente per prendere decisioni accurate per la tua azienda e adattarti in base alle necessità.

Quando rivedi il tuo processo, potresti decidere di scegliere una metodologia specifica e scoprire che non si adatta all'ambito del tuo progetto. Potresti anche notare un sovrapposizione nel modo in cui gestisci le tue metodologie finanziarie attraverso la contabilità dei progetti o la contabilità finanziaria.

Contabilità dei progetti e contabilità finanziaria a confronto

Questi due tipi di contabilità possono sembrare intercambiabili, ma in realtà hanno due obiettivi finali completamente diversi. Le differenze tra contabilità dei progetti e contabilità finanziaria sono:

Metodologia: la contabilità finanziaria offre due metodologie generali: la contabilità industriale e la contabilità per competenza. Nella contabilità dei progetti, non importa realmente quale metodo scegli poiché non influisce sul processo.
Periodo: la contabilità finanziaria standard segue le transazioni mensili, mentre la contabilità dei progetti visualizza ogni transazione effettuata dall'inizio alla fine del ciclo di vita di un progetto, indipendentemente dalla sua durata.
Costi: la contabilità finanziaria suddivide i costi in grandi categorie generali come i crediti. Con la contabilità dei progetti, puoi suddividere le spese in parti specifiche, assegnando un costo a determinate attività di progetto.
Considerazioni: nella contabilità finanziaria generale vengono considerate tutte le spese aziendali, mentre con la contabilità dei progetti sono importanti solo i costi associati ai risultati finali del progetto.

La contabilità dei progetti è più focalizzata sulle transazioni relative a un determinato progetto, mentre la contabilità finanziaria adotta una visione d'insieme su tutte le finanze aziendali. Ora che hai scoperto le differenze, devi sapere quando utilizzare la contabilità dei progetti.

Quando è necessaria la contabilità dei progetti?

La contabilità dei progetti può essere utilizzata per una varietà di motivi. Alcuni casi in cui dovresti considerare di pianificare le spese del tuo progetto sono:

Creazione di un nuovo prodotto o servizio
Progetti regolari una tantum
Progetti che non rientrano nel tuo ambito
Identificazione di come viene allocato e speso il denaro tra progetti
Analisi comparative dei progetti

Nel momento in cui riterrai che la tua azienda sia pronta a semplificare l'esperienza contabile analizzando tutte le registrazioni contabili e i pagamenti legati al progetto, potrai aggiungere un nuovo strumento operativo al processo.

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A mano a mano che crei il tuo team e organizzi progetti attuali e futuri, avrai bisogno di un software che sia in grado di essere flessibile e focalizzato come il tuo team. Potrai calcolare i tuoi ricavi in modo facile e veloce grazie alle analisi sulle spese e sui risultati finali per attività. Avrai anche la certezza che ogni centesimo speso per il tuo progetto sia stato contabilizzato e analizzato.

Con Dynamics 365 Project Operations, il tuo team potrà utilizzare i costi di progetto e semplificare le operazioni. Con una vista consolidata di tutte le tue vendite e i dati finanziari, potrai adattarti rapidamente ai cambiamenti del mercato e ridefinire gli obiettivi organizzativi quando necessario.

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