Waterschap Rijn en IJssel. SharePoint zet waterschap middenin de Nederlandse samenleving

Kenmerken

Bedrijf:
Waterschap Rijn en IJssel
Partner:
Motion10
Branche:
Bouw & installatie
Product:
SharePoint
Thema's:
Beheer
Communicatie & samenwerken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

Voordelen

Waterschap Rijn en IJssel heeft innovatie hoog in het vaandel staan. Daar past een goede informatiehuishouding bij. Met Motion10 SharePoint DMS loopt het waterschap voorop op het gebied van document- en recordmanagementsystemen. Daardoor is niet alleen de bedrijfsvoering flink verbeterd, ook worden problemen bij zuiveringsinstallaties voorkomen.

Situation
Waterschap Rijn en IJssel heeft innovatie hoog in het vaandel staan. Daar past een goede informatiehuishouding bij. Met Motion10 SharePoint DMS loopt het waterschap voorop op het gebied van document- en recordmanagementsystemen. Daardoor is niet alleen de bedrijfsvoering flink verbeterd, ook worden problemen bij zuiveringsinstallaties voorkomen.

Nederland is een pionier op het gebied van watermanagement. Dat is ook noodzakelijk, want de helft van Nederland ligt onder de zeespiegel of onder het waterniveau van grote rivieren. Duinen en dijken beschermen ons tegen het water. Daarbij vervullen de waterschappen een belangrijke rol. Zij onderhouden de waterkeringen en zorgen ervoor dat het risico op een overstroming zo klein mogelijk blijft.

Nederlanders vertrouwen op de deskundigheid van de 11.000 medewerkers die vanuit 24 waterschappen 24/7 werken zij aan het beheer van de watersystemen en het bewaken van de veiligheid van de inwoners. Waterschap Rijn en IJssel is verantwoordelijk voor het gebied Oost-Gelderland, het zuiden van Overijssel en het zuidoosten van de Veluwe.

 Waterschap Rijn en IJssel wil efficiënt en effectief werken en heeft zelfs de ambitie om het goedkoopst opererende waterschap van Nederland te zijn: operational excellence. Daarbij zoeken zij actief naar nieuwe ontwikkelingen op het gebied van ICT. Zo kan het waterschap nieuwe mogelijkheden ontwikkelen om samen te werken, te communiceren en de interne bedrijfsvoering te optimaliseren. Digitaal samenwerken is daar een goed voorbeeld van. Ben Veurman, manager ICT bij Waterschap Rijn en IJssel, kan ons daar alles over vertellen. Hij was nauw betrokken bij het opstellen en uitvoeren van het programma ‘Digitaal samenwerken’. Wij spreken hem in het bijzondere kantoor van Waterschap Rijn en IJssel in Doetinchem, dat bestaat uit twee samenvloeiende druppelvormen. Het gebouw verwijst niet alleen naar de corebusiness, maar weerspiegelt ook de transparantie die het waterschap nastreeft.

 

Solution
“Onze directie heeft een visiedocument opgesteld waarin zij de uitdagingen voor ons waterschap beschrijven. Wij richten ons steeds meer op de buitenwereld en werken veel met andere partijen samen. Bovendien vragen publiek en bestuur om meer verantwoording, heldere besluitvorming en aantoonbare efficiency. Er zijn nieuwe oplossingen nodig, zoals digitalisering van informatie. Dit sloot ook goed aan bij een groot knelpunt in onze organisatie: er waren geen goede afspraken over het opslaan, beheren en organiseren van documenten. Maar liefst 80 procent van onze documenten werd ongestructureerd opgeslagen en voor 85 procent van de documenten was het beheer niet geregeld. Er was wel een documentsysteem, maar dit was zowel technisch als functioneel niet bepaald sterk. Medewerkers gebruikten het niet omdat het niet aansloot bij de werkprocessen. Zij bewaarden hun informatie op allerlei plaatsen: in persoonlijke of afdelingskasten, het archief, het informatiesysteem, op een van de vele folders op de server, intranet en internet. Veel dossiers waren daardoor incompleet of onvindbaar. Met alle gevolgen van dien voor de service aan burgers, bij vergunningsaanvragen of in bezwaarprocedures. Om deze risico’s te verminderen, gingen mensen meer documenten rondmailen en werd er bijna tien keer zoveel geprint. En dit terwijl het aantal digitale documenten de komende jaren sterk zal groeien, onder meer door het toenemende mailverkeer. Medewerkers waren gemiddeld twee uur per dag bezig met het zoeken naar de juiste informatie, dus maar liefst 25 procent van hun werktijd. Kostbare tijd die zeker beter gebruikt kon worden!”

