Ujednolicona komunikacja jako usługa

Technologia UCaaS to model dostarczania w chmurze, który łączy ujednoliconą komunikację (narzędzia czatu, udostępniania plików, telefonii i wideokonferencji) w jeden interfejs lub jedną platformę.

Korzystając z ujednoliconej komunikacji i współpracy, firmy zyskują większą kontrolę nad swoimi przepływami pracy i procesami, a pracownicy utrzymują lepszy kontakt. Ujednolicona komunikacja eliminuje również konieczność przełączania się pomiędzy wieloma narzędziami do komunikacji, co wpływa na poprawę organizacji miejsca pracy oraz zwiększenie efektywności i produktywności. 

Termin „ujednolicona komunikacja” odnosi się do różnych narzędzi komunikacji i organizacji zadań, które są zintegrowane w ramach jednej platformy. Do popularnych narzędzi na platformach ujednoliconej komunikacji należy telefon VoIP, wiadomości błyskawiczne, poczta e-mail, spotkania online, połączenia konferencyjne oraz kalendarze i planowanie.

Określenie „jako usługa” odnosi się do modelu dostarczania używanego w przypadku usług i oprogramowania w chmurze.  

Zasadniczą różnicą między ujednoliconą komunikacją a ujednoliconą komunikacją jako usługą jest jedynie to, gdzie jest hostowany dostawca ujednoliconej komunikacji. Ujednolicona komunikacja jest szerszym terminem, który obejmuje technologię UCaaS, i może być zarówno oparta na chmurze, jak i hostowana lokalnie. Technologia UCaaS jest oparta tylko na chmurze.

Ponieważ systemy UCaaS są oparte tylko na chmurze, są zwykle łatwiejsze do skalowania i przynoszą większe oszczędności niż tradycyjne lokalne systemy ujednoliconej komunikacji. Wiele rozwiązań UCaaS działa na zasadzie miesięcznej lub rocznej subskrypcji z cenami zależnymi od warstwy usługi i liczby użytkowników. Tradycyjne lokalne platformy ujednoliconej komunikacji wymagają większej inwestycji początkowej oraz opłat związanych z konserwacją i licencjonowaniem.

Technologia ujednoliconej komunikacji używa jednego interfejsu do zarządzania komunikacją, pozwalając zespołom przełączać się płynnie między kanałami — od wiadomości do współpracowników przez rozmowy z klientami po wideokonferencje z uczestnikami projektu. Technologia UCaaS zastępuje wiele platform i dostawców potrzebnych dla różnych usług, łącząc wiele narzędzi komunikacji, których firmy używają na co dzień, w jedną platformę, usprawniając współpracę i organizację zadań.

Ponieważ technologia UCaaS działa przez Internet, pracownicy mają dostęp do potrzebnych narzędzi prawie na każdym urządzeniu w dowolnym czasie. W ten sposób pracownicy mogą wydajnie pracować i utrzymywać kontakt, niezależnie od tego, gdzie się znajdują — w biurze, w domu lub w podróży.

Zamiast hostować platformy ujednoliconej komunikacji w tradycyjnej sieci lokalnej technologia UCaaS bezpiecznie hostuje swoje rozwiązania przez Internet. Eliminuje to potrzebę przeprowadzania konserwacji i zapewniania pomocy technicznej lokalnie, dzięki czemu wdrożenie rozwiązań ujednoliconej komunikacji jest szybsze i tańsze. Jest to szczególnie pomocne, gdy działalność biznesowa rozwija się lub zmieniają się potrzeby organizacji. Rozwiązania chmurowe ujednoliconej komunikacji radzą sobie również lepiej ze wspieraniem modelu pracy zdalnej i hybrydowej, dzięki czemu firmy oszczędzają na wydatkach zarówno dotyczących utrzymania biura, jak i kosztów podróży.

