Představujeme sadu nástrojů Microsoft 365 freelance toolkit – řešení pro zapojení nezávislých profesionálů, s nimiž spolupracujete
Podniky se stále častěji zapojují do kontraktové ekonomiky, ve které vzniká trh práce složený z nezávislých profesionálů uzavírajících smlouvy na krátkodobé zakázky, a začínají testovat pracovníky na volné noze a využívat je při projektech. Podle zprávy Future Workforce Report o budoucí podobě pracovní síly využilo letos 47 % manažerů náboru v podnicích pracovníky na volné noze (loni to bylo 44 % manažerů). Zhruba 9 z 10 náborových manažerů pak uvádí, že jsou otevření tomu, že by lidi na volné noze upřednostnili před brigádníky zajištěnými agenturou. S cílem pomoct podnikům v digitální transformaci nebo s doplněním tradičních řešení pro dočasné pracovníky uvádíme Microsoft 365 freelance toolkit, pečlivě vybranou sadu nástrojů, šablon a doporučených postupů, které našim zákazníkům pomohou spouštět a řídit programy pro lidi na volné noze a měnit jejich rozsah podle potřeby.
Zakázková ekonomika zahrnující nezávislé profesionály, konzultanty, smluvní pracovníky a samostatné podnikatele dnes nabývá na významu. Podle agentury Staffing Industry Analysts utratily podniky v roce 2015 za zakázkovou práci 792 miliard dolarů. Odborníci se domnívají, že do 10 let se na zakázkové ekonomice bude podílet větší část americké populace. Podle analytické společnosti Field Nation si navíc 86 % nezávislých pracovníků tento styl práce volí záměrně.
Pro podniky má tento trend závažné dopady. Pokud chtějí uspět ve vysoce konkurenčním prostředí, kde se rychle mění technologie i potřeby zákazníků, musí fungovat pružně a přizpůsobovat se novým obchodním modelům, ve kterých část práce zajišťují externí odborníci. Doplnit pracovní sílu nezávislými odborníky, kteří jsou k dispozici na vyžádání, práci měřitelně zrychluje a zefektivňuje, cesta k proměně stávajících zásad a procesů ale není jasně určená.
Tuto sadu nástrojů uvádíme spolu se společností Upwork, která provozuje jedno z největších online globálních tržišť pro více než 375 000 nezávislých pracovníků z více než 180 zemí. Navázali jsme partnerství konkrétně s divizí Upwork Enterprise nabízející ucelené řešení pro nábor pracovníků na volné noze a dodržení veškerých předpisů.
Sada Microsoft 365 freelance toolkit obsahuje řešení nejdůležitějších problematických bodů, na které podniky při zavádění programů pro freelancery narážejí. Patří k nim interní komunikace a osvěta, spolupráce v celém týmu, analýza data a automatizace pracovních postupů.
Interní komunikace a osvěta
Jednou z hlavních výzev při spouštění podnikového programu zapojení lidí na volné noze je správně informovat zainteresované strany v podniku i ty, kdo se budou programu účastnit. Zaměstnanci potřebují místo, kde můžou začít zjišťovat, jak program funguje, získat přístup k potřebným školením a prohlédnout si doporučené postupy pro spolupráci s freelancery.
Microsoft 365 freelance toolkit takové místo nabízí díky šabloně sharepointového komunikačního webu, kde lidé najdou všechny podrobnosti o programu, aby se nezávislí profesionálové mohli rychle zapojit. Web obsahuje mimo jiné:
- úložiště důležité dokumentace a prezentací k programu,
- případy použití, které zaměstnancům ukážou, na jakých typech projektů můžou s freelancery spolupracovat,
- sekci častých otázek s odpověďmi na dotazy zaměstnanců,
- šablonu zakázky umožňující spojit se s profesionály z fondu nezávislých odborníků na SharePointu.
Víc se dozvíte v naší infografice o sharepointových komunikačních webech.
Spolupráce v celém týmu
Povaha podnikových projektů se zapojením lidí na volné noze od členů týmu vyžaduje spolupráci na větším počtu souborů, řízení různorodých úkolů a komunikaci mezi různými časovými pásmy. Aby si týmy složené z lidí různých odborností v několika lokalitách udržely společný směr, obsahuje sada Microsoft 365 freelance toolkit pokyny k používání Microsoft Teams – výkonného centra pro týmovou spolupráci, které v jednom sdílením pracovním prostoru spojuje chaty, schůzky, hovory, soubory a aplikace.
Teams podnikům pomůže řídit komunikaci a spolupráci s freelancery. Využívá při tom následující možnosti:
- Komunikace – Veřejné a soukromé týmy, ve kterých můžou členové diskutovat.
- Správa úkolů – Jediné místo ke sledování postupu a ke sladění práce jednotlivých členů týmu díky integraci s nástroji projektového řízení, jako je Microsoft Planner.
- Úložiště souborů – Jedno místo k uložení sdílených souborů s inteligentním vyhledáváním usnadňujícím přístup.
- Přístup externích hostů – Externí uživatelé kdekoli na světě můžou spolupracovat na všech aspektech projektů s freelancery díky bezplatné verzi Teams.
