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はじめよう Office
仕事だけじゃない、勉強、家事、
イベントも Office で便利に。
さっそく、Office を使ってみよう。
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仕事以外にも、使えるのが Office です。家計簿から年賀状まで、あなたの生活をもっと豊かに。
Word , Excel , PowerPoint etc..どの Office 製品が最適なのか。聞きたくても聞けないことはこちらから。
どの機能を使えばいいか、わからなくても大丈夫。やりたいことを入力するだけで、Office が目的の機能をご案内します。
Office を使う前に、まず目的に合った適切なアプリを選びましょう。
長い文章をまとめたいなら Word、主に写真や図形の編集をするなら PowerPoint、データの収集と計算なら Excel、いろんな情報を集めてメモしておきたいなら OneNote がおすすめです。また、メールアプリの Outlook は、メールだけでなく、予定の作成や打ち合わせの時間調整、日々のタスクの管理といったことがこれ一つで簡単にできます。
※以下で紹介している機能は、機能名（色のついた文字）を操作アシストに入力すると簡単に利用できます。( OneNote を除く。)
Office 2016 では、探している機能を瞬時に見つけ出してくれる、[操作アシスト]が追加されました。ウインドウに実行したい操作を自由に入力するだけで、機能の候補が表示され、すぐに実行することができます。
機能が豊富すぎてとても覚えきれない、自分には使いこなせそうもない、と感じた人も心配ご無用。「操作アシスト」なら、やりたいことを自分の言葉で入力して、表示された候補から目的の機能を選ぶだけ。もちろん、この便利な操作アシストは Office のすべてのアプリで利用できます。
これから文書を作ろうというときは、まず A4 や B5、はがき、封筒など、用紙のサイズを選びましょう。ページにもっと多くの文章を収めたい、さらにゆったりとしたレイアウトにしたい、そんなときは用紙の余白を調整します。［サイズ］ボタンや［余白］ボタンを使って、用意された組み合わせの中から選択して簡単に変更できるほか、ミリ単位でこだわりの設定をすることもできます。
文章の行間が狭すぎれば読みづらくなり、広すぎれば文章全体がページに収まり切らないといったことも起こりがち。段落ごとの空きにも同じことが言えます。こういう場合は［行と段落の間隔］ボタンを使えば簡単に調整ができます。さらに細かい調整が必要なときは、［段落］ダイアログボックスを使いましょう。行間と段落ごとの空きがまとめて変更できるのでとても便利です。
写真やイラストなどの画像を文書に挿入したいときは、［画像］ボタンを使えば簡単です。または、フォルダー内にある画像のアイコンを文書の中に直接ドラッグしても OK。ただし、挿入したばかりの画像は、ドラッグしてもうまく移動できません。さて、困った……そんなときは［レイアウトオプション］や［文字列の折り返し］ボタンで［行内］以外を選択しましょう。画像が自由に移動できるようになるので、思い通りにレイアウトできます。
招待状の地図や部屋の間取り図を描きたいときは、Word の［図形］ボタンを使いましょう。直線や矢印、四角形や円、吹き出しなど、さまざまな図形が用意されているので、選んで組み合わせるだけで誰でも簡単に図が描けます。挿入した図形は、外枠に表示されている角型や丸型のハンドルをドラッグすることで大きさや傾きを変えられるほか、［図形の編集］ボタンで図形の形そのものを後から変更することだってできます。
セルの中に長い文字列を入力したら、右端が隠れて見えなくなってしまった……そんなときは、ワークシート最上部の列名と列名の間をドラッグしてください。列の幅が広がり、長い文字列もちゃんと表示されるようになります。また、［折り返して全体を表示する］ボタンを利用する方法も便利です。自動的に行の高さが広がり、文字列が列の幅に合わせて折り返されるので、全体が表示されるようになります。
見やすく、美しい表を作るためには上手な飾り付けが不可欠です。でも、罫線や背景の色などを行や列、セルごとに細かく設定するのはなかなか面倒なもの。ところが［テーブルとして書式設定］ボタンを使うと、用意されたデザインを選ぶだけで飾り付けが完了し、キレイな表が一瞬にして作れます。さらに［セルのスタイル］ボタンには、セル単位で施せるデザインが用意されているので、強調したいセルの見栄えもすぐに変えられます。
表の中のデータをグラフ化するのは、まさに Excel の得意技。簡単な操作で即座に美しいグラフが作成できます。でも、グラフの種類の選択を間違えると、データの意味がキチンと伝わるグラフにならず、何度も作り直すハメに……そんなときは［おすすめグラフ］ボタンを使いましょう。データの内容に合ったグラフがいくつか自動的に提案されるので、その中から選ぶだけ。あっという間に適切なグラフが完成します。
完成した表を印刷してみたら、2 ページに分かれてしまった……そんなときは［改ページ プレビュー］ボタンを利用しましょう。印刷時に表がどのようにページ割りされるのか確認できるだけでなく、ページの分割線を自由にドラッグして、表を思い通りのページレイアウトで印刷できます。また、特定の部分だけを印刷したい場合は、［印刷範囲］ボタンで指定した範囲だけ印刷することもできます。
