Fem ting, du kan gøre for at maksimere dit teams produktivitet, mens de arbejder hjemmefra

Som ejer af den mindre virksomhed Create & Cultivate, en onlineplatform og offlinearrangementer for kvinder, der ønsker at skabe og dyrke deres drømmekarriere, er jeg stolt af at have opbygget en kontorkultur med fasttømret samarbejde. Som et lille team – på grund af karakteren af vores arbejde – plejede vi at rejse sammen, arbejde i weekender og være vært for store arrangementer. 

Da vi gik over til at  arbejde hjemmefra på fuld tid, skulle vores team foretage store ændringer og finde nye måder at kommunikere på tværs af hele organisationen, samtidig med at vi også skulle opretholde medarbejdernes moral. Det er en udfordring at bevare produktiviteten, når tiderne er gode, og en endnu større udfordring i den nuværende situation. 

I løbet af de sidste par måneder har jeg udtænkt et par ting, som vi som et team har kunnet iværksætte for at opretholde virksomhedens produktivitet.  

Få mest muligt ud af din “arbejdstid” ved at holde regelmæssige pauser og reducere forstyrrelser

Da vores team i starten var gået over til at arbejde hjemmefra , forsøgte vi at klare tingene på samme måde, som vi ville gøre på kontoret. Forskellen var, at et hurtigt møde med en kollega i gangen, der løste et problem, blev erstattet med et helt  videomøde  i tredive minutter eller en masse pings og chatbeskeder. Disse udvidede sessioner gik i høj grad ud over kommunikationen og medførte alt for lange møder. 

Jeg indså hurtigt, at dette ikke gav tid til fordybelse eller “arbejdstid”, og det begyndte at gå ud over min produktivitet. Jeg indså, at jeg var nødt til at omorganisere min dag – helt ned på “lave frokost”-plan. Ellers kunne jeg nemt ende med at være ved computeren fra kl. 7 til 19 uden pauser

For ejere af mindre virksomheder er vores forretning vores levebrød, og nu er der mere end nogensinde ekstremt pres på for at præstere og arbejde med normal hastighed, men du skal først møde op selv.  

  • Bloker din kalender for personlig tid. Da vi ikke længere arbejdede på kontoret, var det, som om timerne ikke længere betød noget, og grænserne forsvandt. Den måde, vi genetablerede dem på, var ved at sætte tidsblokke i vores kalender. I løbet af den tid kunne jeg gå en tur, spise frokost og bare bruge tid på mig selv, hvilket var vigtigt for mig for at tømme hovedet, inden jeg dykkede ned i arbejdet igen. Ved at planlægge FORSTYR IKKE-tider kunne jeg bedre finde balance mellem min familie, mit liv og mit arbejde. Hvis jeg ikke planlagde dette, men bare forsøgte at arbejde igennem, ville jeg miste motivationen, og opgaverne ville tage længere tid, end de burde. Ved at have disse tidsblokke i kalenderen får vi ikke fyldt hovedet med arbejde, og vi får mulighed for at komme væk fra computeren, så vi kan vende tilbage med nye kræfter og klar til at komme i gang. 
  • Reducer forstyrrelser, mens du arbejder. Jeg opfordrer mit team til at indstille deres chatstatus til Forstyr ikke, hvilket giver dem tid til produktivt arbejde. Med stigningen i antallet af videoopkald og chatsamtaler bruger vi meget af vores dag på at kommunikere i stedet for at arbejde. På et kontor kan andre se, at din dør er lukket, men derhjemme er der ingen virtuel dør, du kan lukke. Så når jeg arbejder med vigtige projekter eller tilbud, indstiller jeg min status til Forstyr ikke, så jeg ikke modtager forstyrrende meddelelser eller ad hoc-anmodninger, der kunne dukke op, mens jeg prøver at koncentrere mig . Jeg har fundet ud af, at dette har hjulpet mig med at afslutte opgaver hurtigere og bevare fokus og motivation. 

Maksimer skyen

Design er en stor del af Create & Cultivate. Vi skaber dagligt nye kreative tanker, som kræver en stor mængde feedback og samarbejde på tværs af afdelinger. Jeg kan huske før i tiden, da vi ikke var i clouden, og vejen til kreativ godkendelse var udmattende. Jeg ville modtage en fil, sende en mail med alle mine noter osv., indtil mailtrådene blev lange og komplicerede og versionskontrol blev et problem. 

Ved at opbevare vores dokumenter ét sted sparer vi meget tid, fordi vi ikke behøver at skimme masser af mails igennem for at finde tidligere feedback og sikre, at vi handler ud fra den nyeste version. Arbejdet hjemmefra har vist, hvor værdifuld en skybaseret løsning er, især muligheden for at oprette dokumenter i fællesskab. 

