Produktivní práce na dálku s Microsoft Teams

Jak přes noc převést desetitisíce zaměstnanců na práci na dálku? S šířením epidemie COVID-19 po celém světě se minulý týden tato otázka stala pro nás v Microsoftu klíčovou. Minulou středu jsme to udělali – rozeslali jsme e-mail, ve kterém jsme požádali přibližně 50 000 zaměstnanců Microsoftu v Seattlu a okolí, aby pracovali z domova, pokud mohou. Už dříve jsme hodně využívali službu Teams při práci, ale během prvních dnů, kdy jsme plně přešli na práci na dálku, její používání mezi zaměstnanci Microsoftu v USA výrazně vzrostlo. Ke konci dne ve čtvrtek vzrostlo používání chatu o 50 procent (z týdne na týden) a schůzek o 37 procent. Zaznamenali jsme také nárůst používání mezi zákazníky vzhledem k tomu, že pracovníci po celém světě přecházejí na schůzky, chatování a spolupráci výhradně online. Chceme všem pomoct zvládnout tuto výzvu. Jako tým podílející se na vývoji služby Teams jsme strávili mnoho času zkoumáním nejlepších způsobů, jak pracovat z domova produktivně a zdravě. Proto se s vámi chci podělit o nejdůležitější tipy a doporučení, která najdete níže.

Dovolte mi jenom rychlou poznámku, než budete číst dále: Tyto tipy jsou součástí našeho stálého úsilí o to, abychom všem usnadnili možnost být ve spojení a produktivně pracovat i v této náročné době. Minulý týden jsem sdílel informace o tom, jak jednotlivci i organizace mohou získat Teams zdarma, a také náš komplexní plán, jak udržet bezproblémový chod služeb během této krize. Také jsme vám představili neuvěřitelné příběhy zákazníků a zaměstnanců z celého světa, například učitelů a studentů z Hong Kongu, kteří využívají technologie ke skvělým inovacím e-learningu, a zákazníků z Číny a sousedních zemí, kteří našli nové způsoby, jak pokračovat v práci. Ale naši zákazníci také žádají o rady a doporučení k tomu, jak přecházet na práci na dálku. Během epidemie budeme neustále sdílet tipy, informace a inspirativní příběhy zákazníků, proto se sem vracejte, abyste se s nimi mohli v následujících dnech seznámit.

Začínáme

Když přecházíte na práci na dálku, existuje několik klíčových návyků, které vám pomohou uspět.

Přizpůsobte si svůj pracovní prostor

Nemusíte si dělat starosti s tím, že nemáte domácí kancelář. I bez ní můžete produktivně pracovat z domova. Službu Teams jsme navrhli jako virtuální kancelář, kterou si s sebou můžete vzít kamkoli. Doma nemusíte mít k dispozici tiskárnu, papírové dokumenty ani stolní telefon, ale můžete si stáhnout všechny dokumenty přímo do Teams, bezpečně ukládat soubory tam, kde k nim budou mít přístup ti správní lidé, a rychle volat a pořádat schůzky. Na druhé straně je důležité mít doma vyhrazené pracovní místo, kde můžete produktivně pracovat, a dát najevo, že potřebujete mít nerušený čas na práci. Můžete pracovat u kuchyňského stolu, v tichém zákoutí v ložnici nebo na málo používaném herním stole v obývacím pokoji – můžete využít jakékoli místo, na kterém se budete moct soustředit. Nemusíte se starat o to, že se během dne udělá kolem trochu nepořádek, protože při videoschůzkách s kolegy můžete vždy použít funkci rozostření pozadí, aby se mohli soustředit jenom na vás.

Komunikujte, komunikujte, komunikujte

I když mnoho z nás už někdy pracovalo alespoň částečně z domova, stále jsme byli zvyklí na rytmus a pracovní dobu spojenou s naší fyzickou přítomností v kanceláři.  Při práci z domova může být ale denní rytmus jiný. To platí obzvláště tehdy, pokud musíte svůj čas dělit mezi práci a starost o děti. Je tedy třeba jasně informovat kolegy z týmu a spolupracovníky o tom, jaké máte pracovní hodiny, aby věděli, kdy vás mohou kontaktovat. Můžete si také v Teams nastavit stavovou zprávu, abyste tyto informace mohli sdílet proaktivně.

Snažte se také zvyknout si podávat kolegům z týmu často zprávy o tom, v jaké fázi se vaše práce nachází. Společnosti, které plně fungují na bázi práce na dálku, kladou velký důraz na dokumentaci, protože to je klíčové k tomu, jak udržet soulad a propojení, když každý pracuje někde jinde. Doporučujeme sdílet aktualizace, přehledy a užitečné materiály, které jste objevili, v kanálech Teams, aby členové týmu mohli stále sledovat to, na čem pracujete, i když si nemůžete jako obvykle popovídat na chodbě. Později mohou v kanálu najít užitečné nápady nebo obsah, až je budou potřebovat.

Udržujte si zdravé hranice

Bez standardních signálů pracovního dne – například cesty na oběd nebo dojíždění do práce – může být složité se od práce odpojit. Vzdálení pracovníci někdy pracují v dlouhých blocích času bez přestávek na cvičení, kontaktů s jinými lidmi nebo řádného jídla. To může rychle způsobit stres nebo vyhoření. Pamatujte na to, že zdraví je na prvním místě. Udělejte si čas na jídlo a pití a připomínejte si, že je třeba pomyslně odejít z práce na konci dne, i když pracujete na dálku. Tyto návyky vám nejen pomohou zachovat si zdraví, ale pomohou vám zůstat produktivní z dlouhodobého hlediska.

