Giới thiệu Microsoft Places: Biến không gian thành điểm đến
Mô hình làm việc kết hợp hứa hẹn sẽ mang đến cho chúng ta những ưu điểm tuyệt vời nhất của mọi không gian. Sự dễ dàng và thoải mái khi làm việc tại nhà, khả năng kết nối và năng lượng khi tương tác với đồng nghiệp tại văn phòng cùng sự linh hoạt và cơ hội làm việc ở nơi mình muốn. Nhưng hiện nay, vẫn còn những thách thức khiến lời hứa này chưa trở thành hiện thực.
Một câu hỏi mà tôi thường nghe được từ phía khách hàng là mục đích của văn phòng là gì? Rõ ràng là vai trò của văn phòng đã thay đổi. Để văn phòng trở thành nơi đáng đến, nhân viên cần một lý do chính đáng, chứ không chỉ là câu “vì tôi bảo thế”. Và chúng tôi đã tìm được lý do đó, chính là tinh thần đồng nghiệp.1 Tuy nhiên, thật khó để biết khi nào đồng nghiệp sẽ đến và thường thì mọi người sẽ cảm thấy hối tiếc vì đã đến: nỗi thất vọng khi trong văn phòng chỉ có mình họ và làm những việc mà ở nhà cũng làm được. Để thêm phần thử thách, những người trở lại văn phòng thường thấy không gian làm việc chẳng có gì thay đổi kể từ năm 2019.
Trong khi đó, các nhà lãnh đạo lại thiếu dữ liệu và công cụ về thói quen làm việc ngày càng thay đổi của nhân viên, khiến họ phải đưa ra những quyết định về chính sách và hạ tầng trong khi không nắm rõ liệu những thay đổi đó có giúp cải thiện mọi thứ hay không.1 Họ xứng đáng được biết rằng không gian văn phòng mà họ đang đầu tư là phù hợp để nhân viên phát huy hết khả năng.
Tối ưu hóa không gian làm việc với Nơi làm việc kết nối
Việc tái thiết nơi làm việc để mang đến sự linh hoạt thực sự đòi hỏi phải có công nghệ giúp kết nối thế giới vật lý và kỹ thuật số. Để thực hiện điều đó, một danh mục giải pháp công nghệ mới đang xuất hiện, có tên là Nơi làm việc kết nối. Nơi làm việc kết nối giúp tạo ra những nơi làm việc hiện đại được trang bị công nghệ để hỗ trợ mọi nhân viên đạt được kết quả làm việc tốt nhất. Sau đó, giải pháp này sẽ sử dụng thông tin thu thập được từ nơi làm việc hiện đại để học, từ đó giúp các điểm đến có thể dễ dàng thích ứng với nhu cầu luôn thay đổi của nhân viên.
“Chúng tôi tin rằng các tổ chức có thể tạo ra những trải nghiệm hấp dẫn hơn cho nhân viên trong khi khai thác tốt hơn tài sản vật lý của họ, thông qua việc sử dụng các công nghệ có thể giúp hợp lý hóa ngày làm việc, cân bằng sự hòa nhập và trải nghiệm của nhân viên, cũng như hỗ trợ tối ưu hóa danh mục hiện có.”
–Phil Kirschner, Chuyên gia Cấp cao tại McKinsey & Company, phụ trách mảng nơi làm việc tương lai.
Nhân viên muốn làm việc trong không gian được thiết kế cho nhu cầu của họ. Trên thực tế, đến năm 2025, các tổ chức sẽ chi 81 tỷ USD2 cho các giải pháp công nghệ tại nơi làm việc để tối ưu hóa thị trường bất động sản doanh nghiệp trị giá 4,4 nghìn tỷ USD3. Thị trường này mở rộng trên một số phân khúc tách biệt nhằm giải quyết vấn đề trải nghiệm tại nơi làm việc, cung cấp dữ liệu có giá trị về tỷ lệ kín chỗ và mức sử dụng không gian, hỗ trợ hạ tầng của các tòa nhà, đóng góp vào việc thiết kế và xây dựng không gian, đồng thời hướng dẫn lập kế hoạch chiến lược liên quan đến danh mục bất động sản.
Chỉ số xu hướng công việc Microsoft
Đọc báo cáo
““Tương lai của công việc” đòi hỏi phải có một phương pháp tiếp cận mới giúp mọi người kết nối với không gian, cũng như kết nối với người khác theo những cách năng động và thú vị hơn nhiều. Công nghệ sẽ đóng vai trò thiết yếu trong việc cho phép các cá nhân đưa ra quyết định hàng ngày để tối ưu hóa cách họ làm việc, đồng thời cung cấp thông tin chuyên sâu cho các tổ chức tập trung vào việc quản lý môi trường và hoạt động của họ với sự linh hoạt cao hơn.”
