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Microsoft 365

Das Hybrid-Büro ist da. Sind Sie bereit?

Wir bei Microsoft glauben, dass die Arbeitswelt der Zukunft hybrid sein wird. Das verlangt von jedem Unternehmen ein neues Hybrid-Betriebsmodell, das alte Gewohnheiten wie den 8-Stunden-Tag oder den klassischen "9-to-5"-Job hinter sich lässt. Die Erwartungen der Mitarbeiter*innen haben sich nachhaltig verändert: Mehr als 80 % der Führungskräfte erwarten nach der Pandemie flexiblere Richtlinien für das Homeoffice, und mehr als 70 % der Beschäftigten wollen die Möglichkeiten auch nutzen. Um in dieser neuen Welt erfolgreich zu sein, müssen Führungskräfte besonders flexibel handhaben, wann, wo und wie die Arbeit erledigt wird.

Jeder Kunde, mit dem ich spreche, wünscht sich für seine Belegschaft eine dynamische, nahtlose und cloudgestützte Arbeitswelt. Die Menschen sollen praktisch unabhängig von Ort und Zeit arbeiten können und Lösungen für die synchrone und asynchrone Zusammenarbeit zur Hand haben. Diese Umstellung betrifft das ganze Unternehmen. Führungskräfte aus IT, Personalwesen, Marketing, Produktion und dem operativen Geschäft sind gleichermaßen gefordert, die Arbeitsweisen zu überdenken. 

Auch wir müssen lernen, uns in der neuen Arbeitswelt zurechtzufinden. Welche Erfahrungen wir in diesen dynamischen Zeiten machen, werden wir hier mit Ihnen teilen. Heute geht es darum, wie Sie Mitarbeiter*innen auf der ganzen Welt zu flexiblem Arbeiten befähigen. Der Schlüssel dazu ist eine 3-Punkte-Strategie. Erstens: Definieren Sie eine Richtlinie, die den Beschäftigten höchste Flexibilität bietet. Zweitens: Gestalten Sie die physische Arbeitsumgebung neu. Und drittens: Investieren Sie in Technologien, die die Menschen unabhängig von Ort und Zeit verbinden.

Diese Schritte schauen wir uns nun der Reihe nach an.

Definieren einer Richtlinie, die den Beschäftigten höchste Flexibilität bietet

Die Entscheidungen von heute werden Ihr Unternehmen auf Jahre begleiten. Umso wichtiger ist eine klare Vision. Unternehmen benötigen einen Plan und Richtlinien, um hochflexibles Arbeiten zu ermöglichen. Die Entscheidungen haben weitreichende Auswirkungen. Von ihnen hängt ab, wie wir die Arbeitskultur gestalten, neue Talente gewinnen und halten sowie auf Veränderungen im Arbeitsumfeld und auf zukünftige Innovationen reagieren.

Viele Unternehmen haben bereits einen klaren Standpunkt zu flexibler Arbeit. Twitter erklärte, dass seine Beschäftigten auch nach der Krise uneingeschränkt mobil arbeiten können. Dropbox kündigte an, Einzelbüros abzuschaffen und die physischen Standorte so umzugestalten, dass sie für Meetings und die Zusammenarbeit geeignet sind. Spotify hofft, Beschäftigte mit den Gehaltssätzen von New York und San Francisco anwerben zu können – egal wo auf der Welt sie arbeiten. Und Microsoft bietet seinen Beschäftigten jetzt an, bis zu 50 % ihrer Arbeitszeit im Homeoffice zu verbringen

Hohe Flexibilität am Arbeitsplatz beginnt mit der Beantwortung einiger wichtiger Fragen: Wer darf aus der Ferne arbeiten? Wer muss wie lange ins Büro kommen? Wo gibt es eine Gelegenheit zu konzentriertem Arbeiten? Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit? Und zuletzt: In einer Welt, in der ständige Veränderungen Teil der neuen Normalität sind, muss jeder auf plötzliche Ereignisse vorbereitet sein wie z. B. Naturkatastrophen, geopolitische Ereignisse und Pandemien. Neue, flexible Richtlinien greifen die Antworten auf diese Fragen auf und übersetzen sie in konkretes Handeln. Das gibt den Beschäftigten Klarheit und Orientierung auf ihrem neuen Weg. 

