การให้บริการการสื่อสารแบบรวมเป็นหนึ่ง

UCaaS คือรูปแบบการให้บริการบนระบบคลาวด์ที่นำการสื่อสารแบบรวมเป็นหนึ่ง (UC) เช่น เครื่องมือการแชท การแชร์ไฟล์ โทรศัพท์ และการประชุมทางวิดีโอ มารวมกันเป็นส่วนติดต่อหรือแพลตฟอร์มเดียว

ด้วยการสื่อสารแบบรวมเป็นหนึ่งและการทำงานร่วมกัน ธุรกิจต่างๆ จะสามารถควบคุมขั้นตอนการทำงานและกระบวนการได้มากขึ้น และพนักงานจะเชื่อมต่อกันได้ดีขึ้น โซลูชันการสื่อสารแบบรวมเป็นหนึ่งยังช่วยลดความจำเป็นในการสลับระหว่างเครื่องมือการติดต่อสื่อสารต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการ ประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในที่ทำงาน 

“การสื่อสารแบบรวมเป็นหนึ่ง” หมายถึงเครื่องมือการติดต่อสื่อสารและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่หลากหลายซึ่งรวมอยู่ในแพลตฟอร์มเดียว เครื่องมือทั่วไปในแพลตฟอร์ม UC ประกอบด้วยโทรศัพท์ VoIP การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที อีเมล การประชุมออนไลน์ การประชุม รวมถึงปฏิทินและการจัดกำหนดการ

“การให้บริการ” หมายถึงรูปแบบการให้บริการที่ใช้สำหรับบริการและซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์  

ข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่าง UC และ UCaaS ก็คือที่ที่โฮสต์ผู้ให้บริการการสื่อสารแบบรวมเป็นหนึ่ง UC เป็นคำที่กว้างกว่าซึ่งครอบคลุมถึง UCaaS และสามารถอยู่ได้ทั้งบนระบบคลาวด์หรือโฮสต์ในองค์กร UCaaS จะอยู่บนระบบคลาวด์เท่านั้น

เนื่องจากระบบ UCaaS อยู่บนระบบคลาวด์ จึงมักปรับขนาดได้ง่ายกว่าและคุ้มค่ากว่าระบบ UC ในองค์กรแบบเดิม โซลูชัน UCaaS จำนวนมากดำเนินการโดยการสมัครใช้งานรายเดือนหรือรายปี โดยมีราคาขึ้นอยู่กับบริการตามลำดับชั้นและจำนวนผู้ใช้ ในทางกลับกัน แพลตฟอร์ม UC ในองค์กรแบบดั้งเดิมมีการลงทุนล่วงหน้าสูงกว่า รวมถึงค่าธรรมเนียมการบำรุงรักษาและการให้สิทธิ์การใช้งาน

เทคโนโลยี UC ใช้ส่วนติดต่อเดียวในการจัดการการสื่อสาร ช่วยให้ทีมสลับระหว่างช่องทางต่างๆ ได้อย่างราบรื่น ตั้งแต่การส่งข้อความถึงเพื่อนร่วมงาน การโทรถึงลูกค้า ไปจนถึงการประชุมทางวิดีโอกับผู้เกี่ยวข้อง แทนที่จะต้องใช้หลายแพลตฟอร์มหรือผู้ให้บริการหลายรายสำหรับบริการที่แตกต่างกัน UCaaS ปรับปรุงเครื่องมือการติดต่อสื่อสารจำนวนมากที่ธุรกิจใช้ทุกวันให้เป็นแพลตฟอร์มเดียว ซึ่งปรับปรุงการทำงานร่วมกันและประสิทธิภาพการทำงาน

เนื่องจาก UCaaS ทำงานผ่านอินเทอร์เน็ต พนักงานจึงสามารถเข้าถึงเครื่องมือที่ต้องการบนอุปกรณ์เกือบทุกชนิดได้ตลอดเวลา ซึ่งหมายความว่าพนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเชื่อมต่อได้ทุกที่ ไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงาน ที่บ้าน หรือขณะเดินทาง

