إدارة فِرق العمل عن بُعد أصبحت أسهل باستخدام أدوات التعاون

إذا كنت تعمل في ظل افتراض أن العمل عن بُعد بلغ أعلى مستوياته على الإطلاق، فأنت على حق. في الواقع، “في الولايات المتحدة، تقدم 60 في المائة من الشركات ترتيبات العمل عن بُعد، بعد أن كانت النسبة 20 في المائة فقط في 1996،” بحسب بلومبرغ، وهو أيضاً اتجاه شائع في الهند وإندونيسيا والمكسيك. مما يعني أنك ربما تعمل بالفعل مع فريق عمل عن بُعد أو على وشك تعيين أول موظف عن بُعد. تتميز إدارة فريق افتراضي (وباعتباره جزءاً من فريق واحد) بمجموعة من الصفات المميزة الخاصة بها – وتتطلب الكثير من الثقة من جانب الجميع.

وبطبيعة الحال، ربما تكون الثقة هي أصعب جزء في قيادة الفِرق الافتراضية - وهذا شيء عليك أن "تشعر به" فقط. ومع ذلك، هناك أدوات قيادة ومجموعة كبيرة من التقنيات يمكن أن تساعدك على تنمية العلاقات مع زملائك في العمل والمرؤوسين المباشرين، مما يساعدك في نهاية المطاف على تطوير علاقات عمل سهلة وسلسة واحترام عميق وثقة متبادلة. تتضمن أربع أدوات فعّالة لإدارة فِرق العمل عن بُعد ما يلي:

  • مكالمات فيديو: إن البريد الإلكتروني وسيلة رائعة لتوصيل المعلومات حول المشاريع التي ستحتاجها مجموعتك للرجوع إليها لاحقاً أو إرسال ملاحظة سريعة عن اجتماع قادم أو PTO أوقات الراحة مدفوعة الأجر وما إلى ذلك، لكن بالنسبة لجلسات وضع الأفكار أو عمليات مراجعة أداء الموظفين أو في أي وقت يجب أن تكون أكثر إقناعاً، لا شيء يضاهي اجتماعاً وجهاً لوجه - وهنا يأتي دور مكالمات الفيديو. بعد كل ذلك، تتيح مكالمات الفيديو للأشخاص رؤية بعضهم البعض والتعود على الشخصية والمزاج والتعرّف على الفروق الدقيقة ونغمات الصوت- مما يسهّل مشاركة الأفكار وإجراء محادثات صعبة وتحقيق هدفك.
  • الدردشة/الرسالة الفورية: عند قيادة فرق افتراضية، فمن المستحيل أن تشهد نفس المستوى من العفوية التي تعرفها في إعداد مكتب تقليدي. ومع ذلك، ما زال بإمكانك إجراء هذه المحادثات السريعة والمثيرة مع عميل الدردشة - فهي لن تحدث في المطاعم العامة. أفضل ما في الأمر، إذا كنت ترغب في طرح فكرة على أكثر من شخص في نفس الوقت، فمعظم عملاء الدردشة يوفرون لك هذا الخيار - مما يسهّل العمل من خلال الأفكار والموضوعات على الفور.
  • مساحات العمل المشتركة: سواءً كنت تدير فرقاً عمومية أو تعمل فقط مع عدد قليل من الأشخاص في جميع أنحاء المدينة، فمن الجيد أن تحتاج في مرحلة ما إلى التعاون في عرض تقديمي أو تسليم العميل أو العمليات والمستندات الداخلية الخاصة بك. وبطبيعة الحال يمكنك القيام بكل شيء عبر البريد الإلكتروني، ولكن يمكن للتحكم بالإصدار أن يصبح كابوساً سريعاً - وهنا يأتي دور مساحات العمل. من خلال منحك موقعاً مركزياً واحداً حيث يمكن لأي شخص في مجموعتك العمل على نفس الملفات في الوقت الحقيقي - والاطلاع على ما قام به الآخرون - يمكنك الحفاظ على التحكم بالإصدار وتبسيط عملية الإنشاء.
  • قوائم المهام الافتراضية المشتركة: عند العمل مع فِرق افتراضية عبر مناطق زمنية متعددة، فإن إبقاء الجميع على اطلاع بالمشاريع المشتركة يمثل تحدياً كبيراً. لكن مع قوائم المهام الافتراضية، يمكن لفريقك (أو أعضاء محددين منه) الاطلاع على قوائم جميع مهامك وحالتها، مما يُبسط مشاركة العمل و/أو إبقاء الجميع "على اطلاع بما يجري". ولتبسيط الأمور بشكل أكبر، توفر لك بعض التطبيقات التي تتضمن قوائم مهام افتراضية أيضاً خيار إرفاق الملفات بالمهام والعمل معاً على هذه الملفات، وحتى مشاركة الملاحظات وإجراء المحادثات حولها دون الحاجة إلى استخدام تطبيق منفصل - مما يُسهّل العمل معاً حتى عند عدم مزامنة جداولك الزمنية.

لقد واجه أي شخص يشرف على فِرق عمومية و/أو قوى عاملة افتراضية بصورة مباشرة التحديات التي تواجه الإدارة عن بُعد. إن شعبية العمل عن بُعد لا ترتفع إلا إذا كان الاستثمار في التكنولوجيا التي تحتاج إليها لخلق تجارب تعاونية وتطوير علاقات شخصية وتقديم مشاريع متميزة أمر منطقي. ولحسن الحظ، هذه التقنية موجودة بالفعل - إنها مجرد مسألة إيجاد الحل المناسب للأشخاص في شركتك ومؤسستك.

بدء استخدام Microsoft 365

إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

اشترِ الآن
محتوى ذو صلة

كيفية الدفع عبر الهاتف المحمول بأمان مع تجنب المتسللين

قراءة المزيد

مستقبل التخطيط – تخطيط المشاريع عبر الإنترنت في السحابة

قراءة المزيد

5 إضافات ضرورية ينبغي تواجدها في الدردشة الجماعية في العمل

قراءة المزيد

ثلاث حقائق عاجلة حول الحوسبة السحابية في العالم المتنقل

قراءة المزيد

لا يقدم مركز المقالات التعليمية استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.