Umgestalten der physischen Arbeitsumgebung

Sobald die Richtlinien für hohe Flexibilität festgelegt sind, dienen sie als Richtschnur für die Umgestaltung der realen Arbeitsumgebung. Von nun an können wir zusammenarbeiten, uns vernetzen und Kontakte pflegen, ohne auf physische Räume angewiesen zu sein. Aber Büroraum wird trotzdem wichtig bleiben. Wir sind soziale Wesen und wollen beisammen sein, Ideen austauschen und die Energie persönlicher Treffen in uns aufnehmen. In Zukunft müssen Büroräume eine Brücke zwischen der realen und digitalen Welt schlagen und die einzigartigen Bedürfnisse jedes Teams und bestimmter Rollen erfüllen.

Zweckmäßiges Design

Bei Microsoft beziehen wir Mitarbeiterumfragen, Social Graphs oder Bewegungsmuster ein, um den Teams geeignete Räumlichkeiten zu bieten. Natürlich wissen wir, dass sich die Bedürfnisse im Laufe der Zeit ändern. Für Vertriebsteams, die nur selten ins Büro kommen, bietet sich ein Hoteling-Modell an. Dabei werden Workstations tage- oder stundenweise gebucht. Entwicklerteams sind dagegen eher auf Räume für die Zusammenarbeit und eigene Workstations angewiesen. Um Remotearbeitskräften einen Arbeitsplatz zu bieten, testen wir auch ausgelagerte Coworking-Räume. Da sich unsere Arbeitsweise definitiv weiterentwickeln wird, sorgen wir schon jetzt bei jedem Raumdesign für die nötige Flexibilität.

Darstellung eines Büroraums für die digitale Zusammenarbeit mit Surface Hub und digitalem Whiteboard mit Microsoft Teams

Verbinden der realen und digitalen Welt

Wir müssen auch darüber nachdenken, wie wir die Kluft zwischen der persönlichen und Remotearbeitsumgebung überbrücken. Wenn alle im Büro sind, ist die Zusammenarbeit ziemlich unkompliziert. Wie die Dinge laufen, wenn alle im Homeoffice sind, haben wir in den letzten 12 Monaten herausgefunden. Die Frage ist, wie wir mit den schwierigeren Mischformen umgehen, wenn einige Personen sich im Büro versammeln und andere virtuell zugeschaltet sind. Das wird eine Herausforderung sein. 

Als hochmoderne Lösung bietet Microsoft Teams-Räume qualitativ hochwertige Audio- und Videofunktionen, damit jeder gesehen und gehört werden kann. Konferenzraum-Kameras liefern hochauflösende Videostreams und optimieren die Darstellung, indem sie die Personen im Raum in den Blick nehmen oder dem aktiven Sprecher folgen. Intelligente Lautsprecher erkennen, wer im Raum spricht, und individuelle Namen und Profile werden in Besprechungstranskripten vermerkt. Funktionen wie Liveuntertitel, Livetranskripte, Hand heben, Reaktionen und Chats sorgen dafür, dass die Teilnehmer*innen der Besprechung einfach folgen können. Darüber hinaus kann sich jeder aktiv einbringen – nonverbal und ohne die sprechende Person zu unterbrechen. Digitale Whiteboards, die sowohl vor Ort als auch vom Homeoffice zugänglich sind, fördern die Zusammenarbeit und die gemeinsame Kreativität. Personen vor Ort können per Freihand direkt auf einem Surface Hub oder dem eigenen Smartphone oder Laptop schreiben. Der gemeinsame digitale Zeichenbereich steht auch den Remoteteilnehmern zur Verfügung. Außerdem können unsere Intelligent Capture-Kameras Bilder und Text vom analogen Whiteboard erfassen, fokussieren, verkleinern und optimieren. So können Remoteteilnehmer*innen einer Brainstorming-Sitzung in Echtzeit folgen, auch wenn die Sicht auf das Whiteboard versperrt ist.