 

Archiefwet
De cijfers die Ben Veurman noemt, zijn niet uniek voor Waterschap Rijn en IJssel. Ook andere organisaties laten vergelijkbare cijfers zien. Een belangrijk verschil is echter dat waterschappen overheidsorganisaties zijn die moeten voldoen aan de Archiefwet. Hierin is een aantal wettelijke verplichtingen opgesteld voor archiefvorming en -beheer van alle informatie, ook digitale. Daarnaast is het van groot belang dat medewerkers van een waterschap beschikken over de juiste informatie. Onjuiste informatie kan leiden tot problemen bij hun functioneren van onze zuiveringsinstallaties. De sense of urgency was duidelijk: werk aan de winkel voor Ben Veurman en zijn team.

 

Digitaal samenwerken
De eerste stap was een intern onderzoek om de stand van zaken goed in kaart te brengen en te horen welke wensen en verwachtingen er leefden binnen het waterschap. Ben Veurman: “Daarbij keken wij breder dan alleen het delen van documenten. De directievisie gaf ons de kans om vanuit ICT-perspectief bij te dragen aan vraagstukken als het verbeteren van de efficiency, kostenreductie, betere samenwerking, betere kwaliteit, meer transparantie en openheid en innovatiekracht. Wij ontwikkelden de businesscase ‘Digitaal samenwerken’. Een van de adviezen daarin was om Microsoft SharePoint 2010 in te zetten als nieuw documentmanagementsysteem. Niet alleen sloot de Portal-technologie uitstekend aan bij onze wensen op het gebied van samenwerking, ook vonden wij het met het oog op de toekomst aantrekkelijk dat SharePoint 2010 ook functionaliteiten biedt op het gebied van contentmanagement en recordmanagement.”

Organisatieontwikkeling
“De directie omarmde de businesscase en gaf toestemming om een pilot te doen binnen vijf afdelingen. Belangrijk was hoe de medewerkers zouden reageren op de nieuwe werkprocessen voor digitaal samenwerken. Wij willen dat zij vanuit het eindproduct kijken naar een slim en efficiënt ingericht proces, waarbij medewerkers als essentiële schakel in het proces de verantwoordelijkheid nemen voor hun dossiers. Zij moeten in SharePoint bijvoorbeeld zelf documenten registreren en inhoudelijke metadata vaststellen. Dat bevordert de kwaliteit van de informatie. Juist omdat je mensen vraagt hun manier van werken aan te passen, moet je digitalisering zien als een organisatieontwikkeling. Zo’n proces moet je intensief begeleiden. Daarom hebben we een externe adviseur ingeschakeld. Het resultaat van de pilot was dat digitaal samenwerken met SharePoint uitstekend aansloot bij onze verwachtingen. We hebben de directie dan ook geadviseerd om SharePoint organisatiebreed uit te rollen.”

 

