Giới thiệu cách họp tốt hơn – Microsoft Teams Premium
Chúng ta đang trải qua sự thay đổi chỉ có một trong đời về mẫu hình làm việc và sẽ không quay trở lại năm 2019. Mô hình làm việc kết hợp chỉ đơn giản là công việc. Việc hỗ trợ cho lực lượng lao động phân tán, kết nối hiện nay đòi hỏi công nghệ giúp họ làm việc dễ dàng và linh hoạt hơn.
Cuộc họp trực tuyến và kết hợp tiếp tục chiếm phần thời gian lớn nhất trong công việc. Giờ đây, các nhà lãnh đạo cần có một giải pháp tích hợp hơn bao giờ hết. Giải pháp này phải kết hợp được tất cả chức năng họp nâng cao, đưa văn hóa họp lên một tầm cao mới và là giải pháp đơn giản nhưng đem lại lợi ích to lớn.
Hôm nay, tôi rất vui được giới thiệu Microsoft Teams Premium. Được xây dựng dựa trên trải nghiệm cộng tác tất cả trong một quen thuộc của Microsoft Teams, sản phẩm mới này giúp mọi cuộc họp, từ một-một, quy mô lớn, cuộc hẹn trực tuyến cho đến hội thảo trực tuyến được cá nhân hóa, thông minh và an toàn hơn. Khác với trải nghiệm rời rạc và chi phí cho nhiều sản phẩm hoặc phần bổ trợ chuyên dụng, với Teams Premium, bạn nhận được mọi thứ mình cần chỉ với một mức giá thấp.1
Cá nhân hóa: Dễ dàng tạo cuộc họp đáp ứng nhu cầu của bạn
Không có hình thức họp nào là “phù hợp với tất cả nhu cầu”. Bạn sẽ chẳng đến quán cà phê để họp bí mật hay đến một khán phòng để họp một-một. Ngày nay, khi lên lịch họp trực tuyến, bạn chỉ sử dụng cài đặt mặc định vì việc tìm hiểu chi tiết các tùy chọn cho cuộc họp tiêu tốn thời gian quý báu trong ngày của bạn.
Hướng dẫn cuộc họp hoàn toàn mới trong Teams Premium giúp bạn tự động tạo trải nghiệm phù hợp với cuộc họp của bạn. Nhóm CNTT có thể dễ dàng tùy chỉnh và quản lý hướng dẫn này. Bạn có thể chọn hướng dẫn cuộc họp – như cuộc gọi với khách hàng, cuộc họp động não hoặc cuộc gọi với bộ phận trợ giúp – và các tùy chọn cho cuộc họp sẽ được đặt sẵn, giảm thời gian và quá trình suy nghĩ về việc chuẩn bị cuộc họp phù hợp. Và nhờ có hướng dẫn, các nhà lãnh đạo có thể yên tâm rằng cuộc họp tuân thủ các chính sách và biện pháp tốt nhất của công ty.
Văn phòng, danh thiếp, vật phẩm yêu thích của bạn trên bàn làm việc – tất cả đều thể hiện thương hiệu công ty của bạn. Chẳng phải kết nối trực tuyến của bạn cũng nên thế ư? Với Teams Premium, bạn có thể kết hợp thương hiệu cuộc họp tùy chỉnh vào phòng đợi cuộc họp, đồng thời tạo nền tùy chỉnh và các chế độ không gian chung cho nhân viên sử dụng, cũng như cho nhóm CNTT quản lý, để không bao giờ gây ảnh hưởng đến thương hiệu của bạn.
Thông minh: Tập trung vào những nội dung quan trọng với cuộc họp hoạt động trên nền tảng AI
Chúng ta dành nhiều thời gian để họp. Liệu những cuộc họp đó có thực sự hiệu quả? Tất cả chúng ta đều có những cuộc họp vào sáng Thứ Hai mà dù bạn muốn từ chối nhưng vẫn cần lắng nghe chỉ để nắm được thông tin. Và nói thật, dẫu vậy thì có lẽ chúng ta cũng tranh thủ làm việc khác vào lúc đó. Hoặc đôi khi, bạn có thể quyết định bỏ qua một cuộc họp để tập trung vào giải quyết công việc cấp bách cần bạn xử lý gấp. Nhưng sau đó, bạn sẽ phải xem xét các bản ghi và bản chép lời để tìm nội dung liên quan đến mình. Vậy chúng ta phải làm sao? Thiết lập một cuộc họp khác sau giờ làm việc để nắm bắt thông tin mới nhất. Ta phải có một cách tốt hơn.