Min assisterende kreative direktør og jeg gennemgår kreative udspil samtidig. Jeg kan indsætte billeder, hun skal bruge til bestemte slides, og hun kan formatere dem i realtid. Samtidig kan jeg fortsætte med at arbejde og skrive noter til hende på slide 9, mens hun er på slide 7 for at fuldføre kopien osv. Ved at tagteame processen kan vi gøre vores tid sammen så effektiv som muligt, da vi begge kan arbejde med det samme dokument samtidigt. 

Optag møder for at spare andre tid 

I dette nye WFH-miljø har mange flere forskellige ansvarsområder. Denne situation forhindrer dem ofte i at deltage i det samme antal møder, de kunne, mens de var på kontoret. Forældre er nødt til at hjemmeundervise deres børn, ægtefæller skal dele arbejdsplads og har muligvis overlappende møder, og så er der de mange andre forskellige faktorer, vi alle møder hver dag. Da vi skal have alle disse ansvarsområder til at gå op, nye som gamle, kan det være vanskeligt at deltage i alle opkald.  

Derfor er mit team begyndt at optage møder. Nu behøver vi ikke at gå i panik, hvis vi går glip af et opkald eller noget af det, da vi altid kan følge med i vores eget tempo. 

Vi behøver ikke at få en opsummering fra en af de andre i teamet. Vi kan gå tilbage og dobbelttjekke, hvad vi er gået glip af i de fem minutter, hvor ens barn gik amok, eller et postbud banker på døren, ved at se optagelsen.   

Udfør en daglig indtjekning

Da vi alle var på kontoret, tog vi let på vores sædvanlige møderytme, da vi bare kunne råbe på tværs af rummet eller prikke til naboen, hvis vi havde et spørgsmål. Vi indså hurtigt, at da vi gik over til at arbejde eksternt, fungerede denne rytme ikke – der skete for meget hver dag. Derudover manglede vi de hyggelige snakke, man får ansigt til ansigt i et arbejdsmiljø. 

Med alle de ukendte variabler valgte vi at gennemføre en indtjekning ved dagens slutning for at høre, hvordan vi klarer os som et team, og om vi bliver færdig med dagens opgaver inden aftensmaden. Vi fandt også ud af, at denne daglige kontakt ikke behøvede at vare en hel time! Ved at have kortere regelmæssige indtjekninger behøver vores team ikke at afse så meget tid af deres dag. 

Men alle er hele tiden opdateret med, hvad der sker. Den daglige kontakt hjælper os med at bevare fokus på opgaven og være mere produktive, samtidig med at de gør det hurtigere at foretage fejlfinding og være på forkant med mulige forhindringer, som hæmmer vores fremskridt. 

Hold liv i kontorkulturen og moralen høj

Tilfredse teams er mere produktive teams, og det er Create & Cultivates mål at holde moralen høj i disse usikre tider. Da vi mødtes personligt, var det meget lettere at holde humøret oppe, fordi vi kunne afholde arrangementer, f.eks. happy hours hver torsdag, med særlige gæster, god mad og gode snakke. 

Når vi mødtes til disse happy hours, kom vi op med nogle af vores bedste ideer til arrangementer. Vi ønskede at finde ud af, hvordan vi kunne bevare denne sociale forbindelse og holde kontakten, så vi begyndte at holde virtuelle, afslappende happy hours, hvor vi brainstormede ved hjælp af videochat. Vi har fundet ud af, at i især disse vanskelige tider har disse mere løsslupne øjeblikke med vores team hjulpet os med at kompensere for vores manglende tid ansigt til ansigt, samtidig med at vi også mærker, hvordan vi hver især klarer os i det nye miljø. 

En anden teknik, vi har brugt til at øge moralen, er ugentlige mails med tip og gode råd til teamet, lige fra tv-udsendelser til binge i weekenden eller ideer til træning i hjemmet. Kommunikationen hjælper med at minde os om, at vi alle er i samme båd, og det styrker følelsen af samhørighed.  


I disse helt specielle tider er det vigtigere end nogensinde før at revurdere og tilpasse vores arbejdsgange til dagens WFH-realiteter. Det, der var udgangspunktet for produktivitet og moral i vores traditionelle kontormiljø, fungerer muligvis ikke på samme måde i dag. Men enkle justeringer er mulige. Som ejer af en mindre virksomhed har jeg fundet ud af, at disse tiltag har været med til at optimere min tid, og de har medført, at mit team og jeg selv arbejder effektivt uden at ofre den tid, vi alle har brug for til at slappe af og lade op. 

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu

Business Insights & Ideas tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.