AI を利用した Microsoft 365 の更新プログラムで、注意散漫を最小限に抑え、集中力を向上させる

仕事も生活も、スピードが増していることは周知の事実です。一日中、会議に出たり、メールを書いたり、電話で話したりして、最も大事なことに集中する時間がほんのわずかしか残されていないことは、よくあることです。私たちの多くには、終わりなき “やることリスト” があり、差し迫ったタスクをこなすために勤務時間外にも働いています。MyAnalyticsMicrosoft 365 内の個人用生産性分析ツールで、まさしくこれらの課題に対応するために作成されました。そして本日、また新しい機能が導入されます。

[ダッシュボード][Outlook の分析情報][週間メール ダイジェスト] では、MyAnalytics により、効率的に作業するための分析情報と、AI を利用した提案が表示されます。今日から一般提供が開始される新しい MyAnalytics エクスペリエンスにより、フォーカスウェルビーイングネットワークコラボレーション という 4 つの重要な領域で、より結果重視の分析情報が提供されます。たとえば、以前の分析情報では過去 1 週間の勤務時間外に費やしたメール、チャット、電話、会議の時間が表示されていましたが、現在の分析情報では過去 1 か月間の勤務終了後に仕事から離れることができた日数が表示されるようになりました。このように目標を設定して習慣化することで、静かに過ごせる日を増やすことができます。

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これらの分析情報からすぐに行動に移せるようにするために、個人用の計画を作成して目標を設定しやすくしたり、日々の仕事のパターンを改善するためのステップを実行したりするための機能を、今後の四半期で導入します。一連の MyAnalytics 更新プログラムのうち、フォーカス プランが第一弾となります。MyAnalytics のフォーカス プランは、定期的なフォーカス時間を計画して最も差し迫ったタスクを完了させるのを支援したり、注意散漫になることを抑制したりすることで、コラボレーションと有意義な結果をバランスよく達成できます。今日は、フォーカス プランの中核となる要素をご紹介します。

自分だけのフォーカス プランを作成する

生産性の優先順位は人によって違うものですが、難易度の高い仕事に集中するために一定の時間を確保しておくことには、非常に大きな利点があると、ディープ ワークのエキスパートが報告しています。MyAnalytics のフォーカス プランを使用すると、毎日の決まったフォーカス時間を設定することができます。フォーカス プランでは、自分の空き状況に応じて毎日のフォーカス時間が自動的に予約されます。また、Outlook での作業中には、フォーカス時間を手動で予約できるように候補が表示されます。自動予約アルゴリズムは、空いている時間があれば午前中の予約を優先するため、難易度の高い分析タスクに取り組むときに自分のキャパシティを最大にしておくことができます。

[フォーカス] タブが選択されている [MyAnalytics ダッシュボード]。ユーザーが [試してみる] をクリックして開始すると、フォーカス時間が毎日自動予約されます。Outlook カレンダーには、フォーカス時間の時間帯が緑色で表示されます。

自分のフォーカス時間を維持する

予約済みのフォーカス時間と重なる会議への出席依頼を受け取った場合、Outlook では、インライン提案と操作可能なメッセージ付きの週間メール ダイジェストが表示されます。これにより、自分の受信トレイから簡単にフォーカス時間を再スケジュールすることができ、フォーカス時間を維持することができます。

メール ダイジェストに、確認中の週が表示され、予約済みフォーカス時間のある日数が表示されています。また、次の 2 週間の予定を立てるために、フォーカス時間がない日やフォーカス時間が競合している日数が強調表示されています。

未処理のタスクのために時間を確保する

同僚に完了を約束したタスクや、同僚から完了を依頼されたタスクなど、差し迫ったタスクのために時間を確保するため、メール ダイジェストでの新しいインライン提案とアダプティブ カードが Outlook に導入されます。このカードでは AI を利用してメールから未処理のタスクを表面化させ、そのようなタスクに対して自動的にフォーカス時間を予約します。

Outlook でのインライン提案により、ユーザーが受け取ったメールの送信元である人物の未処理のタスクが強調表示されています。ユーザーは、今後のフォーカス時間帯にタスクを追加します。

フォーカス時間中に中断しないで仕事をする

情報労働者に関する調査によると、邪魔が入ったり、注意散漫になったりした後、元のタスクに戻るまでには平均で約 23 分かかることが分かっています。有意義な仕事を終わらせようとしているときに、このようなことで妨げられることがないように、フォーカス時間の間は Microsoft Teams によって自動的に [応答不可] に切り替えられます。自分の状態は [フォーカス] に設定され、フォーカス時間の間は、緊急メッセージの通知または優先アクセスの連絡先からのメッセージのみを受け取ります。

通知がフォーカス時間が開始したことを示しています。Teams は、自動的に [応答不可] 状態になり、[フォーカス] に設定されたユーザーの状態を表示しています。

Microsoft では、お客様が最高の仕事を遂行できるテクノロジを生み出せるように取り組んでいます。新しい MyAnalytics 個人用ダッシュボードにアクセスして、週間メール ダイジェストをご確認ください。こちらは、本日より一般提供が開始されます。このような機能を利用することで、現在の自分の仕事のパターンを把握し、フォーカス時間、仕事を離れる時間、リフレッシュする時間の優先付けを行うための実用的な分析情報を得て、重要な連絡先と連絡を取り合い、チームのコラボレーションを改善することができます。

E5 プランの一部として、E1 と E3 のアドオンとして、または Workplace Analytics に含まれている MyAnalytics をお使いの Microsoft 365 および Office 365 Enterprise のお客様には、今後数か月でフォーカス プランのプレビューが展開されます。今後フォーカス プランは、ビジネス ホスト型メール (Exchange Online) が含まれた追加プランで利用できるようになります。

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