Hybridní práce je tu. Jste na ni připraveni?

Ve společnosti Microsoft věříme, že hybridní práce představuje budoucnost. V budoucnu bude každá organizace potřebovat nový provozní model pro hybridní práci – takový, který se nespoléhá na staré normy, jako je 8hodinový pracovní den od 9 hodin ráno do 5 hodin odpoledne. Očekávání zaměstnanců se natrvalo změnila. Více než 80 procent manažerů uvádí, že po skončení pandemie očekávají flexibilnější práci z domova, a více než 70 procent zaměstnanců uvádí, že se tuto možnost chystají využívat. Aby v tomto novém světě mohli konkurovat, musí si vedoucí pracovníci osvojit extrémní flexibilitu, co se týče toho, kdy, kde a jak lidé pracují.

Všichni zákazníci, se kterými mluvím, chtějí lidem poskytnout pracovní prostředí, které je dynamické, plynulé a využívá cloud. Chtějí najít způsoby, jak můžou lidé pracovat nejen odkudkoli, ale také kdykoli, s využitím řešení, která umožňují synchronní i asynchronní spolupráci. To představuje úplnou organizační změnu. Tato konverzace vyžaduje, aby se vedoucí pracovníci v celé organizaci spojili a společně přehodnotili práci – od IT po personalistiku, provoz, marketing a výrobu. 

Jako studenti tohoto nového světa práce experimentujeme a sdílíme to, co zjišťujeme, zatímco se práce vyvíjí. Dnes se chci podělit o náš přístup, který vašim zaměstnancům po celém světě umožní využívat flexibilní svět práce. Je to strategie, která má tři části: Zaprvé vytvoříte zásady, které lidem poskytnou extrémní flexibilitu. Zadruhé si představíte nové využití fyzických prostor. A zatřetí investujete do technologií, které propojí lidi kdekoli a kdykoli.

Pojďme se podívat na každou z těchto částí.

Vytvoření zásad, které lidem poskytnou extrémní flexibilitu

Rozhodnutí, která uděláte dnes, budou vaši organizaci ovlivňovat po mnoho dalších let. Je to chvíle, která vyžaduje jasnou vizi. Potřebujete plán a zásady, které vám umožní přejít k extrémní flexibilitě. Tato rozhodnutí budou mít dopad na vše – od způsobu, jakým budete utvářet kulturu, až po to, jak budete získávat a udržovat zaměstnance, jak budete reagovat na změny v prostředí a řešit budoucí inovace.

Řada organizací už přišla s ráznými postoji týkajícími se flexibilní práce. Společnost Twitter prohlásila, že její pracovníci by mohli pracovat na dálku „navždy“. Společnost Dropbox oznámila, že v podstatě zruší kancelářské prostory pro soustředěnou práci a změní fyzická místa tak, aby sloužila ke schůzkám a spolupráci. Společnost Spotify doufá, že přiláká nové talenty za platy na úrovni New Yorku a San Francisca pro zaměstnance, kteří budou moct pracovat na dálku kdekoli na světě. A ve společnosti Microsoft teď můžou zaměstnanci pracovat z domova až 50 % času. 

Pokud chcete lidem umožnit extrémní flexibilitu, musíte si nejprve odpovědět na důležité otázky: Kdo bude moct pracovat na dálku? Kdo bude muset docházet do kanceláře a na jak dlouho? Kde se lidé budou věnovat soustředěné práci? A jak bude probíhat práce vyžadující spolupráci? Ve světě, kde jsou neustálá přerušení součástí nového normálního stavu – s přírodními pohromami, geopolitickými událostmi a globálními zdravotními krizemi – musíte být připraveni reagovat na nečekané změny. Nové flexibilní zásady odpovídají na tyto otázky a kodifikují je a poskytují tak jasné informace a pokyny zaměstnancům při jejich experimentování. 

Představa nového využití fyzických prostor

Jakmile stanovíte zásady extrémní flexibility, můžete je využít jako vodítko pro to, jak budete přistupovat k fyzickým prostorám. Od této chvíle už se při spolupráci, propojování a vytváření společenského kapitálu nebudeme spoléhat pouze na fyzické prostory. Prostory však budou nadále důležité. Jsme společenští tvorové a chceme se setkávat, vyměňovat si vzájemně nápady a prožívat energii akcí s osobní účastí. V budoucnu budou kancelářské prostory překlenovat fyzický a digitální svět a budou splňovat jedinečné potřeby každého týmu – a konkrétních rolí.

Účelný návrh

Ve společnosti Microsoft provádíme průzkumy mezi zaměstnanci a díváme se na vše od sociálních grafů až po dopravní zvyky zaměstnanců, abychom pochopili, jak týmy vybavit prostory, které potřebují, přičemž víme, že tyto potřeby se budou časem vyvíjet. Prodejní týmy, které nepotřebují do kanceláře docházet často, můžou využívat „hotelingový“ model a rezervovat si pracovní stanice na určitý den nebo hodinu, zatímco technické týmy budou pravděpodobně potřebovat vyhrazené prostory pro spolupráci a pracovní stanice. Pro vzdálené pracovníky zkoumáme možnosti externích center pro spolupráci. Protože víme, že se způsob naší práce bude dále vyvíjet, zahrnujeme flexibilitu do všech prostor, které navrhujeme.