System UCaaS pomaga firmom poprawiać wydajność i organizację zadań, a także umożliwia pracownikom nawiązanie kontaktu z dowolnego miejsca. Do podstawowych funkcji technologii UCaaS należą:

• Czat: Wiadomości błyskawiczne wspierają komunikację rozproszonego zespołu w czasie rzeczywistym. Czat często obejmuje funkcje takie jak wiadomości indywidualne i grupowe, kanały zespołów i projektów oraz osadzone funkcje udostępniania plików, które służą szybkiej i wygodnej komunikacji.
  
  
• Głos: Usługi telefoniczne, takie jak przekazywanie połączeń, połączenia konferencyjne, nagrania rozmów i zaawansowane kierowanie połączeń, ułatwiają firmom szybsze podejmowanie decyzji. W rozwiązaniach UCaaS funkcje głosowe działają w oparciu o technologię VoIP.
  
  
• Wideo: Wideo umożliwia organizowanie wirtualnych spotkań dla zespołów, pozwalając na osobiste interakcje nawet osobom w różnych strefach czasowych. Funkcje zaawansowanej współpracy, takie jak udostępnianie ekranu, nagrania i czat, pomagają zespołom w pełni wykorzystać to niezbędne narzędzie.
  
  
• Współpraca: Funkcje współpracy, takie jak kalendarze i planowanie, udostępnianie plików, i narzędzia zarządzania projektami, ułatwiają pracownikom pracę na wielu płaszczyznach i dostosowanie się do celów.

Efektywna komunikacja jest niezbędna w firmach niezależnie od ich wielkości, zwłaszcza gdy coraz więcej firm przyjmuje na stałe model pracy zdalnej i hybrydowej. Technologia UCaaS pomaga zespołom nie tylko w obszarze wirtualnej współpracy — pomaga również firmom w utrzymaniu konkurencyjności na zmieniających się rynkach.

Zalety technologii UCaaS to między innymi:

• Mniejsze koszty
  Ponieważ technologia UCaaS jest is oparta na chmurze i działa w ramach jednego interfejsu, firmy wydają mniej na konserwację, opłaty licencyjne i początkową instalację. Firmy mogą zaoszczędzić też na kosztach związanych z biurem i podróżami.
  
  
• Skalowalność
  Rozwiązania UCaaS upraszczają dołączanie i ułatwiają dodawanie nowych użytkowników, gdy zespoły się powiększają. Systemy UCaaS mają również najnowsze technologie, które usprawniają procesy biznesowe, aktualizowane automatycznie przez dodawanie nowych funkcji zabezpieczeń, narzędzi i aplikacji.
  
  
• Większa produktywność
  Pracownicy nie muszą pracować na wielu platformach — wszystko, czego potrzebują, jest w jednej centralnej lokalizacji. To wpływa na usprawnienie przepływów pracy i zarządzania projektami. Dzięki temu praca zespołów postępuje szybciej, a jej jakość jest lepsza.
  
  
• Elastyczność
  Wybór narzędzi komunikacji na jednej platformie sprawia, że technologia UCaaS pomaga firmom szybko reagować na zmiany i dostosowywać się do nich oraz szybciej reagować na potrzeby klientów. Technologia UCaaS umożliwia też pracownikom wykonywanie zadań z niemal dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia z niezawodnym połączeniem internetowym.

Technologia UCaaS oferuje wiele korzyści biznesowych, ale należy wziąć też pod uwagę pewne wady.

Do zalet technologii UCaaS należą:

• Szybsze wdrażanie.
  
  
• Większa mobilność dla pracowników.
  
  
• Oszczędność kosztów.
  
  
• Większa wydajność przepływu pracy.
  
  
• Zawsze aktualna technologia.

Do wad technologii UCaaS należą:

• Zależność od silnego połączenia internetowego.
  
  
• Ograniczone połączenia z numerami telefonów alarmowych.
  
  
• Możliwe problemy ze współdziałaniem z istniejącym sprzętem.

