Wideokonferencje

Od czasu upowszechnienia pracy zdalnej i hybrydowej firmy zaczęły stosować wideokonferencje, aby umożliwić pracownikom kontakt – niezależnie od tego, gdzie pracują.

Niezależnie od tego, czy chcesz zaplanować szybki czat wideo 1:1 z bezpośrednim podwładnym, czy też większe spotkanie wideo na zakończenie miesiąca z udziałem wszystkich pracowników, oprogramowanie do wideokonferencji to świetny sposób na umożliwienie zespołowi wspólnej pracy i pozostanie w kontakcie.

Zazwyczaj do przeprowadzenia sesji wideokonferencji wystarczy oprogramowanie do prowadzenia konferencji internetowych, dobre połączenie internetowe lub WiFi oraz urządzenie do obsługi wideokonferencji.

Aby zapewnić udaną wideokonferencję, potrzebne są określone funkcje, które spełniają określone potrzeby podczas spotkań globalnych zespołów.

Narzędzia do prowadzenia wideokonferencji powinny obsługiwać następujące funkcje:

• Nagrywanie spotkań celem udostępnienia ich uczestnikom oraz w celu wykorzystania ich w przyszłości.
• Funkcja czatu pozwalająca na nawiązanie kontaktu ze współpracownikami przed, w trakcie i po zakończeniu sesji konferencji.
• Udostępnianie ekranu w celu wyróżnienia prezentowanych treści i ułatwienia uczestnikom śledzenia prezentacji.
• Dodawanie napisów w celu zapewnienia większej czytelności, integracji i dostępności dla wszystkich uczestników.
• Wybór tła lub przesłanie własnego w celu minimalizacji czynników rozpraszających.
• Przycisk reakcji umożliwiający szybkie zareagowanie na treść lub dyskusję bez przerywania rozmowy.
• Wyświetlanie i pobieranie listy uczestników w celu jej późniejszego wykorzystania i nawiązania kontaktu z uczestnikami po zakończeniu sesji.

Narzędzia do wideokonferencji powinny również umożliwiać uczestnikom wyrażenie zgody na pokazywanie wizerunku przez kamerę lub korzystanie z mikrofonu.

Najlepiej, jeśli tego typu oprogramowanie pomaga również w prowadzeniu prezentacji — w końcu w hybrydowym środowisku pracy te umiejętności są ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Usługa Microsoft Teams osiada funkcję trenera prelegenta, która pomaga prezenterom prowadzić spotkania z większą pewnością siebie, oferując wskazówki i informacje zwrotne dotyczące tempa, stosowania słów-wypełniaczy oraz przypomnień o konieczności kontrolowania reakcji odbiorców.

Podczas pandemii Covid-19 zamknięto miliony fizycznych lokalizacji firm i biur, a ludzie na całym świecie zostali zmuszeni do pozostania w domowej kwarantannie. Covid wywarł ogromny wpływ na wideokonferencje — „praca z dowolnego miejsca” z modnego przywileju firmowego stała się niemalże z dnia na dzień rozwiązaniem obowiązkowym. Nagle okazało się, że firmy ze wszystkich branż musiały dostosować się do sytuacji.

Wielu pracowników wykorzystywało do wykonywania swojej pracy komputery osobiste lub pożyczało sprzęt od pracodawców. Inne firmy zapewniały pracownikom dofinansowanie na zakup sprzętu do pracy w domu i wprowadzały długoterminowe zasady pracy zdalnej, gdy tygodnie wydłużały się w miesiące. Firmy zaczęły korzystać z narzędzi takich jak oprogramowanie do wideokonferencji, aby pracownicy mogli swobodnie współpracować i kontaktować się ze swoimi rozproszonymi zespołami.

W 2021 roku wartość globalnego rynku wideokonferencji wyniosła 14,6 mld dolarów, zgodnie z danymi firmy Statista. Znaczenie wideokonferencji w czasach pandemii Covid i ich wpływ na dzisiejszy sposób prowadzenia działalności biznesowej są nadal odczuwalne w miejscach pracy.

Nowoczesne środowisko pracy hybrydowej przekształciło wideokonferencje ze swoistego luksusu w konieczność. Wideokonferencje dają zespołom możliwość kontaktowania się i rozmowy twarzą w twarz — niezależnie od tego, czy znajdują się one w tym samym budynku biurowym, czy pod zupełnie innym adresem.

Jednak ze względu na to, że pracownicy nie zawsze dysponują takim samym środowiskiem, niezbędne jest określenie pewnych najlepszych rozwiązań dotyczących wirtualnych połączeń. Na przykład, należy sporządzać notatki ze spotkań, korzystając z cyfrowej, powszechnie dostępnej aplikacji lub dokumentu, aby zapewnić odpowiednią organizację i śledzenie tematu przez uczestników. Istotne jest również, aby uczestnicy spotkania wcześniej przetestowali swój sprzęt i upewnili się, że działa poprawnie, aby uniknąć problemów technicznych podczas rozmowy grupowej.

Chociaż spotkania wirtualne wymagają czasami dodatkowych przygotowań, mogą być potężnym narzędziem scalającym organizację i zapewniającym sprawne funkcjonowanie biznesu.

Covid-19 i możliwości pracy w domu w ogromnym stopniu zmieniły rolę wideokonferencji w działalności biznesowej. A wykorzystanie wideokonferencji może otworzyć szereg możliwości dla Twojej organizacji. Przykłady:

• Możliwość poszerzenia puli talentów dzięki zatrudnianiu pracowników spoza najbliższej lokalizacji.
• Możliwość zatrudniania większej liczby pracowników otwartych na hybrydowy model pracy, pozwalający na elastyczne godziny pracy wykraczające poza tradycyjny system 9.00-17.00.
• Podróżujący pracownicy mogą być stale w kontakcie i uczestniczyć w wydarzeniach dzięki urządzeniom mobilnym.
• Praca zdalna lub hybrydowa może zachęcić pracowników do podjęcia pracy w Twojej firmie.

Wideokonferencje mogą usprawnić funkcjonowanie firmy, a także zwiększyć wydajność i wzmocnić relacje społeczne dzięki możliwości współpracy twarzą w twarz w czasie rzeczywistym.