Hizmet olarak birleşik iletişim

UCaaS; sohbet, dosya paylaşımı, telefon ve video konferans aracı gibi birleşik iletişimleri (UC) tek bir arabirim veya platformda bir araya getiren bir bulut teslim modelidir.

Birleşik iletişim ve işbirliği sayesinde işletmeler, iş akışları ve süreçleri daha iyi denetlerken çalışanlar da daha iyi bağlantı kurar. Birleşik iletişim çözümleri, çok sayıda iletişim aracı arasında geçiş yapma gerekliliğini de ortadan kaldırarak işyerinde düzeni, verimliliği ve üretkenliği artırır. 

“Birleşik iletişim”, tek bir platformda bütünleşik çeşitli iletişim ve üretkenlik araçları anlamına gelir. UC platformlarında yaygın olarak kullanılan araçlar arasında telefon, anlık mesajlaşma, e-posta, çevrimiçi toplantılar, konferanslar ve takvim ve programlama bulunur.

“Hizmet olarak” terimi, bulut hizmetleri ve yazılımlar için kullanılan teslim modelini ifade eder.  

UC ve UCaaS arasındaki temel fark, birleşik iletişim sağlayıcısının barındırıldığı yerdir. UC, UCaaS’ı da kapsayan daha geniş bir terimdir ve hem bulut tabanlı hem de şirket içinde barındırılıyor olabilir. UCaaS sadece bulut tabanlıdır.

UCaaS sistemleri bulut tabanlı olduğundan geleneksel şirket içi UC sistemlerine kıyasla ölçeklendirilmeleri kolaydır ve daha uygun maliyetlidirler. Birçok UCaaS çözümü, aylık ya da yıllık abonelik modeline dayanır ve katmanlı hizmetlere ve kullanıcı sayısına bağlı olarak fiyatlandırılır. Geleneksel şirket içi platformlar ise daha yüksek bir ilk yatırım maliyetine sahiptir ve buna bakım ve lisanslama ücretleri eklenir.

UC teknolojisi, iletişimi yönetmek için tek bir arabirim kullanarak ekiplerin, iş arkadaşlarıyla mesajlaşmaktan müşterileri aramaya ve paydaşlarla görüntülü konferans yapmaya kadar çeşitli kanallar arasında sorunsuzca geçiş yapabilmesini sağlar. UCaaS, farklı hizmetler için birden çok platform ve sağlayıcıya ihtiyaç duymak yerine işletmelerin her gün kullandığı birçok iletişim aracını tek bir platformda bir araya getirerek işbirliği ve üretkenliği artırır.

UCaaS internet üzerinden çalıştığı için çalışanlar, ihtiyaç duydukları araçlara diledikleri zaman, neredeyse her cihazdan erişebilirler. Bu, çalışanların verimli çalışabileceği ve ister ofiste ister evde veya seyahatte olsunlar, her yerde bağlantıda kalabileceği anlamına gelir.

Geleneksel şirket içi ağlarda tutulan UC platformlarının aksine UCaaS çözümleri, güvenli şekilde internet üzerinde barındırılır. Bu, yerinde bakım ve teknik destek ihtiyacını ortadan kaldırarak UC çözümlerinin daha hızlı ve uygun maliyetli olarak dağıtılmasını sağlar. Bu da büyüyen işletmeler veya değişen kurumsal ihtiyaçlar söz konusu olduğunda oldukça faydalıdır. Mobil veya hibrit iş gücünü destekleme konusunda da daha başarılı olan bulut tabanlı UC çözümleri, işletmelerin hem ofis hem de seyahat harcamalarından tasarruf etmesine yardımcı olur.

UCaaS sistemleri, işletmelerin verimliliğinin ve üretkenliğinin artmasını sağlar ve çalışanların her yerden bağlantıda kalmasına yardımcı olur. UCaaS’ın temel işlevleri arasında şunlar bulunur:

• Sohbet: Anlık mesajlaşma, dağınık ekiplerin gerçek zamanlı olarak bağlantı kurmasına yardımcı olur. Sohbet, hızlı ve rahat iletişim için genellikle bireysel mesajlar ve grup mesajları, ekip ve proje kanalları ve ekli dosya paylaşımı gibi özellikler içerir.
  