スライドを作るときはまず、全体のデザインを決めるために［テーマ］を選択しましょう。スライドの絵柄や色調、文字のフォントや配置といったデザインの要素がまとまっており、スライドの作成途中でも全体のデザインを一気に変更することができます。また、［スライドのサイズ］ボタンを使うと、パソコンの画面に合わせた 4:3 や 16:9 といった縦横比のほかに、A4 や B5 のような印刷用紙の判型も設定できます。
スライドに写真を入れたとき、サイズが合わなかったり、余計なものが写り込んでいたりしたら、［トリミング］ボタンを使いましょう。写真の必要な部分だけを切り抜くことができます。さらに［図のスタイル］に用意された効果を選ぶだけで、写真に影を付けて立体的に見せたり、周囲をぼかして背景になじませたり、枠を付けて強調したり、といったことが簡単にできます。単調になりがちな写真の並べ方に、変化を付けてみましょう。
スライドに写真やイラストなどの画像をたくさん挿入したら、肝心の画像が別の画像の後ろ（背面）に隠れてしまった、という経験はないでしょうか？そんなときは、目的の画像を選択してから［最前面へ移動］ボタンを使いましょう。複数の画像がある場合は、画像ごとにこの操作を繰り返せば、思い通りの重なり具合になるまで調整することができます。直線や四角形などの図形についても、同じ方法で重なり具合が調整できます。
スライドに［画面切り替え］を設定すると、プレゼンテーションの実行時、スライドを切り替えるときにさまざまな動きをさせられるようになります。紙をくしゃっと丸めるような動作の［クシャクシャ］や、折り紙の鳥が羽ばたいて飛んでいくような動作の［折り紙］など、斬新な画面切り替えの効果もあります。設定した効果は［プレビュー］ボタンで動作を確かめられます。使い方を工夫して、より魅力的なスライドに仕上げましょう。
OneNote はパソコンの中に用意された、大きさに制限のないノートのようなもの。使い方はとても簡単で、［ページの追加］で新しいページを用意してメモを書き込むだけです。しかもテキストだけではなく、写真、音声、動画、Word や Excel などで作ったファイル、手書きのスケッチなど、なんでも、いくらでも自由にメモしたり取り込んだりできます。
Web で素敵な料理レシピや気になるブログ記事、じっくり読みたいニュースなどを見つけたら、OneNote にクリップしましょう。クリップしたい部分をマウスで選択して右クリックして［コピー］、OneNote で［貼り付け］するだけ。また、お店の地図など、画面の一部だけクリップしたい場合は、［画面の領域の取り込み］ボタンで画像としても取り込めます。
スタイラスペン（タッチペン）対応のパソコンなら、OneNote の描画ツールを使って、絵や文字をフリーハンドで描くことができます。さらに、筆圧対応のスタイラスペンなら線の強弱まで表現できるので、まるでキャンバスの上にふつうのペンで描くような使用感で、製品のスケッチや服飾のスタイル画などもとても自然に描けます。
OneNote では、保存の操作をする必要はありません。メモを書き入れたり画像を入れたりするだけで、インターネットを通じてオンラインストレージの OneDrive に自動で保存されます。さらに、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット用の無償の OneNote アプリを使えば、いつでもどこでも OneDrive に保存されたノートの確認や修正が可能です。
Outlook は、Outlook.com などの Microsoft アカウント専用アプリだと思っていませんか？実は、インターネットプロバイダーのメールはもちろん、Yahoo! メールや Gmail のようなフリーメールなど、いろんなメールシステムに対応しています。初回起動時に表示される画面や［アカウントの追加］ボタンでそれらのアカウントを追加すれば、すべてのメールを Outlook にまとめることができます。メールのやり取りはもちろん、予定の作成や会議の時間調整など Outlook ならではの機能も利用できるようになります。
少し前にもらったメールへの返信を忘れていて、「そういえば」と探してみたが、たくさんのメールに埋もれて見つからず苦労した……こんな経験はありませんか？こういうときは、［現在のメールボックスの検索］を利用しましょう。名前やメールアドレスだけでなく、メール内容の一部をキーワードにすれば、すぐに目的のメールが探し出せます。さらに、見つけたメールに［フラグの設定］ボタンや［分類］でフラグや分類を付けておけば、あとで探すのがもっと簡単になります。
もう、メールを見ながら、内容を予定表に書き写すといった非効率なやり方は不要です。Outlook なら、メールの文面をそのまま流用して新たな予定を作り、予定表に追加できます。操作は至って簡単。まず、流用したいメールの項目を、画面左下のナビゲーションバーにある［予定］にドラッグします。するとメールの文面が入った［予定］画面が開くので、あとは予定の開始時刻や終了時刻を指定すれば OK。あっという間に予定の入力が完了します。
メールの中には、「今月の行事」のように、長期にわたって見たい内容を含むものもあります。そうしたメールを見るために、いつも受信トレイを探し回ったり、検索を繰り返したりするのでは能率が上がりません。そんなときは、メールをファイルとして保存してしまいましょう。やり方は、メールの項目をデスクトップや文書フォルダーなどのわかりやすい場所に直接ドラッグするだけ。保存したファイルは、ダブルクリックするだけでいつでも内容が見られるようになります。
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