Pořádání efektivních schůzek

Využívejte online schůzky

Když nemůžete využívat standardní konferenční místnost, může být shromáždění všech pracovníků na jednom místě jedním z největších problémů práce na dálku. Když přesunete schůzky do Teams, ujistěte se, že mají všechny schůzky nastavenou možnost virtuálně se připojit, abyste se všichni mohli sejít v konferenční místnosti online. Také doporučujeme, aby si všichni účastníci zapnuli video, pokud jim to vyhovuje. Interakce tváří v tvář pomáhá v tom, aby se všichni cítili propojení. Teams nabízí výběr ze široké škály certifikovaných kamer a zařízení, jako jsou sluchátka s mikrofonem a reproduktory, které vám i vašim kolegům umožní zřetelně a bez problémů komunikovat.

Buďte ohleduplní a dávejte prostor všem

Při online schůzkách si nemusíte vždy všimnout toho, že váš kolega chce něco říct. Během konferenčního hovoru s mnoha účastníky může být pro někoho obtížné sdělit svůj názor. Organizátor schůzky by tedy měl často dělat přestávky, aby dal prostor pro otázky, a měl by připomínat účastníkům, že mohou ke komunikaci během schůzky využívat také okno chatu.

Nahrávejte schůzky

Někteří vzdálení pracovníci plánují více schůzek, aby zůstali ve spojení se zákazníky, partnery a kolegy a nahradili tak nedostatek osobního kontaktu. Může být tedy obtížné vyhnout se překrývaní schůzek. Pokud to vaše organizace umožňuje, nahrávejte schůzky v Teams, aby se na ně kolegové mohli případně podívat později. Pokud se nemůžete schůzky zúčastnit, požádejte jejího organizátora, aby schůzku nahrál. Užitečnou funkcí je také automaticky generovaný přepis, pomocí kterého si můžete připomenout informace, které během schůzky zazněly. Chcete se o schůzkách v Teams dozvědět více? Tady najdete další tipy.

Buďte ve spojení

Vymyslete náhradu za neformální komunikaci na pracovišti

Při práci na dálku většině lidí nejvíce chybí běžný kontakt s lidmi a možnost popovídat si. Když si s kolegy promluvíte na chodbě nebo v kuchyňce, tak vás to nejen sbližuje, ale často tak také získáte důležité informace nebo postřehy, na které byste jinak nepřišli. Proto se aktivně kolegům ozývejte a komunikujte s nimi. Popovídejte si o běžných věcech prostřednictvím chatových zpráv a nastavte si připomenutí, abyste se kolegům pravidelně ozývali a ptali se jich, jak se mají. Můžete používat zábavné emoji, GIFy a nálepky, abyste konverzaci oživili a odlehčili.

Propojujte tým

Při práci na dálku se lidé mohou cítit izolovaní. Pokud vedete tým, je důležité vytvářet příležitosti, kdy se může tým virtuálně sejít. Dávejte si pravidelné týmové schůzky nebo obědy, jenom je přesuňte online. Využívejte kanál Obecné v Teams pro diskuse, které by mohly zajímat všechny. K pořádání velkých brainstormingových setkání můžete použít aplikaci Microsoft Whiteboard, která nabízí nekonečné digitální plátno, na kterém mohou účastníci schůzky představit svoje nápady a spolupracovat přímo v Teams. Doporučujeme také vedoucím týmů stáhnout si aplikaci Power App Crisis Communication. Pomocí této přizpůsobitelné aplikace můžete vy a váš tým získávat informace o všem, co potřebujete během této epidemie vědět.

Nezapomínejte na zábavu

Se všemi změnami, které přicházejí s přechodem na práci na dálku, je velmi důležité udržovat dobrou náladu v týmu. V Teams máte k dispozici mnoho způsobů, jak můžete v týmu podpořit pozitivního ducha a zapojovat jednotlivé členy do dění. Můžete sdílet novinky a příběhy v týmovém chatu nebo uspořádat fotografickou soutěž. Jedna vzdělávací organizace v Číně, která je naším zákazníkem, uspořádala kuchařskou soutěž pro studenty, která se stala velmi oblíbenou.

Rozumím tomu, že každý jednotlivec i tým pracuje jinak. Ale doufám, že tipy od našeho týmu vám pomohou i nadále produktivně pracovat a zůstat ve spojení v době, kdy se přizpůsobujete novému stylu práce. A nezapomeňte, že službu Teams můžete začít používat už dnes – stačí se přihlásit nebo zdarma zaregistrovat.

Buďte připravení na práci na dálku. Stáhněte si náš kontrolní seznam pro práci na dálku a sdílejte ho se členy svého týmu.

Kontrolní seznam pro práci na dálku:

• Přizpůsobte si svůj pracovní prostor
• Často komunikujte s ostatními
• Udržujte si zdravé hranice
• Využívejte online schůzky
• Buďte ohleduplní a dávejte prostor všem
• Nahrávejte schůzky
• Vymyslete náhradu za neformální komunikaci na pracovišti
• Propojujte tým
• Nezapomínejte na zábavu