Propojení fyzického a digitálního prostředí

Je také důležité se zamyslet nad tím, jak propojit prostředí s osobní účastí a vzdálená prostředí. Spolupráce v době, kdy jsou všichni v kanceláři, je poměrně přímočará. A během posledních 12 měsíců jsme přišli na to, jak dosahovat výsledků, když jsou všichni doma. Výzvou zůstává, jak řešit neuspořádanou situaci „uprostřed“ – když jsou někteří lidé fyzicky spolu a ostatní se připojují virtuálně. 

Moderní řešení Microsoft Teams Rooms zahrnuje vysoce kvalitní zvuk a video, aby bylo každého vidět a slyšet. Kamery v jednací místnosti poskytují streamované video s vysokým rozlišením a optimalizují zobrazení tak, že zabírají lidi v místnosti nebo sledují aktivního mluvčího. Inteligentní reproduktory identifikují, kdo v místnosti mluví, a v přepisech schůzek jsou uváděna jednotlivá jména a profily. Funkce, jako jsou živé titulky, živý přepis, zvednutí ruky, reakce a chat, pomáhají lidem sledovat jednání a nabízí příležitosti, jak se zapojit neverbálně nebo bez přerušování mluvčího. Digitální tabule – přístupné v jednací místnosti i doma – podporují spolupráci a spoluvytváření. Lidé přítomní na místě můžou kreslit rukou přímo na zařízení Surface Hub nebo z vlastního telefonu nebo přenosného počítače a vzdálení účastníci můžou kreslit na stejném sdíleném digitálním plátně. Kamery s funkcí inteligentního záznamu umí navíc zaznamenávat, zaostřovat, zvětšovat, zmenšovat a vylepšovat analogové obrázky a texty na tabulích, takže vzdálení účastníci můžou v reálném čase bez problémů sledovat, co se děje, a to dokonce i v případě, že před tabulí někdo stojí.

To vše už je teď k dispozici v Microsoft Teams Rooms, ale jsme teprve na začátku. Vidíme nepříliš vzdálenou budoucnost, kdy schůzky budou využívat imerzivní prostředí, která nám umožní „být na místě“ – odkudkoli a kdykoli. Naše vize budoucnosti zahrnuje změny uspořádání jednacích místností, přidání více obrazovek pro vytváření dynamických zobrazení účastníků, chat, tabule, obsah, poznámky a také vylepšení technologií v jednacích místnostech, které pomůžou vzdáleným účastníkům sledovat průběh schůzky a účastnit se ho. 

Investice do technologie, která propojí lidi – kdekoli a kdykoli

Vedle fyzických prostor by měl váš plán extrémní flexibility zahrnovat technologii, která umožní týmovou práci a vytvoří nové digitální prostředí pro zaměstnance, které bude následovat vaše zaměstnance bez ohledu na to, kam půjdou.

Když pandemie přinutila lidi všude přejít na práci na dálku, představovaly videokonference primární nástroj, který lidé používali k propojování a k tomu, aby mohla práce dál pokračovat. Během několika měsíců se lidé ve srovnání s dobou před vypuknutím pandemie onemocnění COVID-19 účastnili o 55 % více digitálních schůzek – a všichni jsme pociťovali související stress a vyhoření. Videokonference budou vždy důležité. Je to však pouze jeden nástroj, který neposkytuje takovou infrastrukturu pro komunikaci a spolupráci, která je potřebná pro hybridní práci. Microsoft Teams je jediné řešení, které spojuje funkce pro schůzky, chat, volání a spolupráci na jednom místě – a to vše integrované s aplikacemi Office a nástroji pro automatizaci obchodních procesů. Navíc otevírá možnosti spolupráce mezi znalostními pracovníky a pracovníky prvního kontaktu a přirozeně spojuje synchronní a asynchronní práci. Je to jediná aplikace, která to umožňuje vše. Poskytuje organizační vrstvu podporující tok práce v celé organizaci. 

V aplikaci Teams jsme za uplynulý rok představili více než 100 nových funkcí, které jsou všechny vytvořeny s ohledem na extrémní flexibilitu. A mnoho dalších se chystá. V podpoře nových objevujících se schémat distribuované práce však musíme jít ještě dál. Microsoft Viva je první integrovaná platforma s prostředím pro zaměstnance navržená pro hybridní práci. Teams a Viva společně poskytují technologickou platformu, která propojí vaše lidi a pomůže jim pohybovat se v nové realitě.

Práce se rychle vyvíjí a do světa před pandemií už jednoduše není návratu. Zatímco začíná globální vakcinace, lidé v čele společností na celém světě potřebují plán pro nový provozní model – extrémní flexibilitu. Ačkoli se všichni pořád učíme „za pochodu“, je zřejmé, že všechny organizace budou potřebovat tři věci: nové zásady, nově uspořádané fyzické prostory a technologii, která to vše spojí. Čekají nás výzvy, ale díváme se s optimismem na to, že vytvoříme budoucnost, která lidem umožní se připojovat odkudkoli a kdykoli a díky které budou lidé moct každý den přinášet to nejlepší.