ハイブリッド ワークが定着しようとしています。準備はできていますか?

Microsoft は、ハイブリッド ワークこそが未来であると考えています。これからは、どの組織にもハイブリッド ワークに合わせた新しい業務運営モデルが必要となるでしょう。それは毎日 9 時から 5 時までの固定時間勤務のような、古い規範に依存するものではありません。 従業員の期待は変化し、それが定着しています。管理職の 80% 以上が、パンデミック終息後の在宅勤務ポリシーはもっと柔軟になると予測しており、従業員の 70% 以上がそれを活用するつもりであると答えています。この新しい世界で競争していくには、従業員がいつ、どこで、どのように仕事するかについて、リーダーが超柔軟性を取り入れる必要があります。

私がお話を聞かせていただくどのお客様も、ダイナミックで、流動的で、クラウドを活用した働き方の世界に向けて従業員をエンパワーメントしたいと考えています。求められているのは、従業員がどこからでも仕事できるだけでなく、いつでもできるようにする方法であり、同期的と非同期の両方のコラボレーションを可能にするソリューションです。そして、これは組織ぐるみのシフトです。IT から人事、オペレーション、マーケティング、そして製造に至るまで、組織のあらゆる部門のリーダーを集めて話し合い、働き方を再考する必要があります。 

新しい働き方の世界について学ぶ者として、私たちは仕事の進化とともに学んだことを試し、共有してきました。本日は、柔軟な働き方の世界に向かう世界中の組織の従業員の力となる、私たちのアプローチを紹介します。 この戦略は 3 部構成です。第 1 部は、超柔軟性に向けて従業員をエンパワーメントするポリシーの作成です。第 2 部は、物理的スペースの再想像です。 第 3 部は、時と場所を問わず人々をつなぐテクノロジへの投資です。

このそれぞれを見てみましょう。

超柔軟性に向けて従業員をエンパワーメントするポリシーを作成する

リーダーが今日行う選択は、今後何年にもわたって組織にインパクトを与えます。明瞭なビジョンが求められる時です。超柔軟性に向けた道筋となるプランとポリシーが必要です。ここでの意思決定は、あらゆるものにインパクトを与えます。文化をどう形作るかに始まり、人材をどう集めて長く働いてもらうか、環境の変化にどう対応するか、そして将来のイノベーションに至るまで。

多くの組織が既に、柔軟な働き方に向けて強い態度で前進を始めています。Twitter 社は、従業員がリモート ワークを "永久に" 続けることも認めると宣言しました。 Dropbox 社は、集中して仕事をするためのオフィス スペースを実質的になくし、物理的な拠点をミーティングとコラボレーションの場所に転換することを発表しました。 Spotify 社は、人材を集めるために、米国のニューヨークやサンフランシスコの水準の給与を、従業員が世界のどこでリモート ワークする場合でも用意するとしています。そして Microsoft では、従業員が在宅勤務を就業時間の最大 50% までできるようになりました。 

超柔軟性に向けた従業員のエンパワーメントの出発点は、次のような重要な質問に答えることです。誰がリモート ワークできるか? 誰がオフィスに出勤する必要があり、その時間はどれくらいか?  従業員が集中を要する仕事をするときに、どこでそれをするか? コラボレーション型の仕事については?  そして、継続的なディスラプション (自然災害、地政学的事件、世界的保健危機による) が新常態の一部となっている世界では、突然の変化に対応できるような備えが必要です。 新しい、柔軟なポリシーは、上記の質問への答えを成文化するものであり、新しい方法を試す従業員にはっきりとした指針を与えます。 

物理的スペースを再想像する

超柔軟性に向けたポリシーを決定したら、そのポリシーを指針として物理的スペースに対するアプローチを決めます。今後は、コラボレーション、つながり、ソーシャル キャピタル構築の場所として物理的スペースだけに依存することはなくなります。それでも、スペースが重要であることに変わりはありません。人間は社会性を持つ動物であり、集まって意見をぶつけ合い、対面のイベントのエネルギーを体験したいと思うものです。これからは、オフィス スペースは物理の世界とデジタルの世界を橋渡しし、各チームの、そして役割固有の独自のニーズに応えることが必要になります。

目的が明確なデザイン

Microsoft では、従業員対象の調査を実施し、ソーシャル グラフから従業員トラフィック パターンに至るまであらゆるものに注目しています。その目的は、チームに必要なスペースをどう用意するかを理解することですが、そのニーズが時とともに変化することも知っています。セールス チームはオフィスに出勤する必要性がそれほど高くないため、ホテリング モデルを使うことができます。これはワークステーションを日単位または時間単位で予約するというものです。一方でエンジニアリング チームは、専用のコラボレーション スペースとワークステーションが必要となる可能性があります。リモート ワーカーを受け入れるために、社外のコワーキング ハブを検討しています。私たちの働き方は今後も進化を続けることが分かっているため、スペースを設計するときは必ず柔軟性を組み込んでいます。

