Los servicios de eDiscovery te protegen a ti y a tu empresa

La búsqueda electrónica, o eDiscovery, es el proceso de identificar, recolectar y entregar información almacenada de forma electrónica, como correos, presentaciones y bases de datos, que se pueden usar como evidencia en casos legales.

Debido al gran volumen de datos electrónicos que almacenan las organizaciones, eDiscovery puede ser complejo. Y si bien los archivos electrónicos son naturalmente más dinámicos, es fundamental preservar las propiedades del archivo original, el contenido y los metadatos, como sellos de fecha e información de autor y destinatario. Al hacerlo, puede ayudarte a eliminar reclamos de manipulación de evidencias (si hubiera) durante el proceso de litigio.

Como te puedes imaginar, el proceso de eDiscovery puede ser arduo, lento y caro si no tienes el software de soporte para litigios que posibilita localizar información y archivos (y sus metadatos) de forma automática. Afortunadamente, existen distintos softwares de eDiscovery que pueden ayudar a las organizaciones a prepararse para el litigio, y completan las tareas asociadas con la búsqueda relativamente rápido, pero sabiendo que lo que buscamos puede ser confuso. Echemos un vistazo a cuatro funciones de las plataformas eDiscovery que pueden marcar la diferencia durante el litigio.

  • Búsqueda por palabra clave en múltiples ubicaciones a la vez: Con la capacidad para buscar correos, documentos, portales, almacenamiento en la nube, servicios de mensajería instantánea y más, todo con una búsqueda mediante palabra clave única, puedes localizar rápidamente archivos, documentos, e incluso conversaciones que puedan ser importantes para ti. Además, un software de eDiscovery te permite exportar tus resultados a un repositorio, luego descargar el informe exportado sin tener que exportar los resultados de búsqueda reales, lo que puede ayudar a tu administrador de eDiscovery a estrechar el campo de documentos de análisis y, finalmente, ahorrar tiempo.
  • Desduplicación de los resultados de búsqueda: Cuando eliges servicios de eDiscovery que te permiten desduplicar los resultados que se exportan, solo una copia de un mensaje de correo, documento o archivo almacenado se exportará a tu repositorio, incluso cuando se hubieran localizado múltiples instancias del mismo elemento. Con la desduplicación, puedes reducir el número de elementos a revisar y ahorrar tiempo. Sin embargo, existen limitaciones para los algoritmos de desduplicación que podrían hacer que un elemento único se señalara como duplicado durante el proceso de exportación, por lo que esta función debe usarse con precaución.
  • Filtrado de permisos para la búsqueda de contenido. Algunas soluciones te permiten usar el filtrado de permisos para permitir que un administrador de eDiscovery busque solo un subconjunto específico de buzones y sitios en tu organización, o solo mensajes o contenido del sitio que coincida con algunos criterios específicos. Por ejemplo, si querías permitir que el administrador de eDiscovery buscara solo mensajes de correo desde/hacia una ubicación específica, el software te permitiría crear un filtro para ello.
  • Recuperar elementos no indexados. Los elementos no indexados pueden incluir archivos protegidos con contraseñas, cifrados, que se enviaron como adjuntos de emails grandes, o simplemente elementos que no se pudieron indexar debido a un error durante el proceso de indexación. Para las investigaciones legales, es posible que se les solicite a las organizaciones revisar archivos no indexados; por eso, para facilitar la localización de esos archivos, asegúrate de elegir servicios de eDiscovery que te den la opción de incluir elementos no indexados al exportar los resultados de búsqueda para mayor análisis.

En momentos de litigios, el software de eDiscovery puede ayudarte a localizar todos los emails y mensajes instantáneos, documentos, archivos, etc., que pertenecen a un cliente, tema o miembro de equipo específico. Al usar una herramienta que automatiza la búsqueda, puedes identificar, retener y exportar rápidamente el contenido que necesitas para completar el proceso de búsqueda y permitir que tu equipo legal avance de forma oportuna.

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