แทนที่จะโฮสต์แพลตฟอร์ม UC บนเครือข่ายภายในองค์กรแบบดั้งเดิม โซลูชัน UCaaS จะโฮสต์อย่างปลอดภัยผ่านอินเทอร์เน็ต ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการบำรุงรักษาในสถานที่และการสนับสนุนด้านเทคนิค และทำให้โซลูชัน UC ปรับใช้งานได้เร็วและถูกกว่า ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นหรือความต้องการขององค์กรเปลี่ยนแปลงไป โซลูชัน UC บนระบบ Cloud ยังสนับสนุนบุคลากรที่ใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่หรือแบบไฮบริดได้ดีกว่า ซึ่งช่วยให้ธุรกิจประหยัดทั้งค่าใช้จ่ายในสำนักงานและการเดินทางได้

ระบบ UCaaS ช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงประสิทธิภาพและผลผลิต และช่วยให้พนักงานเชื่อมต่อได้จากทุกที่ ฟังก์ชันสำคัญของ UCaaS ประกอบด้วย:

• การแชท: การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีช่วยให้ทีมที่กระจายกันสามารถเชื่อมต่อได้ในเวลาจริง การแชทมักจะมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การส่งข้อความส่วนตัวและกลุ่ม แชนแนลของทีมและโครงการ และความสามารถในการแชร์ไฟล์แบบฝังตัวเพื่อการติดต่อสื่อสารที่รวดเร็วและสะดวกสบาย
  
  
• เสียง: บริการโทรศัพท์ เช่น การโอนสาย การประชุมทางโทรศัพท์ การบันทึกการโทร และการกำหนดเส้นทางการโทรขั้นสูง ช่วยให้ธุรกิจทำการตัดสินใจได้เร็วขึ้น ใน UCaaS ความสามารถเสียงจะทำงานโดยใช้เทคโนโลยี VoIP
  
  
• วิดีโอ: วิดีโอช่วยให้สามารถประชุมออนไลน์สำหรับทีมได้ ช่วยให้สามารถโต้ตอบแบบเห็นหน้ากันแม้ว่าจะอยู่คนละโซเวลาก็ตาม ฟีเจอร์การทำงานร่ววมกันขั้นสูง เช่น การแชร์หน้าจอ การบันทึก และการแชท ช่วยให้ทีมได้รับประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือสำคัญนี้
  
  
• การทำงานร่วมกัน: ฟีเจอร์การทำงานร่วมกัน เช่น ปฏิทินและการจัดกำหนดการ การแชร์ไฟล์ และเครื่องมือการจัดการโครงการช่วยให้พนักงานทำงานข้ามสายงานและบรรลุเป้าหมายได้อย่างง่ายดาย

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจทุกขนาด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีบริษัทจำนวนมากขึ้นปรับใช้รูปแบบการทำงานแบบไฮบริดและระยะไกลแบบถาวร แต่ UCaaS ช่วยทีมได้มากกว่าแค่การทำงานร่วมกันแบบเสมือน โดยยังช่วยให้ธุรกิจสามารถแข่งขันได้ในตลาดที่เปลี่ยนแปลงไป

ข้อดีบางส่วนของ UCaaS ได้แก่:

• ค่าใช้จ่ายที่ลดลง
  เนื่องจาก UCaaS อยู่บนระบบคลาวด์และทำงานในส่วนติดต่อเดียว บริษัทจึงใช้จ่ายน้อยลงในการบำรุงรักษา ค่าธรรมเนียมการให้สิทธิ์การใช้งาน และการติดตั้งเริ่มต้น ธุรกิจยังอาจประหยัดค่าใช้จ่ายในการทำงานและการเดินทางอีกด้วย
  
  
• ความสามารถในการปรับขนาด
  โซลูชัน UCaaS ช่วยให้การออนบอร์ดง่ายขึ้น และทำให้การเพิ่มผู้ใช้ใหม่เมื่อทีมเติบโตขึ้นเป็นเรื่องง่าย ระบบ UCaaS ยังมีเทคโนโลยีใหม่ล่าสุดเพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งอัปเดตอัตโนมัติด้วยฟีเจอร์ความปลอดภัย เครื่องมือ และแอปใหม่ๆ
  