Każda organizacja może zyskać na przeniesieniu się do systemu UCaaS, ale obawa przed zakłóceniami w komunikacji może powstrzymywać firmy przed dokonaniem tej zmiany. Aby zapewnić łagodniejsze przejście i ciągłość działania firmy, weź pod uwagę następujące najlepsze rozwiązania:

1. Przeprowadź inspekcję obecnego stosu narzędzi do komunikacji.
   Jeśli przeniesienie na platformę UCaaS następuje ze starszego systemu komunikacji, należy zidentyfikować wszystkie narzędzia do komunikacji używane obecnie przez wszystkie zespoły i działy. Możesz wtedy znaleźć narzędzia, których działanie się nakłada, lub w ogóle nieużywane funkcje. To pomoże podjąć świadome decyzje podczas przenoszenia się do nowego systemu UCaaS.
   
   
2. Ocena potrzeb.
   Systemy UCaaS działają zwykle w oparciu o plan usług podzielony na warstwy. Wiedza na temat potrzebnych funkcji i obecnych luk, ma znaczenie krytyczne. Ten okres oceny daje też szansę na zebranie opinii członków zespołu, aby dowiedzieć się, w jakich punktach można poprawić przepływy pracy.
   
   
3. Powiadom o tym zespół i przedstaw harmonogram przejścia.
   Przenosząc się do systemu UCaaS, upewnij się, że zespół rozumie przebieg przejścia w czasie. Czy będzie to wprowadzenie podzielone na etapy, czy natychmiastowe przejście? Informowanie pracowników na bieżąco zapewnia im wystarczająco dużo czasu na udokumentowanie procesu i zadbanie o to, aby zakłócenia w działaniach firmy były minimalne.
   
   
4. Uzyskaj wczesny dostęp do zasobów szkoleniowych.
   Zamiana systemów komunikacji będzie wymagała szybkiej nauki, ale zapewnienie wsparcia i zasobów na wczesnym etapie, powinno pomóc w usprawnieniu tego procesu. Skorzystaj z materiałów szkoleniowych zapewnianych przez dostawcę systemu UCaaS lub przeprowadź szkolenie, gdy system zostanie wdrożony, aby upewnić się, że pracownicy uzyskali wszystkie potrzebne informacje.

Inwestycja w nową platformę UCaaS przynosi wiele korzyści zarówno nowym firmom, jak i firmom o ugruntowanej pozycji, ale porównanie dostawców i wybranie dostawcy ujednoliconej komunikacji właściwego dla Twoich potrzeb może być trudne. Aby wybrać najlepszego dostawcę ujednoliconej komunikacji dla swojej firmy, weź pod wagę następujące kryteria:

1. Obsługa klienta
   Czy dostawca systemu UCaaS oferuje zawsze dostępny czat na żywo lub obsługę telefoniczną? Czy oferuje pomoc przy początkowym wdrożeniu lub migracji ujednoliconej komunikacji? Czy oferuje wdrożenie zespołu lub dalsze szkolenia? Wiedza na temat dostępnych opcji pomocy, gdy musisz rozwiązać problem, jest istotnym czynnikiem, gdy szukasz najlepszego dostawcy ujednoliconej komunikacji.
   
   
2. Zabezpieczenia
   Gdy pracownicy w modelu zdalnym lub hybrydowym pracują w różnych sieciach i na różnych urządzeniach, ważne jest, aby dostawca technologii UCaaS oferował kompleksowe funkcje zabezpieczeń. Zanim zainwestujesz porozmawiaj z przedstawicielem o infrastrukturze dostawcy ujednoliconej komunikacji z szyfrowaniem danych, zarządzaniem zagrożeniami oraz uprawnieniami i mechanizmami kontroli dostępu.
   