Benefits
Waterschap Rijn en IJssel is nu in staat om zaakgericht te werken. Als voorbeeld noemt Ben de bouw van een brug, waarbij het waterschap de nodige vergunningen verleent. “Dat is een traject waarbij allerlei instanties betrokken zijn. Wij gaan de status van de aanvraag stap voor stap inzichtelijk maken. De documenten die daarbij horen, zoals vergunningen, bestuursstukken, beleidsstukken, projectdossiers, plannen, verslagen, e-mailcorrespontentie, handleidingen en facturen, zijn in SharePoint gekoppeld aan de zaak en zijn met een muisklik te bereiken. Deze werkwijze zal SharePoint nog meer bedrijfskritisch maken voor Waterschap Rijn en IJssel. Als mensen in beroep gaan tegen een geweigerde vergunning, kunnen wij gemakkelijk het complete dossier opleveren. De up-to-date informatie in SharePoint voorkomt dat wij in allerlei juridische procedures worden betrokken. SharePoint zorgt er bovendien voor dat wij compliant zijn; dat wij voldoen aan de Archiefwet. Daarom besteden wij ook veel aandacht aan de governance. Wij hebben duidelijke regels en verantwoordelijkheden opgesteld die een proactief beheer waarborgen.”

 

Verhoogde productiviteit en efficiency

De ruim 300 medewerkers van Waterschap Rijn en IJssel werken graag met SharePoint. “Zij delen makkelijker kennis en informatie, onderling en met externe partijen. Inmiddels wordt 40 procent van onze dossiers gestructureerd opgeslagen, dus drie keer zo veel als een paar jaar terug. Mensen zijn aanzienlijk minder tijd kwijt aan het zoeken van informatie. En op termijn zal dat nog verder verbeteren.” Een andere waardevolle toepassing van SharePoint is de koppeling aan ESRI, de standaard voor geografische informatie die binnen waterschappen veel gebruikt wordt. “ESRI past naadloos in SharePoint. Als een medewerker wil zien hoeveel vergunningen er in een bepaald gebied zijn verstrekt, trekt hij op zijn tablet een vierkantje en ziet hij het direct. Dat is echt een geweldige toepassing waar onze medewerkers heel enthousiast over zijn, ook omdat je het echt op het scherm ziet. Mensen zijn nu eenmaal visueel ingesteld. Wij zijn trouwens de eerste organisatie in Nederland die dit live hebben. Zo brengen wij onze innovatiekracht in de praktijk.”

 

Er zijn tientallen aanbieders van documentmanagementsystemen. Waarom koos het waterschap juist voor SharePoint van Microsoft? Ben Veurman: “Wij zijn een Microsoft-huis. Een jaar of tien terug werkten wij met een wirwar van systemen. Op zoek naar een nieuwe standaard hebben we de strategische keuze voor Microsoft gemaakt. Van SQL-server tot Windows Server en Office, alles is hier van Microsoft. Die standaardisatie heeft ons veel besparing opgeleverd. Alles sluit naadloos op elkaar aan, er zijn weinig koppelingen nodig en je kunt zaken makkelijk integreren. Dus toen wij op zoek waren naar een documentmanagementsysteem was de keuze snel gemaakt.”

 

In eerste instantie werkte Waterschap Rijn en IJssel met een maatwerkoplossing voor SharePoint, maar daar kwamen zij van terug. “Wij hebben nu heel bewust gekozen voor een standaard geconfigureerd DMS-product van Motion10. Deze oplossing is uniek in Nederland, omdat wij eenvoudig kunnen uitbouwen en migreren. Daarnaast bevat het product nauwelijks maatwerk en sluit het naadloos aan binnen onze processen. De SharePoint-oplossing van Motion10 is dus toekomstbestendig en biedt ons alles wat we nodig hebben. We zijn ook heel tevreden over de samenwerking met Motion10. In zes maanden hebben zij de implementatie verzorgd. Motion10 is echt een partner geworden die ons eerlijk adviseert en duidelijk aangeeft wat de consequenties zijn van bepaalde keuzes. De contacten verlopen uitstekend en als er problemen zijn, helpen ze ons snel. Toekomstbestendig, dat is zowel ons SharePoint DMS als de relatie met Motion10.”

Gerelateerde referenties

  • Microsoft Dynamics CRM geeft Qurius Europees inzicht in ‘sales en opportunities’
    Lees verder »

  • FMO Ontwikkelingsbank versnelt rapportagetijden met BI-oplossing
    Lees verder »

  • Heembouw Met Microsoft Dynamics NAV heeft Heembouw altijd een compleet en actueel inzicht in haar bouwprojecten
    Lees verder »