Factureren met Excel - deel 2

Op de volgende manier is VerkoopFactuur5.xls te downloaden en op uw systeem te installeren:

 

• In een Windows XP-en Office XP-omgeving plaatst u de gedownloade sjabloon op uw vaste schijf in de map c:\Documenten en instellingen\gebruikersnaam\Toepassingsgegevens\Microsoft\Sjablonen\.
   
• Werkt u met Microsoft Office 2003 Edition dan moet de sjabloon geplaatst worden in de map c:\program files\Microsoft Office\Templates\1043
   
• In een gemixte Engelstalige omgeving heet de map c:\documents and settings\uw naam\application data\microsoft\sjablonen.
   
• Voor Office 2000 en Windows 9x geldt voor Excel-sjablonen een andere locatie. Sjablonen worden doorgaans opgeslagen in de map Sjablonen, in de map xlstart, of in de alternatieve locatie voor het opstartbestand. De map Sjablonen is gewoonlijk C:\Windows\Profiles\gebruikersnaam\Application Data\Microsoft\Sjablonen en de map xlstart is normaal gesproken C:\Windows\Profiles\gebruikersnaam\Application Data\Microsoft\Excel\xlstart.
   
• Voor Windows 2000 Professional geldt als locatie: C:\Documenten en instellingen\gebruikersnaam\Toepassingsgegevens\Microsoft\Sjablonen.

 

Let op: voor een goede werking van de factuurapplicatie is het belangrijk dat u het bestand eerst opslaat op uw harde schijf en daarna vanuit Excel opent.

 

Download  hierboven de verkoopfactuur. Er is gekozen voor een sjabloon (xlt). Dat maakt het hergebruik van de factuur eenvoudiger, want telkens als u een nieuwe factuur moet maken wordt automatisch een kopie gemaakt van de sjabloon. Dat gaat als volgt:

 

 

Stap 6, 7 en 8 zijn in feite eenmalige acties. Het allereerste factuurnummer is namelijk factuurnummer 1 en dat moet aangepast worden. Zodra eenmaal het juiste nummer is opgegeven, verschijnt bij elke volgende factuur automatisch het juiste nummer. Overigens kan een sjabloon in veel gevallen ook heel gemakkelijk vanuit Windows Verkenner worden geopend: open in Windows Verkenner de map waar u de sjabloon tijdens het downloaden gestationeerd hebt en dubbelklik op de verkoopfactuur. Dit is vooral een geschikt alternatief als u moeite hebt met stap 1 tot en met 4.

 

Het factuurnummer moet ergens op uw computer of netwerk worden bijgehouden. Daartoe kan het op verschillende manieren worden opgeslagen. Een voor de hand liggende plek is het Windows register, maar daar kleven twee nadelen aan: de ophogende factuurnummering is dan sterk gebonden aan één pc en is in een netwerkomgeving vrijwel niet door meerdere collega's te gebruiken. Ten tweede is het register een dermate vitaal onderdeel van Windows dat het beter is om daar niet te veel aan te veranderen. De oplossing is om het nummer in een simpel tekstbestand bij te houden, dat geopend kan worden met bijvoorbeeld Kladblok en dat wordt opgeslagen in een gemakkelijk te lokaliseren plek. Deze plek wordt als volgt gevonden:

 

 

Op de aangetroffen Standaardbestandslocatie zult u met Windows Verkenner een bestandje FactuurNummer.txt aantreffen, dat u door erop te dubbelklikken kunt openen in Kladblok. In Kladblok verschijnt dan de inhoud van het bestand, te weten het eerstvolgende factuurnummer. U ziet dat u het factuurnummer ook met Kladblok zou kunnen wijzigen, maar omdat in Excel een menu-optie Factuurnummer aanpassen is toegevoegd is dat niet nodig. De Kladblok-methode zal vooral zijn diensten bewijzen als u de Automatisch ophogende nummer oplossing ook in andere applicaties gaat gebruiken, die de menu-optie Factuurnummer aanpassen missen. Sluit Kladblok nu zonder het bestand te bewaren.

 

In een netwerkomgeving, waarbij meerdere mensen van de factuurapplicatie gebruik moeten maken, moet ervoor gezorgd worden dat op elk werkstation achter Standaardbestandslocatie dezelfde map staat vermeld, dat die map zich op de server bevindt en dat zich in die map alle voor het dagelijkse werk benodigde spreadsheets bevinden.

 

Nu hebt u de vorige sjabloon waarschijnlijk helemaal voor uw bedrijf ingericht. Dat werk hoeft u niet opnieuw te doen. Stap voor stap hevelt u oplossing uit de oude verkoopfactuur naar de nieuwe of naar een ander werkblad, dat u in Excel hebt gemaakt.

 

 

U kunt deze code gemakkelijk kopiëren en in uw eigen Excel-documenten en -sjablonen plakken, zoals offerteberekeningen, rapporten en andere genummerde documenten. Let op de volgende punten:

 

 

Om het factuurnummer automatisch op te hogen is een stukje Visual Basic for Applications code ontwikkeld. Om deze code te zien moet u de sjabloon Verkoopfactuur3.XLT openen via Bestand >> Openen (dus niet via Bestand >> Nieuw) en op sneltoets Alt+F11 drukken. Klik in de ProjectVerkenner links op het scherm op ThisWorkBook; staat de ProjectVerkenner niet op uw scherm maak hem dan zichtbaar via Ctrl+R. Rechts op het scherm ziet u de code, waarvan het belangrijkste gedeelte hieronder wordt toegelicht. De regelnummers ontbreken op uw scherm, deze zijn alleen toegevoegd om de uitleg te verduidelijken.

 

 

Regels 1 tot en met 3 zorgen ervoor dat de routine LeesEnBewaarFactuurNummer3 automatisch wordt gestart telkens wanneer u de sjabloon opent in Excel. De routine begint eerst met uit te zoeken in welke map het bestand met het eerstvolgende factuurnummer is opgeslagen. Deze Standaardbestandslocatie wordt in regel 5 toegekend aan de stringvariabele Pad$. In regel 6 krijgt de variabele Controle een waarde, indien in de map het bestand FactuurNummer.TXT wordt aangetroffen. Uit dit bestand wordt het eerstvolgende factuurnummer gelezen, opgehoogd en weer opgeslagen.

 

Hier is sprake van een kip en ei situatie, want je kunt pas iets ophalen als het bestaat, en je kunt niet iets bewaren wat er nog niet is. Heeft de variabele Controle geen waarde, dan is er blijkbaar nog geen factuurnummerbestand (de allereerste keer dat u de sjabloon gebruikt) en springt de routine naar regel 11. De regels 8 tot en met 10, waarin het factuurnummer normaliter wordt opgehaald en aan de variabele Nummer1 wordt toegekend, worden nu overgeslagen. In regel 12 wordt het factuurnummer Nummer1 met 1 opgehoogd; bij allereerste gebruik is dat 0+1=1.

 

Vervolgens wordt in regel 13 het factuurnummerbestand opnieuw geopend, in regel 14 wordt het nieuwe nummer in het bestand gezet en tot slot wordt het bestand in regel 15 weer gesloten. In regel 17 wordt naar de cel gesprongen, waarin het factuurnummer moet komen te staan. Deze cel heeft via Invoegen >> Naam >> Definiëren de naam Factuurnr. gekregen. Het nummer wordt in de cel geplaatst (regel 18) en in regel 19 wordt verder gesprongen naar de cel waar het eerste artikel wordt ingevuld. Deze cel heeft via Invoegen >> Naam >> Definiëren de naam EersteArtikel gekregen.