  
• ประสิทธิภาพการทำงานที่ได้รับการปรับปรุง
  แทนที่จะทำงานบนหลายแพลตฟอร์ม พนักงานมีทุกสิ่งที่ต้องการในตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลาง ซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์และการจัดการโครงการ ซึ่งช่วยให้ทีมเคลื่อนไหวได้เร็วขึ้นและปรับปรุงคุณภาพงาน
  
  
• ความยืดหยุ่น
  ด้วยเครื่องมือสื่อสารที่หลากหลายในแพลตฟอร์มเดียว UCaaS ช่วยให้ธุรกิจตอบสนองและปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว พร้อมทั้งตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น UCaaS ยังช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้เกือบทุกที่บนทุกอุปกรณ์ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เชื่อถือได้

UCaaS มาพร้อมกับผลประโยชน์ทางธุรกิจมากมาย แต่ก็มีข้อเสียที่ต้องพิจารณาเช่นกัน

ข้อดีของ UCaaS ได้แก่:

• การปรับใช้ที่รวดเร็วยิ่งขึ้น
  
  
• ความคล่องตัวสำหรับพนักงานมากขึ้น
  
  
• การประหยัดต้นทุน
  
  
• ประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ที่ดีขึ้น
  
  
• เทคโนโลยีที่ได้รับการอัปเดตอยู่เสมอ

ข้อเสียของ UCaaS ได้แก่:

• ขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่มีสัญญาณแรง
  
  
• การโทรฉุกเฉินมีจำกัด
  
  
• อาจมีปัญหาความสามารถในการทำงานร่วมกันกับฮาร์ดแวร์ที่มีอยู่

ทุกองค์กรสามารถได้รับประโยชน์จากการเปลี่ยนมาใช้ระบบ UCaaS แต่ความกลัวว่าการติดต่อสื่อสารจะหยุดชะงักอาจทำให้ธุรกิจต่างๆ ไม่สามารถเปลี่ยนได้ เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงราบรื่นขึ้นและรับประกันความต่อเนื่องทางธุรกิจ โปรดพิจารณาแนวทางปฏิบัติต่อไปนี้:

1. ตรวจสอบชุดเครื่องมือการติดต่อสื่อสารปัจจุบันของคุณ
   เมื่อเปลี่ยนจากระบบการติดต่อสื่อสารแบบดั้งเดิมเป็นแพลตฟอร์ม UCaaS การระบุเครื่องมือการติดต่อสื่อสารในปัจจุบันทั้งหมดที่พนักงานใช้ในทีมและแผนกต่างๆ ถือเป็นสิ่งสำคัญ คุณอาจพบว่าเครื่องมือทับซ้อนกันหรือมีฟีเจอร์บางอย่างที่คุณไม่ได้ใช้เลย ซึ่งจะช่วยให้คุณตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเมื่อคุณเปลี่ยนไปใช้ระบบ UCaaS ใหม่
   
   
2. ประเมินความต้องการของคุณ
   โดยทั่วไปแล้ว ระบบ UCaaS จะดำเนินการตามแผนบริการตามลำดับชั้น ดังนั้นการทราบฟีเจอร์ที่คุณต้องการและช่องโหว่ในปัจจุบันของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ระยะเวลาการประเมินนี้ยังเป็นโอกาสในการรวบรวมคำติชมจากสมาชิกทีมและเรียนรู้ว่าเวิร์กโฟลว์ควรปรับปรุงจุดใด
   
   
3. แจ้งเตือนทีมของคุณและแจ้งไทม์ไลน์การเปลี่ยนแปลง
   เมื่อคุณเปลี่ยนไปใช้ระบบ UCaaS ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณเข้าใจไทม์ไลน์ของการเปลี่ยนเปลี่ยน จะเป็นการเปิดตัวแบบเป็นระยะหรือเป็นการเปลี่ยนแปลงในทันที การทำให้พนักงานไม่พลาดข่าวสารช่วยให้แน่ใจว่าพวกเขามีเวลาเพียงพอในการจัดทำเอกสารกระบวนการ และลดการหยุดชะงักทางธุรกิจให้เหลือน้อยที่สุด
   