Abbildung von digital zugeschalteten oder vor Ort anwesenden Personen, die in Gruppenräumen in Microsoft Teams zusammenarbeiten

All dies ist bereits heute mit Microsoft Teams-Räume verfügbar. Aber der Fortschritt geht weiter. In nicht allzu ferner Zeit werden sich Besprechungen zu lebensnahen Erlebnissen entwickeln, denen jeder unabhängig von Ort und Zeit beiwohnen kann. Unsere Zukunftsvision umfasst: neue Konzepte für Meetingräume, den Einsatz mehrerer Bildschirme zur dynamischen Darstellung der Teilnehmerrunde, Chats, Whiteboards, Inhalte und Notizen sowie bessere In-Room-Technologien, damit externe Personen teilnehmen und dem Meetingverlauf folgen können. 

Investieren in Technologien, die die Menschen unabhängig von Ort und Zeit verbinden

Neben der physischen Arbeitsumgebung sollte ein vielseitiger Flexibilisierungsplan auch Technologien umfassen, die Teamarbeit ermöglichen und ein neues digitales Mitarbeitererlebnis schaffen – egal an welchem Ort.

Die Pandemie zwang Menschen auf der ganzen Welt zum Umstieg auf Remotearbeit. Zunächst waren Videokonferenzen das wichtigste Instrument, um verbunden zu bleiben und die Arbeit am Laufen zu halten. Innerhalb weniger Monate nahmen die Beschäftigten an 55 % mehr digitalen Besprechungen teil als vor COVID-19. Wir alle spürten, dass damit auch ein höheres Stress- und Burnoutrisiko einherging. Videokonferenzen werden auch in Zukunft wichtig sein. Aber als Einzeltool bieten sie nicht die Infrastruktur für Kommunikation und Zusammenarbeit, die für das Hybrid-Büro erforderlich ist. Microsoft Teams ist die einzige Lösung, die Besprechungen, Chats, Anrufe und Zusammenarbeit an einem einzigen Ort vereint – nahtlos integriert in die Office-Apps und Tools zur Geschäftsprozessautomatisierung. Die Komplettlösung ermöglicht außerdem die Zusammenarbeit zwischen Wissensarbeiter*innen und Arbeitskräften in Service und Produktion und schlägt die Brücke zwischen synchronem und asynchronem Arbeiten. Die Teams-App deckt die ganze Bandbreite ab und stellt eine Organisationsebene bereit, die den Arbeitsfluss im ganzen Unternehmen fördert. 

Darstellung von Gruppenräumen in Microsoft Teams und einem aktiven digitalen Whiteboard

Wir haben im letzten Jahr mehr als 100 neue Teams-Funktionen eingeführt, die alle mit Blick auf sehr hohe Flexibilität entwickelt wurden. Weitere Neuerungen sind in Planung. Aber wir müssen noch mehr tun, um die neu aufkommenden Muster dezentraler Arbeit zu unterstützen. Microsoft Viva ist die erste integrierte Employee Experience-Plattform, die für Hybridarbeit entwickelt wurde. Zusammen stellen Teams und Viva eine Technologieplattform bereit, die die Menschen verbindet und ihnen als Kompass in der neuen Normalität dient.

Die Arbeitswelt entwickelt sich rasant weiter, und es gibt kein Zurück mehr in die Zeit vor der Pandemie. Mit der weltweiten Verfügbarkeit von Impfstoffen benötigen Führungskräfte auf der ganzen Welt jetzt einen Plan für ein neues Betriebsmodell, das auf höchster Flexibilität beruht. Noch befinden sich alle in der Lernphase. Aber drei Must-Haves zeichnen sich jetzt schon ab: neue Richtlinien, neue Raumkonzepte und eine Technologie, die alles miteinander verbindet. Einige Herausforderungen liegen noch vor uns, aber wir blicken optimistisch in die Zukunft. Bald werden die Menschen in der Lage sein, jeden Tag und unabhängig von Ort und Zeit ihr Bestes zu geben.

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