Luôn cập nhật tin tức mới nhất từ teams premium
Đăng ký để nhận thông tin cập nhậtVới tính năng tóm lược thông minh trong Teams Premium, sức mạnh AI sẽ giúp cuộc họp bạn tham dự (và bỏ lỡ) trở nên hiệu quả và có tác động lớn hơn. Trước tiên, tóm lược thông minh sử dụng AI để đề xuất các mục hành động và chủ sở hữu nhằm không bỏ lỡ nội dung tiếp theo. Cơ chế giống như bạn có một trợ lý ảo tham dự mọi cuộc họp.
Sau cuộc họp, tóm lược thông minh sẽ tạo các bản ghi thông minh hơn, với các chương và thông tin chuyên sâu được tạo tự động, chẳng hạn như khi tên bạn được đề cập, khi màn hình được chia sẻ hoặc khi bạn rời khỏi cuộc họp sớm, nhằm trợ giúp bạn khám phá những khoảnh khắc quan trọng và nhanh chóng bắt kịp.
Tìm kiếm cũng trở nên thông minh hơn với đề xuất về diễn giả được cá nhân hóa cho bạn dựa trên những người bạn thường làm việc cùng. Nhờ thế, bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm nội dung trong các bản chép lại theo những người mà bạn quan tâm nhiều nhất.
Cuộc họp trực tuyến cho phép nhiều người kết nối hơn bao giờ hết. Hiện tại, trong cuộc họp Teams, bạn có thể dễ dàng theo dõi ai đang nói những gì với chú thích trực tiếp và bản chép lại có phân chia diễn giả. Tuy nhiên, nếu đang trình bày cho những người không nói cùng một ngôn ngữ, bạn sẽ đảm bảo cuộc hội thoại liền mạch bằng cách nào? Bản dịch trực tiếp cho chú thích cung cấp bản dịch theo thời gian thực, hoạt động trên nền tảng AI từ 40 ngôn ngữ nói để người dự cuộc họp có thể đọc chú thích bằng ngôn ngữ riêng của họ. Nếu người tổ chức có Teams Premium, tất cả người dự cuộc họp đều có thể sử dụng chú thích được dịch trực tiếp. Điều này giúp phá vỡ rào cản ngôn ngữ trong các cuộc họp và cuộc gọi toàn cầu, để cuộc họp trở nên hiệu quả và dễ dàng.
An toàn: Giúp bảo mật các cuộc họp bí mật
Khi cần thiết lập một cuộc họp mới, bạn chỉ cần tạo cuộc họp Teams mới và gửi lời mời, đúng không? Nhưng thực tế là trong một số cuộc họp, thông tin bí mật của doanh nghiệp được chia sẻ qua màn hình hoặc đề cập trong cuộc hội thoại. Cuộc họp của hội đồng quản trị, cuộc thảo luận về tài chính và cuộc họp đánh giá ra mắt sản phẩm chưa được tiết lộ là những trường hợp ví dụ có thể cần tăng cường bảo mật để giúp đảm bảo rằng nội dung vẫn được bảo vệ.
Với tính năng bảo vệ cuộc họp nâng cao trong Teams Premium, giờ đây bạn có thể bảo vệ các cuộc họp bí mật. Với các tùy chọn mới cho cuộc họp như hình nền mờ để ngăn rò rỉ và giới hạn người có thể ghi, bạn có thêm các biện pháp bảo vệ để duy trì sự riêng tư cho cuộc thảo luận. Và với khách hàng Microsoft 365 E5 có các yêu cầu bảo mật nâng cao nhất, bạn có thể tận dụng nhãn nhạy cảm Bảo vệ thông tin của Microsoft Purview hiện có để tự động áp dụng các tùy chọn liên quan cho cuộc họp. Điều đó giúp việc thiết lập cuộc họp được bảo vệ trở nên dễ dàng hơn nữa, bạn chỉ cần chọn một trong các nhãn nhạy cảm quen thuộc mà bạn đã sử dụng để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm trên toàn Microsoft 365, rồi quy trình tự động hóa sẽ thực hiện tiếp cho bạn. Người quản trị tuân thủ có thể chỉnh sửa nhãn hiện có của mình trong Trung tâm Bảo mật và Tuân thủ để thực thi các tùy chọn cần áp dụng cho cuộc họp khi nhãn được sử dụng trong cuộc họp.