  
• Ses: Arama yönlendirme, konferans araması, arama kaydı ve gelişmiş arama yönlendirme gibi telefon hizmetleri işletmelerin daha hızlı karar almasına yardımcı olur. UCaaS’ta, ses özellikleri VoIP teknolojisini kullanarak çalışır.
  
  
• Video: Ekiplerin çevrimiçi toplantı yapabilmesine imkan tanıyan video sayesinde farklı saat dilimlerindeki kişiler bile yüz yüze etkileşim kurabilir. Ekran paylaşma, kayıt ve sohbet gibi gelişmiş iş birliği özellikleri sayesinde ekipler bu temel araçtan maksimum düzeyde fayda sağlar.
  
  
• İşbirliği: Takvimler ve planlama, dosya paylaşımı ve proje yönetimi araçları gibi işbirliği özellikleri, çalışanların çok işlevli olarak çalışmasını ve hedefler üzerinde uyum sağlamasını kolaylaştırır.

Etkili bir iletişim, özellikle de her geçen gün daha fazla şirket kalıcı olarak hibrit ve uzaktan çalışma modellerini benimserken her ölçekte işletme için olmazsa olmazdır. Ancak UCaaS, sadece ekiplerin sanal olarak işbirliği yapmasına değil, işletmelerin de değişen pazarlarda rekabeti sürdürebilmesine yardımcı olur.

UCaaS’ın bazı avantajları şunlardır:

• Azalan maliyetler
  UCaaS bulut tabanlı olduğu ve tek bir arabirim ile çalıştığı için şirketler bakım, lisanslama ücretleri ve ilk kuruluma daha az para harcar. Ayrıca işletmeler ofis ve seyahat harcamalarından da tasarruf edebilirler.
  
  
• Ölçeklenebilirlik
  UCaaS çözümleri, katılım sürecini ve ekipler büyürken yeni kullanıcı eklenmesini kolaylaştırır. UCaaS sistemleri ayrıca iş süreçlerini iyileştirmek için en yeni teknolojiye sahip olacak ve yeni güvenlik özellikleri, araçlar ve uygulamalarla otomatik olarak güncellenecektir.
  
  
• Artan üretkenlik
  Çalışanlar birden fazla platformda çalışmak yerine ihtiyaç duydukları her şeye tek bir merkezde sahip olurlar, bu da iş akışı verimliliğini ve proje yönetimini artırır. Bu, ekiplerin daha hızlı hareket etmesine yardımcı olur ve iş kalitesini artırır.
  
  
• Esneklik
  Tek bir platformda çeşitli iletişim araçlarıyla UCaaS, işletmelerin değişikliklere hızlı bir şekilde yanıt vermesine ve uyum sağlamasına, müşteri ihtiyaçlarına da daha hızlı yanıt vermesine yardımcı olur. UCaaS ayrıca çalışanların güvenilir bir internet bağlantısına sahip herhangi bir cihazla, neredeyse her yerden çalışmasını sağlar.

UCaaS’ın iş konusunda birçok avantajı olsa da dikkate alınması gereken bazı dezavantajları da vardır.

UCaaS’ın avantajları arasında şunlar bulunur:

• Daha hızlı dağıtım.
  
  
• Çalışanlar için daha fazla mobilite.
  
  
• Maliyet tasarrufu.
  
  
• Daha verimli iş akışı.
  
  
• Her zaman güncel teknoloji.

UCaaS’ın dezavantajları arasında şunlar bulunur:

• Güçlü bir internet bağlantısına ihtiyaç duyma.
  
  
• Sınırlı acil durum çağrısı.
  
  
• Mevcut donanımla olası birlikte çalışabilirlik sorunları.

