Gå till huvudinnehåll
Teams
En samling bilder med Teams-ikoner och deltagare i Teams-samtal från olika platser, till exempel mötesrum, vid skrivbordet eller ensam i en stol.

Hot desking

Förenkla ditt hybridarbete med hot desking de dagar du går till kontoret.

Kom igång med hybridarbete genom hot desking

Slipp oroa dig över var du ska sitta när du är på kontoret.

Byt enkelt skrivbordsplats

Växla enkelt mellan ditt hemmakontor och kontoret på arbetsplatsen utan behov av en komplicerad teknisk konfiguration.

Känn dig tryggare i utrymmen som delas

Känn dig trygg i vetskapen att din privata information inte sparas på delade enheter.

Kom åt alla dina resurser

Logga bara in på en Teams-enhet och fortsätt jobba där du senast slutade.

Gör valfri skrivbordsplats din egen genom hot desking

Mer information om fördelarna och utmaningarna med hot desking.

  • En person vid en skrivbordsplats som har på sig hörlurar och deltar i ett Teams-samtal.

    En skrivbordsplats när du behöver den

    Här är några av fördelarna som hot desking erbjuder.

     En Teams-enhet som visar tillgänglighet vid en hot desk-plats.

    Minska kontorets fysiska storlek

    Spara pengar och kontorsyta genom att eliminera behovet av ett skrivbord per anställd.

    En mobiltelefon som laddar på ett bord.

    Kom och gå som du själv önskar

    Arbeta hemifrån för att slippa slösa tid på att pendla, men behåll möjligheten att komma in till kontoret när du vill. 

    En person vid en flexibel skrivbordsplats de bokat som använder en pekskärm för att se meddelanden och aviseringar i Teams.

    Få miljöombyte

    Eftersom du inte alltid har samma plats kan du samarbeta och umgås med olika arbetskamrater och grupper varje gång du är på kontoret.

    Tillbaka till flikar
  • En person använder en Teams-bildskärmsenhet för att boka en flexibel skrivbordsplats.

    Lös utmaningar innan de blir ett problem

    Även om hot desking erbjuder många fördelar har det, precis som alla kontorslösningar, även nackdelar.

    En person som arbetar vid en flexibel skrivbordsplats och en annan anställd som går förbi i bakgrunden.

    Begränsat antal flexibla skrivbordsplatser

    Om många hybridarbetare kommer in samtidigt kan det hända att det inte finns tillräckligt med skrivbordsplatser åt alla.

    En person använder en pekskärm för att logga in på Teams vid en flexibel skrivbordsplats.

    Det går inte att göra flexibla skrivbordsplatser personliga

    För somliga är det viktigt att kunna pynta skrivbordsplatsen och göra den till sin egen.

    En person vid en flexibel skrivbordsplats använder Teams för att ringa ett telefonnummer och göra ett samtal.

    Förändringar är svårt

    Det är naturligt att motstå förändringar, men om alltför många gör aktivt motstånd, särskilt om det rör chefer och andra inom ledningen, kan resultatet bli förödande.

    Tillbaka till flikar
  • En person använder en pekskärm för att se Teams-chattar.

    Undvik fallgropar med hjälp av planering

    Förhindra att utmaningar med hot desking ens uppstår genom god planering. 

    En bildskärm vid en flexibel skrivbordsplats visar tillgängliga platser.

    Använd programvara för hot desking för att ordna tillräckligt med platser

    Bra programvara för hot desking erbjuder ett bokningssystem som visar tillgängliga platser, möjlighet att boka för hela eller delar av dagen samt information om tillgänglig teknik.

    En hand sträcker sig mot en pekskärm för att förmedla beröm till arbetskamrater.

    Få med ledningen på tåget

    Ge de anställda en helhetsbild, så att de förstår varför hot desking införs och hur det kommer att underlätta för dem.

    Tillbaka till flikar

Mer information om hybridarbete och hot desking

Tre tips rörande tidsplanering för att minska stressnivån

Din vägledning till att återöppna kontoret

Ta ett djupt andetag: Hybridarbete är svårt

För att hybridarbete ska fungera krävs en förtroendefull och flexibel kultur

Vad är hot desking?

”Hot desking” syftar på bokning av flexibla skrivbordsplatser på ett kontor där anställda inte har sitt eget skrivbord. Dessa platser är den perfekta lösningen för hybridarbetare eftersom de tillhandahåller sittplatser när de besöker kontoret istället för att ha särskilt tilldelade skrivbord som tar upp utrymme även då de inte används.

Före pandemin var egna bås för varje anställd mycket vanligt, medan andra företag valde en blandning av bås och mindre rum och ytterligare en del företag valde kontorslandskap. I dag när kontoren börjar öppnas igen har hot desking blivit ett populärt alternativ bland hybridarbetare.

Personer som arbetar vid flexibla skrivbordsplatser på ett kontor.