- Zabezpečení – Externí hosté mají přístup do týmu pro konkrétní projekt, neposkytujete jim tedy rozsáhlá oprávnění a vaše data jsou v bezpečí.
Víc se dozvíte v naší infografice k Teams.
Analýza dat
Při škálování podnikových programů zapojujících nezávislé profesionály je velmi obtížné zaznamenávat a sledovat ukazatele výkonu a komunikovat o nich. Sada Microsoft 365 freelance toolkit využívá Microsoft Power BI, službu obchodní analytiky, která přináší informace díky shromažďování dat z více zdrojů v reálném čase, zjednodušuje přípravu dat a umožňuje vytvářet srozumitelné přehledy a řídicí panely přizpůsobené podnikovým potřebám.
Power BI manažerům programu v podnicích pomáhá:
- rozhodovat se na základě dat,
- srovnat výsledky programu zapojujícího freelancery s běžným řešením personálního zajištění,
- určit, ve kterých oblastech týmy v organizaci momentálně využívají spolupráci s odborníky na volné noze, abyste v budoucnu mohli identifikovat další vhodné příležitosti.
K vylepšení základních funkcí Power BI v prostředí zapojujícím nezávislé odborníky nabízí sada freelance toolkit:
- šablonu Power BI s ukázkovými vizualizacemi,
- konektor Power BI umožňující načítat data z oddělených zdrojů do řídicích panelů,
- šablonu zakázky umožňující spojit se s profesionály z fondu nezávislých odborníků v Power BI.
Víc se dozvíte v naší infografice k Power BI.
Automatizace pracovních postupů
Podnikový program zapojující odborníky na volné noze je třeba zprovoznit, zajistit dodržení předpisů a sledovat. K tomu všemu je vhodné zaměstnancům poskytnout bezproblémový proces. Sada Microsoft 365 freelance toolkit se snaží snížit množství ručně prováděných opakujících se úloh pomocí aplikace Microsoft Flow, která umožňuje vytvářet mezi aplikacemi a službami automatizované pracovní postupy pro odesílání oznámení, synchronizaci souborů a shromažďování dat.
Microsoft Flow pomůže pracovníkům, kteří ve firmách rozhodují, automatizovat například následující scénáře:
- Školení zaměstnanců a péče dodržování předpisů. Na sharepointovém komunikační webu programu pro zapojení freelancerů se zaměstnanci můžou přihlásit do pilotního běhu, když splní úkoly školicího videa o dodržování předpisů ve službě Microsoft Stream.
- Přihlašování do interních komunit. Jakmile zaměstnanec absolvuje videoškolení o dodržování předpisů, automaticky se přidá do interního kanálu Teams, kde může spolupracovat s dalšími účastníky programu a sdílet zkušenosti.
- Vytváření účtů Upwork. Po přidání zaměstnance do kanálu Teams se informace o jeho účtu (jméno a e-mailová adresa) odešlou do služby Upwork a vytvoří se mu v ní účet, takže může začít na této platformě publikovat nabídky pozic.
Kromě základních funkcí Microsoft Flow nabízí sada freelance toolkit navíc:
- případové studie ilustrující, jak můžete Microsoft Flow využít v programech pro zapojení freelancerů,
- šablonu zakázky umožňující spojit se s profesionály z fondu nezávislých odborníků v Microsoft Flow.
Víc se dozvíte v naší infografice k Microsoft Flow.
Co jsme se naučili v praxi
Podobně jako mnozí naši zákazníci se i Microsoft momentálně učí, jak se vší zodpovědností začlenit spolupráci s freelancery do svého podnikového prostředí. V uplynulém roce jsme uskutečnili přes 2 000 projektů se specialisty na volné noze. Zaměřovaly se na psaní textů, výzkum, stříhání videí, překlad, návrh nebo datovou vědu a zapojilo se do nich 25 interních týmů se stovkami zaměstnanců.
Dostat se do tohoto bodu ale nebylo jednoduché – vyžadovalo to interní transformaci a vybudování infrastruktury na podporu složitých aspektů spolupráce s freelancery. Tyto zkušenosti nás přivedly k vytvoření sady Microsoft 365 freelance toolkit, která spojuje naše špičkové kancelářské aplikace pro podniky s pečlivě vybranými nástroji, šablonami a doporučenými postupy, které řeší specifické potřeby podobných podnikových programů. Práce na sadě se nám vyplatila. Zaznamenali jsme díky ní měřitelné úspory nákladů i času.
Jak začít
Sada Microsoft 365 freelance toolkit je dostupná bez dalších poplatků v rámci předplatného Office 365 Enterprise nebo Microsoft 365 Enterprise. Další informace o sadě Microsoft 365 freelance toolkit a o předplatném Microsoft 365 Enterprise.
Důležitá poznámka: Každý podnik musí posoudit a určit vlastní potřeby – mimo jiné pokud jde o zacházení s daty nebo požadavky na dodržení předpisů. Doporučujeme při tom podle možností využít stávající investice do služeb Microsoft 365.
Další informace o genezi sady freelance toolkit od našeho partnera Upwork.