   
4. เข้าถึงทรัพยากรการเรียนรู้ล่วงหน้า
   แม้ว่าคุณจะสามารถคาดหวังถึงเส้นโค้งการเรียนรู้เมื่อคุณเปลี่ยนระบบการติดต่อสื่อสาร แต่การให้การสนับสนุนและทรัพยากรล่วงหน้าควรช่วยให้กระบวนการราบรื่นยิ่งขึ้น ใช้ประโยชน์จากสื่อการเรียนรู้ที่ผู้ให้บริการ UCaaS มอบให้ หรือจัดการฝึกอบรมเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีทุกสิ่งที่ต้องการเมื่อมีการใช้ระบบ UCaaS ใหม่

การลงทุนในแพลตฟอร์ม UCaaS ใหม่ให้ประโยชน์มากมายสำหรับธุรกิจใหม่และธุรกิจที่จัดตั้งขึ้นแล้ว แต่การเปรียบเทียบผู้ให้บริการและเลือกผู้ให้บริการ UC ที่เหมาะกับความต้องการของคุณอาจเป็นเรื่องท้าทาย หากต้องการค้นหาผู้ให้บริการ UC ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ โปรดคำนึงถึงเกณฑ์ต่อไปนี้:

1. ส่วนบริการลูกค้า
   ผู้ให้บริการ UCaaS มีการสนับสนุนผ่านการแชทสดหรือโทรศัพท์ตลอดเวลาหรือไม่ จะมีการให้ความช่วยเหลือในการใช้งานเบื้องต้นหรือการโยกย้าย UC หรือไม่ มีการออนบอร์ดทีมหรือการฝึกอบรมต่อเนื่องหรือไม่ การทราบว่ามีความช่วยเหลืออะไรบ้างหากคุณต้องการแก้ไขปัญหาเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อค้นหาผู้ให้บริการ UC ที่ดีที่สุด
   
   
2. การรักษาความปลอดภัย
   เนื่องจากพนักงานระยะไกลและไฮบริดทำงานบนเครือข่ายและอุปกรณ์ที่แตกต่างกัน การค้นหาฟีเจอร์ความปลอดภัยที่ครอบคลุมในผู้ให้บริการ UCaaS จึงเป็นสิ่งสำคัญ ก่อนตัดสินใจลงทุน ให้พูดคุยกับตัวแทนเกี่ยวกับโครงสร้างพื้นฐานของผู้ให้บริการ UC ที่มีการเข้ารหัสลับข้อมูล การจัดการภัยคุกคาม ตลอดจนสิทธิ์และการควบคุมการเข้าถึง
   
   
3. ความน่าเชื่อถือ
   เมื่อคุณเปรียบเทียบผู้ให้บริการ UC ให้พิจารณาประวัติความพร้อมใช้งานหรือขอดูเอกสารเกี่ยวกับประสิทธิภาพความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ เปอร์เซ็นต์ความพร้อมใช้งานควรสูงกว่า 99 เปอร์เซ็นต์ คุณยังสามารถตรวจสอบหน้าโซเชียลมีเดียของผู้ให้บริการ UC เพื่อดูว่ามีรูปแบบหรือประวัติการหยุดทำงานหรือไม่
   
   
4. ประสบการณ์ใช้งานของผู้ใช้ที่สอดคล้องกัน
   ระบบ UCaaS ช่วยให้พนักงานทำงานบนอุปกรณ์ต่างๆ ได้ง่ายขึ้น ดังนั้นการมี UI และ UX ที่สอดคล้องกันจึงเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและทำให้พนักงานสามารถนำทางและจัดการเครื่องมือการติดต่อสื่อสารที่พวกเขาใช้ทุกวันได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ฝ่าย IT ให้การสนับสนุนได้ง่ายขึ้นหากจำเป็น