Hur fungerar hot desking?

Vanligtvis används en programvara för hot desking där personalen kan se vilka flexibla skrivbordsplatser som finns tillgängliga för en viss dag och tidpunkt. De bokar platsen de vill ha för hela eller delar av dagen så att den är tillgänglig när de kommer till kontoret. Beroende på hur kontoret med flexibla skrivbordsplats är organiserat tar personalen med sig sin egen bärbara dator, eller också är platsen försedd med en dator som de kan logga in på för att komma åt hårddiskar, kataloger och filer.

Hur COVID-19 påverkat intresset för hot desking

COVID-19-pandemin har förändrat arbetslivet för all framtid. Hux flux tvingades organisationer ta reda på hur de skulle kunna använda sig av distansarbete i verksamheten. I takt med att oron för smittspridning minskat har det också blivit tydligt att återgången till det fysiska kontoret inte kommer att bli som före pandemin. Enligt 2022 års rapport om index för arbetstrender, finns det flera orsaker:

  • Det människor vill få ut av jobbet och de uppoffringar de är villiga att göra har förändrats– 53 procent av arbetare prioriterar hälsa och välbefinnande över arbete, och 18 procent av de som svarade har sagt upp sig från sina jobb.
  • Ledare måste göra det mödan värd att pendla– 38 procent av hybridarbetare säger att det största problemet är att veta när och varför de ska komma in till kontoret.
  • Att återupprätta arbetsplatsrelationer i en hybridvärld är inte helt enkelt– även om de flesta hybridarbetare har kunnat bibehålla länken till teamet (58 procent) uppger bara hälften av distansarbetare att de har en givande relation med sitt team, och ännu färre (42 procent) har en god relation till arbetskamrater utanför teamet.

Hot desking är en utmärkt lösning för att hantera dessa frågor genom att erbjuda en blandning av arbetstid förlagd till hemmet och kontoret. På kontoret kan arbetskamrater träffas personligen, vilket stärker förtroendet och bygger gruppkänsla, medan hot desking tillhandahåller flexibiliteten att uppnå detta.

Även när det gäller att stärka relationerna mellan arbetskamrater kan hot desking vara ett bra redskap. Trots att tekniken för virtuella möten har utvecklats påtagligt sedan mars 2020, och fungerar utmärkt i många situationer, finns det inget som kan ersätta mötet öga mot öga. På ett kontor med hot desking kan arbetskamrater träffas personligen, vilket stärker förtroendet och bygger gruppkänsla.

Ytterligare resurser för hot desking

Förenkla arbetslivet med hjälp av hot desking och Teams.

En person som sitter vid ett skrivbord deltar i ett Teams-videosamtal på en bärbar dator.

Microsoft Teams-skärmar

Planera, distribuera och hantera Teams-skärmar i din organisation.

En person utrustad med headset sitter vid ett skrivbord.

Vi presenterar Microsoft Teams-skärmar

Gör arbetsupplevelsen enklare och få hjälp att prioritera vad som är viktigt genom att använda Teams-skärmar för hot desking.

Fem personer deltar i ett Teams-videosamtal som visas på en skärm i ett konferensrum.

Nyheter i Microsoft Teams

Se hur hot desking ser ut på en Teams-skärm.

Vanliga frågor och svar

  • ”Hot desking” syftar på bokning av flexibla skrivbordsplatser på ett kontor där anställda inte har sitt eget skrivbord.

  • Vanligtvis används en programvara för hot desking där personalen kan se vilka flexibla skrivbordsplatser som finns tillgängliga för en viss dag och tidpunkt. De bokar platsen de vill ha för hela eller delar av dagen så att den är tillgänglig när de kommer till kontoret.

  • En av de största fördelarna med att byta från ett traditionellt kontor till ett kontor med hot desking är kostnadsbesparingar. Andra fördelar är ökad flexibilitet och möjlighet att arbeta på olika platser.

  • Några nackdelar med hot desking är:

    • Att det saknas flexibla skrivbordsplatser när för många anställda söker sig till kontoret samtidigt.
    • Att det inte går att göra flexibla skrivbordsplatser personliga.
    • En motsträvig företagskultur från en ledning som inte är med på noterna.

  • Förutom de flexibla skrivbordsplatserna, är det viktigaste som krävs en bra programvara för hot desking. Helst ska följande ingå:

    • Ett bokningssystem där anställda kan se vilka arbetsstationer som finns tillgängliga en viss dag.
    • Möjlighet att boka en arbetsstation en hel dag eller några timmar, och att denna bokning kan göras återkommande.
    • Information om vilken teknik arbetsstationen är utrustad med.
    • Möjlighet att lägga till information om hur man får kontakt med IT för att lösa eventuella problem de anställda råkar ut för.

Kom igång med Microsoft Teams redan i dag

Följ Microsoft Teams