物理的スペースをデジタルにつなぐ

対面とリモートのエクスペリエンスのギャップを埋めることについても、考えることが重要です。 一緒に仕事をすることは、全員が同じオフィスにいるときなら単純明快です。 この 12 か月の間に、私たちは全員が自宅にいるときに仕事を遂行する方法を見つけ出しました。 それは、この混沌とした中間状態、つまり一部の人は物理的に集まり、それ以外の人はバーチャルで参加するという状態をいかにうまく扱うかであり、このことは簡単ではありません。 

今日の最先端の製品である Microsoft Teams Rooms には、高品質オーディオとビデオが採用されており、全員の顔が見えて声が伝わるようにするのに役立ちます。会議室用カメラからは高精細のビデオ ストリームが供給され、見え方を最適化するために室内の人々をフレームに収めることも発言者を追尾することもできます。室内で誰が発言しているかをインテリジェント スピーカーが特定し、個人の名前とプロフィールが会議トランスクリプトの中に表示されます。ライブ キャプション、ライブ文字起こし、挙手、リアクション、チャットなどの機能は、出席者が話題についていくのに役立ちます。また、合図を送ることも、言葉を使わず、発言者を妨げることなく行う機会があります。デジタル ホワイトボードは、会議室内でも自宅からでもアクセスでき、コラボレーションと共同での創造を促進します。会議室内にいる人々は手書きで Surface Hub に直接、または自分のスマートフォンやノート PC から書き込むことができ、リモートでの参加者も同じ共有デジタル キャンバス上に書き込むことができます。加えて、インテリジェント キャプチャ カメラがアナログのホワイトボードの画像とテキストを撮影し、焦点を合わせ、リサイズし、補正できるので、リモートの出席者もブレーンストーミングの内容をリアルタイムではっきりと見ることができます。他の人がホワイトボードの前に立っていても、見えなくなることはありません。

このすべてが今日では Microsoft Teams Rooms で可能ですが、私たちはまだスタートしたばかりです。私たちには、そう遠くない未来が見えています。そこでは会議が没入型のエクスペリエンスとなり、"そこにいる" ことが、いつでもどこからでも可能になります。 未来に向けて私たちが構想しているものとしては、会議室レイアウトの変更があります。他にも、複数画面を追加してダイナミックに参加者、チャット、ホワイトボード、コンテンツ、ノートを映す機能があります。また、リモートの参加者が会議の流れについていって参加しやすくなるように、会議室内テクノロジに改善を加えます。 

時と場所を問わず人々をつなぐテクノロジへの投資

物理的なスペースと並行して、超柔軟性に向けた計画の中には、チームワークを可能にして新しいデジタル従業員エクスペリエンスを作り出すテクノロジも含まれている必要があります。そのエクスペリエンスは、従業員がどこに移動してもついていくものとなります。

このパンデミックがきっかけで、あらゆる場所で人々がやむを得ずリモート ワークに移行したとき、ビデオ会議は人々がつながって仕事を前進させるための主たるツールでした。数か月のうちに、人々が参加するデジタル ミーティングはパンデミック前に比べて 55% 増加しました。そして、誰もがそれに関連するストレスと燃え尽きを感じていました。ビデオ会議は常に重要ですが、それはツールの 1 つにすぎず、ハイブリッド ワークに必要なコミュニケーションとコラボレーションのインフラストラクチャになることはできません。Microsoft Teams は会議、チャット、通話、コラボレーションを 1 つの場所に集める唯一のソリューションであり、これらすべてに Office のアプリとビジネス プロセス自動化のツールが統合されています。 さらに、ナレッジ ワーカーと現場担当者の間のコラボレーションも実現し、同期と非同期の仕事を自然に融合させます。 Teams はこのすべてができる唯一のアプリであり、オーガナイジング レイヤーとなって組織全体の仕事の流れをサポートします。 

この 1 年間に、100 を超える新機能を Teams に導入してきました。そのすべてが、超柔軟性を念頭において構築されており、今後も多数が登場する予定です。しかし、私たちはさらに歩を進めて、新たに登場した分散型ワークのパターンもサポートする必要があります。Microsoft Viva は、ハイブリッド ワークのために設計された、初の統合型従業員エクスペリエンス プラットフォームです。Teams と Viva が一体となって作るテクノロジ プラットフォームは、組織の従業員をつなぎ、新しい現実への対応を手助けするでしょう。

働き方は急激に進化しており、パンデミック前の世界に戻ることはありません。 ワクチンの接種が全世界で始まり、どこのビジネス リーダーも新しい業務運営モデル、つまり超柔軟性への計画を必要としています。私たちはまだ進みながら学んでいるところですが、どの組織も 3 つのことが必要になるのは明らかです。それは新しいポリシー、再構成された物理的スペース、そしてそのすべてを 1 つにまとめるテクノロジです。 この先には難題が待ち受けていますが、私たちは未来を作ることに楽観的です。その未来では、人々がどこからでも、いつでもつながることができ、毎日それぞれの最高の状態となって貢献することができます。