Microsoft Teams でリモート ワークのときも生産性を維持
何万人もの従業員を一晩のうちにリモート ワークに移行させるにはどうするか? 新型コロナウイルス感染症 (COVID-19) のアウトブレイクが世界中に広がるなかで、私たち Microsoft は先週、この大きな疑問について考えました。そして先週の水曜日に、成し遂げました。1 通のメールを米国シアトル地域の Microsoft 従業員約 50,000 人に送り、可能ならば自宅で仕事をするよう求めました。私たちは既に Teams のヘビー ユーザーでしたが、完全にリモート ワーク化した最初の数日間は、米国内の Microsoft 従業員による使用量が急増しました。木曜日の終わりまでには、チャットが前週比で 50% 増加、会議が 37% 増加しました。使用量の増加はお客様にも見られます。各地で、働く人々は会議、チャット、コラボレーションをオンラインだけで行うようになってきているからです。私たちは、この困難に立ち向かうすべての人のお役に立ちたいと考えています。Teams を支えるチームとして、私たちはかなりの時間を費やし、在宅勤務で生産性を発揮するとともに健康的に仕事をしていくための最善の方法について学びました。そこで、主なヒントをここでご紹介することにしました。
お読みいただく前に、お伝えしたいことがあります。これらのヒントは、このような困難な時にも、すべての人が常につながって生産性を維持できるようにお手伝いするという、私たちの継続的な取り組みから得られたものです。先週、私は個人と組織が Teams を無料で利用する方法を紹介しました。併せて、この危機のなかでサービスを円滑に運営するための総合的な計画にも触れました。また、世界各地のお客様と Microsoft 従業員からの素晴らしい事例も紹介しました。たとえば、香港の教師と生徒の皆様はテクノロジを利用して E ラーニングにすばらしいイノベーションを引き起こし、中国国内とその周辺のお客様は仕事を進めていくためのスマートな方法を発見しています。しかし、お客様からはリモート ワークへの切り替えについてのガイダンスも求められています。私たちはこれからも、アウトブレイクが続くなかでのヒント、情報、参考になるお客様事例をお伝えしていきますので、今後もここをチェックしていただけましたら幸いです。
始める
リモート ワークに移行するにあたっては、いくつかの鍵となる習慣を実践して態勢を作ります。
ワークスペースをセットアップする
ホーム オフィスがなくても、心配ありません。自宅での仕事で生産性を発揮することは可能です。それだけでなく、私たちが Teams を設計したのは、どこにでも持ち運びできるバーチャルなオフィスとするためです。プリンター、物理的なファイル、卓上電話機は自宅にないかもしれませんが、ドキュメントを Teams で直接取り出し、安全な場所にファイルを保管して適切な人にアクセス権を与え、すぐに通話や会議に参加することができます。とはいえ、自宅の中に専用のワークスペースを持つことは重要です。自分が生産性を発揮でき、そこにいるときは “邪魔しないで” というシグナルを送ることのできる場所です。ダイニング キッチンの一角、静かな寝室の片隅、娯楽室にあるゲーム用テーブルなど、集中しやすい場所ならどこでも、ワークスペースとしても役に立ちます。一日を通して少々散らかっていても、大丈夫です。Web 会議の間は背景のぼかしを使えば、チームメイトはあなただけに注目します。
コミュニケーション、コミュニケーション、コミュニケーション
私たちの多くが、少なくとも勤務時間の一部は自宅で仕事をしていますが、職場に物理的に出勤しているときに確立したリズムやコア タイムをやはり守ろうとします。 在宅勤務になると、毎日のリズムは変わるかもしれません。これが特に当てはまるのは、仕事と育児を両立させている人々です。自分が何時から何時まで仕事をするかを、仕事仲間にはっきりと伝えておくと、相手はいつあなたに連絡すればよいかがわかります。Teams のステータス メッセージを設定すると、このような情報を事前に伝えることができます。
また、チームメイトに進捗報告を頻繁に行う習慣を付けましょう。完全にリモート化した会社は、ドキュメントを重視する傾向があります。これは、離れて仕事をするときにつながりを保つ重要な方法だからです。最新情報、知見、自分が見つけた有益なリソースを Teams のチャネルに投稿することをおすすめします。廊下での立ち話から情報を得ることができない状況でも、チームメイトは今あなたが何を考えているかがわかり、つながりを保つことができます。後で、そのチャネルの中を検索すると、必要としているアイデアやコンテンツを見つけることができます。
健康的に区切りを付ける
通常の勤務日なら、昼休みの外出や通勤が区切りになりますが、それがないときは、なかなか仕事を切り上げられないこともあります。リモート ワーカーは、気が付いたら長時間連続して仕事をしていたということもあります。運動、人づきあい、きちんとした食事のための休憩を取ることもなく。これでは、すぐにストレスがたまり、過労になってしまいます。忘れないでください。健康は何よりも優先です。食事の時間を確保し、水をたっぷり飲み、一日の終わりにはタイムカードを押したつもりでリモート ワークから離れましょう。このような行動は、健康を維持するためだけではなく、結局は生産性の向上にも役立ちます。