   
3. Niezawodność
   Porównując dostawców ujednoliconej komunikacji, weź pod uwagę historię czasu pracy lub poproś o dokumentację potwierdzającą wiarygodność dostawcy. Procentowo czas pracy powinien wynosić ponad 99%. Możesz też sprawdzić strony mediów społecznościowych dostawcy ujednoliconej komunikacji, aby zobaczyć czy istnieje jakiś wzorzec lub historia awarii.
   
   
4. Spójne środowisko użytkownika
   System UCaaS ułatwia pracownikom pracę na różnych urządzeniach, dlatego spójny interfejs i środowisko użytkownika są niezwykle ważne. Oszczędza to czas oraz ułatwia pracownikom nawigację i zarządzanie narzędziami do komunikacji, których używają na co dzień. W razie potrzeby zespołowi IT jest też łatwiej zapewnić wsparcie.

W związku z pandemią COVID-19 technologia UCaaS stała się dla wielu firm koniecznością. Umożliwiała zespołom pracę zdalną i zachowanie konkurencyjności nawet w tak niepewnym czasie. W przyszłości technologia UCaaS będzie nadal kluczowym elementem transformacji cyfrowej firm, pomagając zespołom usprawniać ich procesy wewnętrzne, zwiększyć zaangażowanie klientów i dostosowywać się do nowych rynków.

Technologia UCaaS pozostanie w użyciu, ponieważ coraz więcej firm wprowadza na stałe model pracy hybrydowej lub elastyczny model pracy. Aby zaspokoić potrzeby rozproszonych pracowników, funkcje systemów UCaaS ewoluują w niezwykle szybkim tempie.

Na przykład wskazówki dotyczące obecności, dające znać współpracownikom, gdy kogoś nie ma, jest w trakcie rozmowy lub przedstawia prezentację, stały się kluczowymi aspektami platform UCaaS. Te narzędzia eliminują również elementy rozpraszające uwagę i pomagają pracownikom w utrzymaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, wskazując czy ktoś jest głęboko skupiony, pracuje indywidualnie, czy skończył już na dzisiaj. Składniki wideo i czatu systemów UCaaS także ewoluowały. Nowe funkcje reakcji zachęcają do udziału w dyskusji i skuteczniej angażują uczestników spotkań.

Wraz z rozwojem technologii komunikacji coraz więcej firm przechodzi na chmurowe platformy ujednoliconej komunikacji, aby mieć pewność, że korzystają z aktualnych, najnowszych funkcji i zabezpieczeń. Inne trendy, które kształtują przyszłość technologii w zakresie komunikacji biznesowej, to między innymi:

Technologie AI i uczenia maszynowego, od czatbotów i inteligentnych asystentów po analizy danych, będą nadal rozwijane na platformach ujednoliconej komunikacji. Sztuczna inteligencja może pomóc systemom UCaaS w ulepszaniu przepływów pracy przez automatyzację procesów, zwiększaniu dostępności za pomocą funkcji zamiany mowy na tekst i podnoszeniu wydajności przy użyciu inteligentnego planowania i rekomendacji.

Technologia UCaaS wyraźnie wygrywa w zakresie komunikacji i kontaktów pracowników, ale może też przysłużyć się relacjom z klientami. Wraz z rozwojem technologii biznesowych coraz więcej rozwiązań UCaaS zapewnia bezproblemowe sposoby na udoskonalenie środowisk klientów przez integrowanie z platformą centrów obsługi klientów lub narzędzi zarządzania relacjami z klientami (CRM).

Więcej sposobów komunikacji i współpracy oznacza także więcej punktów wejścia dla zagrożeń bezpieczeństwa. Wraz z rozwojem technologii komunikacji platformy ujednoliconej komunikacji będą dalej wzmacniały infrastrukturę, wprowadzając ulepszenia w zakresie zarządzania zagrożeniami, usług szyfrowania i ochrony danych. W odpowiedzi na potrzeby dotyczące zgodności, technologia UCaaS może też tworzyć dodatki zabezpieczeń pod kątem określonych branż.