Một sản phẩm đơn giản dành cho mọi cuộc họp
Tần suất bạn quản lý, sử dụng và thanh toán cho các công cụ họp khác nhau nằm ở mức nào? Teams Premium cũng mở rộng trải nghiệm quen thuộc của Teams để giúp bạn tương tác sâu hơn với khách hàng và có thể nhận được lợi ích to lớn từ giải pháp đơn giản.
Microsoft Teams Premium
Tìm hiểu các bản cập nhật mới nhất, bao gồm bản xem trước và tình trạng phát hành rộng rãi.
Cuộc hẹn trực tuyến nâng cao
Mặc dù ban đầu việc kết nối trực tuyến với người dùng, khách hàng và bệnh nhân có thể là một điều bắt buộc, nhưng giờ đó là cơ hội để tương tác với khách hàng theo các cách mới và phát triển doanh nghiệp của bạn.
Với các chức năng của Cuộc hẹn trực tuyến hiện đã sẵn dùng trong các sản phẩm Microsoft 365 và Office 365, nhân viên của bạn có thể dễ dàng lên lịch cuộc hẹn, còn khách hàng có thể tham gia trên trình duyệt web di động mà không cần tải xuống ứng dụng. Và với Teams Premium, bạn sẽ có Cuộc hẹn trực tuyến nâng cao để quản lý trải nghiệm cuộc hẹn từ đầu đến cuối.
Làm khách hàng hài lòng
Người dự có thể thiếu kiến thức kỹ thuật để tham gia cuộc họp trực tuyến thành công hoặc gặp vấn đề về đăng nhập bằng khuôn mặt, đó là chưa kể đến việc quên tham gia cuộc hẹn. Teams Premium tạo điều kiện cho trải nghiệm khách hàng liền mạch, cho phép khách hàng của bạn nhận lời nhắc bằng văn bản và tham gia cuộc hẹn trực tuyến mang thương hiệu tùy chỉnh thông qua thiết bị di động mà không cần tải xuống Teams.
Hợp lý hoá việc quản lý cuộc hẹn
Người lập lịch trình có thể thiếu một nơi thống nhất để quản lý cuộc hẹn hoặc vật lộn với những nền tảng không tích hợp. Với Teams Premium, người lập lịch cuộc hẹn có thể thiết lập và quản lý các cuộc hẹn trực tuyến đã lên lịch và theo yêu cầu tại một nơi với các chức năng nâng cao như xếp hàng đợi cho cuộc hẹn.
Đo lường với các phân tích đa dạng
Cuối cùng, số liệu liên quan đến sự tham dự hoặc tham gia theo thời gian có thể bị thiếu, khiến bạn khó có được thông tin chuyên sâu và xu hướng để cải thiện trải nghiệm của khách hàng và kết quả kinh doanh. Với Teams Premium, bạn có thể xem xu hướng sử dụng và lịch sử cũng như tính hiệu quả của trải nghiệm cuộc hẹn trực tuyến, chẳng hạn như tình trạng hủy hẹn không báo trước và thời gian chờ với các phân tích ở cấp nhân viên, phòng ban và tổ chức.
Nếu bạn quan tâm, hãy tìm hiểu thêm về Cuộc hẹn trực tuyến nâng cao tại đây.
Hội thảo trực tuyến nâng cao
Và trong thế giới của sự giao tiếp và sao nhãng không ngừng ngày nay, thật khó có thể trở nên nổi bật và thu hút cũng như gắn kết người dự, dù đó là nhân viên trong tổ chức của bạn hay khách hàng tiềm năng cho hoạt động kinh doanh mới.
Được xây dựng dựa trên chức năng hội thảo trực tuyến cơ bản sẵn có trong các sản phẩm Office 365 và Microsoft 365 như đăng ký tối đa 1.000 người dự, vai trò đồng tổ chức, khả năng tương tác với tính năng Q&A, báo cáo người dự và tích hợp tiếp thị Dynamics 365, Hội thảo trực tuyến nâng cao trong Teams Premium sẽ mang đến trải nghiệm quen thuộc và an toàn của Teams kết hợp với biện pháp kiểm soát máy chủ và kiểm soát quản lý sự kiện mới, giúp bạn kết nối liền mạch với mọi đối tượng. Dù bạn đang quảng bá sản phẩm mới, triển khai và đào tạo thành viên nhóm mới hay kết nối với khách hàng tiềm năng để phát triển kinh doanh, Hội thảo trực tuyến nâng cao cũng sẽ mang đến trải nghiệm chất lượng cao để giúp bạn trước và trong khi diễn ra sự kiện.