Bir UCaaS sistemine geçmek, her kuruma fayda sağlar ancak iletişim kesintileri korkusu, işletmeleri geçiş yapmaktan alıkoyuyor olabilir. Bu geçişi daha sorunsuz hale getirmek ve işlerin devamlılığını sağlamak için aşağıdaki en iyi deneyimleri dikkate alın:

1. Mevcut iletişim araçlarınızı denetleyin.
   Eski bir iletişim sisteminden UCaaS platformuna geçiş yaparken, çalışanların ekipler ve departmanlar arasında kullandığı tüm mevcut iletişim araçlarını belirlemek önemlidir. Bazı araçların çakıştığını veya hiç kullanmadığınız bazı özellikler olduğunu görebilirsiniz. Bu da yeni bir UCaaS sistemine geçerken bilinçli kararlar vermenize yardımcı olacaktır.
   
   
2. İhtiyaçlarınızı değerlendirin.
   UCaaS sistemleri genellikle katmanlı bir hizmet planıyla çalışır, bu nedenle hangi özelliklere ihtiyacınız olduğunu ve mevcut eksikliklerinizin nerede olduğunu bilmek çok önemlidir. Bu değerlendirme süreci, ekip üyelerinden geri bildirim almak ve iş akışlarının iyileştirilebileceği noktaları öğrenmek için de bir fırsattır.
   
   
3. Ekibinizi bilgilendirin ve geçiş için bir zaman çizelgesi sunun.
   Bir UCaaS sistemine geçiş yaparken ekibinizin de bu geçişin zaman çizelgesini anladığından emin olun. Aşamalı bir süreç mi olacak yoksa hemen mi geçiş yapılacak? Çalışanları bilgilendirmek, süreçleri belgelendirmek için yeterince vakitlerinin olmasını sağlar ve iş kesintilerini en aza indirir.
   
   
4. Öğrenme kaynaklarına erkenden erişin.
   İletişim sistemlerini değiştirdiğinizde öğrenme sürecinin vakit almasını bekleyebilirsiniz. Ancak gerekli kaynakları ve desteği erkenden sunmak, sürecin daha sorunsuz olmasına yardımcı olacaktır. UCaaS sağlayıcısı tarafından sağlanan öğrenme materyallerinden yararlanın veya yeni UCaaS sistemi uygulandığında çalışanların ihtiyaç duydukları her şeye sahip olmalarını sağlamak için bir eğitim düzenleyin.

Yeni bir UCaaS platformuna yatırım yapmak hem yeni hem de köklü işletmeler için birçok avantaj sunsa da sağlayıcıları karşılaştırmak ve ihtiyaçlarınız için doğru UC sağlayıcısını seçmek zor olabilir. İşiniz için doğru UC sağlayıcısını seçebilmek için aşağıdaki kriterleri dikkate aldığınızdan emin olun:

1. Müşteri hizmetleri
   UCaaS sağlayıcısının canlı sohbet veya telefon desteği her zaman mevcut mu? İlk uygulamada veya UC geçişinde yardım sunulacak mı? Ekibe katılım sürecinde destek veya sürekli eğitim sunuluyor mu? Bir sorunu gidermeniz gerektiğinde ne tür bir yardım alabileceğinizi bilmek, en iyi UC sağlayıcısını seçerken göz önünde bulundurulması gereken önemli bir unsurdur.
   
   
2. Güvenlik
   Uzak ve hibrit çalışanlar, farklı ağlar ve cihazlar üzerinde çalıştığı için UCaaS sağlayıcısının kapsamlı güvenlik özelliklerine sahip olması önemlidir. Yatırım yapmadan önce temsilcilerle UC sağlayıcısının veri şifreleme, tehdit yönetimi ve erişim izin ve kontrollerine dair altyapısı hakkında konuşun.
   