–Georgia Collins, Giám đốc Quản lý Điều hành, CBRE.
Giới thiệu Microsoft Places
Khi không gian có ý nghĩa và mục đích, chúng sẽ trở thành điểm đến. Định nghĩa này xuất phát từ việc mọi người tụ tập, gắn kết và chia sẻ trải nghiệm cùng nhau. Đó chính là điều giúp một ngôi nhà trở thành mái ấm và giúp văn phòng trở thành nơi đáng đến.
Hôm nay, tôi rất vui được giới thiệu Microsoft Places, nền tảng nơi làm việc kết nối mới của chúng tôi để giúp bạn tái thiết cả mô hình làm việc kết hợp và trực tiếp. Nền tảng này mang đến các giải pháp giúp điều phối nơi làm việc, hiện đại hóa văn phòng bằng công nghệ thông minh, đồng thời tối ưu hóa nơi làm việc cho các nhu cầu luôn thay đổi.
Xem thêm về tầm nhìn chúng tôi đang hướng đến với Microsoft Places.
Hãy tìm hiểu sâu hơn về từng khía cạnh này để giúp triển khai Microsoft Places trên thực tế.
Điều phối nơi làm việc để đạt được kết quả phù hợp
Tính năng lên lịch kết hợp của Microsoft Places sẽ tận dụng các tín hiệu dữ liệu phổ biến từ Outlook và Teams để cho phép bạn xem trước tuần làm việc, cũng như nắm được khi nào thì đồng nghiệp và người cộng tác thân thiết với mình dự định đến văn phòng. Bạn sẽ biết được những ngày có nhiều người đến văn phòng nhất, nhờ vậy bạn có thể điều chỉnh lịch biểu nhằm tận dụng những cơ hội kết nối trực tiếp có giá trị. Tính năng Đặt chỗ thông minh sẽ dùng công nghệ phù hợp để giúp bạn khám phá các không gian còn trống, phù hợp với mục đích cuộc họp và việc kết hợp người dự trực tiếp hoặc từ xa. Ngoài ra, bạn sẽ nhận được đề xuất về thời gian đi lại ngắn nhất, kèm lời nhắc về thời điểm nên xuất phát dựa trên tình hình giao thông trong ngày và lịch họp. Với Microsoft Places, bạn có thể ưu tiên thời gian của mình trong khi tối đa hóa các cơ hội kết nối trực tiếp.
Hiện đại hóa văn phòng với công nghệ thông minh
Công nghệ có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm trong văn phòng, đặc biệt là những nơi không được xây dựng cho mô hình làm việc kết hợp. Với tính năng tìm đường, bạn sẽ không còn phải lãng phí thời gian để tìm đến đúng phòng hội thảo hay đi theo các biển báo lỗi thời trong tòa nhà nữa. Thay vào đó, bạn có thể truy nhập vào bản đồ trên thiết bị di động để xem đường đi đến đúng nơi. Tính năng đặt chỗ ngồi linh hoạt cho phép bạn xem vị trí của những đồng nghiệp thân thiết nhất và chọn bàn làm việc cho phù hợp. Sau khi bạn đến đúng phòng, Phòng họp Microsoft Teams sẽ cho phép mọi người tham gia bất kể vị trí, nhờ các tính năng chu đáo, toàn diện của phòng. Với mục tiêu tái thiết và củng cố mối liên kết, Microsoft Places cũng hỗ trợ các cuộc gặp đột xuất, để đồng nghiệp có thể dễ dàng tạo các cuộc gặp ngoài dự tính và chia sẻ với những người khác trong văn phòng. Với Places, văn phòng sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu của mọi người.
Tối ưu hóa không gian và chi phí để đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi
Để quản lý không gian vật lý tốt hơn, các nhà lãnh đạo cần có thông tin chuyên sâu về không gian, chẳng hạn như dữ liệu về mức sử dụng, các cơ hội tiết kiệm năng lượng và xu hướng sử dụng. Những thông tin đầu vào có giá trị này sẽ định hướng cho việc điều chỉnh không gian động vào một ngày cụ thể, chẳng hạn như chuyển lượng phòng tụ họp trên mức cần thiết thành các phòng cộng tác đã được quá nhiều người đặt chỗ. Khi có kiến thức nâng cao về tỷ lệ kín phòng dự kiến, các nhà lãnh đạo có thể tiến xa hơn trong việc tối ưu hóa không gian, giúp giảm số phòng còn trống vào những ngày ít người sử dụng, từ đó tiết kiệm chi phí năng lượng và cải thiện trải nghiệm nơi làm việc. Các nhà lãnh đạo cũng có thể tổng hợp xu hướng về con người và điểm đến trên toàn bộ danh mục của mình, tạo nên những điểm đến linh hoạt, năng động và bền vững hơn, hỗ trợ những cách làm việc mới.