Hợp lý hóa quy trình đăng ký
Được xây dựng dựa trên các chức năng hội thảo trực tuyến cơ bản trong Teams hiện nay, trải nghiệm đăng ký trong Teams Premium giờ còn tốt hơn nữa với danh sách chờ đăng ký và tính năng phê duyệt thủ công. Việc bật danh sách chờ sẽ cho phép mọi người đăng ký dự hội thảo trực tuyến ngay cả khi sự kiện đã đạt đến sức chứa do người tổ chức đặt ra. Nhờ vậy, sẽ có thêm nhiều người có thể đăng ký và được tự động thêm vào danh sách chờ. Khi có thêm chỗ mới, mọi người sẽ tự động được chuyển sang trạng thái phê duyệt đang chờ xử lý, cho phép người tổ chức xem xét thông tin đăng ký của họ và phê duyệt hoặc từ chối từng người đăng ký theo cách thủ công. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh thời gian bắt đầu và kết thúc đăng ký để chỉ định thời điểm bạn muốn bắt đầu và kết thúc việc đăng ký nhằm dễ dàng lập kế hoạch và quản lý sự kiện hơn.
Để tạo sự hào hứng và thu hút người dự cho hội thảo trực tuyến, bạn có thể gửi email nhắc nhở tự động trước sự kiện. Những email này sẽ được gửi đến tất cả người đăng ký đã xác nhận vào ngày diễn ra sự kiện và sẽ bao gồm tiêu đề có thương hiệu tùy chỉnh, chi tiết hội thảo trực tuyến và liên kết để tham gia sự kiện.
Tùy chỉnh trải nghiệm của diễn giả và người dự
Tương tự với việc bạn thường tập trung cùng người chủ trì và diễn giả trong phòng chờ thực trước sự kiện, bạn sẽ có thể kết nối và quản lý tất cả hành động hậu trường trong phòng chờ ảo. Tham gia cùng với người chủ trì và các diễn giả khác trong không gian dành riêng tách biệt với người dự, nơi bạn có thể giao lưu, theo dõi cuộc trò chuyện và phần Q&A, quản lý cài đặt người dự và xem lại nội dung trước khi sự kiện bắt đầu. Và trong thời gian chờ, người dự sẽ được chào mừng bằng màn hình chào mừng, cũng như có thể sử dụng tính năng trò chuyện và Q&A để tương tác với nhau và với diễn giả.
Vì tương tác là yếu tố then chốt để mọi hội thảo trực tuyến thành công, vấn đề không chỉ ở cách người dự có thể tương tác, mà còn cả ở điều duy trì gắn kết họ. Với khả năng quản lý nội dung mà người dự thấy, bạn không phải lo lắng về sự sao nhãng khi video của ai đó vô tình bật hoặc về việc duy trì sự tập trung khi có nhiều ảnh hồ sơ của người dự hiển thị trên màn hình. Bạn có thể sắp xếp dạng xem người dự để họ chỉ thấy nội dung được chia sẻ và những người dự mà bạn đưa lên màn hình. Đó có thể bao gồm nhiều diễn giả với một bản trình bày hoặc thậm chí một người dự giơ tay để đặt câu hỏi trực tiếp trong hội thảo trực tuyến.
Tìm hiểu thêm về Teams Premium
Chúng tôi rất vui khi được kết hợp các chức năng họp nâng cao này vào Teams Premium để cải thiện cuộc họp hơn nữa. Bạn muốn tìm hiểu các bản cập nhật mới nhất về Teams Premium, bao gồm bản xem trước và tình trạng phát hành rộng rãi? Đăng ký để nhận thông tin cập nhật về Teams Premium.
Các tính năng sẽ bắt đầu được triển khai vào Tháng Mười Hai 2022 dưới dạng một phần trong bản xem trước Teams Premium. Teams Premium sẽ được phát hành rộng rãi vào Tháng Hai 2023. Các tính năng Tóm lược thông minh sẽ bắt đầu được triển khai trong nửa đầu năm 2023.
1Hôm nay, chúng tôi sẽ chia sẻ giá niêm yết dự kiến là 10 USD/người dùng mỗi tháng. Giá chính thức sẽ có khi phát hành rộng rãi, bao gồm giá cho mỗi loại tiền tệ và chương trình.
