Utilização de postos partilhados

A "utilização de postos partilhados" refere-se à reserva de espaços de trabalho flexíveis num escritório que não estão atribuídos a um colaborador em específico. Estes espaços são uma solução perfeita para o trabalho híbrido pois fornecem às pessoas um espaço físico onde se podem sentar quando vão ao escritório em vez de terem um posto pessoal dedicado, que ocupa espaço e não é utilizado quando as pessoas estão em teletrabalho.

Antes da pandemia, os cubículos dedicados a cada colaborador eram muito populares. Alguns colaboradores optavam por uma mistura de cubículos e escritórios individuais e outros escolhiam plantas amplas. Hoje em dia, à medida que muitos escritórios reabrem, a utilização de postos partilhados tornou-se uma opção popular para trabalhadores híbridos.

Normalmente, a utilização de postos partilhados utiliza uma forma de software de utilização de postos partilhados que permite aos colaboradores ver quais os postos flexíveis disponíveis no escritório num determinado dia e hora. Depois, os colaboradores podem reservar um posto de trabalho onde pretendem trabalhar durante um dia inteiro ou parte do dia para que o mesmo esteja pronto quando chegarem. Dependendo da organização de um escritório com espaços para utilização de postos partilhados (ou um "escritório de utilização de postos partilhados"), os trabalhadores podem trazer o seu próprio portátil ou já ter um computador no posto, no qual podem iniciar sessão com as respetivas credenciais para aceder a unidades, ficheiros e pastas da empresa.

A pandemia da COVID-19 mudou a vida profissional para sempre. De repente, as organizações apressavam-se a tentar perceber como adaptar o trabalho à distância às suas necessidades. À medida que as preocupações com a saúde mundial diminuem, ficou claro que o regresso aos escritórios físicos não será igual ao que era antes da pandemia. De acordo com o relatório Índice de Tendências de Trabalho de 2022, existem várias razões para isto acontecer:

• Aquilo que as pessoas querem do seu trabalho e o que estão dispostas a sacrificar por ele evoluiu – atualmente, 53% dos trabalhadores demonstram maior probabilidade de priorizar a sua saúde e bem-estar do que o trabalho, enquanto 18% dos inquiridos despediram-se no ano passado.
• Os líderes têm de fazer com que o escritório compense a deslocação – 38% dos colaboradores híbridos afirmam que o seu maior desafio é saber a data e o motivo da deslocação ao escritório.
• A recriação de relações profissionais é diferente num mundo híbrido – embora a maioria dos trabalhadores híbridos tenham conseguido manter os laços com a sua equipa (58%), apenas metade afirma ter uma relação próspera com a sua equipa direta e ainda menos (42%) são aqueles que têm um relação forte com as pessoas que não pertencem à sua equipa.

A utilização de postos partilhados fornece uma boa solução para estas preocupações e obstáculos ao permitir um equilíbrio entre o tempo em casa e no escritório. Num escritório, os colaboradores têm o benefício de ver os colegas presencialmente, o que resulta numa maior confiança e melhor trabalho em equipa. A utilização de postos partilhados permite que os colaboradores alcancem isso com flexibilidade.

No que diz respeito a fortalecer as relações entre colegas, a utilização de postos partilhados também pode ser uma grande ajuda. Embora a tecnologia de reuniões virtuais tenha sofrido um avanço significativo desde março de 2020 de modo a ser mais cativante, em algumas situações não há nada melhor do que a interação presencial. Num escritório de utilização de postos partilhados, os colaboradores continuam a ter o benefício de ver colegas presencialmente, o que resulta numa maior confiança e melhor trabalho em equipa.