เนื่องจากการแพร่ระบาดของ COVID-19 เทคโนโลยี UCaaS จึงกลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับหลายบริษัท ซึ่งช่วยให้ทีมทำงานจากระยะไกลและยังคงแข่งขันได้แม้ในช่วงเวลาไม่แน่นอน ในอนาคต UCaaS จะยังคงเป็นส่วนสำคัญของการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลของธุรกิจ ซึ่งช่วยให้ทีมปรับปรุงกระบวนการภายใน การมีส่วนร่วมกับลูกค้า และปรับตัวให้เข้ากับตลาดใหม่ได้

เทคโนโลยี UCaaS ยังคงอยู่ต่อไป เนื่องจากบริษัทจำนวนมากหันมาใช้รูปแบบการทำงานแบบไฮบริดหรือยืดหยุ่นแบบถาวร เพื่อตอบสนองความต้องการของบุคลากรที่อยู่กระจัดกระจาย ฟีเจอร์ UCaaS กำลังพัฒนาอย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างเช่น การแสดงสถานะ ซึ่งเป็นการแจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบเมื่อมีคนไม่อยู่ ติดสาย หรือกำลังนำเสนอ ได้กลายเป็นปัจจัยสำคัญของแพลตฟอร์ม UCaaS เครื่องมือเหล่านี้ยังช่วยกำจัดสิ่งรบกวนและช่วยให้พนักงานรักษาสมดุลชีวิตกับการทำงาน โดยระบุเมื่อมีคนพักผ่อน กำลังโฟกัส หรือออกจากงานในวันนั้น องค์ประกอบวิดีโอและการแชทของ UCaaS ยังได้พัฒนาไปด้วย พร้อมฟีเจอร์การตอบสนองแบบใหม่เพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วมในการพูดคุยและดึงดูดผู้ฟังในการประชุมได้ดียิ่งขึ้น

เมื่อเทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารมีการพัฒนา ธุรกิจต่างๆ จำนวนมากขึ้นต่างเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์ม UC บนระบบ Cloud เพื่อให้แน่ใจว่าได้รับการอัปเดตอยู่เสมอด้วยฟีเจอร์และความปลอดภัยล่าสุด แนวโน้มอื่นๆ ที่กำหนดอนาคตของเทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจ ได้แก่:

เทคโนโลยี AI และการเรียนรู้ของเครื่อง ตั้งแต่แชทบอทและผู้ช่วยอัจฉริยะไปจนถึงข้อมูลเชิงลึก จะยังคงพัฒนาต่อไปในแพลตฟอร์ม UC ใน UCaaS นั้น AI สามารถช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์โดยการทำให้กระบวนการเป็นระบบอัตโนมัติ ปรับปรุงการช่วยสำหรับการเข้าถึงด้วยความสามารถการแปลงคำพูดเป็นข้อความ และเพิ่มประสิทธิภาพด้วยการจัดกำหนดการและคำแนะนำอัจฉริยะ

UCaaS เป็นข้อดีที่ชัดเจนสำหรับการติดต่อสื่อสารและการเชื่อมต่อของพนักงาน แต่ก็สามารถเพิ่มลูกค้าสัมพันธ์ได้เช่นกัน ในขณะที่เทคโนโลยีทางธุรกิจพัฒนาขึ้น โซลูชัน UCaaS จำนวนมากขึ้นกำลังมอบวิธีที่ราบรื่นในการปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า โดยการผสานรวมศูนย์การติดต่อหรือเครื่องมือระบบจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เข้ากับแพลตฟอร์ม

วิธีการติดต่อสื่อสารและทำงานร่วมกันมากขึ้นหมายถึงจุดเข้าใช้งานเพิ่มเติมสำหรับภัยคุกคามด้านความปลอดภัย ในขณะที่เทคโนโลยีการสื่อสารพัฒนาขึ้น แพลตฟอร์ม UC จะยังคงส่งเสริมโครงสร้างพื้นฐานของตนต่อไปเพื่อปรับปรุงการจัดการภัยคุกคาม บริการเข้ารหัสลับ และการป้องกันข้อมูล UCaaS ยังอาจพัฒนา Add-on ด้านความปลอดภัยโดยคำนึงถึงอุตสาหกรรมบางประเภทเพื่อตอบสนองความต้องการด้านการปฏิบัติตามข้อบังคับ