効率的な会議を運営する
オンライン会議を導入する
物理的な会議室がない中で、全員を集めるのはリモート ワーク最大の難問であるように感じられることでしょう。会議を Teams に移行するときには、すべての会議にバーチャルな “参加” オプションがあることを確認してください。これでオンライン会議室を作ることができます。また、参加者の同意があれば、全員がビデオをオンにすることをおすすめします。お互いの顔が見えれば、全員がつながりを感じやすくなります。Teams には豊富な種類の認定カメラがあり、ヘッドセットやスピーカーフォンなどのデバイスの選択肢も多いため、同僚との間でいつでも明確なコミュニケーションを取ることができます。
すべての人に心を配る
オンライン会議に移行すると、視覚的な手がかりに頼れなくなるため、会議中に誰かが発言しようとしても気づかないことがあります。また、カンファレンス コールにあまりに大勢の人が参加していると、意見を伝えにくくなることがあります。会議の開催者は、頻繁に会議を一時停止して質問を募るようにしましょう。また、会議チャット ウィンドウを使って意見を共有できることを参加者に伝えてください。
会議を記録する
顔を合わせる時間の少なさを補うために、リモート ワーカーの中には顧客、パートナー、同僚とのつながりを保てるよう、いつもより多くの会議をスケジュールする人もいます。ダブル ブッキングが避けられない場合もあります。所属組織が許可している場合は、Teams での会議を記録しておくと、出席できなかった同僚が後で見ることができます。自分が参加できない場合は、開催者に録画を依頼しておきます。また、自動生成されるトランスクリプトも、出席した会議で話題になっていた情報を思い出そうとするときに非常に役立ちます。Teams 会議について、さらに知りたい場合はこちらのその他のヒントをご覧ください。
つながりを保つ
廊下での会話の代わりとなるものを考える
リモート ワーカーの多くが職場を懐かしく思う理由の筆頭が、気軽な会話です。ウォータークーラーやスナック棚のそばでのおしゃべりは、つながりを保つためだけではなく、思いもしなかった重要な情報や知見が現れ出てくる場でもあります。意図的に仕事仲間と連絡を取って、つながりましょう。インスタント メッセージングをバーチャルなウォータークーラーと考えて、リマインダーを設定しておき、定期的に他の人に声を掛けるとよいでしょう。絵文字、GIF、ステッカーを使うと、おしゃべりが楽しく軽快になります。
チームをまとめる
リモート ワークでは、孤独を感じることがあるかもしれません。リーダーは、チーム全員がバーチャルに集合する機会を作ることが重要です。チーム会議やウェビナーを定期的に開催したり、チーム ランチを計画したりできるでしょう。オンラインであっても可能です。皆が興味を持ちそうなことについてのディスカッションには、Teams の “全般” チャネルを使います。大規模なブレーンストーミングについては、Microsoft Whiteboard アプリを使います。この無限のデジタル キャンバスを使って、参加者が Teams の中で直接、アイデアを出し、コラボレーションすることができます。また、チーム リーダーの皆様には、クライシス コミュニケーション Power App のダウンロードをおすすめします。このカスタマイズ可能なアプリを使うと、自分自身とチームに、このアウトブレイクが続くなかで知っておくべきことをすべて伝えることができます。
楽しく!
リモート ワークへの移行に伴い、さまざまな変化が起こりますが、チームの士気を高めて維持することが重要です。メンバーが前向きな気持ちとやる気を維持できるようにするには、Teams でできることがたくさんあります。ニュースや話題をチームのチャットで共有し、あるいは写真コンテストを開催します。中国の教育機関のお客様は、生徒向けに料理コンテストを開催して大人気を博しました。
仕事のしかたは人によっても、チームによっても異なることを私は理解しています。けれども、皆様が新しい働き方に適応していくなかで、生産性とつながりを維持していくために私たちのチームからのヒントがお役に立てば幸いです。改めてご案内しますが、Teams の使用は今すぐ開始できます。こちらからサインインしてください。無料で使用するにはサインアップしてください。
リモート ワークの準備を整えましょう。リモート ワーク チェックリストをダウンロードして、チームメイトと共有してください。
リモート ワーク チェックリスト:
- ワークスペースをセットアップする
- 頻繁にコミュニケーションを取る
- 健康的に区切りを付ける
- オンライン会議を導入する
- すべての人に心を配る
- 会議を記録する
- 廊下での会話の代わりとなるものを考える
- チームをまとめる
- 楽しく!