Cuối cùng, Microsoft Places sẽ được tích hợp với các giải Microsoft 365 mà khách hàng sử dụng hàng ngày, như Outlook, Teams và Viva. Ứng dụng này sẽ tận dụng và nâng cao tập dữ liệu phong phú có trên Microsoft Graph, kết hợp tín hiệu về con người và điểm đến. Việc hợp nhất các tài nguyên dữ liệu đó sẽ nâng cao các giải pháp của bên thứ nhất và bên thứ ba, đồng thời giải quyết những thách thức lớn nhất của khách hàng liên quan đến cách thức, thời điểm và nơi làm việc của mọi người. Mọi hoạt động thu thập dữ liệu trên nền tảng Microsoft Graph và Microsoft Places đều tuân thủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về quyền riêng tư của chúng tôi. Người dùng sẽ nắm được loại dữ liệu được thu thập và có thể chọn tham gia hoặc từ chối. Ngoài ra, thông tin sẽ thể hiện xu hướng mà không chọn riêng từng cá nhân.
Microsoft Places sẽ ra mắt vào năm 2023.
Hợp sức cùng các đối tác của chúng tôi
Để đảm bảo giải quyết được những thách thức cấp thiết nhất về nơi làm việc, chúng tôi đã hợp tác với các công ty thuộc lĩnh vực Nơi làm việc kết nối. Hệ sinh thái đối tác của chúng tôi sẽ dựa trên nền tảng Places để xây dựng các giải pháp mới và hiện có, nhằm tận dụng và nâng cao dữ liệu phong phú của Microsoft Graph.
Chúng tôi tự hào được hợp tác với các đơn vị đầu ngành thuộc mọi phân khúc của thị trường Nơi làm việc kết nối: Trải nghiệm, Nền tảng, Cơ sở hạ tầng, Môi trường và Lập kế hoạch.
| Accenture |  |
| Appspace |  |
| Autodesk |  |
| Avanade |  |
| CBRE |  |
| Condeco |  |
| EY |  |
| Genetec |  |
| HID Global |  |
| Honeywell |  |
| Host from CBRE |  |
| Johnson Controls |  |
| JLL |  |
| Kastle |  |
| LenelS2 |  |
| RightCrowd |  |
| Robin |  |
| SwiftConnect |  |
Cùng với hệ sinh thái đối tác của chúng tôi, Microsoft Places sẽ giúp tạo ra các giải pháp toàn diện và có tác động mạnh mẽ để giải quyết các nhu cầu luôn thay đổi của khách hàng về nơi làm việc.
Bắt đầu tạo điểm đến của bạn ngay hôm nay
Quá trình biến không gian thành điểm đến bắt đầu bằng việc tạo ra trải nghiệm nhân viên tốt hơn, toàn diện hơn, sau đó thu thập và tích lũy dữ liệu từ những trải nghiệm đó để cung cấp thông tin chuyên sâu giúp định hướng việc tối ưu hóa không gian hơn nữa. Vì lẽ đó, Phòng họp Microsoft Teams chính là điểm bắt đầu phù hợp với tổ chức của bạn. Đây không chỉ là một trong những yếu tố hỗ trợ khả năng kết hợp quan trọng nhất trong mỗi văn phòng, mà dữ liệu sử dụng và quản lý của ứng dụng này sẽ được tận dụng trong Microsoft Places.
Với công nghệ phù hợp, chúng tôi có thể chuyển đổi văn phòng để phù hợp với nhu cầu ngày càng phát triển của mình. Bằng cách tạo ra những nơi làm việc linh hoạt, năng động và linh động, cũng như cung cấp các giải pháp giúp ưu tiên thời gian và tối đa hóa sự kết nối trực tiếp, Microsoft Places sẽ hiện thực hóa lời hứa về mô hình làm việc kết hợp.
1Mô hình làm việc kết hợp chỉ đơn giản là công việc. Có phải chúng ta đang làm sai không?, Báo cáo Chỉ số xu hướng công việc Microsoft, 22/09/2022.
2Dữ liệu nội bộ của nhóm tài chính Microsoft với IDC
3Dữ liệu nội bộ của nhóm tài chính Microsoft với IBISWorld