Orbis Medisch Centrum. Voorlichtingsmaterialen altijd actueel

Kenmerken

Bedrijf:
Orbis Medisch Centrum
Bedrijfsgrootte:
5001-10000 medewerkers
Partner:
Documentaal
Branche:
Gezondheidszorg
Producten:
Office system
SharePoint
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • Gemakkelijke manier om voorlichtingsmaterialen te maken, te onderhouden en beschikbaar te stellen

Voordelen

  • Webgebaseerd systeem
  • Opmaak en inhoud gescheiden
  • Modulaire opbouw uit tekstblokken
  • Centrale opslag en onderhoud
  • Geen zoekwerk meer, geen verouderde informatie
  • Workflow

Door de verhuizing naar een nieuwe locatie afgelopen januari en de nieuwe manier van werken dienden onder meer alle ruim 700 voorlichtingsmaterialen van het ziekenhuis aangepast te worden. Omdat het samenstellen, redigeren en actueel houden van voorlichtingsmaterialen een tijdrovende klus is, werd er gezocht naar een oplossing die onderhoudsvriendelijk is, op termijn tijd bespaart en past binnen een high tech ziekenhuis.

Orbis Medisch Centrum is een technologisch hoogontwikkeld ziekenhuis waar op de meest patiëntvriendelijke en efficiënte manier hoogwaardige zorg wordt geboden. Drie speerpunten van Orbis zijn:

  • Thuisgevoel: de patiënt is gast, verblijft op een ruime eenpersoonskamer met eigen sanitaire voorzieningen. Het thuisgevoel wordt versterkt door de mogelijkheid door naasten verzorgd te worden. Verschillende faciliteiten zoals internet, televisie en radio veraangenamen het verblijf.
  • De patiënt centraal: de patiënt staat centraal tijdens het zorgproces. Alle nodige zorg tijdens het verblijf is binnen handbereik, of dat nu medische, paramedische of bijvoorbeeld psychische hulp betreft. Alle benodigde zorgpartners, ook commerciële, staan tot de beschikking van de patiënt.
  • Slimme ICT-toepassingen: deze toepassingen veraangenamen het verblijf, vergroten het menselijke aspect en optimaliseren het zorgproces. De techniek zorgt ervoor dat de medewerkers op een maximaal patiëntvriendelijke wijze kunnen werken. Zo is alle benodigde (patiënt)informatie plaats- en tijdonafhankelijk beschikbaar, zelfs aan het bed van de patiënt.

Aanpassen voorlichtingsmateriaal
Folders, brochures en instructiefilmpjes zijn een belangrijk onderdeel van de patiëntzorg in een ziekenhuis. Onderzoek heeft aangetoond dat goed geïnformeerde patiënten minder angstig zijn, sneller herstellen en een hogere mate van tevredenheid hebben. Het actueel houden van voorlichtingsmaterialen vergt echter grote inspanningen van zowel inhoudsdeskundigen als communicatiemedewerkers. Patiënten rekenen op 100% betrouwbare informatie, hulpverleners willen snel aangepaste materialen hebben die tijd- en plaatsonafhankelijk beschikbaar zijn.

Brochure Generator
In OMC is ervoor gekozen om de Brochure Generator in te zetten. Hierbij werken de afdeling communicatie en de hulpverleners samen in hetzelfde webgebaseerde systeem. In dit systeem zijn opmaak en inhoud van elkaar los gekoppeld. Specialisten maken of controleren eenvoudig hun teksten in het voor hen bekende Microsoft Word. De afdeling communicatie controleert en redigeert, waarna alle opmaak en additionele data rondom de teksten zoals titels, telefoonnummers en adressen worden toegevoegd.

De brochures worden samengesteld uit diverse tekstfragmenten, die, ondanks dat ze in meerdere brochures voorkomen, slechts 1 keer onderhouden dienen te worden. Voorbeelden van dergelijke tekstfragmenten zijn het nuchterprotocol, voorbereiding thuis, pijnmedicatie of de adresgegevens. Wanneer een wijziging moet worden doorgevoerd in bijvoorbeeld het nuchterprotocol hoeft alleen dit tekstfragment aangepast te worden. Vervolgens worden alle materialen die dit tekstfragment bevatten bijgewerkt. Geen zoekwerk meer en geen verouderde informatie. Nieuwe brochures kunnen hierdoor ook snel en gemakkelijk samengesteld worden.

Het systeem bevat daarnaast ook een workflow: indien een wijziging in een tekstfragment of brochure autorisatie van een hulpverlener nodig heeft, wordt de hulpverlener hier automatisch op geattendeerd. Nadat de brochure geautoriseerd is wordt deze gepubliceerd. Dit kan naar diverse uitingen en formaten zoals A4 en A5, Word, pdf, SharePoint en andere internetformaten.

Gerelateerde referenties

  • Eneco Groep Duurzaam Vergaderen zorgt bij Eneco voor besparingen en minder CO2 uitstoot
    Lees verder »

  • Waterschap Hollandse Delta ondersteunt flexwerken en documentmanagement met Microsoft Office SharePoint Server
    Lees verder »

  • Lamb Weston / Meijer Lamb Weston/Meijer digitaliseert en centraliseert contractenregister voor beter inzicht en tijdwinst
    Lees verder »