   
3. Güvenilirlik
   UC sağlayıcılarını karşılaştırırken çalışma süresi geçmişlerini de göz önünde bulundurun veya sağlayıcının güvenilirlik performansını gösteren belgeleri talep edin. Çalışma süresi yüzde 99’un üzerinde olmalıdır. Ayrıca sürekli olarak kesinti yaşayıp yaşamadığını görmek için UC sağlayıcılarının sosyal medya sayfalarına da göz atabilirsiniz.
   
   
4. Tutarlı kullanıcı deneyimi
   UCaaS sistemleri, çalışanların cihazlar arasında çalışmasını kolaylaştırdığından tutarlı bir kullanıcı arabirimine ve kullanıcı deneyimine sahip olmak çok önemlidir. Bu, zamandan tasarruf sağlar ve çalışanların her gün kullandıkları iletişim araçlarında gezinmelerini ve bunları yönetmelerini kolaylaştırır. Ayrıca gerektiğinde BT'nin destek sağlamasını da kolaylaştırır.

COVID-19 salgını nedeniyle UCaaS teknolojisi birçok şirket için bir gereklilik haline geldi ve ekiplerin uzaktan çalışmasına ve belirsizlik zamanlarında bile rekabeti sürdürebilmesine olanak sağladı. Gelecekte UCaaS, işletmelerin dijital dönüşümünün kilit parçası olmaya devam edecek ve ekiplerin iç süreçlerini, müşteri etkileşimini ve yeni pazarlara uyumunu iyileştirmeye yardımcı olacaktır.

Her geçen gün daha fazla şirket kalıcı hibrit veya esnek çalışma modeline geçtiğinden UCaaS teknolojisi de kullanılmaya devam edecek. Dağıtılmış bir iş gücünün ihtiyaçlarını karşılayabilmek için UCaaS teknolojisi hızla gelişiyor.

Örneğin birinin uzakta, bir görüşmede veya sunumda olduğunu iş arkadaşlarına bildiren varlık ipuçları, UCaaS platformlarının önemli bir parçası haline geldi. Birinin bir işle meşgul olduğunu, bir şeye odaklandığını ve günü kapattığını gösteren bu araçlar aynı zamanda dikkat dağınıklığını ortadan kaldırarak çalışanların iş-yaşam dengesini korumasına da yardımcı oluyor. UCaaS'ın video ve sohbet bileşenleri de tartışmalara katılımı teşvik etmek ve izleyicilerin toplantılara daha iyi katılımını sağlamak için gelişti ve yeni tepki özellikleri sunmaya başladı.

İletişim teknolojisi geliştikçe en yeni özelliklere ve en üst düzey güvenliğe sahip olmak için bulut tabanlı UC platformlarına yönelen işletme sayısı giderek artıyor. İş iletişimi teknolojisinin geleceğini şekillendiren diğer trendler şunlardır:

Sohbet robotları ve akıllı yardımcılardan veri içgörülerine AI ve makine öğrenmesi teknolojileri, UC platformlarında gelişmeye devam edecek. UCaaS’ta AI, süreçleri otomatikleştirerek iş akışlarını iyileştirebilir, konuşmayı metne dönüştürme özellikleriyle erişilebilirliği ve akıllı planlama ve önerilerle verimliliği artırabilir.

Çalışan iletişimi ve bağlantısı konusunda açık bir kazanç olan UCaaS, müşteri ilişkilerini de iyileştirebilir. İş teknolojileri geliştikçe iletişim merkezlerini veya müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) araçlarını platforma entegre ederek müşteri deneyimlerini iyileştirecek sorunsuz bir yol sağlayan UCaaS çözümlerinin sayısı da artıyor.

İletişim ve işbirliği için daha fazla yol olması, güvenlik tehditleri için giriş noktalarının da artması anlamına gelir. İletişim teknolojileri geliştikçe UC platformları da tehdit yönetimi, şifreleme hizmetleri ve veri koruma konularında iyileştirmeler yapmak için altyapılarını güçlendirmeye devam edecek. UCaaS, uyumluluk ihtiyaçlarını karşılamak için belirli sektörlere özel güvenlik eklentileri de geliştirebilir.